Programmazione e Controllo

Università degli Studi di Firenze - Programmazione e controllo

Pianificazione

Pianificazione: processo (—> insieme di fasi) razionale (—> basato principalmente sulle informazioni) che si ripropone anche in presenza di dati cambiamenti (—> se cambia qualcosa nel mercato) tramite cui si fissano gli obiettivi e le future azioni per raggiungerli da formalizzare in un apposito documento (—> piano strategico) necessario soprattutto in presenza di un atteggiamento attivo nei confronti dell'ambiente e di un progressivo aumento della complessità aziendale (ad es. ingresso in un nuovo mercato).

Dalla pianificazione al processo di programmazione e controllo

La pianificazione è proiettata nel lungo andare, occorre definire obiettivi e azioni di più breve termine per rendere concreto il disegno pianificato. Il processo di programmazione e controllo (—> o controllo di gestione) è fondato sui momenti fondamentali: feedback, definizione obiettivi e azioni di breve periodo, consuntivazione dei risultati raggiunti, confronto risultati/obiettivi e rilevazione di eventuali scostamenti (—> o varianze), analisi degli scostamenti per individuare la causa o le cause, adozione di provvedimenti correttivi onde rimuovere la causa o le cause degli spostamenti. Il feedforward è da integrare col feedback.

C.C. = Costi Consuntivi (passato)
C.P. = Costi Preventivi
Preventivo Esecutivo = redatto prima dell'inizio dei lavori
Preventivo Aggiornato = permette di rilevare costi consuntivi e preventivi sui lavori ancora da fare

Posso così confrontare i C.P. nel P.E. rispetto ai C.C. nel P.A. Se ci sarà uno scostamento fra i due, visto che sono costi che si sono già verificati, non potrò intervenire. Se però capisco le cause dello scostamento, posso intervenire per quello che riguarda il futuro. Facendo il P.A. avrò informazioni diverse e quindi anche i C.P. di fine lavori saranno diversi da quelli del P.E. e su questo scostamento posso intervenire.

Collegamento e coordinamento fra pianificazione e programmazione e controllo

• Programmi in linea con gli obiettivi pianificati
• Il primo periodo di pianificazione è oggetto anche della programmazione con contenuti però più dettagliati
• La programmazione offre spunti per un'eventuale revisione della pianificazione

I caratteri del programma

• Espresso in termini quantitativi e non
• Riferito a un periodo di tempo stabilito
• Ripartito per settori di attività o per progetti
• Esposto anche in forma di bilancio preventivo

Elementi comuni a pianificazione e programmazione/controllo

• Obiettivi e azioni riferite al futuro
• Ccoinvolgimento di soggetti con competenze diverse
• Documento descrittivo-qualitativo, quantitativo-non monetario e quantitativo-monetario
• Obiettivi realistici (—> raggiungibili) e stimolanti (—> richiedono impegno in più rispetto al passato)
• Necessità di un adeguato sistema informativo

Controllo di gestione

I meccanismi di gestione guidano i soggetti, sistemi di info e coordinamento per raggiungere un obiettivo in modo tale che ognuno non guardi il suo e basta ma con un piano a lungo termine guarda il futuro. Il suo "asse portante" è il sistema di assegnazione degli obiettivi che gli operatori devono raggiungere senza che venga a mancare una verifica. Non si deve assegnare l'obiettivo ma va concordato! Deve essere fattibile.

Partendo dal lungo periodo si scompone per arrivare al breve periodo in modo che questo sia strumentale al lungo.

1. Formulazione degli obiettivi che rispetto a quelli strategici sono coerenti, strumentali e di breve periodo
2. Assegnazione di detti obiettivi con responsabilizzazione dei soggetti
3. Misurazione risultati raggiunti
4. Conferimento eventuali obiettivi e in caso di scostamenti (2€ —> 2,30€) e cause. Feedback correttivo e valutativo. Cerco cause... scarso impegno? Troppo ottimista la valutazione? Magari era meglio 2,15€.

