Come scrivere una mail (decente) ad un professore

Una delle incombenze che, volente o nolente, coinvolgono di più il giovane studente universitario e non solo. Ecco cosa e come scrivere una mail al professore che volete contattare.

Come scrivere una mail ad un professore universitario

In questi giorni di quarantena saper scrivere correttamente le mail ai professori universitari è davvero essenziale. Infatti a causa dell'emergenza sanitaria in atto a livello globale dovuta al Coronavirus, ormai qualsiasi rapporto si sta spostando online, tra chat, videochiamate e mail. Ecco che dunque ora più che mai saper scrivere mail efficaci, sintetiche ma con il registro e i vocaboli adeguati è importante, sia dentro che fuori dall'università.
Proprio per questo, quante volte ci capita di dover scrivere ad un professore per chiedere la tesi o per sapere quand’è il prossimo appello, per quanto varrà il suo voto o semplicemente per chiedere qualche chiarimento sulle lezioni o, magari per ringraziarlo della sua disponibilità? Tante, forse troppe.
Per fortuna che esiste la posta elettronica, altrimenti sarebbe un vero disastro e perderemmo tantissimo tempo! Per quanto però la mail sia una forma di comunicazione semplice e veloce che siamo abituati ad utilizzare con naturalezza, ciò non significa che possiamo scrivere come se ci rivolgessimo al nostro migliore amico. Questo credo sia abbastanza ovvio per tutti. Proprio il fatto di dover usare un linguaggio appropriato, formale, spesso ci fa addirittura abbandonare l’idea di scrivere una mail. Come si fa ad essere certi di non usare un linguaggio troppo colloquiale o troppo formale? Fare brutta figura sarebbe addirittura controproducente!
Il risultato è che spesso capita che, indecisi su cosa scrivere, ci si butti sul peggior linguaggio leopardiano con la pretesa di nascondere la nostra insicurezza dietro a termini aulici e ricercati. Ad esempio:
“Esimio Professor Rossi,
sono uno studente del III anno della facoltà x. Le scrivo, sperando di non arrecarle disturbo, col fine di chiederle quando avranno inizio le lezioni del suo corso x, dal momento che, non essendo riuscito a passare in facoltà a causa di un malessere debilitante e non avendo potuto contattare nessuno dei miei compagni a causa di problemi col telefono, non ho avuto modo di prendere visione degli orari pubblicati sul nostro sito di facoltà, orari che ora non sono più presenti.
La ringrazio per la sua grande disponibilità.
Distinti saluti,
Nome Cognome”
Ora, a prima vista questa mail potrebbe sembrare corretta. Sintatticamente e grammaticalmente lo è. Ma il registro è un disastro. Cominciamo dall’inizio.

Scrivere un'email a un professore universitario: come fare e cosa evitare

Analizziamo insieme punto per punto il nostro esempio e cerchiamo di capire cosa non andava bene e in che modo bisogna correggerla.

• Esimio Professor XYZ Come non possiamo scrivere “Caro Professor XYZ”, fa pure ridere eccedere con gli attributi (e sa di leccapiedi). La regola in verità imporrebbe di usare “egregio” con gli uomini e “gentile” con le donne, ma onestamente non vedo perché debba esserci differenza di trattamento tra i due soggetti. Un semplice “Gentile professor XYZ” , quindi, andrà benissimo.
• (…) sono uno studente del III anno della facoltà di x. Qua il professore potrebbe pensare “mi fa piacere, ma chi sei?”, e avrebbe tutte le ragioni di questo mondo. Bisogna presentarsi, SEMPRE, anche se poi ci si firma. Anche noi, di solito, quando leggiamo una mail o una lettera, vogliamo sapere subito chi ci sta scrivendo. Così lo pretende il docente. Palesatevi subito.
• Le scrivo, sperando di non arrecarle disturbo…
  Insomma, non gli avete ancora chiesto nulla e già vi scusate? Tagliare, subito. E’ una frase da modestia esagerata. Aggiungete piuttosto, alla fine della mail, un semplice: “mi scuso per l'eventuale disturbo”.
• Dal momento che, non essendo riuscito a passare in facoltà e non avendo potuto contattare nessuno dei miei compagni a causa di problemi col telefono, non ho avuto modo di prendere visione degli orari pubblicati sul nostro sito di facoltà, orari che ora non sono più presenti. Tre quarti dei professori penseranno “cosa mi interessa?”. E hanno ragione: cosa importa di sapere i motivi per cui non siete riusciti a vedere gli orari (soprattutto se, per giustificarvi, tentate di arrampicarvi in un scuse poco credibili. L'unica scusa che il docente conosce è la morte!). Scrivete semplicemente: “dal momento che non sono riuscito a vedere gli orari pubblicati sul sito di facoltà, ora non più disponibili in bacheca pubblica...”.
• (...)La ringrazio per la sua grande disponibilità.
  Non ha ancora risposto e già lodiamo la sua – grande (?) – disponibilità? Non ha senso. Un “la ringrazio anticipatamente/in anticipo” andrà più che bene.
• (...)Distinti saluti, nome cognome
  Qualunque cosa, ma non “distinti”. “Distinto” in italiano indica qualcosa di diverso, che non rientra nella norma. Di per sé non ha un’accezione positiva, se non quella di “fine, elegante”. Quindi ameno che il vostro intento sia porgergli degli “eleganti saluti” sarà molto meglio usare una forma meno fuori luogo, come “cordiali saluti” o, molto semplicemente, “saluti”.

Bonus track: ecco a cos'altro fare attenzione

Prima di spedire la tua mail rileggetela con calma e fate attenzione a due cose:

• eventuali errori (non vorrete fare brutta figura, vero?!?)
• completezza.

Mi spiego meglio: qualunque sia il motivo che vi spinge a scrivere al vostro prof, scrivergli di nuovo perché non gli avete detto tutto non sarà né facile né poco imbarazzante. Prima di inviare la mail, quindi, controllate che sia completa e molto chiara. Solo in questo modo (probabilmente!) riceverete una risposta soddisfacente al primo colpo!

Esempio di mail ad un professore: ecco cosa dovresti scrivere

Detto ciò ecco come dovrebbe apparire la nostra mail:
“ Gentile Professor XYZ,
sono Nome Cognome, uno studente del III anno della facoltà di x . Le scrivo per chiederle quando inizieranno le lezioni del suo corso di x , dal momento che non ho avuto modo di vedere gli orari pubblicati sul nostro sito di facoltà, che ora non ci sono più.
La ringrazio in anticipo e mi scuso per il disturbo.
Cordiali saluti,
Nome Cognome“
Semplice, veloce ed efficace. Ricordatevi che più cercherete un linguaggio forbito e prolisso, più annoierete il destinatario: vi state comunque rivolgendo ad un professore, non state chiedendo la mano di una donzella a un aristocratico di fine Ottocento!
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