Pianificazione e controllo gestionale, II modulo

Pianificazione e controllo gestionale II modulo

Prof. Marchi, Prof. Capodaglio

Lezione 15/11/16 Marchi, II MODULO (capitolo 17)

Articolazione del sistema di reporting

Questa seconda parte è centrata sul reporting e sugli aspetti di analisi: previsione e simulazione, pianificazione dal punto di vista economico finanziario che in qualche modo possiamo collegare al reporting, vedremo in che senso.

Concetto di report

Vediamo cosa intendiamo con report: in senso lato intendiamo tutto. Quando parliamo di report facciamo riferimento all’output di un sistema informativo in ambito aziendale. Il report viene prodotto per esigenze interne ed esterne. Qualsiasi aggregazione di informazioni possiamo vederla come un report.

A noi interessa una concezione più stretta: info rappresentate o meglio rappresentabili in forma documentale perché sempre più utilizziamo strumenti informatici ed è importante quello che viene evidenziato a video ma rimane importante anche il report a stampa (cartaceo). Dal punto di vista di progettazione del sistema e dal punto di vista della modalità di interrogazione della base dei dati per arrivare al report ci deve essere la possibilità di ragionare su variabili chiave di controllo: variabili importanti/rilevanti dal punto di vista del significato decisionale e di controllo.

In un'ottica di controllo di gestione è importante che ci sia una base comparativa. Se io ho un dato da un punto di vista informativo ma non ho la comparazione con un altro dato, quel dato non ha significato per il controllo di gestione. L’essenza di un report dovrebbe essere: guardare i risultati rispetto agli obiettivi con l’evidenza dei valori rilevanti dello scostamento.

La comparazione non è necessariamente sul budget, l’obiettivo può essere una comparazione storica guardando un trend, una comparazione sugli standard o una comparazione di dati esterni quindi con altre aziende; con l’utilizzo di tecniche che possono attirare l’attenzione sulle parti rilevanti degli scostamenti. A noi interessa il report per la comunicazione interna ai fini del controllo di gestione, controllo guida. In senso stretto sarebbe sul budget ma noi consideriamo ogni tipo di report interno.

Esempi di report

Vediamo un esempio relativo all’area commerciale con valori a consuntivo rispetto a valori a budget: un report di controllo stretto sul budget. Tipicamente il budget viene redatto su base annuale ma si articola anche su base mensile. Non è interessante guardare solo i dati del singolo mese ma anche i dati cumulativi quindi progressivi in termini di sommatoria, per poter fare la comparazione non solo sui dati singoli ma fare il confronto anche del valore cumulato.

C’è un feed-back a fine mese ma c’è anche una sorta di feed-forward perché vado a vedere come va lo scostamento cumulativo: se questo aumenta vuol dire che sto andando fuori strada, rischio di non raggiungere l’obiettivo finale. Non solo si ragiona sul valore assoluto ma anche sul valore percentuale.

Necessariamente vado ad incrementare il numero dei dati che sono inseriti sul report quindi diventa importante poter ragionare su ciò che è rilevante dal punto di vista quantitativo sia dal punto di vista di valore assoluto che in percentuale; stabilire delle soglie di rilevanza dello scostamento di valore assoluto e in percentuale. Si può evidenziare lo scostamento con colori diversi es. verde o rosso in base al risultato positivo o negativo. Ci deve essere la parte qualitativa di interpretazione dello scostamento.

Dal punto di vista organizzativo: chi è il responsabile? Dal punto di vista operativo: come è possibile intervenire?

Caratteristiche del report

Questa slide la chiede all’esame orale. Questa slide riporta le caratteristiche che deve avere un report. Eccezione: devono essere segnalati dati rilevanti rispetto a soglie definite in sede di progettazione del sistema. Se ci sono dati esterni deve essere possibile una verifica sull’accuratezza dei dati.

• Il sistema deve essere articolato per soddisfare le esigenze di molti soggetti nell’ambito aziendale; es. un report per ciascun utente o per ciascuna dimensione di analisi ma più vado ad articolare e più faccio fatica ad integrare il sistema di reporting.
• Il report dovrebbe fornire tutte e sole le info rilevanti. Dando molte info rischio di non essere selettivo e fornendo poche info rischio di perdere per strada info rilevanti.
• Più aumenta la tempestività e più ho la possibilità di trovare degli errori.
• Se modifico il report ci può essere un problema di accettabilità; inoltre se modifico il sistema di report per renderlo migliore il rischio è quello di perdere la comparabilità e di avere problemi con la gestibilità del sistema.

