Riassunto esame Linguaggi Audiovisivi, prof. Gervasini, libro consigliato La Gestione dei Progetti di Spettacolo, Argano

Capitolo uno – Che cos’è il project management

I concetti generali, la metodologia, le applicazioni

Ognuno di noi ha nella sua vita realizzato un progetto senza un metodo sistematico, imponendosi degli obiettivi, pianificando il tempo, valutando i costi e attuando le azioni necessarie per raggiungere l’obiettivo. Il project management o gestione per progetti o, ancora, gestione di progetto, è una metodologia di lavoro e un modello di struttura organizzativa diffusa in molti settori produttivi.

Può essere definita come la gestione di un’attività complessa, unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzative, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per raggiungere gli obiettivi predefiniti, rispettando i vincoli indipendenti di costo, tempo e qualità. Il project management è un sistema di regole e di strumenti che consentono di coordinare e controllare le attività di un progetto, il quale costituisce un processo di creazione di uno specifico risultato.

Esempio: un’impresa di produzione hardware riceve dallo stato l’incarico di realizzare un sistema computerizzato per il controllo sismico del territorio. Il comune affida questo compito ad un team che dovrà:

• Definire la propria struttura ed organizzazione, stabilendo i compiti, incarichi e ruoli;
• Valutare richieste ed esigenze del cliente rispetto al prodotto;
• Individuare una strategia;
• Predisporre un piano di sviluppo ed attuazione;
• Determinare le attività operative, le risorse umane, tecniche e finanziarie necessarie;
• Fissare i costi, il tempo e la qualità;
• Impostare i parametri e criteri di controllo dell’andamento del progetto;
• Organizzare l’esecuzione del progetto in tutte le sue fasi;
• Collaudare, sperimentare e verificare i risultati;
• Consegnare il prodotto finale predisponendo manuali e sistemi di assistenza tecnica;
• Valutare gli esiti finali del progetto.

Un buon progetto deve soddisfare il cliente e raggiungere gli obiettivi prestabiliti nei tempi e nei modi previsti, rispettando il budget. Ogni progetto è una realtà, un episodio, una situazione a sé. Le applicazioni del project management sono molte e vanno dall’ambito scientifico-tecnologico a quello ingegneristico-costruttivo fino a quello strategico-aziendale. Esso comprende:

• Progetti di tipo commerciale;
• Progetti per realizzare prodotti o servizi;
• Progetti di sviluppo, ricerca, innovazione;
• Progetti di costruzione di opere pubbliche;
• Progetti per la riorganizzazione dell’impresa o di ristrutturazione aziendale;
• Progetti di formazione.

Il project management nasce come strumento manageriale specifico negli anni '50/'60 con i programmi della difesa statunitense e della NASA. Alcuni studiosi fanno risalire questa pratica all’antichità, quando si realizzavano progetti complessi (piramidi, muraglia cinese, ecc.).

Le caratteristiche del project management sono:

• La sua temporaneità;
• L’ambiente complesso e dinamico;
• Singolo obiettivo;
• Fusione tra attività operative e direzionali;
• Efficacia e rapidità dei sistemi di comunicazione al suo interno;
• Snellimento di operazioni e procedure;
• Scarsa formalizzazione dei comportamenti;
• Coordinamento reciproco;
• Interazione di culture e professionalità diverse;
• Facile adattamento all’innovazione.

Capitolo due – I progetti di spettacolo

Tipologia e caratteristiche

La realizzazione o la presentazione di uno spettacolo può essere considerata un progetto. Gli enti lirici, i teatri stabili in prosa, le orchestre presentano una struttura gerarchico-funzionale, invece lo spettacolo ha un ambiente organizzativo di tipo contingente, simile a quello che alcune teorie sulla gestione dei progetti definiscono adhocratico. L’adhocrazia è una gestione votata all’imprevedibilità, alla flessibilità ed alla cultura di compiti che si contrappone alla cultura burocratica.

Per la costruzione di un modello efficace di project management dello spettacolo bisogna verificare le analogie sul piano gestionale tra progetto di spettacolo e progetto di sviluppo di un normale prodotto. Entrambe in comune hanno:

