Tesi, Lean Production - tecniche di miglioramento Kaizen

(ACTION).

Se il problema non coinvolge lo standard, allora è sopravvenuto un fattore nuovo che ha

reso il sistema instabile. In tal caso bisogna individuare questa “perturbazione”,

circoscriverla e pianificare la sua eliminazione. Ciò è quello che viene fatto nella fase

ACTION di un ciclo PDCA a cui si dovrà ricorrere in tale evenienza.

Quindi mentre il ciclo di Deming provvede al miglioramento di un certo processo

(Improvement), il ciclo SDCA provvede al rispetto dello standard (Maintenence).

3.3.3 Standardizzazione

Uno standard rappresenta il modo migliore per fare un lavoro; standardizzare il posto di

lavoro significa tradurre le richieste tecnologiche specificate dagli ingegneri in norme

operative quotidiane.

Non sono necessarie tecniche complesse per innestare questo processo di traduzione, è

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necessario solo che il management prepari un programma chiaro in fasi logiche.

La parte difficile della standardizzazione è che le regole non sono intercambiabili. Quando

cambia l’ambiente, cambiano le regole. Ci si deve convincere che le norme sono lì per essere

modificate.

Una stabiliti e osservati gli standard, se si trova una deviazione si capisce che c’è un

problema. Allora si riguardano gli standard e si corregge la deviazione o cambiano gli

standard.

Per questo motivo si tracciano dei diagrammi che permettono una visione a volo sul sistema

totale di garanzia della qualità esistente all’interno dell’azienda. Quando sorge un problema

con un cliente, l’azienda usa tale diagramma per spiegare come lo risolverà.

Il cliente, in questo modo, capisce e apprezza gli sforzi dei dirigenti.

È fondamentale tener presente che:

 Dove non ci sono standard non ci può essere Kaizen;

 Una standardizzazione efficace nasce da una piena consapevolezza dei problemi e da una

loro abile analisi;

 Gli standard non possono durare per sempre;

 Non esistono standard perfetti. Le condizioni cambiano sempre e gli standard devono

adattarsi;

 I consumatori fissano gli standard di accettabilità dei prodotti e dei servizi, esprimendo la

loro opinione “a suon di dollari”;

 La standardizzazione deve essere ottimista: c’è sempre posto per il miglioramento e per

un futuro migliore;

 Per la metodologia Kaizen, gli standard esistono solo per essere rimpiazzati da standard

migliori; 69

 Se gli standard non possono essere seguiti, non ha senso averne;

 Se impostate i vostri standard ma non credete veramente di riuscire a rispettarli, vi

sabotate da soli;

 Senza uno standard non ci sono le basi logiche per prendere una decisione o per compiere

azioni;

 Solo seguendo gli standard ci si può aspettare di costruire velocemente prodotti buoni,

affidabili e poco costosi;

 Una volta stabiliti gli standard, tutti devono rispettarli. Se il management non riuscirà a

convincere le persone a rispettare le regole, niente di quello che farà sarà importante;

 Un’azienda che dichiara che non può standardizzare il proprio lavoro e che deve basarsi

sull’esperienza è un’organizzazione priva di tecnologia;

 Un mondo senza standard sarebbe destinato a sperimentare una brusca frenata. I trasporti

e il commercio andrebbero in tilt. Internet non funzionerebbe. Le centinaia di migliaia di

sistemi che dipendono da tecnologie che si basano sull’informazione e sulla

comunicazione vacillerebbero e si guasterebbero a partire dagli ambiti governativi fino ad

arrivare ai sistemi bancari, agli ospedali e al controllo del traffico aereo.

Lavorare sulla base di operazioni standardizzate è il prerequisito fondamentale per poter

attuare il miglioramento continuo. Per realizzare tale scopo, l’azienda deve gestire tutti i

giorni in modo adeguato parecchie risorse, quali manodopera, informazioni, macchinari e

materiali. Una gestione quotidiana efficace necessita degli standard.

Ogni volta che nascono problemi o irregolarità, il dirigente deve fare un’inchiesta per

identificare la causa principale e revisionare gli standard esistenti o crearne di nuovi per

prevenire la ripetizione del problema. 70

Conservare e migliorare gli standard

Quando le cose vanno male, quando si producono scarti o non si soddisfa la clientela, i

dirigenti devono cercare le cause di tutto ciò, prendere iniziative per porre rimedio alla

situazione e cambiare le procedure di lavoro per eliminare il problema. Devono, quindi,

eseguire il ciclo Sdca.

Con gli standard correnti e i dipendenti che li seguono senza fare errori, il processo resta sotto

controllo. Il passo successivo è portare gli standard ad un livello più alto. Questo lo si fa

attraverso il ciclo Pdca.

In entrambi i cicli, lo stadio finale è “agire”.

In questo modo la standardizzazione diventa parte inseparabile del lavoro quotidiano di

ciascuno con vantaggi per una migliore qualità e riduzione del costo di lavoro.

È importante stabilire delle priorità nel revisionare gli standard, basandosi su fattori quali

qualità, il costo, la consegna, la sicurezza, l’urgenza e la gravità delle conseguenze e

l’asprezza delle lamentele della clientela.

