Riassunto esame Organizzazione e Economia dello Spettacolo, prof. Casari, libro consigliato La Gestione dei Progetti di Spettacolo, Argano

ATTIVAZIONE

momento progettuale di verifica sulla realizzabilità dell'idea-progetto.

Operazioni:

– verifica dell'idea progettuale e dei contenuti

– verifica della fattibilità del progetto

– definizione delle linee guida produttive e organizzative

– effettuazione delle prime azioni operative indispensabili

Al termine di questa fase diversi possibili output:

– conferma dei contenuti e delle attività stabilite in sede creativa

– revisione e modifica di alcune parti e riposizionamento del progetto

– ridefinizione totale o abbandono del progetto nel caso in cui non ci siano le condizioni

oggettive per realizzarlo, o l'analisi costo/benefici non dia risposte positive

Verifica contenuti

accertare le potenzialità del progetto e le sue potenzialità e pertinenze rispetto ai temi artistici, alle

soluzioni adottate, agli obiettivi e al mandato della committenza, alle esigenze di distribuzione e

commercializzazione, alle attese degli stakeholder, al contesto di riferimento.

Strumenti:

S.W.O.T. Analysis: permette di ricercare i punti di forza e di debolezza (fattori interni al progetto) e

le opportunità e le minacce (fattori esterni).

Verifica fattibilità

– ricognizione rispetto alle principali esigenze connesse agli aspetti organizzativi, di

marketing ed economico finanziari, viste nelle loro dimensioni macro

– valutazione delle principali risorse, mezzi e capacità disponibili o da reperire, azioni

necessarie e conseguenti strategie, soluzioni e decisioni da adottare

Livelli di fattibilità:

– artistica

– organizzativa

– tecnica

– operativa

– logistica

– rispetto alle burocracies

– di marketing e comunicazione

– commerciale: comprendere gli ordini di grandezza economica del progetto e qual è la sua

sostenibilità finanziaria anche se in linea di massima perché ancora non si hanno tutte le

informazioni precise (il budget e il piano di tesoreria per i flussi finanziari vengono redatti in

fase di pianificazione. La fattibilità economico-finanziaria di un progetto di spettacolo è il

risultato della combinazione di due condizioni:

adozione di strategie attuative nei vari aspetti produttivo e uso accorto e scrupoloso delle

risorse umane e materiali

articolazione del sistema di offerta (inclusi processi di commercializzazione e politiche di

marketing mix)

Da tutte le verifiche di fattibilità scaturiscono aggiustamenti e modifiche anche sostanziali, e

indicazioni essenziali per le fasi successive. In particolare:

– entità di massima o particolareggiata dei costi

– tempi necessari per le attività principali e per quelle critiche

– risorse fondamentali occorrenti

– priorità e soluzioni percorribili

– struttura del progetto

– situazioni critiche e di rischio

L'esplorazione della fattibilità si completa con la valutazione delle aree di rischio del progetto.

Considerare i rischi operativi connessi all'esecuzione. Domande:

– che cosa non funziona

– che cosa potrebbe andare storto

– quali difficoltà potrebbero insorgere

– che cosa ci preoccupa

– che cosa potremmo fare

Fonti di rischio:

– rischi esterni

– rischi interni

Precauzioni:

– identificare il tipo, il livello e le fonti di rischio del progetto o di sue aree e porsi di fronte a

determinate azioni ritenute insidiose la domanda what if

– valutare l'impatto, la probabilità e l'entità dei rischi stessi

– intraprendere le necessarie contromisure per ridurre o eliminare i rischi individuati,

elaborare un eventuale piano della contingenza e valutare le alternative (bilancio di

convenienza)

– stabilire azioni di monitoraggio e controllo dei rischi

– identificare i rischi rispetto alle criticità (situazioni più affrontabili)

Piani di risposta alle fonti di rischio:

– accettare il rischio

– evitare il rischio (cambiando qualcosa)

– eludere il rischio (cambiando il modo di procedere)

– mitigare il rischio (riducendone l'impatto)

– trasferire il rischio (affidamento a terzi, possibile aumento dei costi)

– assicurare il rischio (trasferendo ad una compagnia assicurativa il rischio intero o parziale)

– contingentare il rischio (riducendo le cause che possono generare il rischio e pianificando

vie alternative)

È un progetto per cui ci sarà una fase distributiva? Se sì in questa fase prende avvio il lavoro per la

sua commercializzazione e diffusione:

– valutazione della forza contrattuale del progetto e della proposta artistica, della vendibilità e

dello spazio di mercato che può acquisire

– segnalazione ai circuiti territoriali

– definizione di debutto, prima, anteprime, e tournée

Al termine di questa fase vanno rivisti e aggiornati i documenti di presentazione del progetto.

Impostazione dell'archivio di progetto attraverso la sistematizzazione delle informazioni raccolte.

