Riassunto esame Linguaggi Audiovisivi, prof. Gervasini, libro consigliato La Gestione dei Progetti di Spettacolo, Argano

CAPITOLO QUATTRO – IL TEAM DI PROGETTO

4.1 La struttura del team

Il lavoro in team è molto importante come strumento ottimale e naturale del processo produttivo

dello spettacolo. Questi team possono essere:

• TEAM ARTISTICO: è il team creativo la cui direzione è affidata al responsabile del

progetto, che prevede l’aiuto di molti assistenti e di interpreti ed esecutori;

• TEAM TECNICO: è coordinato dal direttore tecnico e si avvale della presenza di molti

tecnici;

• TEAM ORGANIZZATIVO: formato da addetti operativi con compiti di organizzazione della

produzione, amministrazione, rapporti con i media.

Tra tutti assume importanza il responsabile di progetto. Questa figura ha:

• Compiti di pianificazione e programmazione;

• Compiti di organizzazione delle risorse;

• Compiti di direzione e guida;

• Compiti di controllo. 7

La scelta della persona idonea dovrà tenere conto di una adeguata professionalità specifica e di

particolari capacità socio-relazionali nella gestione del fattore umano. Egli dovrà avere l’autorità su

tutte le funzioni. Le qualità ideali di un project-manager di spettacolo sono:

• Competenze professionali, organizzative, di programmazione, gestionali, tecnico-artistiche,

amministrative, direzionali;

• Esperienze di responsabilità e presenza umana;

• Capacità concettuali: analisi e sintesi, di risoluzione dei problemi, flessibilità mentale,

creatività, senso pratico e coraggio, adeguato livello culturale e di istituzione, coscienza

dell’arte;

• Capacità comportamentali: leadership, sensibilità, capacità di comunicare e motivare, di

infondere sicurezza, di ascoltare, di delegare, di negoziare, fermezza nei rapporti, capacità

di guida e orientamento, capacità di gestire conflitti.

L’impostazione del team organizzativo dovrà essere flessibile e dinamica, abbandonando ogni stile

formale. L’efficacia del team organizzativo dipenderà dalla sua composizione, organizzazione,

preparazione ed addestramento, ma anche dalle procedure di funzionamento interno. Esse

riguarderanno:

• La comunicazione interna;

• La gestione delle riunioni;

• Il processo decisionale;

• La risoluzione di problemi.

Alcune regole per una buona conduzione di un team:

• Il team è fatto di persone pensati e dotati di una loro personalità;

• Bisogna assegnare la persona adatta al lavoro adatto;

• Mettersi nei panni dei collaboratori;

• Non creare aspettative che potrebbero venire deluse;

• Sapere motivare le persone;

• Saper sfruttare l’entusiasmo;

• Dare visibilità al lavoro di ciascuno, riconoscendo l’impegno di ciascuno;

• Chiarire i margini di autonomia;

• Definire e verificare di continuo gli obiettivi di ogni collaboratore e settore.

Funzioni e mansioni del team di progetto:

• Project manager: dirige la pianificazione e l’esecuzione del progetto, dirige tutte le

operazioni produttive, contrattuali e organizzative. Può impegnare la spesa, ma

difficilmente sottoscrive i contratti;

• Amministratore: provvede a tutte le operazioni amministrative e finanziarie connesse al

progetto , tiene la contabilità e controlla il budget. Si avvale dell’ausilio di consulenti, tiene

la cassa e ha la delega per le operazioni bancarie, impegna o meno la spesa;

• Direttore tecnico: si occupa dell’assistenza tecnica, delle compagnie, degli adempimenti di

sicurezza, degli allestimenti tecnici. Si avvale dell’ausilio di un team tecnico;

• Addetto ufficio stampa: gestisce i rapporti con gli organi di informazione ed i media ed in

alcuni casi si occupa anche degli inviti e delle relazioni esterne, delle edizioni e della

comunicazione intesa come pubblicità e promozione. Si avvale della collaborazione di

fornitori specifici;

• Addetto alla promozione (eventuale): cura gli aspetti promozionali e pubblicitari del

progetto. Si avvale di personale per distribuzione e fornitori;

• Addetto logistica (eventuale): si occupa dei viaggi, dei trasporti di materiali, degli alberghi,

della ristorazione e dell’accoglienza. Si avvale dell’aiuto di agenzie di viaggio. Gestisce il

budget della logistica,

• Addetto alla sala: si occupa della biglietteria, degli adempimenti SIAE, dei permessi di

spettacolo, della gestione della sala e della sistemazione dei posti. Gestisce il personale di

sala; 8

• Segretaria di produzione: supporta il responsabile di progetto ed il team. Può avere

deleghe specifiche.

• Segretarie e collaboratori (eventuali): supportano i diversi addetti di settore. Possono avere

deleghe specifiche;

• Runner: consegna e ritira il materiale e documenti e supporta il lavoro manuale della

segreteria e di funzionamento.

Nei team di un progetto si sviluppa una cultura di clan: parliamo di persone specializzate. Nei

progetti di spettacolo non vince l’azione individuale ma quella combinata dei diversi team coinvolti.

