Sistemi informativi

Informazioni e l'azienda

Il sistema informativo rappresenta un sottosistema in cui caratteri di base e la cui aria coincidono con quelli del sistema aziendale. Con l'espressione sistema informativo si può intendere:

• L'insieme delle informazioni predisposte per soddisfare le esigenze conoscitive interne ed esterne.
• Il complesso delle procedure per la realizzazione e trasmissione di tali flussi informativi.
• L'insieme dei mezzi tecnici e delle risorse umane alla base del processo.
• L'insieme dei dati raccolti, organizzati e strutturati nel database.

Essi acquistano un valore sul piano economico, cioè diventano informazione, solo se sono opportunamente organizzati ed effettivamente utilizzati nei processi decisionali e di controllo in relazione alla loro capacità segnaletica. Dal punto di vista fisico, la trasformazione dei dati grezzi in informazioni si svolge mediante:

• Risorse tecniche
• Risorse umane

Destinazione interna ed esterna delle informazioni

Le informazioni che si ottengono mediante l'insieme dei procedimenti di trattamento e comunicazione dei dati possono servire a soddisfare esigenze conoscitive interne ed esterne all'azienda. All'interno, il sistema informativo deve fornire le informazioni che servono per prendere le decisioni amministrative, di operare o non operare, di operare secondo certi piani oppure in un altro modo, secondo differenti piani. Verso l'esterno dell'azienda, invece, il sistema informativo serve a soddisfare le richieste conoscitive di quanti abbiano interessi collegati alle posizioni e agli andamenti della Vienna: clienti, fornitori, banche, dipendenti, amministrazione finanziaria dello Stato.

Nei confronti di questi soggetti, l'azienda attua specifiche attività informative basate su disposizioni legislative e su rapporti di natura contrattuale. Tra le attività informative del primo tipo rientrano la pubblicazione del bilancio di esercizio e la tenuta di particolari scritture richieste dalle leggi civilistiche e fiscali. Le attività informative collegate a rapporti di natura contrattuale riguardano la predisposizione di documenti di vario genere collegati agli scambi, ai rapporti di debito e di credito e alle altre relazioni con l'ambiente.

Il sistema informativo deve far fronte a richieste informative interne ed esterne, queste determinano due classi fondamentali di un'informazione:

• Informazioni strutturate per il sistema delle decisioni e dei controlli interni
• Informazioni orientate per la comunicazione con l'esterno.

Selettività del sistema e rilevanza dei dati per i centri decisionali e operativi

Un sistema informativo deve essere selettivo, cioè fornire non masse enormi di dati concretamente inutilizzabili, ma dati selezionati e realmente utili, cioè rilevanti, per i vari centri decisionali e operativi. Un sistema è tanto più selettivo quanto più i dati sono significativi, si adattano all'utente e sono da lui effettivamente utilizzabili ed utilizzati. Il massimo valore del sistema si ha quando sono presenti tutti i dati rilevanti e soltanto quelli.

Esiste infatti anche all'interno di informazioni realmente pertinenti e utili, un grado massimo di dettaglio oltre il quale l'informazione risulta sovrabbondante rispetto alle necessità o alle capacità di utilizzazione. Per ottenere il massimo valore dal sistema è necessario utilizzare maggiori risorse per la selezione:

• Presentazione dei dati ai più appropriati livelli di sintesi-analisi
• Uso del principio di eccezione, che consiste nel segnalare solo i dati eccedenti determinati valori prefissati
• Uso di rapporti informativi su richiesta
• Uso di adeguate tecniche per indirizzare l'attenzione sulle variabili più importanti

Tempestività di trattamento e comunicazione dell'informazione

Il problema della tempestività è legato ai limiti di tempo entro i quali le informazioni devono essere fornite al fine di permettere una efficace pianificazione, organizzazione e controllo dei fenomeni aziendali. La tempestività ha tre componenti:

• La periodicità, cioè il periodo di tempo che intercorre tra due informazioni successive dello stesso tipo.
• L'intervallo temporale coperto dall'informazione.
• Il tempo di elaborazione del sistema, cioè l'intervallo di tempo necessario per eseguire le operazioni di acquisizione, trattamento e comunicazione dei dati.

Particolarmente importante è il problema del tempo di elaborazione o ritardo del sistema, il quale ha due componenti:

• Il tempo di aggiornamento e gli archivi, cioè il tempo che intercorre tra il verificarsi di un evento e la memorizzazione da parte del sistema delle relative informazioni.
• Il tempo di accesso, cioè l'intervallo temporale tra il momento in cui viene fatta la richiesta delle informazioni ed il momento in cui le informazioni richieste vengono acquisite dall'utente-decisore.

