Ragioneria generale e applicata I

Ragioneria generale e applicata

La rilevazione

La rilevazione è una delle tre fasi in cui si divide la vita aziendale, e sono:

• Organizzazione: operazioni necessarie per iniziare l’attività e raggiungere i propri obiettivi;
• Gestione: il complesso delle operazioni svolte dall’azienda;
• Rilevazione: fase tipica e fondamentale di rappresentazione dei dati che emergono dalle operazioni aziendali.

Quest’ultima riguarda un’esposizione sintetica su tutto ciò che compie l’azienda e alla sua base c'è il Sistema Informativo Aziendale, cioè l'insieme di mezzi, procedure, strumenti e risorse umane che consentono la raccolta dei dati, la trasformazione, l'elaborazione e la gestione in informazioni, costituendo sia dati interni che esterni.

Questo sistema è una fabbrica di informazioni, e i suoi scopi sono: fornire informazioni, conservare la memoria delle operazioni effettuate e controllo interno dei risultati raggiunti. Per essere efficace deve fornire le informazioni richieste, garantire la loro disponibilità e fare sì che le informazioni arrivino secondo il principio della tempestività.

Con lo sviluppo dell'informatica il sistema informativo (sistema elettronico di elaborazione e movimentazione delle informazioni) ottiene molti vantaggi tra cui la possibilità di produrre e gestire più quantità di dati e informazioni, eliminare gli errori umani attraverso l'integrazione del trattamento automatizzato dei dati, elaborare e smistare le informazioni in tempo reale e la raccolta di più dati e più informazioni; ciò quindi permette di ottimizzare la gestione di tali informazioni, ma qualunque sistema informativo ha bisogno dell'uomo, in quanto le risorse umane costituiscono un ruolo di centralità.

All'interno del sistema informativo si creano più sottosistemi, come per esempio quello dei debiti (cioè rapporto con i fornitori), dei clienti (cioè rapporto con i clienti), cespiti, immobilizzazioni materiali e immateriali, personale, magazzino, finanziario e altri sottosistemi produttivi, di ricerche sviluppo e marketing. Il tutto è collegato tra loro in modo tale da fornire e ricevere tutte le informazioni possibili grazie all'utilizzo del Sistema Informatico Integrato, il quale viene progettato in base alle decisioni da prendere e deve garantire che tali informazioni siano disponibili e tempestive.

Sottosistemi del sistema informativo

Tutti questi sottosistemi possono raggrupparsi in due gruppi:

• Sottosistema contabile: produce e coordina le informazioni, solitamente espresse in moneta, delle operazioni di gestione sia interna che esterna; si costituisce da una serie di scritture come l'inventario, composizione del patrimonio aziendale sul profilo qualitativo e quantitativo, scritture elementari, specifici e semplici oggetti di rilevazione indispensabile per altre scritture, contabilità sezionali, che raccolgono ed elaborano informazioni per le scritture complesse, contabilità generale, operazioni di gestione esterna per determinare il risultato economico d'esercizio e del patrimonio di funzionamento, contabilità analitico-gestionale, con rilevazione di operazioni di gestione interna e lo studio dei costi-ricavi-risultati economici di alcune aree gestionali, e infine pianificazione e controllo del budget, con piani e programmi per uno sviluppo futuro con la fissazione di obiettivi di medio e lungo periodo il controllo del livello di raggiungimento del budget.
• Sottosistema non contabile: elabora e gestisce i dati quantitativi generalmente non monetari che riguardano l'azienda e il mercato; esso è formato dalle statistiche, previsioni future di andamento, simulazione di alternative direzionali, analisi di mercato e del settore e reporting.

Le finalità del sistema delle rilevazioni possono essere suddivise in:

• Finalità congiuntive: che rappresentano i dati dell’attività svolta come fonte di informazione per terzi;
• Finalità di controllo: strumento di scelta delle strategie per gli organi decisionali, e che riguardano il raggiungimento degli obiettivi prefissati o l’individuazione delle cause per il loro mancato raggiungimento.

Tutti i dati provengono da dei documenti che prendono il nome di originari, i quali documentano tutte le operazioni di gestione sia interna che esterna, e si suddividono in tre categorie:

1. Documenti di prova: operazioni di gestione esterna emessi dall'azienda o da terzi, per esempio documenti di trasporto, fatture, assegni, cambiali;
2. Documenti di autorizzazione: che autorizzano il compimento di determinate operazioni all'interno dell'azienda, per esempio ordini di riscossione, mandati di pagamento, bolle di entrata e uscita dal magazzino;
3. Documenti di controllo: che costituiscono la memoria interna, per esempio sono gli estratti conto bancari, matrici degli assegni circolari, madre dell'assegno bancario.