• L’impresa complessa:
  • Progetto di spettacolo: realizzazione di un prodotto nuovo basato su elementi non certi (creazione artistica), tramite le risorse organizzate;
  • Progetto di prodotto tecnologico: sviluppo di un prodotto nuovo basato su elementi certi o incerti mediante l’uso delle risorse organizzate;
• Unicità:
  • Progetto di spettacolo: ogni spettacolo è un evento unico; non è un’attività di routine;
  • Progetto di prodotto tecnologico: ogni prodotto è un elemento unico (prototipo); non è un’attività di routine;
• Natura:
  • Progetto di spettacolo: dinamica e originale;
  • Progetto di prodotto tecnologico: dinamica e innovativa;
• Orientamento:
  • Progetto di spettacolo: al risultato;
  • Progetto di prodotto tecnologico: al prodotto o servizio finale;
• Vincoli di tempo:
  • Progetto di spettacolo: tempi connessi all’andata in scena e alle repliche;
  • Progetto di prodotto tecnologico: tempi di consegna al cliente;
• Vincoli di costo:
  • Progetto di spettacolo: budget;
  • Progetto di prodotto tecnologico: budget;
• Vincoli di qualità:
  • Progetto di spettacolo: qualità artistica, contenuti culturali e qualità organizzativa;
  • Progetto di prodotto tecnologico: specifiche del prodotto e qualità organizzativa;
• Risorse organizzate:
  • Progetto di spettacolo: umane, tecniche ed economiche;
  • Progetto di prodotto tecnologico: umane, tecniche ed economiche;
• Modo di procedere:
  • Progetto di spettacolo: lavoro in team;
  • Progetto di prodotto tecnologico: lavoro in team;
• Competenze:
  • Progetto di spettacolo: specialistiche differenziate;
  • Progetto di prodotto tecnologico: specialistiche differenziate;
• Elementi caratterizzanti:
  • Progetto di spettacolo: intensità del fattore umano, contenuto di professionalità e obiettivi di tipo innovativo;
  • Progetto di prodotto tecnologico: intensità del fattore umano, intensità della componente tecnologica e scientifica, contenuto di professionalità e obiettivi di tipo innovativo.

La parola spettacolo deriva dalla parola latina spectaculum che a sua volta deriva dal verbo spectare che significa guardare. Esso intende ogni manifestazione artistica o creativa, frutto di elaborazione propria o di creazione altrui, presentata ad un pubblico di persone. Attraverso lo spettacolo si esprime l’arte del teatro, la musica, la danza, il circo (arti dello spettacolo dal vivo), il cinema, la creazione video, l’arte multimediale (arti dello spettacolo riprodotto).

Le manifestazioni con notevole impegno di risorse umane, tecnologiche ed economiche sono:

• Spettacoli di prosa;
• Spettacoli di teatro di ricerca e sperimentazione;
• Spettacoli di teatro ragazzi, burattini, marionette, teatro di figura;
• Animazione teatrale;
• Letture poetiche;
• Spettacoli di danza e balletto;
• Pantomima;
• Opere liriche;
• Operetta, teatro musicale, musical, cabaret;
• Concerti;
• Recital;
• Corali e polifonia;
• Fanfare;
• Spettacoli di circo e di acrobazia;
• Opere ed installazioni di arte sonora e di videoarte;
• Rassegne e proiezioni cinematografiche e video;
• Spettacoli multimediali;
• Festival, rassegne, retrospettive;
• Eventi;
• Esibizioni di arte e prestigiazione.

Ogni genere può a sua volta sviluppare nuove forme espressive. Esempio: nel 1971 arrivò al Festival d’Avignon un gruppo di artisti che dovevano realizzare un lavoro sulla drammaturgia contemporanea. Da questo progetto ne nacque uno più grande e importante per il teatro francese: il Theatre Ouvert. Esso inventò nuovi modi di rappresentazione teatrale:

• La “mise en espace”: permette di scoprire e lanciare nuove opere e nuovi autori ed è realizzata in due settimane;
• La “gueuloir”: prima audizione di un’opera inedita letta dall’autore;
• La “messa in voce”: lettura pubblica a più voci di un testo inedito;
• La lettura: lettura di un testo con o senza interpretazione;
• La cellula di creazione: confronto di un testo originale con il lavoro degli attori senza obbligo di realizzare uno spettacolo;
• Le cartes blanches: carta bianca agli artisti ed autori che non hanno scritto per il teatro;
• Il primissimo piano: percorso di uno scrittore di teatro, montato in diverse forme di spettacolo.

Le caratteristiche principali dei progetti di spettacolo si focalizzano sull’intensità del fattore umano e sull’alto contenuto di professionalità e di specializzazioni diverse. Queste caratteristiche sono presenti in modo predominante nell’aspetto produttivo più importante per questo tipo di progetti: quello del lavoro, dove intervengono apporti di tipo creativo da parte degli autori, artistico, tecnico ed organizzativo di pari importanza. Questi apporti sono interdipendenti: hanno capacità e informazioni necessarie l’una all’altra.

La terza importante caratteristica dei progetti di spettacolo è la presenza di obiettivi di tipo innovativo contenuti nelle componenti del processo creativo, nelle istanze e motivazioni degli artisti, nei fattori realizzativi e produttivi. Accade spesso nella realtà che si verifichino incomprensioni tra le attività artistiche e quelle organizzative, provocando problemi soprattutto sul piano economico-finanziario. Diventa fondamentale che la leadership del responsabile di progetto rispetti la componente artistica.

