Come scrivere una email formale o informale perfetta

In questo appunto viene descritto come scrivere un'email. Le email al giorno d’oggi sono un mezzo molto diffuso per comunicare. Si utilizzano moltissimo in ambito lavorativo. Si pensi a quando un’azienda richiede una lettera di presentazione a chi si candida per una posizione lavorativa. Oppure alle comunicazioni interne di un ufficio. Potrebbe inoltre capitare di dover scrivere qualcosa di importante alla segreteria scolastica o universitaria, o di richiedere informazioni presso un ente istituzionale o un ufficio pubblico. Oppure, magari, si vuole scrivere a un amico lontano, un parente, un collega. Come ogni mezzo di comunicazione anche la email ha le sue regole strutturali, che variano a seconda se si tratti di una comunicazione formale o informale.

Scrivere una email formale: l’oggetto del messaggio

Ecco che anche per te è arrivato il momento di scrivere una email formale. Non esiste altro modo per comunicare, magari ad un professore o al datore di lavoro ciò che intendi dire, e tutto sommato, la email ti sembra anche il mezzo più adulto e serio tra quelli che conosci.
Ma un conto è sapere di doverlo fare, e rassegnarsi all’idea, un conto è farlo. Da dove iniziare? Quali formule bisogna usare? Quanto formali bisogna essere? Come si scrive davvero una email? Vediamo in seguito alcuni accorgimenti utili per imparare a scrivere email in modo adeguato e corretto.
Innanzi tutto, come prima cosa, bisogna prestare attenzione all’oggetto del messaggio. Ovvero la voce “Oggetto” che compare in alto nella tabella e di cui, purtroppo, quasi mai ci si accorge. In quella sezione della email infatti dovrete essere in grado di sintetizzare il motivo della vostra comunicazione e di attirare l’attenzione di chi riceve la mail. L’oggetto della email è infatti una delle prime cose che si notano quando se ne riceve una. È come il titolo di un libro, può incuriosire o meno e può spingere o meno a farsi aprire. Per scrivere un oggetto perfetto, basta seguire alcuni accorgimenti: essere espliciti, concisi e diretti. Se, ad esempio, voglio candidarmi per una posizione lavorativa e sto inviando una email di presentazione con le mie motivazioni, potrei scrivere come oggetto della mail: “Candidatura collaborazione Copywriting”. Se invece devo scrivere per ricevere delle informazioni da un ufficio pubblico, potrei scrivere: “Richiesta informazioni servizi”.

Per ulteriori approfondimenti sulla comunicazione vedi qui

Come iniziare una email formale e il corpo del testo.

Quando si scrive una email formale si è soliti iniziare con dei saluti introduttivi che utilizzano appellativi di circostanza. Occorre rivolgersi al destinatario della email con aggettivi come “Egregio, Spettabile, Gentile” e seguire con il titolo identificativo, per esteso o abbreviato, della persona a cui vogliamo inviare il messaggio: Sig.re/Sig.ra, Prof./Prof.ssa.
Se invece ci stiamo rivolgendo ad un ufficio e non conosciamo il nome o il titolo del destinatario potremmo iniziare con: “Alla cortese attenzione dell’ufficio…” . Dopo di che, poniamo una virgola e andiamo a capo, e iniziamo a scrivere il nostro messaggio. Esempi:

• Gentile Prof. Bellucci,
  Sono… e La contatto in merito alla sessione di luglio…


• Egregio Sig. Sindaco,
  Sono… e Le scrivo per informarla che in via…


• Alla cortese attenzione dell’ufficio scolastico dell’istituto Dante Alighieri,
  Sono… e vi scrivo per avere informazioni riguardo…

Come si vede dagli esempi, occorre organizzare il testo del proprio messaggio. Se il destinatario non ci conosce potrebbe essere necessario presentarsi brevemente, dopodiché introdurre il motivo della propria comunicazione, ricordandosi sempre di rivolgersi all’interlocutore in terza persona singolare/plurale. Il nostro messaggio dovrà essere chiaro, diretto, conciso e ordinato. Ben scritto (attenzione quindi agli errori di grammatica) e educato. Ed è bene ricordare di segnalare la presenza di documenti o file allegati qualora dovessero esserci.

Per ulteriori approfondimenti su come scrivere una email formale vedi qui

Cordiali saluti. Chiudere una email formale.

Una volta concluso il nostro messaggio, detto tutto ciò che volevamo comunicare e riletto accuratamente il testo, occorre congedarsi mantenendo la formalità e il tono seguito nel resto della email.
Alcune formule di saluto finale da poter utilizzare potrebbero essere: “Cordiali saluti”, “Distinti saluti” o “Cordialmente”. O se si ha bisogno di una risposta celere si potrebbe aggiungere prima la formula: “In attesa di una sua risposta, la saluto distintamente”, “In attesa di un suo gentile riscontro, la saluto cordialmente”.
Dopodiché, è bene, come in una qualsiasi lettera, porre la propria firma con nome e cognome e se necessario alcune informazioni di contatto (indirizzo, telefono, ufficio…)

Per ulteriori approfondimenti sul testo vedi qui

Esempio di email formale.

Poniamo ad esempio che io sia una studentessa universitaria che per motivi di salute non ha potuto frequentare alcune lezioni del primo semestre di Filosofia del linguaggio. Ciò di cui avrei bisogno è sapere se e dove sia possibile recuperare il materiale e se mi è possibile sostenere l’esame finale anche essendo ufficialmente una studentessa “non frequentante”.
Vediamo come scriverei:
Gentile Professor Bianchi,
Sono una studentessa del secondo anno di Filosofia e Le scrivo per avere delle informazioni riguardo il suo corso su Umberto Eco. Purtroppo per gravi motivi di salute mi sono trovata impossibilitata a frequentare metà delle lezioni del suo corso. Vorrei, a tal proposito, sapere se e come è possibile reperire il materiale aggiuntivo che Lei ha fornito durante le lezioni, e sapere se, è prevista o ammessa la partecipazione di studenti non frequentanti al suo prossimo appello.
In attesa di una sua risposta, La ringrazio dell’attenzione prestatami.
Cordialmente,
Francesca Rossi.

Per ulteriori approfondimenti su come scrivere una email in inglese vedi qui

Come iniziare una email informale e quale tono usare

Quando conosciamo abbastanza bene il destinatario della nostra email possiamo scrivere il nostro messaggio utilizzando dei toni meno formali. Tenendo sempre ben presente di riempire il campo dell’Oggetto della email, possiamo però stavolta utilizzare formule meno serie per iniziare il testo.



Ad esempio potremmo scrivere: “Buongiorno” o “Ciao” o “Cara Maria”. E continuare magari chiedendo, “come stai?”, “spero tu stia bene”. Nel corpo del testo continueremo in maniera chiara concisa e diretta, ma stavolta potremmo anche dare del “tu” al destinatario del messaggio e utilizzare modi di dire più colloquiali: “Ti invio in allegato la foto che mi hai chiesto”, oppure “Ti scrivo per comunicarti che…”. Stessa storia vale per la conclusione della nostra email. Possiamo tranquillamente salutare come faremmo con un amico: “Buona giornata, a presto!”, oppure “attendo una tua risposta, un saluto”. E anche qui, è buona educazione, chiudere il messaggio con la propria firma.

Per ulteriori approfondimenti su come scrivere un testo informale vedi qui