Classificazione delle rilevazioni

Per quanto riguarda la classificazione delle rilevazioni possiamo suddividerla su quattro livelli:

• Grado di elaborazione:
1. Livello: grazie adesso si otterranno delle scritture elementari (con informazioni dettagliate su oggetti circoscritti redatti su schede o registri), scritture sezionali (con coordinate tra loro per costituire un insieme di scritture relative ad elementi del patrimonio e a funzioni e settori aziendali), scritture complesse (con sistemi per determinare gli oggetti che riguardano la gestione nel suo completo);
• Ordine logico:
1. Livello: ottenendo delle scritture cronologiche (operazioni registrate in ordine di data, per esempio il libro giornale e il libro mastro), scritture sistematiche (con operazioni in base all’oggetto e in ordine cronologico, per esempio il libro mastro);
• Obbligatorietà:
1. Livello: ricavando delle scritture obbligatorie (con obiettivi di norme del codice civile o da norme fiscali), scritture facoltative (scritture tenute liberamente per migliorare l’organizzazione e/o la gestione dell’impresa);
• Strumento di rilevazione:
1. Livello: con la creazione di scritture contabili (che usano il conto come strumento di rilevazione) e scritture extracontabili (che non si avvalgono del conto ma di metodologie matematico-statistiche).

Il conto

Quindi, parlando di conto, è importante descriverlo come un insieme di scritture omogenee relative a un determinato oggetto, in esso vengono iscritti sia il valore iniziale che tutte le variazioni del valore stesso e la sua caratteristica principale è l'omogeneità: cioè che si riferiscono allo stesso oggetto e si esprimono secondo la stessa unità, cioè la stessa moneta di conto.

Oggetto di conto

Dare - Avere

Terminologia

• Aprire un conto: farlo funzionare per la prima volta con l’iscrizione del primo valore: consistenza iniziale.
• Addebitare: registrare in dare.
• Accreditare: registrare in avere.
• Tenere un conto: registrare le variazioni avvenute nel periodo.
• Saldo: differenza tra il totale del dare e il totale dell'avere, può essere per eccedenza (cioè il maggior valore che una sezione rappresenta rispetto all’altra) o per differenza (cioè il valore da iscrivere nella sezione il cui totale risulta minore per far pareggiare le due sezioni).
• Chiudere un conto: fare in modo che le due sezioni pareggino.

Classificazione dei conti

Si ha in base a 4 criteri:

• Funzionamento: attraverso il quale si ottengono dei conti bilaterali (che accolgono i valori in tutte e due le sezioni) e conti unilaterali (con la trascrizione dei valori solamente in una sezione e nell’altra si registrano le rettifiche);
• Informazioni relative all’oggetto: ottenendo così i conti sinottici (nei quali vengono indicati gli importi) e i conti descrittivi (nei quali vengono indicati gli importi con alcune indicazioni);
• Grado di analisi dell’oggetto: con dei conti analitici (cioè che hanno un oggetto di limitata estensione) e con dei conti sintetici (che hanno un oggetto di maggiore estensione);
• Forma: ottenendo dei conti a sezioni divise o contrapposte (con una netta separazione tra il dare e l’avere) e dei conti a sezioni riunite o accostate (dove la separazione riguarda solo gli importi).

Contabilità sezionali

Prima nota: Il registro più importante prende il nome di prima nota, la quale non è obbligatoria ma è fondamentale per la tenuta di altre scritture e nella quale vengono annotati i dati relativi alle operazioni aziendali in ordine cronologico.

