Organizzazioni: Appunti di Psicologia delle organizzazioni

Le organizzazioni

L'organizzazione si concretizza quando le persone hanno dei ruoli ben definiti e un obiettivo comune. Un'organizzazione è un sistema sociale orientato da obiettivi, progettata con attività deliberatamente coordinate e strutturate in relazione con un ambiente esterno. Questa definizione può adattarsi a tante forme organizzative. La progettazione organizzativa tiene conto della realtà dentro la quale l'organizzazione opera. L'ambiente influenza anche l'organizzazione delle aziende.

Funzioni principali delle organizzazioni

• Riuniscono risorse per raggiungere obiettivi e risultati desiderati: le aziende hanno un totale di risorse che possono usare in maniera più o meno efficiente per raggiungere gli obiettivi ed i risultati desiderati.
• Producono beni e servizi in maniera efficiente: più le risorse sono utilizzate efficientemente più il guadagno dell’azienda è alto.
• Facilitano l’innovazione: le organizzazioni vanno verso l'innovazione, attraverso il dialogo e l'interazione tra le diverse persone, che hanno personalità e conoscenze differenti. Il singolo individuo tende a ripetere delle soluzioni che ci sono comode e note, invece l’organizzazione che racchiude persone e intelligenze diverse permette la nascita di soluzioni nuove ed innovative.
• Utilizzano l’information and communication technology: le organizzazioni, oggi, operano attraverso sistemi informatici il che rende l’organizzazione efficiente, produttiva e standardizzata.
• Si adattano all’ambiente e lo influenzano: le organizzazioni sociali si adattano all'ambiente che muta e influenzano l'ambiente in cui operano; se non si adattassero all’ambiente che muta perderebbero la possibilità di raggiungere gli obiettivi. Le organizzazioni oltre ad essere influenzate dall’ambiente esterno influenzano loro stesse l’ambiente esterno.
• Creano valori: le organizzazioni inoltre hanno il vantaggio che producono lavoro. Tutte le persone quindi traggono vantaggio dall’organizzazione.
• Facilitano le sfide attuali, motivazione e coordinamento tra lavoratori

Organizzazione = sistema aperto

L’organizzazione è un insieme di elementi interagenti che acquisiscono dall'ambiente un input, trasformano le merci in prodotti (fanno delle lavorazioni) e generano un output per l'ambiente esterno (persone, tecnologia, struttura interagiscono in maniera finalizzata e coordinata). Questo sistema normalmente comporta al suo interno dei sottosistemi che svolgono funzioni specifiche richieste per la sopravvivenza dell’organizzazione (es. progettazione tecnica, produzione, controllo qualità, risorse umane). Importante è il concetto di interazione con l’ambiente: dall’ambiente si prendono delle risorse che vengono lavorate e rimesse nell’ambiente sotto forma di output. Questa attività di trasformazione è resa possibile dal fatto che al suo interno l’organizzazione è specializzata in funzioni e che queste funzioni svolgono un’attività specifica.

Cosa facilita il funzionamento di un’organizzazione?

Caratteristiche ambientali:

• Prevedibilità del contesto. In un contesto fisso le modalità di funzionamento efficaci vengono create facilmente; scarsa prevedibilità crea maggiori difficoltà.
• Più il contesto è complesso più è difficile il funzionamento organizzativo. I fattori che rendono il contesto complesso sono le normative, le regole, i competitori.
• Ostilità che il contesto può avere: crea conflitto. Più le relazioni sono basate su meccanismi amichevoli più è facile per l’organizzazione; se c’è conflitto ed ostilità diventa difficile.

Caratteristiche organizzative:

• Struttura
• Tecnologie
• Persone

Aspetti della persona:

• Gli aspetti personali incidono sul lavoro; gli individui portano motivazione, valori, abitudini, obiettivi personali, atteggiamenti, competenza posseduta. Questi sono quindi tutti fattori individuali che facilitano o ostacolano il funzionamento organizzativo.

Le caratteristiche personali un po’ la persona se le porta appresso e un po’ dipendono da come le persone sono gestite.