La quarta caratteristica è data dal forte orientamento alla qualità del risultato finale come condizione di successo dell’evento, sebbene non sia possibile misurare la qualità di uno spettacolo in termini oggettivi. L’economista P. Leon afferma che la qualità artistica e culturale si ottiene solo in presenza di una alta qualità organizzativa, una condizione non sempre osservata. Altri aspetti singolari della dimensione progettuale dello spettacolo riguardano l’intangibilità ed indeterminatezza del prodotto finale, la difficoltà oggettiva cioè di pianificarne con estrema esattezza il risultato definitivo, ma soprattutto l’unicità, l’irripetibilità dell’evento in quanto tale. Ogni spettacolo è un episodio unico e differente anche nelle repliche.

Vi è la presenza nei progetti di spettacolo di una molteplicità di culture e discipline data dai percorsi individuali delle persone coinvolte (artisti, tecnici, organizzativi) e dai diversi modi di operare e procedere all’interno del processo produttivo. Oggi la gestione di un progetto di spettacolo deve fare i conti con la confusione, l’interazione, la contaminazione tra diverse culture e linguaggi con l’obbligo di adeguare la capacità di apprendimento e il comportamento organizzativo alle necessità della creazione e dell’evento.

La gestione di uno spettacolo significa gestione di un rischio oneroso, derivante dalla realizzazione di un nuovo prodotto e dalla sua immissione sul mercato senza la possibilità di poterlo testare. Il test sarà possibile a produzione ultimata. Nessun artista è garante del successo del proprio lavoro e nessun testo drammatico o composizione musicale darà la certezza di un esito positivo dello spettacolo. Il rischio culturale delle attività artistiche corrisponde ad un esperimento da tentare.

Il ciclo di vita di un progetto di spettacolo

Un’altra analogia con il project management tradizionale viene dall’osservazione del ciclo di vita di un progetto inteso come spazio temporale compreso tra il punto di partenza ed il punto di arrivo del progetto stesso. Si ritiene che esso consista nelle seguenti quattro fasi:

1. Fase di impostazione: determinare gli obiettivi, la strategia e le linee guida del progetto;
2. Fase di pianificazione: stabilire costi, tempo, specifiche e programmare le azioni;
3. Fase di implementazione: il progetto viene realizzato materialmente;
4. Fase di conclusione: consegnare il prodotto al cliente e valutare i rischi in sede di progetto.

Il ciclo di vita di un progetto artistico, culturale e di spettacolo ha una sua suddivisione ideale in quattro fasi:

1. Fase di ideazione: il progetto viene definito nelle sue linee generali, nelle caratteristiche artistiche e nei suoi contenuti;
2. Fase di pianificazione: ottenuto il maggior numero di informazioni possibili si pianifica la realizzazione dell’evento stabilendo le azioni da intraprendere, le risorse da reperire, le linee economico-finanziarie da seguire e il calendario delle attività;
3. Fase di esecuzione: il progetto viene attuato seguendo le indicazioni fissate anche attraverso meccanismi di controllo;
4. Fase di completamento: il progetto viene concluso e si procede alla verifica e valutazione dei risultati.

Non esiste una linea di demarcazione tra le diverse fasi ed esse possono anche sovrapporsi dal momento che nella fase ideativa possono svilupparsi elementi di pianificazione oppure durante la fase esecutiva possono scaturire in corso d’opera apporti ideativi di indubbia consistenza ed importanza.

Mettendo a confronto la creazione di un progetto cinematografico e un progetto teatrale notiamo delle differenze sostanziali nelle quattro fasi:

• Ideazione:
  • Di un progetto cinematografico: soggetto, trattamento, scaletta, sceneggiatura, studio di fattibilità, ricerca finanziamenti, scelta realizzatori artistici;
  • Di un progetto teatrale: scelta del testo, riduzione o traduzione, studio di fattibilità, ricerca finanziamenti, scelta dei realizzatori artistici.
• Pianificazione:
  • Di un progetto cinematografico: spoglio sceneggiatura, scelta delle location, piano di lavorazione, preventivo;
  • Di un progetto teatrale: programmazione, pianificazione della produzione e preventivo.
• Esecuzione:
  • Di un progetto cinematografico: casting, formazione della troupe, pratiche amministrative e finanziarie, contratti, progettazioni e realizzazioni artistiche, organizzazioni mezzi tecnici, organizzazione teatri posa e laboratori, permessi, organizzazione logistica, riprese esterni, riprese interni;
  • Di un progetto teatrale: scelta degli interpreti e tecnici, pratiche amministrative e finanziarie, contratti, realizzazioni artistiche, noleggi dei materiali, prove, debutto, repliche.
• Completamento:
  • Di un progetto cinematografico: montaggio, postproduzione, edizione, stampa copie, distribuzione, proiezione, sfruttamento altri canali;
  • Di un progetto teatrale: scioglimento compagnia, riconsegne materiali.