Le annotazioni analitiche degli elementi fondamentali di determinate aree funzionali variano in base alla loro dimensione, il loro tipo e la loro struttura aziendale, proprio per questo si suddividono varie tipologie di contabilità:

• Di cassa: con rilevazioni di entrate e uscite di denaro di valori adesso assimilabili e il saldo dovrà essere sempre positivo. È il libro cassa;
• Dei rapporti con le banche: consistenza iniziale dei conti correnti bancari e di tutte le movimentazioni di un dato periodo, il saldo dovrà essere positivo mentre è negativo quando è in debito. Sono gli assegni emessi, distinte e ricevute di versamento e estratti conto inviati alla banca;
• Dei fornitori: riguarda le operazioni di acquisto dei beni e servizi con fatturazione, cioè documenti di trasporto e fatture di acquisto. Sono il registro degli impegni di acquisto, registro delle fatture di acquisto, il paritario dei fornitori, lo scadenzario dei debiti e delle cambiali passive, registro delle cambiali passive;
• Dei clienti: che riguarda la vendita dei beni e dei servizi con apposita fatturazione. Sono il registro degli impieghi di vendita, registro delle fatture di vendita, il paritario dei clienti, lo scadenzario dei crediti e delle cambiali attive, registro delle cambiali attive;
• IVA: riguarda tutto ciò che attiene l'imposta sul valore aggiunto con adempimenti da assolvere in base al DPR 633 del 26/10/1972 nel quale si sostiene che le imprese devono obbligatoriamente il registro delle fatture di acquisto, registro delle fatture di vendita e registro delle fatture dei corrispettivi;
• Di magazzino: per la rilevazione dei movimenti in entrata e in uscita dei beni dell’attività produttiva. Per le operazioni esterne si hanno i documenti originari, documenti di trasporto e fatture immediate; mentre per le operazioni interne si hanno i documenti originari come bolle di carico e scarico. Sono il giornale di magazzino e le schede di magazzino;
• Dei beni strumentali: per ogni bene si avrà la data di acquisizione, il costo originario, eventuali rivalutazioni svalutazioni, entità del fondo ammortamento e la quota annuale di ammortamento. Sono il registro dei beni ammortizzabili e il libro dei cespiti ammortizzabili;
• Del personale: sono il libro matricola, che comprende le generalità dei dipendenti, la data di assunzione, la qualifica, la retribuzione e le detrazioni fiscali; il libro paga, con indicazioni in relazione alle retribuzioni dei lavoratori; registro degli infortuni, con annotazione cronologica degli infortuni subiti dei dipendenti che hanno conseguito un'invalidità temporanea.

Obblighi contabili

Per quanto riguarda gli obblighi contabili sono degli adempimenti che l'impresa deve porre in essere per un giusto accordo tra contabilità dell'impresa e imposizione da parte dell’ordinamento. I più importanti sono posti in essere dalla normativa civilistica, attraverso la documentazione delle operazioni aziendali per tutelare gli interessi del soggetto aziendale ma soprattutto i terzi, la legislazione del lavoro esprime l'obbligo di sostenere determinate scritture per la documentazione, mentre la normativa fiscale esprime l'obbligo di accertare la corretta determinazione delle imposte che l'azienda deve versare allo Stato.

Il Codice Civile nell’articolo n.2214 sostiene che l'imprenditore deve tenere il libro giornale e libro degli inventari e le scritture contabili richieste dalla natura e dalla dimensione dell'impresa, deve conservare per ogni affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, mentre deve avere delle copie delle lettere, dei telegrammi e fatture spedite.

Quindi le scritture obbligatorie sono:

• Libro giornale: con le operazioni dell'impresa in ordine cronologico;
• Libro degli inventari: cioè un inventario redatto all'inizio dell'esercizio dell'impresa e poi si compilano quelli degli anni successivi;
• Altre scritture contabili: richieste dalla natura e dalla dimensione dell’impresa.

La contabilità generale e le principali operazioni di esercizio

La contabilità generale è il principale procedimento di rilevazione che registra i fatti esterni di gestione, cioè operazioni che iniziano all'interno e finiscono all'esterno dell'azienda. Sarà capace di trasformare i dati finanziari ed economici in informazioni sia per il controllo interno ma anche per la comunicazione all'esterno, ed è la fonte di informazione per terzi di notizie finanziarie dei economiche riguardanti la gestione aziendale; quindi possiamo sostenere che ciò è possibile grazie a delle regole specifiche e ai mezzi tecnici che rispettano i vincoli imposti dalla legge.

Tale contabilità andrà a determinare il reddito d'esercizio e il patrimonio di funzionamento utilizzando i conti nominati in precedenza, ma sarà molto importante effettuare una distinzione apposita tra:

Metodi di scritture

Cioè insieme di tecniche e strumenti per la rappresentazione ordinata e sistematica delle operazioni di gestione aziendale.