Riassunto esame Organizzazione e Economia dello Spettacolo, prof. Casari, libro consigliato La Gestione dei Progetti di Spettacolo, Argano

Spettacolo e project management

Definizione di progetto

Un progetto è un piano organico e dettagliato per l'esecuzione di un lavoro e lo svolgimento di un'attività. Si tratta di un'attività temporanea, non ripetitiva, in cui si esplicita una filosofia di azione.

Triplo vincolo

• Costi = budget
• Obiettivi
• Tempi = termini
• Qualità = specifiche

Project management

Il project management è la gestione sistemica di un'attività complessa, unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per raggiungere obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità.

Caratteristiche del project management

• Temporaneità
• Poter agire in un ambiente complesso e dinamico
• Concentrazione su un singolo obiettivo
• Fusione tra attività operative e direzionali
• Efficacia e rapidità dei sistemi di comunicazione formale e informale al suo interno
• Snellimento di operazioni e procedure
• Scarsa formalizzazione dei comportamenti

Il project management si afferma a partire dal 1943, con il gruppo di lavoro diretto dal fisico Oppenheimer che a Los Alamos realizza la prima bomba atomica (Progetto Manhattan).

Organizzazione adhocratica

L'organizzazione adhocratica comporta una gestione votata all'imprevedibilità, alla flessibilità e alla cultura dei compiti, in contrapposizione alla cultura burocratica. Le strutture temporanee sono in grado di integrare e combinare il contributo di persone con competenze e specializzazioni differenziate, che lavorano in un arco di tempo ristretto e predefinito, aggregando molteplici risorse e riducendo gli oneri di coordinamento.

Lo spettacolo (prodotto finale), frutto dell'apporto integrato di tutti i componenti, non è solo la somma dei contributi individuali, ma può essere considerato un bene experience in quanto il prevalere del fattore umano a ogni livello incide sulla riuscita del risultato.

Tripartizione degli obiettivi in un progetto di spettacolo dal vivo

• Artistico-sociali: tensione verso la produzione di un'esperienza artistica e un bene per la collettività
• Economici: tensione verso il rispetto di regole di economicità della gestione
• Competitivi: tensione verso la sopravvivenza nell'arena competitiva di riferimento

Orientamento alla qualità

Forte orientamento alla qualità del risultato finale come condizione di successo di ogni evento, che risulta dalla somma di più fattori.

Qualità artistico-culturale (contenuti, prestazioni, scelte, obiettivi) + Qualità organizzativa (competenze, processi, progettualità, economicità, efficienza, efficacia) + Qualità della comunicazione (contenuti, trasparenza, efficacia) = Qualità complessiva del progetto

Dimensione progettuale dello spettacolo

• Intangibilità
• Immaterialità
• Eterogeneità del prodotto finale

Difficoltà oggettiva di pianificare con estrema esattezza il risultato definitivo, che si manifesta con l'unicità, l'originalità e l'irripetibilità dell'evento in quanto tale. Ogni spettacolo è un episodio unico e differente, non standardizzabile.

Filiera dello spettacolo dal vivo

• Produzione: realizzazione di spettacoli e altri eventi
• Distribuzione: circuitazione e diffusione di spettacoli
• Esercizio: programmazione e presentazione di spettacoli, gestione di spazi deputati
• Promozione: realizzazione di iniziative collegate allo spettacolo (corsi, concorsi, incontri)

Il settore dello spettacolo in Italia è formato da soggetti profit e soggetti non profit, eterogenei per missione, vocazione artistico-culturale e offerta, caratterizzati da una prevalenza dimensionale di piccole e medie strutture.

Ciclo di vita di un progetto culturale

Il ciclo di vita di un progetto culturale è lo spazio temporale compreso tra il punto di partenza e il punto di arrivo del progetto. Le fasi sono:

• Ideazione: il progetto viene definito nelle sue linee generali, nelle caratteristiche artistiche, contenuti, obiettivi e profilo strategico
• Attivazione: verifica della fattibilità del progetto
• Pianificazione: si pianifica la realizzazione dell'evento, stabilendo le azioni da intraprendere, le risorse da reperire, le linee economico-finanziarie da seguire e il calendario delle attività
• Attuazione: realizzazione materiale del progetto
• Completamento: a progetto terminato restano alcune attività di chiusura da portare a termine (operazioni di rendicontazione amministrativa)
• Valutazione: verifica dei risultati e della rispondenza agli obiettivi di partenza

Non esiste una linea netta di demarcazione tra le diverse fasi, e in alcuni momenti si sovrappongono. L'azione di monitoraggio e controllo è trasversale all'intero ciclo di vita del progetto (visione d'insieme dell'intero progetto e adozione di eventuali correttivi).