Tra gli aspetti critici troviamo la circolarità delle informazioni: è importante fornire informazioni

esaurienti e puntuali a tutti i collaboratori del team. Altro elemento importante è la capacità di saper

ascoltare, sottolineando la centralità dell’elemento umano. Non sono gravi i conflitti ma le loro

conseguenze se non vengono gestiti in modo positivo e ciò comporta una capacità

dell’organizzatore di saper mediare, negoziare, dove serve focalizzare i problemi e un giusto

dosaggio di expertise, cioè di conoscenza e competenza nei diversi settori del progetto. Possiamo

aggiungere che nel settore dello spettacolo agisce informalmente una struttura di team più

allargata che comprende altri protagonisti attivi nel processo realizzativo e presenti in tutte le fasi.

Bisogna tener in considerazione queste dinamiche e instaurare un rapporto amichevole con i

dipendenti esecutivi di fornitori, enti pubblici e referenti. Principali fonti di conflitto nei progetti di

spettacolo:

• Conflitti sull’impostazione e sulle priorità del progetto: divergenze tra artista e

organizzazione, nelle scelte di programmazione e nella scelta di collaboratori e interpreti.

Problemi nella valutazione di tempi e risorse. Si verifica nella fase di ideazione e

pianificazione;

• Conflitti sul budget: nella scelta dei mezzi e delle risorse, per richieste di cambiamenti, per

riduzione delle entrate o per vincoli di budget. Si verifica nella fase di ideazione

,pianificazione ed esecuzione;

• Conflitti sulle procedure: modo in cui vengono gestite le attività. Si verifica nella fase di

esecuzione e pianificazione;

• Conflitti in corso di esecuzione: divergenze con autori e tra artisti e tecnici sul modo di

procedere. Si verifica nella fase di esecuzione;

• Conflitti nella gestione delle risorse umane: ripartizione dei compiti e problemi di autorità. Si

verifica nella fase di esecuzione;

• Conflitti nei rapporti interpersonali: sono legati ad aspetti caratteriali. Si verifica nella fase di

esecuzione e completamento.

4.2 La sede organizzativa, i mezzi e le procedure interne

Il progetto deve disporre di una sede organizzativa attrezzata provvista di strumenti e mezzi

operativi. L’organizzazione di un concerto pianistico non richiede l’approntamento di un vero e

proprio ufficio e può essere gestito dalla scrivania di una sola persona. Condizioni che una sede

organizzativa dovrebbe assicurare per la riuscita dello spettacolo:

• Domicilio postale, telegrafico e fax;

• Armadi, archivi, classificatori dedicati;

• Scrivania per ciascun componente del team;

• Pareti per cartelloni, lavagne, disegni,

• Spazio per stampanti e materiale di consumo;

• Sala riunioni.

Mezzi indispensabili:

• Telefonia in sede: ognuno dovrebbe avere un proprio telefono. Ci sarà quindi l’allaccio di

linee telefoniche temporanee;

• Telefonia portatile: telefoni noleggiati presso società specializzate;

• Telefax: fa guadagnare tempo e denaro.

• Segreteria telefonica e/o risponditore: serve ad accogliere messaggi urgenti; 9

• Fotocopiatrice: macchina resistente e affidabile che lavori su più formati di carta;

• Strumenti informatici: consentono una gestione proficua dei tempi lavorativi (personal

computer);. Persone che dovrebbero essere provviste di un personal computer: responsabile di

progetto, la segretaria, il settore amministrativo, il settore comunicazione.

Ci sono anche altri strumenti non indispensabili come calcolatrici, televisore e videoregistratore,

sistemi di registrazione, lavagne luminose, mezzi per ufficio, veicoli. Tra questi prodotti ce ne sono

alcuni che è consigliabile comprarli all’ingrosso: carta per fotocopie, etichette, nastri per stampanti,

toner, video e audiocassette, floppy disk. Lo stesso vale per prodotti di facile consumo. Alcuni

servizi sono utili e consentono risparmi di tempo e costi: l’assistenza tecnica alle macchine di

ufficio, abbonamento per corriere città, abbonamenti per spostamento merci o documenti,

abbonamento ai servizi stampa, invio multiplo di fax, servizi telematici e l’acquisto di liste di

nominativi per interventi. Regole predefinite e scritte per effettuare le operazioni lavorative che

riguardano: la gestione della corrispondenza, la gestione dei messaggi e delle telefonate, la

gestione delle comunicazioni interne, la gestione degli archivi, la gestione dei supporti informatici,

la gestione delle spese interne.

PARTE III – LA PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO

CAPITOLO CINQUE- LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI

5.1 Il dossier generale

Per una corretta pianificazione del progetto un aspetto fondamentale è la gestione delle

informazioni che lo riguardano. Per informazioni si intendono tutti i dati, i materiali, i riferimenti, le

notizie, in qualunque forma e stato, qualunque livello, relative al contenuto del progetto. Per

gestione invece si intendono le operazioni di ricerca, raccolta, formulazione e produzione di

informazioni e conseguentemente l’archiviazione, consultazione, elaborazione ed uso delle stesse.

La parola dossier esprime questa filosofia. Il dossier di un progetto significa mettere insieme dati e

materiali. La costruzione di un dossier è simile ad un work in progress cioè ad un processo

continuo di raccolta e lavorazione di dati che può aggiornare o modificare una parte di notizia già in

possesso. Le informazioni dovrebbero essere complete, pertinenti, attendibili, precise e

tempestive. Le decisioni prese con dati imprecisi sono dannose. Dossier di un progetto artistico:

• Dossier sezione artistica:

Descrizione del progetto;

o Denominazione e recapiti ufficiali;

o Curriculum degli artisti;