Articolazione temporale del report

Questa può essere una domanda di esame. Si parla di report periodici (annuali, mensili ecc.). Se il report giornaliero mi arriva con giorni di ritardo allora non ha senso. Viene fornito a fine periodo. Report su richiesta: arrivano al destinatario quando vengono richiesti, in un sistema sempre più avanzato aumentano i report su richiesta direttamente al database. In qualsiasi sistema di reporting devo avere un mix di tipologie di report.

Flash report: arriva quando succede qualcosa di rilevante stabilito ex ante nella pianificazione del sistema, es. la segnalazione di un virus o di un attacco informatico. In ambito aziendale potrebbe essere il caso del sottoscorta: mi arriva la segnalazione che sono sotto il livello minimo di scorta, il report potrebbe essere già impostato per realizzare l’ordine al fornitore. Nella realtà il termine flash report viene usato nella prassi delle imprese per indicare non solo i flash report come abbiamo definito in senso stretto ma anche altri tipi di report con certe caratteristiche: sono report periodici che hanno due caratteristiche: sinteticità cioè ho una segnalazione forte, molto sintetica e tempestività intesa come ritardo rispetto al periodo di riferimento.

Ci interessano quelli interni. Nella realtà non esistono report solo quantitativi o solo qualitativi ma si parla di prevalenza di una parte qualitativa o quantitativa (sintesi monetaria, dati fisico-tecnici). Noi abbiamo detto che non c’è separazione tra pianificazione e controllo; qui si parla di report di pianificazione cioè su obiettivi o su ipotesi di obiettivi che entrano nella fase preliminare di definizione degli obiettivi, e di report di controllo dove si guarda ai risultati.

Report di controllo di gestione

Sono tutti report di controllo di gestione con un diverso orientamento: report di controllo operativo serve per la gestione giorno per giorno; i report di controllo direzionale sono quelli tipici di controllo su budget (risultati su obiettivi) o sono con la sintesi monetaria a prescindere dal budget. I report eco-finanziari ci interessano anche nell’ottica dei sistemi di previsione e simulazione.

Anilitici, fanno riferimento all’analisi dei processi. Possono avere la dimensione monetaria oppure no, ma devono avere necessariamente la dimensione fisico tecnica. A livello operativo abbiamo report giornalieri/settimanali o su richiesta. Tempestività anche riguardo al ritardo tra il momento della richiesta e l’arrivo del report.

Esempio di report operativo: il controllo oggetto del report potrebbe essere l’esistenza legata all’inventario quindi esistenza fisica oppure potrei avere un report di esistenza contabile cioè avere in contabilità i carichi e gli scarichi di magazzino dal punto di vista delle quantità. L’esistenza può riguardare un articolo, tutto il magazzino o una parte, se sono i prodotti finiti lo scarico è la vendita e il carico è la produzione, se riguarda le materie il carico sono gli acquisti e gli scarichi le lavorazioni. La disponibilità non è legata solo ai carichi e scarichi ma anche agli impegni di carico e scarico quindi gli impegni presi con i clienti es. di spedire quel prodotto entro la giornata.

Il concetto di disponibilità dal punto di vista tecnico è un concetto dinamico perché fa rif. agli stock ma anche ai flussi, devo stabilire un intervallo es. disponibilità della settimana. Considero anche le previsioni o gli impegni di carico e scarico. L’invenduto fa riferimento al tempo di fermo dell’articolo in magazzino quindi per fare un report dell’invenduto per ogni articolo devo definire quale è un periodo di fermo rilevante es. 30 o 40 giorni. Per il sottoscorta il riferimento è la quantità, se si va sotto un certo livello parte la segnalazione, si deve guardare la giacenza ma anche il flusso, es: una previsione della vendita che posso avere nella giornata. Lista degli ordini per codice cliente per la gestione delle vendite/consegne o per codice prodotto per la programmazione della produzione.