L'ideazione e l'attivazione

Ideazione

L'ideazione di uno spettacolo scaturisce generalmente da un'esigenza all'origine da cui prende avvio il progetto e che può essere:

• Artistica, in genere la più ricorrente e naturale
• Produttiva
• Di programmazione
• Istituzionale
• Di comunicazione o di immagine

Se il progetto è frutto di una committenza, occorre stabilire a monte le regole di gestione del rapporto con il soggetto committente, se non derivano da procedure o impostazioni a monte (es.: bando pubblico).

Struttura committente

La struttura committente ha il compito di:

• Fornire gli indirizzi progettuali, il traguardo e gli obiettivi principali, oltre gli eventuali collegamenti con la propria missione
• Approvare l'impostazione del progetto
• Indicare le proprie politiche e procedure (attinenti al progetto)
• Allocare le risorse disponibili di cui è responsabile
• Controllare il rispetto delle norme
• Garantire il clima idoneo al buon esito del progetto, e uno scambio adeguato di informazioni e comunicazione
• Fornire il supporto necessario a fronteggiare rischi e problemi

Delineazione del profilo strategico del progetto

Individuazione del traguardo, meta finale, obiettivi principali e obiettivi collaterali.

Obiettivi

Obiettivi strategici o di continuità: allineati, coerenti e pertinenti all'orientamento strategico e alle necessità del committente e/o della struttura realizzatrice del progetto (missione, identità, linea artistica, obiettivi primari, immagine esterna). Obiettivi specifici della gestione progettuale: riguardano il livello delle prestazioni artistiche, tecnico-operative e organizzative, il ritorno di notorietà e visibilità, il conseguimento dell'equilibrio economico finanziario, il rispetto dei tempi assegnati, la costruzione di relazioni, il soddisfacimento degli stakeholders.

Analisi contestuale

Per tracciare il profilo strategico processuale è necessaria un'analisi contestuale dell'ambiente organizzativo interno del committente o del soggetto realizzatore e dell'ambiente esterno circostante. Nel contesto si individueranno:

• Soggetti (persone o gruppi equivalenti ai diversi stakeholders)
• Aspetti (fattori che possono condizionare il progetto semplicemente perché esistono): legislazioni, normative, regolamenti, condizioni d'uso dei materiali, condizioni atmosferiche, prassi e consuetudini di tipo settoriale

Analisi del contesto

• Ambito sociale economico demografico
• Ambito organizzativo: spazi e possibili location, infrastrutture, vie di comunicazione
• Ambito politico-istituzionale: forze in campo, normative in vigore, assetti istituzionali
• Ambito artistico-culturale: soggetti e iniziative prevalenti, consumi e comportamenti rilevanti, tradizioni, usi e costumi
• Arena competitiva: concorrenti diretti e indiretti, attività prodotti e servizi sostitutivi, organizzazioni follower
• Dinamiche settoriali di riferimento

Stakeholder

Soggetti (singoli, gruppi, organizzazioni, autorità) che possono avere o mostrare interesse nei confronti del progetto e dell'intero suo ciclo di vita e che possono influenzare positivamente o negativamente la sua realizzazione. Il potere di influenzamento si esercita in modo sia formale che informale.

Definizione della dimensione e portata del progetto

È necessario stabilire la dimensione e la portata in termini di ricadute, bacino di utenza, logiche distributive secondo una collocazione:

• Locale
• Territoriale
• Nazionale
• Internazionale

Per alcuni progetti è necessario definire puntualmente i destinatari di riferimento (target e segmenti di utenti, spettatori) e eventuali fabbisogni che possono essere soddisfatti con l'iniziativa.

Definire aspetti progettuali

Definire:

• Priorità progettuali
• Lista delle restrizioni e dei vincoli più evidenti
• Requisiti e caratteristiche del progetto indispensabili/obbligatorie (must senza i quali l'evento assume altre sembianze o risulta compromesso)

Per gli eventi complessi caratterizzati da un sistema complesso di offerta è necessario definire la gamma delle diverse attività, prodotti, servizi e esperienze da rendere disponibili.

Sistema di offerta

• Offerta centrale: (attività core) nucleo principale dell'attività principale e suo risultato centrale
• Offerta arricchita: gamma di iniziative che incrementano il plusvalore dell'attività centrale in termini di flussi economici-finanziari, valorizzazione dei contenuti, immagine e promozione, intercettazione di nuovi target di pubblico
• Offerta collaterale: servizi e prodotti accessori non strettamente connessi all'attività caratteristica, ma che contribuiscono alla diversificazione delle fonti di entrata, a un maggior utilizzo degli spazi e delle funzioni, a un miglioramento della fruizione dell'offerta centrale e arricchita

Definire l'articolazione e la successione di più contenuti secondo una scansione temporale (palinsesto, scaletta dell'attività). In sede ideativa è necessario saper operare ricercando adeguate sintesi, evitando di sovraccaricare i contenuti e le prestazioni del progetto.