Nel lavoro quotidiano, detto mantenimento, i lavoratori o eseguono il loro lavoro nel modo

corretto, senza anomalie, oppure incontrano anomalie, il che deve comportare il riesame delle

regole esistenti ed eventualmente l’emissione di nuove norme. La prima esigenza dei dirigenti

rimane quella di conservare gli standard. La situazione è sotto controllo quando esistono

norme che sono seguite dai lavoratori senza che si verifichino anomalie. Una volta che il

sistema è sotto controllo, la sfida successiva è il perfezionamento degli standard.

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Una volta che l’attività di perfezionamento è iniziata, possono essere fissati nuovi standard o

aggiornati quelli esistenti, si possono fare degli sforzi per stabilizzare le nuove procedure

iniziando una nuova fase di gestione.

La fig. mostra come vengono registrati i miglioramenti in un’azienda, tra il ciclo Sdca e Pdca.

Figura 3.2 Miglioramenti nel tempo attraverso Sdca e Pdca

Il miglioramento implica un certo impegno, perché la tendenza naturale verso l’entropia porta

a lasciare le cose come stanno, o addirittura a peggiorarle. Un ambiente in disordine sarà

sempre più disordinato. Un ambiente pulito potrà essere sporcato, ma lo sporco si vedrà

subito. Migliorare significa mettere in moto un processo virtuoso che spinge passo passo

verso livelli superiori. Ma la strada è in salita e in ogni momento, se si allenta la presa, si può

rotolare verso il basso, tornare al punto di partenza, andare ancora più giù.

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Figura 3.3 Mantenere e migliorare

L’immagine rappresenta il percorso in salita, non troppo ripido, ma neanche troppo blando,

lungo il quale facciamo rotolare la sfera che simboleggia i nostri interventi migliorativi. Il

cuneo che viene messo sotto la sfera, man mano che essa viene spostata avanti, rappresenta lo

sforzo per puntellare e mantenere ciò che è stato migliorato, per non vanificare lo sforzo fatto

finora. La sfera senza cuneo può andare avanti, ma rischia sempre di tornare giù. Il cuneo

senza la sfera resta fermo e puntella l’esistente, magari radicando abitudini che prima o poi

diventeranno disfunzionali.

Cambiare e mantenere sono le due forze che realizzano il miglioramento continuo. Cambiare

senza mantenere può dare un po’ di soddisfazione momentanea, ma poi si ricade nella routine

e spesso nella frustrazione. Mantenere senza cambiare significa dormire sugli allori, che da un

momento all’altro si trasformeranno in rovi. Cambiare ciò che è stato mantenuto e mantenere

ciò che è stato cambiato significa ottenere un miglioramento continuo.

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Standard operativi

Esistono due tipi di standard:

 Lo standard manageriale, necessario per gestire il personale con scopi amministrativi e

che include le regole amministrative, le direttive per il personale, la descrizione dei

compiti, le regole per preparare i resoconti di spesa, ecc.;

 Lo standard operativo, riguarda il modo con cui il personale deve svolgere un lavoro Qcd

(Quality, Cost, Delivery)

Mentre il primo riguarda l’obiettivo interno di gestire il personale, il secondo si riferisce alla

domanda esterna di raggiungere il Qdc per soddisfare la clientela.

Tali standard mostrano che esiste una grande disparità tra il Giappone e le società occidentali.

Il Giappone ha abbracciato con entusiasmo l’idea di stabilire delle norme, mentre in

Occidente si guarda agli standard con maggiore diffidenza; in Occidente spesso la parola

standard è vista come un’imposizione di condizioni ingiuste ai lavoratori per esempio

l’introduzione di un sistema di paghe basato sul numero di pezzi fatti.

Seguire gli standard è come guidare un’auto: il guidatore deve seguire certe regole eppure ha

la libertà di andare dove vuole. Similmente, quando i lavoratori seguono uno standard e fanno

bene il lavoro, il cliente è soddisfatto del prodotto o del servizio; l’azienda prospera e i

lavoratori possono rivolgere la loro attenzione alla sicurezza sul lavoro.

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Caratteri principali degli standard

Gli standard hanno le seguenti caratteristiche principali:

 Rappresentano il modo migliore, più facile e più sicuro per fare un lavoro;

 Offrono la migliore opportunità per conservare conoscenze ed esperienze: se un

dipendente conosce il modo migliore per fare un lavoro, deve condividere con l’azienda

questa sua conoscenza. Solo standardizzando le conoscenze queste potranno rimanere in

azienda, indipendentemente che i singoli lavoratori vadano e vengano;

 Forniscono un modo per misurare il rendimento: stabilendo delle norme, i dirigenti

possono valutare il rendimento del lavoro; in mancanza di esse non c’è modo per farlo;

 Mostrano le correlazioni tra causa ed effetto: non avere norme o non seguirle

comporta inesorabilmente anomalie, variabilità e sprechi;

 Formano la base per il mantenimento e il miglioramento: per definizione, seguire gli

standard significa mantenere, mentre aggiornarli significa migliorare;

 Forniscono gli obiettivi e indicano i compiti: le norme possono essere viste come una

serie di segni visivi che mostrano come svolgere il lavoro; quindi devono essere

comunicate in modo semplice e comprensibile. Solitamente le norme sono presentate in

forma di documento scritto, ma talvolta anche disegni, schizzi e fotografie possono

aiutarne la comprensione;

 Forniscono una base per l’addestramento: introdotte le norme, il passo successivo è

addestrare gli operatori così da fargli svolgere il lavoro secondo quelle reg