Tipologie di report

La domanda può essere indicare alcune tipologie di report o commentare in modo sintetico uno di questi report. Il portafoglio prodotti consiste nella lista dei prodotti che ha a disposizione l’azienda. L’analisi ABC tiene conto della classificazione dei prodotti in base al loro peso economico sul totale del fatturato e vado a vedere quanto incide il fatturato del singolo prodotto. Sono elencati in modo decrescente dall’articolo che ha fatturato più alto. Si guarda la percentuale di incidenza. Fascia A come numerosità sono pochi ma hanno una grande incidenza, Fascia C sono molti con bassa incidenza. I prodotti di fascia A sono importanti. Dobbiamo ragionare anche sul margine di contribuzione unitario e sul rischio associato a ciascun prodotto.

Devo stabilire una soglia, una percentuale per ogni fascia ma nella prassi si prende la lista e si traccia una linea tra le fasce. Questo report è importante perché diventa la base di altri report di dettaglio, perché gestisco gli articoli di fascia A con determinati report e gli articoli di fascia B con altri report. Nella realtà dobbiamo semplificare le cose, nella prassi funzionano i modelli semplici che sono utili per gestire la complessità aziendale.

Sono report detti Decision Support System con una parte di interattività con la base di dati, servono per le decisioni non strutturate, dove si fa fatica a definire una struttura e quindi anche del modo con cui sono definiti i report, in qualche modo rendono possibile questa gestione interattiva con il sistema informatico, da un report iniziale a report successivi di approfondimento. Report sintetici quindi centrati sulla dimensione monetaria con integrazione di dati esterni.

Report di controllo strategico

Nel report di controllo strategico deve individuare gli elementi di forza e di debolezza rispetto alle decisioni che devo prendere. Nel report in questione devo avere un orientamento al futuro. Esempio di report strategico che è una base per altri report strategici. Nel passaggio da un report operativo ad uno strategico aumentano le dimensioni di analisi non mi posso limitare alla considerazione del fatturato.

• Aspetto della redditività: il rapporto tra ricavo e costo o del contributo del prodotto alla redditività aziendale;
• Aspetto legato al rischio di approvvigionamento. In questo caso abbiamo una semplificazione rispetto all’analisi ABC (tre fasce) poiché qui abbiamo alto e basso. I materiali strategici devono essere oggetto di analisi strategica nelle due dimensioni. Per i materiali collo di bottiglia ho dei report con focus sui tempi di approvvigionamento centrati su come gestire questo rischio.

Le matrici servono ad articolare il sistema di reporting; ho un report di sintesi e poi dei report differenti per ciascuna di queste quattro situazioni (quadranti). Sono a livello intermedio tra quelli analitici e quelli sintetici. I report di sintesi servono per avere la sintesi monetaria a livello reddituale o finanziario; report di dettaglio centrati sull’area produzione o su singoli processi operativi a livello di controllo direzionale.

Un esempio di report di dettaglio dell’area commerciale può essere l’analisi del fatturato. I dati oggetto di analisi e comparazione sono i valori, le quantità, i prezzi medi, i resi ecc. Si possono articolare sulla dimensione prodotto o linee di prodotto; sulla dimensione mercato a livello di singolo cliente o singola area geografica; sulla dimensione temporale giorno, mese es. vendite del mese. Vediamo come i dati sono organizzati nel database si parla di cubi (o cuboidi). L’utente può interrogare il database su un oggetto di analisi con riferimento a determinate dimensioni.

Pianificazione e controllo gestionale lezione 17/11 ore 14-15:30

Processo di reporting

Abbiamo vista la struttura e i contenuti di un sistema di reporting, adesso vediamo, invece, il processo di “attività reporting sia in termini ampi, come processo in senso lato dato dall’insieme di raccolta, selezione, elaborazione, formalizzazione, comunicazione e interpretazione delle informazioni” di tutto il processo informativo. Parliamo di reporting, ma in realtà parliamo di processo per arrivare a quelle informazioni di report. Questa definizione ci interessa, da un lato, ma è troppo larga, quindi così per come abbiamo detto per il contenuto dei report, anche per il processo quello che più ci interessa è una visione di reporting in senso stretto, quindi a partire da un sistema informativo già impostato.