Flessibilità del sistema rispetto ai componenti

Il sistema informativo deve avere la massima flessibilità, al fine di adattarsi rapidamente al mutare delle esigenze informative e delle tecniche di produzione e distribuzione delle informazioni. La flessibilità del sistema informativo dipende dal peso delle parti informali, rispetto a quelle formali, dai vincoli di struttura organizzativa per la parte formalizzata, dalle caratteristiche di adattabilità delle procedure di raccolta, trattamento e comunicazione dei dati, dalla qualità del software che svolge automaticamente tali funzioni, dalla configurazione e modularità dei sistemi hardware. A fine di realizzare un sistema più flessibile potrebbero essere predisposti diversi piani: uno per la classificazione contabile di base, altri per le classificazioni integrative.

Affidabilità del sistema informativo e accuratezza dei dati forniti

Un'altra caratteristica estremamente importante di un sistema informativo è la sua affidabilità, cioè la corrispondenza tra le informazioni sui fenomeni e dei fenomeni reali, dunque l'accuratezza dei dati forniti. Se le informazioni sono rappresentate da quantità soggettive, cioè sono basate su stime, astrazioni e congetture di vario genere, la corrispondenza con la realtà è solo ipotetica, pertanto, l'accuratezza dei dati così prodotti è legata alla loro correttezza o meglio alla corretta definizione delle ipotesi di astrazione dalla realtà e di approssimazione al vero. La massima accuratezza è generalmente richiesta per i controlli operativi e nei rapporti finanziari con l'esterno: fatture, fogli paga, e così via. Qualsiasi incremento di affidabilità, infatti, deve persistere nel tempo per determinare effettivamente delle reazioni positive da parte degli utenti. Inversamente, riduzioni di affidabilità del sistema determinano normalmente diminuzioni di valore più che proporzionali.

Verificabilità del sistema

L'aspetto della verificabilità del sistema è strettamente legato a quello dell'accuratezza. Il sistema deve essere verificabile, cioè, proprio in rapporto all'accuratezza dei dati ed all'affidabilità delle procedure informative e del software di trattamento dei dati. L'affidabilità deve essere percepita e vivificata direttamente dagli utenti del sistema informativo. Questi devono essere in grado di controllare continuamente come i dati sono manipolati dal momento della raccolta in poi. La verificabilità del sistema dipende essenzialmente dalla traccia previsionale rappresentata dalla documentazione che accompagna le operazioni aziendali e dall'esistenza di procedure scritte, comunicate ed osservate nella compilazione dei documenti e nello svolgimento delle rilevazioni, quali ad esempio: moduli numerati, firme di autorizzazione e di supervisione.

Accettabilità del sistema

Deve essere garantita l'accettabilità del sistema, nelle sue procedure e nei suoi flussi informativi, da parte di chi li utilizza e di tutte le altre persone coinvolte nel trattamento e nella comunicazione dei dati. È necessario cioè prevedere tutte le possibili reazioni, rimuovere gli ostruzionismi ed i meccanismi di resistenza passiva. Si tratta di mettere in relazione la struttura privata del sistema informativo con quella ufficiale, la parte informale con quella formalizzata.

Il modello del sistema di controllo - Forrester

Un primo significativo tentativo, volto a identificare il sistema informativo come una entità caratterizzata da un proprio ruolo specifico, è stato compiuto da Forrester. Questo autore ha osservato che tutti i sistemi sociali, e quindi anche le aziende, hanno abitualmente al loro interno attività che richiedono un elevato livello di attenzione da parte di organi di controllo, se si desidera che tali attività siano efficacemente indirizzate al conseguimento degli obiettivi dell'impresa. Tali attività sono abitualmente raggruppate secondo un disegno gerarchico con diversi livelli di aggregazione: vi sono cioè attività elementari, quindi insieme di attività elementari, formati secondo criteri di omogeneità o di complementarità delle attività stesse, e così via fino al raggruppamento di attività per grandi aree di riferimento.

Sia una attività elementare o un insieme di attività, è considerato critico, si stabilisce normalmente che vi sia un organo o un centro di controllo incaricato di seguire e controllare tale attività e si dispone che esso intervenga per regolare l'attività medesima qualora quest'ultima si discosti troppo dai valori auspicati. Il centro di controllo è un punto di decisione che interviene quando le informazioni che riceve sull'andamento dell'attività suggeriscono azioni correttive. Le imprese si identificano molteplici circuiti di controllo che sono strettamente correlati tra loro. È possibile quindi identificare in ogni azienda una serie di strutture di regolazione che prese nell'ora insieme rappresentano il sistema di controllo dell'azienda. Questo processo di schematizzazione dei sistemi sociali porta alla identificazione del sistema informativo come quella rete informativa intesa al supporto di tutti i centri di controllo e di decisione. In un sistema aziendale piuttosto complesso anche il numero di centri di controllo tende a crescere e di conseguenza cresce la necessità di disporre di supporti informativi. Questi centri di controllo devono essere informati tramite un flusso informativo che trae origine dal medesimo fenomeno. Se vi fossero due diversi flussi informativi paralleli, uno predisposto per un centro di controllo e uno per un altro, vi sarebbero forti probabilità di avere informazioni discrepanti a partire dal medesimo fenomeno. In conclusione, la riflessione iniziata da Forrester porta quindi a considerare il sistema informativo come un sottosistema di un più vasto sistema rappresentativo del sistema di controllo aziendale, in tale veste il sistema informativo è chiamato a svolgere un ruolo di standardizzazione nella rilevazione e misurazione dei fenomeni aziendali che interessano più centri di controllo.