Per poter concordare concretamente:

1. Chiara identificazione dei centri di responsabilità (centri di unità organizzative guidate da un capo che ha autorità di governare le risorse, ogni dettaglio e che è responsabile di prefissati obiettivi) che si possono distinguere in:
   • COSTO: tutte sono di costo perché ognuna ne produce ma in questa sede sono chi influenza i costi tipo le merci. Ci sono costi influenzabili e altri non.
   • RICAVO: si influenzano i ricavi, il direttore di un negozio oltre a cercare di minimizzare i costi (ma in questa sede non è centrale e non rilevante più di tanto) cerca di massimizzare i profitti con opere di miglioramento (vetrina appetibile e tiene pulito) però se vende prodotti di scarsa qualità non ci può fare nulla e non è modificabile o migliorabile.
   • PROFITTO: il cui responsabile può influenzare sia costi che ricavi. Dal prezzo di vendita ai costi... Gestisce tutto! Ad esempio la divisione "Multidivisionale" o "X prodotto".
   • INVESTIMENTO: non solo il reddito ma anche la qualità degli investimenti, macchinari etc. Sono responsabili praticamente di tutto.
2. Idoneo sistema informativo e strumenti sono:
   • Budget: programmi e obiettivi futuri divisi in mesi
   • CO.AM: Contabilità analitica detta dei costi
   • CO.GE: Contabilità Generale
   • Report: Identificare i valori totali, ad esempio i 30 cent in più da dove derivano bene nello specifico 13 da A poi 7 da B e 10 da C.

Le caratteristiche di questi strumenti sono: Globalità: tutte le info necessarie non superflue, Tempestività: Affidabilità e Tempestività: antitetiche perché prima le vuoi meno sono precise ma in questo caso si vogliono meno precise ma veloci, sono soggettive quasi sempre.

Contabilità Sezionali

Cap. 1

Troppo sintetico. Per questo motivo CO.GE è essenziale ma non sufficiente, ricorriamo alla Contabilità Sezionali (nel dettaglio), queste vanno a vedere:

• Singoli aspetti o settori della gestione
• Si avvalgono di strumenti contabili ed extracontabili come grafici o diagrammi.
• Da carattere prevalentemente finanziario (CO.GE) a quello economico (CO.IN)

Con il CO.IN, non solo dati generali —> ad esempio divisione per cliente o per zona geografica... non più Clienti C/Vendita. Riguarda sia costi che ricavi.

La Contabilità Industriale (è la analitica per eccellenza) ci dice cosa succede se invece di 100 produciamo 110, il CO.GE no! Questa non vale solo per le aziende di trasformazione ma per tutte. All'inizio aveva una impostazione più restrittiva era una forma dettagliata di CO.GE, con gli anni diventa più estensiva e si inseriscono tutti i costi ad esempio della funzione amministrativa degli ammortamenti e tutti i costi annessi alla funzione che svolgiamo. Anche per i ricavi non solo il C/Vendita Tot. ma anche per prodotto o zona geografica. Anche temporalmente non solo per anno ma anche per mese ad esempio. Il costo preventivo è il calcolo del costo per il mese successivo. L'oggetto non è solo il prodotto! Ma anche il costo tipo: quello del magazzino, o della tenuta delle scritture contabili.

Scopo CO.IN: orientare decisioni aziendali: scelta tra due o più opzioni per arrivare alla più conveniente economicamente. Supportare il controllo di gestione, produce dati per tutte o quasi le fasi del controllo di gestione. La penna di 2,30€ come si formano questi soldi lo dice il CO.IN.

Fornisce dati per stimare poste di bilancio: tra valore di costo e di presunto realizzo l'economia aziendale ci dice di usare il minore... ma sono con il CO.IN riusciamo a valutare entrambi e usare poi il minore. La contabilità industriale è impostata in funzione delle esigenze conoscitive da soddisfare. Non è che chi redige il bilancio decide ciò che è importante o meno ma redigono ciò di cui gli altri (manager) hanno bisogno nella azienda.

