Programmazione, controllo e bilancio nelle aziende pubbliche

OTTENIMENTO DEI RISULTATI

Le caratteristiche del controllo esterno:

1. La funzione delle norme come criterio oggettivo del controllo: La norma traccia le linee guida per le decisioni e rappresenta il criterio di giudizio per il controllo.
2. La rilevanza del momento decisionale rispetto alla verifica dei risultati: La modalità attraverso cui si sviluppa il controllo e la necessità che esso sia incentrato sulla conformità della decisione alla norma ha come conseguenza la particolare attenzione alle specifiche decisioni, ai singoli atti e non alla gestione nel suo complesso.
3. L'organizzazione del controllo: Può essere considerata analizzando gli organi cui è affidata tale funzione: la Corte dei conti (art. 100 Costituzione), la Commissione di controllo (art. 125 Costituzione) e il Comitato regionale di controllo (in funzione dal 1992 al 2002).
4. I criteri del controllo:
   • Il controllo di legittimità ha come scopo di verificare la

conformità della decisione alla norma, cioè la verifica di elementi sostanziali e formali dal cui rispetto dipende l'efficacia della decisione• il controllo di merito ha per oggetto una valutazione dell'organo esterno sui contenuti delle decisioni (in cui esiste la discrezionalità dell'ente pubblico); si tratta cioè di un controllo sullo scopo per il quale la decisione è posta in essere

La differenza fondamentale tra il criterio della legittimità ed il criterio del merito è che nel primo esistono norme e regolamenti che individuano precise linee guida, mentre nel secondo esistono principi di carattere generale. È quindi implicita una definizione di criteri specifici per valutare la decisione da parte dell'organo esterno che assume un ruolo rilevante riducendo di fatto la discrezionalità degli amministratori dell'ente pubblico.

Il bilancio e la programmazione

Per quanto riguarda i bilanci:

sistema di controllo interno: in quanto il controllo è centrato sul rispetto degli stanziamenti e delle verifiche della Ragioneria;

• sistema di controllo esterno: in quanto il bilancio è sottoposto al giudizio di legittimità, ed in alcuni casi di merito, da parte degli organi esterni;

L'autorizzazione è il fulcro del sistema. Molto spesso il processo che porta alla determinazione dei valori di bilancio non è collegato a specifiche previsioni finanziarie, ma semplicemente ai valori storici.

Il secondo tipo di controllo esterno: non riconducibile unicamente agli organi di controllo è legato alle varie relazioni che si instaurano fra i vari enti pubblici. La realtà di distribuzione delle funzioni e le relazioni che collegano i vari livelli di governo sono molto complessi e le decisioni su specifici problemi coinvolgono molto spesso enti pubblici con responsabilità territoriali diverse (ad esempio nell'ambito del territorio

Costantemente in linea con gli obiettivi.

OBBIETTIVO: interpretare ciò che si sta verificando, nel senso di individuare i fattori che condizionano il verificarsi delle attività. È strettamente connesso con l'attività di programmazione.

Fasi del processo di programmazione e controllo:

1. la programmazione;
2. la formulazione di obiettivi gestionali di breve periodo;
3. la misurazione dei risultati ottenuti durante la gestione;
4. la valutazione dei risultati ottenuti.

IL budget

Il budget può essere definito come un programma di azione, espresso in termini quantitativi, generalmente monetari, riferito ad un arco temporale definito, solitamente un anno. Welsh (1980)

Se l'attività di pianificazione strategica definisce gli obiettivi strategici aziendali generali, il ruolo del budget è quello di suddividere tali obiettivi per unità organizzativa attraverso un processo regolare e sistematico che si svolge a cadenze periodiche.

E con metodologie codificate a livello aziendale. L'articolazione degli obiettivi aziendali in obiettivi specifici delle UO viene effettuata per due ordini di considerazioni:

1. Per esplicitare in termini chiari l'articolazione dei programmi globali aziendali;
2. Per attivare processi di responsabilizzazione sull'ottenimento di risultati congruenti con gli obiettivi in relazione allo spazio di manovra proprio dei diversi livelli dirigenziali della struttura organizzativa aziendale.

Il budget si caratterizza come strumento di integrazione e di coordinamento delle attività svolte dalle UO in cui si articola la struttura organizzativa dell'azienda.

La formulazione degli obiettivi a livello di CDR evidenzia le relazioni tra le UO consentendo di conoscere in anticipo le criticità presenti nella circolazione dei flussi informativi e di delineare modalità di intervento volte a garantirne l'integrazione.

Una funzione specifica attribuita

Ai sistemi di budgeting è di individuare a preventivo i risultati attesi dalla gestione di ogni UO attraverso un processo di coordinamento interno tra le diverse unità incoerenza con gli obiettivi generali d'azienda.

Il budget:

• consiste in un programma globale d'azione articolato secondo la struttura dei CDR presenti in azienda a un dato periodo;
• porta alla formulazione di programmi d'azione riferiti a un periodo temporale ben specificato, normalmente coincidente con l'esercizio (1 anno), ma che può essere ulteriormente articolato per periodi semestrali o trimestrali;

L'aggregazione degli obiettivi di budget riferiti ai diversi CDR deve condurre all'elaborazione e alla formulazione del budget complessivo d'azienda.

Gli obiettivi espressi tramite il sistema di budget devono possedere alcune caratteristiche:

• misurabili;
• espressi in termini quantitativi e sintetici;
• controllabili e condivisi dai

responsabili

OBIETTIVI SMART

• Specific (Specifico)
• Measurable (Misurabile)
• Achievable (Raggiungibile)
• Realistic (Realistico)
• Time-constrained (Con una data limite)

Nel budget l'elemento cruciale è la negoziazione in cui si realizza un accordo tra il management dell'azienda e il responsabile del CDR sul livello di performance da raggiungere e sulle risorse da impiegare.

Il processo di budget si articola nelle seguenti fasi:

1. Stima della domanda di prestazioni o delle attività da erogare per altri CDR.
2. Formulazione delle previsioni di budget.
3. Processo di negoziazione.
4. Verifica delle compatibilità economiche, organizzative, tecniche ecc.
5. Formulazione del budget.
6. Formulazione del bilancio preventivo.

Gli organi del processo:

1. la direzione strategica
2. i responsabili dei CDR;
3. lo staff di supporto tecnico-operativo al sistema di gestione budgetario, tipicamente costituito dall'ufficio controllo di gestione e dal suo responsabile.