Riassunto sistemi di qualità + domande

La procedura di approvvigionamento

Il processo di approvvigionamento delle materie prime rappresenta per l'azienda un'attività molto importante, perché la qualità delle materie prime influenza direttamente la qualità del prodotto finito. Per eseguire un buon approvvigionamento bisogna:

• Specificare i requisiti delle materie prime: vuol dire possedere sulle materie prime, che specificano le caratteristiche dei prodotti (materiali e servizi). Le aziende hanno dei capitolati che contengono tutte le schede tecniche delle materie prime. Le schede tecniche sono formate da un asse comprendente tutti i valori tecnologici, che riguardano la sicurezza (come aflatossine), l'igiene (filth test, muffe), prestazioni qualitative, e sull'altro asse sono riportati: i valori standard, le tolleranze e il metodo di analisi. Questo risulta il miglior metodo di classificazione, ma alcune aziende sempre stipulano un capitolato con il

fornitore più generale schede più generali, e quindi che rispettano la normativa ma non forniscono informazioni dettagliate. Il fornitore si impegna a: - Rispettare le vigenti leggi generali e specifiche dell’alimento considerato (processo, prodotto, etichettatura); per gli alimenti per i quali la legge non fissa specifici limiti microbiologici si intende che devono risultare assenti i microrganismi patogeni; - Mantenersi aggiornato alle normative; - Consegnare un prodotto con vita commerciale residua (si intende il tempo fra data di consegna e scadenza/termine minimi di conservazione) pari ad almeno l’80% della sua vita commerciale; - Consegnare imballi e bancali di prodotto contrassegnato dalla medesima vita commerciale residua; - Rispettare i capitolati produttivi eventualmente concordati e comunicare in anticipo l’eventuale difficoltà a consegnare merce; - Avvisare in caso di modifiche che sembrano pregiudicare il non rispetto del capitolato; - Verificare

le materie prime: se il fornitore usa schede dettagliate si verifica se il fornitore ha fornito materie prime conformi alle specifiche, mentre se si usano schede generiche, la verifica non è così semplice, perché il prodotto è meno standardizzato (costa meno). In questo caso ci si affida unicamente alle certificazioni di qualità del fornitore. In genere, schede specifiche sono usate per prodotti critici, mentre per gli altri si preferiscono usare schede tecniche generali. Per garantire le specifiche bisogna effettuare azioni di monitoraggio dei parametri che vengono controllati, unitamente a verifiche periodiche, oppure effettuare verifiche in continuo, che sono molto costose. Un check è un'azione associata ad uno specifico lotto di produzione.

Per ogni fornitura il personale addetto al ricevimento verifica:

• La corrispondenza delle merci con l'ordine;
• L'integrità degli imballaggi;
• La corretta etichettatura;

Temperatura di trasporto, pH, CBT, igiene del mezzo.

Specificare i requisiti dei fornitori: anche i fornitori devono rispettare dei requisiti e vengono scelti attraverso la qualificazione o omologazione dei fornitori. Si effettua, in pratica, un questionario, che dovrebbe essere fatto tramite un'intervista (è, cioè, uno strumento di verifica di II parte, ma in alcuni casi viene semplicemente inviato e analizzato già compilato).

Con il questionario si cerca di capire (è un esempio di questionario comune) se il fornitore seleziona i propri fornitori con dei criteri (es. hanno la certificazione ISO:900? Biologica?), se fa dei controlli su di essi e sulla materia prima all'ingresso, la frequenza di controlli effettuati e il piano di controllo che usa, se ha una documentazione sui controlli (se sì, si visionano almeno 2 documenti e si controlla la data e i capitolati d'acquisto, che dovrebbero essere specifici e completi). In particolare, il

Il questionario è così composto:

• Parte generale:
  • Parte anagrafica;
  • Possesso di certificazione del sistema di qualità (copia del certificato, nominativo responsabile);
• Parte tecnica:
  • Selezione dei fornitori: criteri di selezione, certificazioni, controlli effettuati, criterio di addestramento personale addetto ai controlli, esiti dei controlli sono visionabili?
  • Controllo della materia prima in ingresso: frequenza, rispetto del piano di controllo (analisi, determinazioni, valutazioni);
  • Controlli effettuati durante la produzione: sono visionabili? Come viene addestrato il personale? Il manuale di autocontrollo è rispettato? Allegare il manuale;
  • Controlli effettuati sul prodotto finito: analisi, determinazioni, valutazioni, frequenza, come viene addestrato il personale.
• Selezionare, valutare e rivalutare i fornitori: i fornitori risultati idonei potrebbero essere inseriti in un elenco di fornitori qualificati;
• Validare la procedura di

approvvigionamento: si confrontano con modelli statistici le materie prime fornite dai fornitori (es. grasso nel burro e rapporto qualità-prezzo), in modo da valutare se si sono selezionati bene i fornitori;

Mantenere la documentazione delle attività sopra indicate.

[Domande d’esame: -In preparazione della visita ispettiva di un auditor di 3° parte relativa alla procedura di approvvigionamento, quali documenti vanno predisposti? Capitolati d’acquisto, questionario dei fornitori, elenco dei fornitori, il piano di controllo delle materie prime, dati di monitoraggio (validazione fornitori, moduli di arrivo), modulo gestione non conformità, il piano di campionamento delle materie prime, i report analitici, lo storico delle analisi, le validazioni, indagine sui dati storici (in caso di fornitori abituali). -Descrivere la procedura di approvvigionamento → riassumere bene].