Analisi comparata CO.GE e CO.IN

CO.IN scambio reciproco di dati

Costo: concetto e caratteri

Cap. 2

Le varie definizioni che danno sono:

• Concetto fisico psicologico: pena, sacrificio
• Concetto tecnico: Quantità di risorse consumate in unità di misura (l, kg, kw)
• Concetto monetario: Spese sostenute

Secondo una ampia concezione economico aziendale il costo (di natura contabile) è espressione sintetica di tutte le spese che devono essere reintegrate perché il capitale (capitale netto) dell'impresa sia ricostituito (almeno) nella misura preesistente al sostenimento delle spese. Non si considerano le altre variazioni di reddito. Ovvio è che se non riprendiamo i soldi da quel bene ma facciamo un mutuo di un milione andiamo comunque sopra il capitale iniziale, ma non funziona così!

Pur essendo un fenomeno unitario il costo va analizzato in base alle esigenze conoscitive da soddisfare. Andiamo ora ad analizzare la differenza tra costo-uscita e costo imputazione.

Costo uscita: misurato nella somma corrisposta o da corrispondere per avere i fattori produttivi. Nello stesso momento aspetto economico ed aspetto finanziario quindi il valore è certo.

Costo Imputazione:

• Certi oneri sempre relativi all'acquisto di fattori produttivi (se compro materie prime e le devo andare a ritirare ci sommo al costo totale anche il trasporto quindi: benzina bollo assicurazione pedaggi etc ponderato all'utilizzo in questione).
• Casi in cui manca l'uscita (apporto fattore produttivo) se lo mette un socio quello prenderà una percentuale maggiore di società ma non gli verranno dati dei soldi quindi dalla società non esce nulla. Il valore è soggettivo.
• Processo di trasformazione, se ho comprato 100 ma uso 80 io imputo solo 80 e con prezzi diversi, ammortamento mensile. acquisto risorse —> regola costi uscita quando impiego risorse —> sempre costi imputazione.

Da tutto ciò emerge il carattere di soggettività dei costi carattere che occorre "contenere" il più possibile ma mai da dimenticare. Il "contenere" è inteso per essere il più aderente possibile alla realtà.

Costi speciali e costi comuni

Prima distinzione: che si collega alla relazione funzionale esistente tra costi dei fattori produttivi e oggetto di costo (criterio funzionale). Oggetto di costo entità attraverso i quali si vanno ad individuare i fattori dei singoli conti.

• SPECIALI: costi dei fattori che partecipano esclusivamente alla coordinazione produttiva di cui si calcola il costo (es: 2 modelli di jeans e uno utilizza una stoffa elasticizzata, quello è costo speciale).
• COMUNI: costi dei fattori che partecipano a più coordinazioni produttive simultanee o successive viste come distinti oggetti di calcolo del conto (stessa stoffa per due modelli; simultaneamente nello spazio ovvero producono i due modelli simultaneamente; successive nel tempo, conto calcolato nel tempo e ripetuto periodicamente (es: comune leasing calcolato per mese e aggiunto al costo dei jeans)).

Distinzione relativa: più si amplia l'oggetto di costo più i costi da comuni diventano speciali. Seconda distinzione: che si fonda sulla possibilità o meno di misurare in modo oggettivo il consumo del fattore produttivo per un certo oggetto di costo (criterio tecnico-contabile).

• SPECIALI: costi imputabili interamente all'oggetto, certi costi detti comuni in base al criterio funzionale (possibile misurazione del volume di impiego dei rispettivi fattori). Diventano speciali perché posso misurare oggettivamente singoli costi.
• COMUNI: costi assegnati agli oggetti tramite riporto sempre oggettivo (es: ammortamenti macchine da cucire sia per i jeans A che per i B. Le ripartiamo in base al numero di ore per fare i jeans A e quelle per fare i jeans B.