Aspetti gestionali:

• La leadership (lo stile di leadership) è un fattore di gestione delle persone che influenza il funzionamento dell’azienda.
• La comunicazione è importante per l'organizzazione. Si parla di comunicazione organizzativa o comunicazione interna (passaggio di informazioni dall’alto verso il basso); le persone devono essere informate ed orientate sulle strategie (discorso del presidente, intranet...). Esiste la comunicazione diretta a tutti o comunicazioni dirette al singolo lavoratore.
• Controllo
• Politiche aziendali sul personale (di sviluppo, retributive, di benefit). Sono le politiche che le organizzazioni si danno per gestire il personale.

Si impone quindi il concetto di razionalità organizzativa: c’è la presunzione che si possano combinare tutti questi fattori nel modo più razionale possibile. Questa è ovviamente un’aspettativa. In realtà anche le organizzazioni più razionali hanno una parte legata alle emozioni e all’irrazionalità. Le organizzazioni sono entità sociali, guidate da individui, progettate, deliberatamente strutturate e coordinate che interagiscono con l'ambiente esterno.

Elementi chiave di un’organizzazione:

• Collaborazione: suddivisione del lavoro, del potere (leadership, responsabilità) e delle responsabilità.
• Strutturazione: uno o più centri del potere che controllano gli sforzi unitari dell'organizzazione.
• Sostituibilità delle persone: possibilità di sostituzione o rimozione delle persone che non fanno bene il proprio lavoro. Tutti sono utili ma nessuno è indispensabile.

Lo scopo costituisce una guida programmatica dell’organizzazione; è la guida dell'organizzazione. Lo scopo deve essere ben identificato. Se il contesto è molto mutevole anche lo scopo può mutare frequentemente. Comunicare alle persone i cambiamenti non è facile perché le persone ricercano possibilmente tranquillità; il cambiamento genera ansietà perché provoca mutamenti nei ruoli. Lo scopo è fonte di legittimazione in quanto giustifica le finalità organizzative.

Obiettivo e misurazione del successo

L'obiettivo è capire se l’organizzazione ha avuto successo o no; fa ottenere efficacia ed efficienza. Se l’obiettivo che ci si è posti non è chiaro è anche difficile misurare il funzionamento dell’organizzazione stessa. Possono esserci modalità organizzative molto efficienti e poco efficaci o viceversa.

• Efficace: riesce a realizzare i propri obiettivi; per misurare l’efficacia bisogna conoscere lo scopo.
• Efficienza: rapporto tra il risultato e i mezzi. È importante far combaciare efficacia ed efficienza a costi contenuti per poter essere competitivi; per misurare l’efficienza bisogna conoscere i mezzi che l’organizzazione aveva a disposizione.

L’ambiente esterno evolve, alcune volte più lentamente altre volte più velocemente. Parti specifiche dell’organizzazione interagiscono con aspetti specifici dell’ambiente.

Interazione con l'ambiente

Il mercato del lavoro e il mercato dei capitali. Sono altri aspetti dell’ambiente. Il mercato del lavoro è caratterizzato ad esempio da disponibilità di manodopera e dai tassi di mobilità. Ci sono momenti in cui il mercato del lavoro è favorevole all’azienda e momenti in cui il mercato del lavoro è favorevole ai candidati. Tempo fa c’erano alcune figure professionali difficilmente reperibili nel mercato del lavoro. Le funzioni aziendali relative alla finanza interagiscono invece con il contesto dei capitali. Le aziende autofinanziate sono veramente poche. Si prendono macchinari attraverso finanziamenti e poi si ammortizzano (ricordarsi difficoltà nel mercato delle vendite e per avere il mutuo). Oggi gli istituti di credito fanno molta fatica a prestare soldi alle aziende. Quello di oggi è un mercato difficile.

Organizzazione di impresa

Input/risorse -> processo di trasformazione -> output/risultati.

Le risorse che l’azienda acquisisce dall’esterno:

• Materiali
• Uomini
• Capitali
• Macchinari
• Know-how
• Obiettivi (fissati tenendo conto delle richieste, delle attese dell’ambiente)

Ciò che l’azienda restituisce all’ambiente:

• Beni/prodotti
• Servizi
• Livello tecnologico
• Sviluppo professionale (le persone sono entità in evoluzione, in crescita continua -> attribuzione di compiti sempre più impegnativi, concessione di maggiori margini di autonomia)
• Soddisfazione

Notiamo quindi che accanto a questi risultati per l’ambiente l’output lo si può vedere anche come risultato per l’individuo (ritorni riferiti agli individui che lavorano nell’organizzazione -> sviluppo professionale, soddisfazione).