Al termine della fase ideativa i risultati e le elaborazioni conseguite, anche in forma di semilavorati, vanno condensati nella stesura di un progetto artistico (dossier di presentazione), che descriva:

• Titolo (anche provvisorio)
• Contenuto, descrizione, articolazione di ciò che avviene
• Premesse che hanno portato all'idea artistica
• Indicazioni di eventuali opere o autori ai quali ci si riferisce
• Significati, intenzioni, motivazioni alla base dell'idea
• Eventuali note di regia
• Individuazione di collaboratori indispensabili da coinvolgere
• Indicazione di massima di ciò che sarà necessario dal punto di vista tecnico, scenico, logistico
• Indicazione delle modalità di svolgimento
• Indicazione dei tempi necessari o preferibili
• Indicazione di un eventuale target specifico
• Indicazione dei primi dettagli organizzativi

Questo documento è la base su cui impostare l'organizzazione del progetto. Serve nella fase di ricerca dei finanziamenti, a corredo di domande e istanze, nei rapporti con i partner e i collaboratori, fornisce notizie utili per i materiali di comunicazione.

Deve essere sintetico ma non superficiale. Prevedere una versione sintetica (2 pagine) e una estesa e dettagliata. A seconda del tipo di evento a cui ci si riferisce potranno essere aggiunte ulteriori indicazioni ritenute utili. È la prima fonte informativa di tutti gli strumenti e i mezzi di comunicazione del progetto che prenderanno forma successivamente. Deve rispondere alle domande principali:

• Cosa
• Chi
• Perché
• Come
• Quando
• Dove

Attivazione

Il momento progettuale di verifica sulla realizzabilità dell'idea-progetto include le operazioni di:

• Verifica dell'idea progettuale e dei contenuti
• Verifica della fattibilità del progetto
• Definizione delle linee guida produttive e organizzative
• Effettuazione delle prime azioni operative indispensabili

Al termine di questa fase diversi possibili output:

• Conferma dei contenuti e delle attività stabilite in sede creativa
• Revisione e modifica di alcune parti e riposizionamento del progetto
• Ridefinizione totale o abbandono del progetto nel caso in cui non ci siano le condizioni oggettive per realizzarlo, o l'analisi costo/benefici non dia risposte positive

Verifica dei contenuti

Accertare le potenzialità del progetto e le sue pertinenze rispetto ai temi artistici, alle soluzioni adottate, agli obiettivi e al mandato della committenza, alle esigenze di distribuzione e commercializzazione, alle attese degli stakeholder, al contesto di riferimento.

Strumenti di analisi:

• S.W.O.T. Analysis: permette di ricercare i punti di forza e di debolezza (fattori interni al progetto) e le opportunità e le minacce (fattori esterni).

Verifica della fattibilità

Verifica delle principali esigenze connesse agli aspetti organizzativi, di marketing ed economico-finanziari, viste nelle loro dimensioni macro. Valutazione delle principali risorse, mezzi e capacità disponibili o da reperire, azioni necessarie e conseguenti strategie, soluzioni e decisioni da adottare.

Livelli di fattibilità:

• Artistica
• Organizzativa
• Tecnica
• Operativa
• Logistica
• Rispetto alle burocracies
• Di marketing e comunicazione
• Commerciale: comprendere gli ordini di grandezza economica del progetto e qual è la sua sostenibilità finanziaria anche se in linea di massima perché ancora non si hanno tutte le informazioni precise (il budget e il piano di tesoreria per i flussi finanziari vengono redatti in fase di pianificazione).

La fattibilità economico-finanziaria di un progetto di spettacolo è il risultato della combinazione di due condizioni:

• Adozione di strategie attuative nei vari aspetti produttivi e uso accorto e scrupoloso delle risorse umane e materiali
• Articolazione del sistema di offerta (inclusi processi di commercializzazione e politiche di marketing mix)

Da tutte le verifiche di fattibilità scaturiscono aggiustamenti e modifiche anche sostanziali, e indicazioni essenziali per le fasi successive. In particolare:

• Entità di massima o particolareggiata dei costi
• Tempi necessari per le attività principali e per quelle critiche
• Risorse fondamentali occorrenti
• Priorità e soluzioni percorribili
• Struttura del progetto
• Situazioni critiche e di rischio

L'esplorazione della fattibilità si completa con la valutazione delle aree di rischio del progetto.