Team di progetto

– team autoriale: predispone i contenuti

– team artistico: team creativo e interpretativo, la direzione è affidata al direttore artistico del

progetto

– team tecnico: equipe preposte a tutte le necessità tecnico-allestitive. È coordinato dal

direttore tecnico

– team organizzativo: staff di produzione, addetto ai compiti di organizzazione, gestione,

amministrazione, marketing, comunicazione, promozione, segreteria

– team di servizio: composto dagli addetti che operano all'interno dei luoghi e spazi di

spettacolo

Il responsabile di progetto viene definito in maniera diversa a seconda del genere di manifestazione

e delle responsabilità che gli sono affidate.

L'impostazione del team di un progetto di spettacolo è in genere flessibile e dinamica. Ritrova

qualche elemento di burocratizzazione in strutture molto grandi, ma la prassi imperante è quella

dell'informalità.

L'efficacia del team di progetto nel suo complesso dipende da:

– comunicazione interna e circolazione delle informazioni

– capacità di ascolto, processo decisionale, meccanismi di delega

– gestione delle riunioni

– risoluzione di problemi

Figure professionali:

– project manager

– amministratore

– direttore tecnico

– responsabile ufficio stampa

– responsabile comunicazione

– responsabile logistica

– direzione di sala

– segreteria di produzione

– collaboratori di settore

3) La pianificazione del progetto

Pianificazione:

somma di piani e programmi diversi, che convergono in un insieme unico da cui discendono le

valutazioni economico-finanziarie.

Per una corretta pianificazione è necessario gestire correttamente le informazioni che riguardano il

progetto.

Predisposizione dell'archivio generale di progetto:

luogo fisico e virtuale di acquisizione e gestione delle informazioni necessarie al processo

produttivo nel suo complesso, e alla formulazione delle componenti del piano di progetto.

La costruzione dell'archivio è un processo continuo, mai esaurito, di raccolta e lavorazione di dati.

Fonti di informazioni:

– interlocutori e stakeholder per quanto di oro competenza

– archivi, biblioteche, strutture culturali e di spettacolo, organi di informazione, consulenti

(reperimento di materiali)

la gestione dell'archivio di progetto compete all'intero team per quanto di competenza di ciascun

settore. Il responsabile di progetto ha il compito di assicurare a più ampia circolazione delle

informazioni.

Nelle due fasi precedenti (ideazione attivazione) la raccolta di informazioni, attraverso fonti diverse,

ha valore di scouting, dalla pianificazione in poi l'obiettivo principale è legato alla produzione e

realizzazione del progetto e quindi l'impiego delle informazioni diventa più operativo.

Prima fase della pianificazione: programmazione dell'evento, se questo passaggio non è stato già

definito in sede di ideazione o durante la verifica della fattibilità.

Vanno stabilite 4 condizioni fondamentali che rispondono ad altrettante domande:

– luogo (dove)

– periodo (quando)

– eventuale cornice (in che ambito)

– sinergie e principali interlocutori (con chi)

criteri per l'individuazione del luogo o dello spazio:

– funzionalità: dimensioni, caratteristiche tecniche, luogo deputato ad accogliere spettacoli o

meno, raggiungibilità e posizione nella città, rumorosità, fruibilità...

– economicità: gratuito o a pagamento

– opportunità: vantaggi diretti/indiretti in termini organizzativi, finanziari

– capienza

– immagine e identità: prestigio del luogo, storia...

– disponibilità nelle date che interessano

– compatibilità con il carattere e la natura dell'evento

Se non si hanno necessità precise è utile riassumere in forma di scaletta le condizioni ideali e le

specifiche che si vogliono ottenere e sulla base dello schema indicare una serie di luoghi possibili o

che si avvicinano alle indicazioni fatte.

Relativamente alla data:

ci sono esigenze legate a termini contrattuali, date particolari o all'inserimento in un dato contesto?

Se no, bisogna valutare:

– permanenza dell'evento nello spazio di debutto e nei successivi spazi

– tempi di preparazione ed esecuzione del progetto

– disponibilità effettiva dei principali realizzatori coinvolti, se determinanti

– concomitanza con altre manifestazioni

I tempi vengono all'inizio considerati in linea di massima, ma andrebbero da subito conosciuti

eventuali vincoli di date e agende di artisti realizzatori e interpreti se l'evento è centrato sulla loro

partecipazione.

Verifica del calendario. Le date di programmazione devono essere individuate a seconda

dell'importanza del progetto, del target, della durata, tenendo conto:

– festività e ponti

– presenza a ridosso del periodo in città e provincia di manifestazioni culturali artistiche

sportive di pari o superiore importanza

– programmazione televisiva di rilievo

– avvenimenti di grandi rilievo

– impegni e programmazione dello spazio scelto

– stagione e clima rispetto al periodo

– situazione dello spazio se non deputato rispetto a possibili vincoli

Cornice dell'evento:

ambito già organizzato e predisposto da altri, entro ci l'vento potrebbe essere inserito

(manifestazione più ampia, progetto più articolato).

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