Immaginiamo che ci sia in azienda un sistema informativo già funzionante, tutto quello che interessa dal punto di vista del sistema reporting o del processo di reporting sono le attività integrative, ossia quelle aggiuntive rispetto a quelle già presenti nel sistema: sono attività integrative di raccolta, trattamento anzi la parte di verifica è la più importante; verifica di quello che c’è comunicazione, ma anche di verifica, già e poi andiamo ad integrare, in termini di raccolta, nel senso di aggiungere le informazioni rispetto a quelle già presenti, ed elaborazioni dei sistemi già previsti automatizzati e comunicazione dei dati.

A partire dai processi formalizzati, cioè a partire dal sistema informativo-informatico già impostato, ragioniamo ormai sulle due dimensioni: la parte informativa, modello informativo, e la parte informatica, la struttura sottostante in termini di software, gestione basi dati e comunicazione che supportano i modelli dal punto di vista informativo e comunicativo. Sono attività di valutazione, di ulteriori fonti informative.

Quando mi pongo il problema di fornire un certo report, devo ragionare sul fatto su quali posso essere le ulteriori informazioni che servono e dove andare a prendere quelle informazioni, quindi fonti informative, cioè dove trovo quelle informazioni.

Verifica dell'accuratezza dei dati

“Verifica dell’accuratezza dei dati”, cioè dati che sono a disposizione, che posso recuperare da altre parti, di adeguatezza di questi dati e sulla scelta “selezione” però devo ragionare su qual è il livello delle variabili-chiave. Sulle base di quelle informazioni e sul grado di accuratezza, posso ridefinire, quali sono le variabili che devono essere inserite sul report, quali sono le variabili importanti.

Un primo aspetto o caratteristico-qualitativo, abbiamo parlato di qualità del report, legata ad un insieme di elementi che dobbiamo prendere in considerazione, allora questa qualità riguarda ai contenuti, ma riguarda anche al processo, quindi selettività con riferimento non solo alle informazioni che vanno sul report, ma anche sul processo che deve portare a quelle informazioni. Quindi parliamo di rilevanza, delle informazioni non solo della loro natura ma anche dei tempi e dei modi con cui quelle informazioni devono essere messe a disposizione per i processi di controllo, decisionali.

Non solo il tipo di informazioni, quali informazioni, al destinatario, cioè all’ quali dati devono andare utente, parliamo ovviamente di utente interno perché in un’ottica di controllo di gestione, ma anche in quali tempi devono essere messi a disposizione ad esempio per il report periodico, su richiesta ecc… e con quale modalità; ad esempio il dato potrebbe arrivare in via elettronica con il computer, o altre modalità con supporto cartaceo, o riunioni.

La selettività e la rilevanza sono legati alla gerarchia. Il primo elemento da considerare ad integrazione di rilevanza e selettività; ricordate che avevamo detto tutti e solo i dati rilevanti, per garantire questo in modo particolare il primo aspetto da considerare è quello della gerarchia, ossia i livelli di sintesi, analisi (la sua fissazione sintesi-analisi), delle informazioni rilevanti sulla base gerarchica, quindi il modello gerarchico.

Gli informatici sono abituati necessariamente a lavorare su database di tipo relazionale ed evidenziare come la dimensione del database, la parte informatica non può che essere relazionale ormai, anche se in molte aziende ci sono ancora dei software di vecchia generazione che hanno dei database su base vecchio tipo-gerarchico, e comunque bisogna garantire il raccordo tra strutture gerarchiche e strutture relazionali anche dal punto di vista informatico. È necessario avere dei modelli gestibili da entrambe le dimensioni, dal punto di vista economico-aziendale e in particolare la dimensione gerarchica è quella del piano dei conti, ma anche altri aspetti di gestione dei dati sono legati ad una codifica che non può non tener conto della gerarchia, e questo è rilevante per quanto la rilevanza rispetto alla selettività.

Accanto alla gerarchia, per integrare la selettività con la rilevanza nelle diverse fasi del processo, c’è il principio di eccezione, cioè stabilire delle soglie di rilevanza e di significatività. Cioè nel sistema dal punto di vista contabile e in termini informatici devono essere stabilite delle soglie di rilevanza per poter attivare il principio di segnalazione su eccezione cioè soltanto con modalità diverse ciò che è sopra o sotto la soglia di rilevanza.