Il modello di scomposizione in relazione alle attività supportate

Anthony ha analizzato le attività che hanno luogo in un'impresa e ha proposto un modello di rappresentazione delle attività aziendali divenuto in seguito molto noto. Secondo tale schema in un'impresa si possono distinguere tre grandi fasce di attività: quelle di tipo strategico, tipo tattico e di tipo operativo. Le prime sono con rito dell'alta direzione e sono costituite soprattutto dalla pianificazione strategica che è il processo di decisione sugli obiettivi di medio-lungo termine, sui loro cambiamenti, sulle risorse da acquisire e usare per il loro raggiungimento, e sulle politiche da seguire nell'impresa di tali risorse.

Le attività di tipo tattico sono invece collegate più strettamente con l'amministrazione corrente dell'azienda e sono costituite dai processi mediante i quali i dirigenti si assicurano che le risorse disponibili vengano usate efficacemente ed efficientemente per il raggiungimento degli obiettivi dell'impresa. Tra queste attività rientrano: la formulazione dei budget, il controllo di gestione, le decisioni sui progetti in corso. Queste attività devono tenere conto delle scelte strategiche operate a livello di pianificazione e quindi si devono inserire nel contesto delle politiche e degli obiettivi fissati in precedenza.

Per quanto riguarda l'ultima fascia possiamo dire che si tratta abitualmente dell'esecuzione di tutti quei compiti che permettono lo svolgimento delle attività caratteristiche derivanti dalle finalità specifiche dell'impresa. Rientrano in questo ambito: l'acquisizione degli ordini dai clienti, la spedizione e la fatturazione della merce, l'esecuzione dei programmi di produzione, la gestione dei magazzini e così via. Le differenze che sussistono tra le varie classi di attività che si svolgono nelle aziende hanno una immediata ripercussione sui supporti informativi richiesti. Ogni attività infatti genera le proprie esigenze informative e queste condizionano il supporto informativo che le deve soddisfare. Le diverse classi di attività aziendali richiedono supporti informativi con caratteristiche molto diverse. Coerentemente con questo modo di vedere si può ritenere che il sistema informativo in un'azienda non si debba considerare soltanto come un elemento del sistema di controllo dell'azienda stessa, ma invece sia costituito anche dall'insieme dei supporti di tipo informativo che sono rivolti alle attività di pianificazione, di programmazione e di tipo esecutivo presenti nell'azienda. Questo modo di vedere le cose rappresenta un ampliamento del punto di vista proposto dalla teoria dei controlli.

Modello delle decisioni programmate e non programmate - Simon

Il modello di Anthony appare sostanzialmente in linea con quanto osservato da Simon. Anche questo autore distingue tre livelli di attività in un'impresa: alla base della struttura aziendale si ritrova un livello di attività costituito dai processi fisici di tipo produttivo e distributivo che interessano le risorse aziendali, quindi si riscontra un livello costituito dal sistema dei processi decisionali programmati per la gestione delle attività sottostanti e infine al vertice dell'impresa si rinviene un sistema di processi decisori non programmati rivolti alla riprogettazione e modifica dei processi operativi.

La differenza di concezione tra la visione di Simon e quella di Anthony è però significativa: mentre quest'ultimo correla le differenze tra le attività da svolgere con il livello gerarchico a cui si collocano le persone nella struttura aziendale, Simon lega le diversità alla programmabilità o meno delle decisioni e delle attività da svolgere. Ne consegue che secondo Simon le linee di demarcazione tra le diverse categorie di attività non corrono orizzontalmente nella struttura aziendale bensì obliquamente. La differenziazione nelle esigenze informative non dipende quindi dal livello delle attività, ma dalla programmabilità o meno dei compiti da svolgere. Evidentemente una persona di livello operativo avrà da svolgere compiti di tipo prevalentemente ripetitivo e pertanto del tutto strutturati: al contrario chi occupa posizioni direttive dovrà svolgere compiti prevalentemente destrutturati.