Riassunti Organizzazione Aziendale

Cap. 1

RAZIONALITÀ LIMITATA E STRUTTURAZIONE DEL COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO

Si ritiene in genere che per assumere decisioni e per mettere in atto comportamenti, <<RAZIONALI>> gli esseri umani cercano di acquisire quante più informazioni possono in modo da costruirsi un quadro chiaro delle alternative.

Gli studi si sono concentrati sulle modalità con cui gli individui (singolarmente o collettivamente) governano le attività di gestione del flusso informativo:

• ATTIVITÀ DI RACCOLTA DI INPUT
• ATTIVITÀ DI ELABORAZIONE DI TALI INPUT
• TRASMISSIONE E COMUNICAZIONE DI OUTPUT

Una riflessione importante si riferisce però ai limiti biologici e fisici che condizionano la capacità delle persone:

• TEMPI E CAPACITÀ DI ATTENZIONE LIMITATI
• CAPACITÀ DI MEMORIA CONTENUTA
• LIMITATE CAPACITÀ DI COMPRENSIONE
• PRESENZA DI FORTI PROBLEMI DI COMUNICAZIONE

Proprio per questi condizionamenti e limiti informativi, HERBERT SIMON ha definito LIMITATA la razionalità che le persone seguono quando prendono decisioni e mettono in atto comportamenti.

Negli studi di organizzazione quando le persone affrontano e risolvono problemi, non sono guidate da una razionalità ottimizzante, volta cioè ad individuare ed applicare una soluzione ottima.

In sostanza, secondo Simon la razionalità delle persone è de-limitata, nel senso che il modo in cui si decide di mettere in atto un comportamento è vincolato, costretto, indirizzato da alcuni limiti che si articolano su tre livelli:

1. LIVELLO INFORMATIVO: la disponibilità di informazioni e la loro comprensione influenzano le azioni e i comportamenti degli individui.
2. LIVELLO INCONSCIO: ciascuna persona non può non essere condizionata dalla propria personalità, dalle proprie emozioni, desideri, paure ecc.
3. LIVELLO SOCIALE: i comportamenti sono spesso determinati da esigenze di status symbol, appartenenza ad un gruppo, valori propri e della società in cui si è nati, credenze e pregiudizi.

Ogni comportamento appare quindi il risultato di un compromesso, dato che l’alternativa selezionata non è necessariamente quella ottimale.

Vale a dire che, non avendo la garanzia di aver trovato le soluzioni migliori in assoluto, gli individui accetteranno soluzioni ritenute soddisfacenti rispetto alle aspettative di partenza.

3) ESPLORAZIONE l'utilizzatore approfondisce la sua comprensione dell'argomento anche se aumentano i dubbi e la confusione.

4) FORMULAZIONE rappresenta il momento centrale del processo di ricerca. Si definisce la prospettiva da seguire e le modalità di articolazione del proprio lavoro.

5) RACCOLTA si acquisiscono tutte quelle informazioni molto particolari pertinenti con le proprie idee e utili a sostenere il punto di vista prescelto.

6) PRESENTAZIONE si completa la ricerca e si risolve il problema, con una sensazione di sollievo e soddisfazione se la ricerca ha condotto a validi risultati, o, in caso contrario, di disappunto.

Gli individui costretti ad agire con una razionalità limitata, adottano numerose semplificazioni per affrontare i problemi. Le semplificazioni a cui ricorrono più frequentemente sono:

• SCOMPOSIZIONE si divide un problema complesso in tanti sottoproblemi più semplici da affrontare uno per volta.
• ELABORAZIONE dopo aver analizzato il problema, si seleziona solo una delle tante prospettive che si potrebbero adottare.
• EURISMI regole mentali e comportamentali apprese dalla propria esperienza o acquisite mediante il contatto con gli altri che evitano di affrontare una quantità troppo elevata di informazioni. Gli eurismi si distinguono in:
• Eurismi di rappresentazione si stima la probabilità che un evento si verifichi o che una persona si comporti in un certo modo: si utilizzano dunque stereotipi, o si generalizzano alcune informazioni limitate.

