Email professore universitario per l’esame: come scriverla e esempi

Accade spesso che gli studenti universitari, soprattutto i non frequentanti, abbiano necessità di comunicare con i professori per i più svariati motivi, soprattutto per richiedere informazioni che riguardano gli esami.

Comunicare attraverso posta elettronica può rivelarsi uno strumento molto utile, soprattutto se non è possibile recarsi direttamente al ricevimento settimanale. Frequentemente infatti gli studenti hanno necessità di chiedere chiarimenti e informazioni in merito alle modalità di esame soprattutto in prossimità della sessione.
Prima di scrivere il testo della mail vera e propria, è opportuno prestare attenzione ad alcuni accorgimenti formali importanti per dare un’impressione positiva al docente a cui ci si sta rivolgendo:

• Scegliere un indirizzo di posta elettronica privo di nickname o nomi bizzarri (ad esempio @lollo95, @princess98, @stellina93 ecc). L’indirizzo di posta elettronica ideale con cui interagire con i professori è quello formato semplicemente dal proprio nome e cognome, in modo da dare sin da subito un’impressione di serietà alla comunicazione;
• Oggetto: deve essere sempre specificato in forma chiara e sintetica, attraverso parole chiave. Deve essere quindi conciso ma efficace, ad esempio “Richiesta informazioni esame di…”;
• Utilizzare sempre il “lei”;
• “Preambolo”, ovvero come iniziare la mail. Ovviamente non ci si sta rivolgendo ad un familiare o ad un amico, quindi la formalità è essenziale in tutto il corpo del testo, a cominciare proprio dai saluti iniziali. Non è opportuno quindi rivolgersi al docente con formula tipo “Caro/issimo docente” ma allo stesso tempo sarebbe meglio evitare formule troppo solenni come "Egregio/a professore/essa". La soluzione migliore è quella di scegliere invece un linguaggio distaccato ma meno pomposo pur mantenendo sempre alto il livello di educazione: basta semplicemente dire “Buonasera/Buongiorno professore/essa…”, oppure “Gentile professore/essa” e presentarsi immediatamente dopo: “sono (nome e cognome), studente/essa frequentante/non frequentante il corso di (titolo del corso); le scrivo per chiederle informazioni riguardo a…”;
• Saluti finali: dopo aver espresso la richiesta, in ogni conclusione che si rispetti sono necessari i saluti che devono rispettare formule convenzionali e stereotipate: “Distinti saluti" o “Cordiali saluti”, in base al grado di 'confidenza' che si è instaurato con il docente.
• Firma: prima di concludere la mail, dopo i saluti, è necessario firmarsi scrivendo il proprio nome e cognome.

Esempio di email per prenotarsi per un esonero

Gentile professore/essa [Cognome], sono [Nome e Cognome], studente/essa frequentante/non frequentante il suo corso di [Nome completo del corso]. Le scrivo per prenotarmi all’esonero previsto in questo insegnamento che si terrà il giorno [specificare la data] alle ore [specificare l’ora] nell’aula [specificare l’aula].
La ringrazio,
Distinti saluti,
[Firma].

Esempio di email per chiedere chiarimenti riguardo alla materia

Gentile professore/essa [Cognome], sono [Nome e Cognome], studente/essa frequentante/non frequentante il suo corso di [Nome completo del corso]. Le scrivo per chiederle un chiarimento riguardo a [specificare nel dettaglio il concetto che non si è compreso]. Affrontando questo argomento sul manuale e sugli appunti ancora non riesco a comprenderne bene il senso. Potrebbe darmi qualche delucidazione in merito? Se ritiene difficile spiegarlo attraverso questo mezzo, il giorno [inserire la data] potrei venire direttamente al ricevimento. Rimango in attesa di una sua gentile risposta.
Distinti saluti,
[Firma].

Esempio di email per avvisare della propria assenza all’esame

Buongiorno professore/essa [Cognome], sono [Nome e Cognome], studente/essa frequentante/non frequentante il suo corso di [Nome completo del corso].
Le scrivo per informarla della mia assenza all'appello di esame fissato per il giorno il giorno [specificare data e ora] a causa di un urgente imprevisto di natura personale. Sarò comunque presente sicuramente ai prossimi appelli. La ringrazio se vorrà scusarmi.
Distinti saluti,
[Firma].

Esempio di email per chiedere il programma di esame per i non frequentanti

Buongiorno professore/essa [Cognome], sono [Nome e Cognome], studente/essa iscritta al corso di laurea in [Nome completo del corso di laurea]. A causa di problemi personali/motivi lavorativi, non posso frequentare assiduamente le lezioni. Per questo, vorrei sapere se nel programma dei non frequentanti è prevista l’integrazione di materiale aggiuntivo.
La ringrazio in anticipo.
Distinti saluti,
[Firma].