Anche questa seconda distinzione è relativa. Nella realtà parliamo soprattutto di costi:

• COSTI DIRETTI: quindi di costi che si può ed è conveniente valutare in modo oggettivo al consumo del fattore produttivo. (C.S.)
• COSTI INDIRETTI: quando non è conveniente fare la misurazione e quando non si può fare in modo oggettivo.

Da tutto ciò emergono ulteriori elementi che conferiscono soggettività ai costi rilevati in CO.IN.

Costi costanti e costi variabili

Più criteri di distinzione:

1. Prezzo dei fattori produttivi
2. Tempo di permanenza dei fattori produttivi
3. Volume di produzione di cui occorre stabilire le dimensioni della variazione (di norma, limite superiore = max capacità produttiva)

COSTI COSTANTI: la loro entità non muta entro detto limite. COSTI VARIABILI: la loro entità muta entro detto limite di produzione.

Anche questa distinzione è relativa. Da non dimenticare:

• Proporzione tra costi fissi e variabili —> rigidità o elasticità aziendale all'aumentare dei costi fissi e al diminuire di quelli variabili.
• Incidenza unitaria dei costi fissi
• Se produzione diversificata rispetto a prodotti: costi costanti —> costi speciali e comuni, costi variabili —> di norma speciali

Costi semivariabili o semicostanti

Costituiti da una componente variabile e una costante. Le tipologie:

1. Costi semivariabili, la struttura deriva da prezzo di acquisto di dati fattori produttivi (es. costo energia elettrica che viene utilizzata per forza motrice. Il prezzo di acquisto è formato da una parte costante in base ai Watt installati che anche se non li consumiamo si pagano, poi quella variabile che deriva da quanto la utilizziamo e quindi quanti watt utilizziamo e prodotti facciamo).
2. Costi semivariabili che non derivano dal costo di acquisto ma dalle modalità di utilizzo di fattori. (macchinari che anche se non vengono accesi hanno bisogno di olio ad esempio per rimanere anche fermi ma se poi lo utilizziamo ne utilizzeremo una maggior quantità).
3. Costi semivariabili a scalini, diversi dai costi fissi, lo scatto avviene quando non è che supero la capacità produttiva, se aumenta la domanda scatta il prezzo maggiore non è proporzionale, come fa il costo fisso, qui aumenta anche quando la capacità max disponibile non è stata ancora superata. (es. un portiere aziendale fa lavorare 8 ore, se aumenta la domanda e da 8 ore lavora 16 ore per esigenze produttive avremo bisogno di 2 portieri quindi costo doppio). Ci sono quindi scatti di costo già all'interno della capacità produttiva. 1000 prodotti un portiere, 2000 due portieri etc. A 1001 prodotti 2 portieri.

Problemi di determinazione dei costi

Cap. 3

Si devono determinare alcuni fattori per definire i costi: intervalli di tempo costi fissi o variabili, contabile o extracontabile, l'oggetto, servono delle specificazioni di costo.

1. La definizione dell'oggetto di costo dei fattori produttivi che ho impiegato o che impiegherò e di cui voglio conoscere il costo. In un'ottica spaziale: da portare a Fase BS = semilavorato economicamente può essere venduto come semilavorato, un prodotto in fase di lavorazione è quello che sta finendo la fase, è a metà fase che è diverso dall'aver finito la fase ed essere semilavorato, non può essere venduto.
2. PF = prodotto finito, il risultato fisico tecnico parziale dell'attività produttiva:
   • Finito, semilavorato, in corso di lavorazione
   • 1 o più unità di prodotto, può interessare conoscere il costo di tutti i metri quadrati prodotti o quello solo di uno.

Quali sono i tipi esempi di attribuzione dei costi:

• Prodotti finiti
• Centro di costo (unità elementari della struttura organizzativa cui corrisponde un raggruppamento dei costi) che possono rappresentare una:
  • Destinazione intermedia dei costi nel calcolo del costo di prodotto. I centri di costo sono una destinazione intermedia