GESTIONE DEL PRODOTTO NON CONFORME: La gestione delle non conformità comprende

3 fasi:

1. La persona che identifica la non conformità apre la procedura compilando un'apposita scheda e formulando una richiesta di intervento per il trattamento correttivo e/o preventivo necessario e lo comunica al responsabile;
2. Si esegue e si registra il trattamento correttivo e/o preventivo;
3. Si verifica che il trattamento eseguito abbia eliminato gli effetti e le cause della non conformità.

Tutta la documentazione di queste 3 fasi viene archiviata;

L'organizzazione deve assicurare la tenuta sotto controllo dei prodotti, semilavorati o materie prime non conformi per evitare la loro involontaria utilizzazione o consegna. A questo scopo il prodotto viene isolato e identificato e in base al tipo di non conformità rilevata possono essere intraprese le seguenti azioni correttive:

1. Rilavorazione: non è sempre possibile e per i prodotti alimentari è in genere sconsigliato, perché si abbasserebbe quasi sempre un peggioramento della qualità.

In ogni caso, si dovrebbero stabilire criteri per il successivo controllo;

1. Accettazione a seguito di deroga: se le non conformità non sono gravi, può essere rilasciata un'apposita deroga motivata da parte di un responsabile autorizzato, che acconsente all'uso della materia prima o alla consegna del prodotto non conforme;
2. Declassamento: variazione della classe di un prodotto, semilavorato o materia prima per renderla conforme a requisiti da quelli inizialmente specificati;
3. Scarto o rifiuto: se il prodotto, semilavorato o materia prima non possono essere usati o rilasciati in alcun modo, vengono scartati.

Se per esempio una farina è troppo umida cosa si fa? Si comunica al fornitore il problema e eventualmente si può mischiare la farina più umida con una con un SS maggiore, ma bisogna in ogni caso considerare che c'è il rischio della presenza di micotossine. In questi casi può quindi essere prevista una.verificaOsservazione:la documentazione delle non conformità e di quello che è stato fatto per eliminare effetti (trattamento correttivo) e cause (trattamento preventivo) è forse la parte più significativa di un sistema di gestione per la qualità. Il valore di un sistema di controllo, infatti, si misura dalla sua capacità di individuare gli errori e di correggerli. Bisogna considerare che criteri di accettazione troppo ampi non genererebbero non conformità e l'azienda non riuscirebbe a migliorare, allo stesso tempo, criteri di accettazione così restrittivi da generare frequenti non conformità renderebbero il sistema di controllo ingestibile. La scelta dei criteri di accettazione e il loro progressivo adeguamento alla capacità operative del sistema rappresenta una grande abilità di coloro che dirigono sistemi di controllo. LA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITÀ La documentazione di un sistema di gestione della qualità è un elemento fondamentale per garantire l'efficacia e l'efficienza del sistema stesso. Essa comprende tutti i documenti, le procedure e le istruzioni necessarie per definire, implementare e mantenere il sistema di gestione della qualità. La documentazione del sistema di gestione della qualità può essere suddivisa in tre categorie principali: 1. Documentazione generale: comprende la politica della qualità, gli obiettivi della qualità, la struttura organizzativa dell'azienda e le responsabilità dei vari ruoli all'interno del sistema di gestione della qualità. 2. Documentazione specifica: comprende le procedure operative, le istruzioni di lavoro, i moduli e i registri necessari per eseguire le attività specifiche del sistema di gestione della qualità. 3. Documentazione di supporto: comprende i manuali di formazione, i manuali di manutenzione, i manuali di calibrazione e tutti gli altri documenti necessari per supportare l'implementazione e il mantenimento del sistema di gestione della qualità. La documentazione del sistema di gestione della qualità deve essere redatta in modo chiaro, completo e facilmente accessibile a tutti i membri dell'organizzazione. Inoltre, essa deve essere periodicamente revisionata e aggiornata per garantire la conformità alle norme e agli standard di riferimento. In conclusione, la documentazione del sistema di gestione della qualità svolge un ruolo fondamentale nel garantire la conformità alle norme e agli standard di riferimento, nonché nel migliorare continuamente le prestazioni dell'organizzazione.

Il sistema di gestione per la qualità è fatta essenzialmente da due tipi di documenti:

1. Documenti prescrittivi; essi spiegano quali sono gli obiettivi da raggiungere e quali procedure devono essere seguite per raggiungerli (cosa e come fare).
2. Registrazioni delle attività svolte; in esse troviamo la documentazione delle attività svolte, dei parametri misurati, dei risultati raggiunti, delle difficoltà incontrate, delle decisioni prese per superarle.

La documentazione del sistema di gestione per la qualità è realizzata secondo una precisa gerarchia, rappresentata dalla figura 9.1.

La documentazione riguarda tutti i processi del sistema qualità, e ciascuno di essi ripropone la stessa struttura gerarchica, come è illustrato dallo schema della figura 9.2, che richiama i processi individuati dalla norma UNI EN ISO 9001:2000. In sostanza ciascun processo implica un riferimento nel manuale della qualità e implica in genere.

Il manuale della qualità è il documento di primo livello del sistema. Fornisce un quadro d'insieme di come è costituita e come opera l'azienda:

• Descrive come l'organizzazione aziendale, il campo di applicazione del sistema di gestione, le specifiche relative a prodotti, processi, condizioni ambientali, le eventuali esclusioni rispetto alle prescrizioni della norma UNI9001:2000
• Individua i riferimenti normativi cogenti e volontari
• Descrive la politica per la qualità
• Definisce le attività, le verifiche, i ruoli e le responsabilità
• Contiene inoltre i richiami ai documenti di livello inferiore (procedure, istruzioni, moduli di registrazione, allegati)

"Una procedura è un documento che precisa condizioni, talvolta delle istruzioni, sempre, un sistema di registrazione dei dati. La rappresentazione con una piramide indica che fra questi documenti c'è una gerarchia precisa."

modalità e responsabi