• SELEZIONE, in questa fase, i dati emersi dall'azione di enactment sono selezionati in funzione della loro coerenza con gli obiettivi e gli interessi di un attore organizzativo e, coloro che ne influenzano le decisioni ed il comportamento.

• MEMORIZZAZIONE, infine si ordinano le informazioni e le esperienze effettuate attivando i processi di knowing e si definiscono le conoscenze di base in cui si costruiranno le successive fasi di rappresentazione del contesto e che influenzeranno i futuri processi di sense making.

Weick identifica due tipologie di processi:

1. PROCESSI DI SENSE MAKING FONDATI SULE CONVINZIONI Tali processi si basano su:
   • CONFRONTO, quando le interpretazioni degli attori organizzativi non sono fra di loro coerenti; si attivano dei meccanismi con i quali gli attori sviluppano, presentano, paragonano e valutano le diverse posizioni e prospettive.
   • ASPETTATIVE, se invece, i significati elaborati dal processo di enactment sono coerenti fra di loro e con i frames preesistenti, tanto da indirizzare la selezione delle informazioni chiave e la scelta delle possibili interpretazioni. In molti casi, addirittura, le aspettative condizionano talmente il processo di sense making che si sviluppano profezie, altrimenti dette aspettative auto-verificantes.

• Procedure di pianificazione e programmazione, utilizzate per gestire e distribuire le risorse a disposizione.
• NORME E REGOLE SOCIALI: sono forme di standardizzazione non codificate (generalmente non scritte) che consentono agli attori organizzativi di identificare con precisione i comportamenti considerati legittimi e appropriati in quella specifica situazione. La presenza di regole non influenza solo sugli individui. Infatti, i gruppi, le aziende e i network sono immersi in insiemi di regole di principi deontologici che ne definiscono le modalità di funzionamento e i criteri di successo. Il processo attraverso cui le relazioni sociali e modelli di comportamento si trasformano in regole e norme viene definito istituzionalizzazione.

L’adozione e la diffusione di procedure standard produce un particolare fenomeno denominato TRAPPOLA DELLA COMPETENZA o di «LOCK-IN». Quanto più una regola o una procedura viene utilizzata, tanto più l’attore organizzativo sarà restio ad abbandonarlo e sostituirlo con una nuova.

Le modalità tramite cui si manifesta tale conoscenza tacita possono essere distinte in:

• Vocabolari, comprendono tutte le espressioni tipiche che si formano, ad esempio, in un gruppo di persone che si conoscono da tempo. Il cui pieno significato può essere compreso solo da loro.
• Aned, sono insiemi di comportamenti e sequenze di azioni condivise (practice) che mostrano come risolvere i problemi.
• Ricette, prescrizioni informali su come si devono affrontare i problemi e raccomandazioni sui comportamenti da adottare.
• Assioni, forniscono le spiegazioni del perché si sono manifestati certi problemi e del perché alcuni comportamenti hanno avuto successo e altri no.

La presenza di un sistema di conoscenze tacite, espresse mediante comportamenti condivisi, definisce le cosiddette comunità di pratica, gruppi che si formano spontaneamente in quanto le persone accettano di farne parte perché ritengono di poter apprendere qualcosa. La comunità di pratica si differenzia dai TEAM, in quanto questi ultimi sono gruppi che hanno un obiettivo comune e i cui membri sono stati selezionati sulla base delle loro competenze e conoscenze.

La conoscenza dei singoli e la capacità di affrontare i problemi per loro nuovi derivano anche da una base di conoscenza tacita dell'organizzazione in cui lavorano, e dei processi dalle ROUTINE, che a differenza delle SOP, mantengono una dimensione tacita in quanto la conoscenza che racchiudono non può essere codificata.