Organizzazione e Gestione dell'evento sportivo

Tipologia di eventi

L'evento è un avvenimento, iniziativa di particolare importanza o interesse collettivo ma organizzare un evento è un'attività che permette di raggiungere un determinato target in un preciso momento.

Per classificare gli eventi si prende in riferimento un parametro, ovvero un riferimento su cui porre distinzioni. I parametri presi in considerazione sono:

• Finalità di partecipazione:
• Spettacolo: assistere all'esibizione
• Pratica: partecipare attivamente
• Finalità economica:
• Profit: come obiettivo principale il risultato economico quindi la ricerca di un utile
• No profit: obiettivo principale quello sociale e ludico ma ciò non toglie che ci possa essere anche un riscontro economico positivo
• Interesse:
• Internazionale: oltre i confini del paese
• Locali: all'interno della nazione
• Cadenza temporale:
• Periodico: con scadenza prestabilita
• Occasionale: hanno svolgimento una tantum
• Durata:
• Un giorno

svolto nell'arco della giornata-- Più giorni: richiede una differenza di gestione e organizzazione Natura organizzativa: - Pubblica: di carattere pubblico (comune regione ) - Privata: organizzata da una singola persona o società privata Attori Organizzatori. - Professionisti: con competenze e sicurezza garantita. - Volontaria: utilizzati per una ragione di costo/iniziativa Queste differenze nella maggior parte dei casi non sono cosi nette, infatti si utilizza una formula mista, non c'è una netta distinzione. EVENTO COME SISTEMA La varietà degli eventi e la loro complessità li rende veri e propri sistemi che vedono la presenza di molteplici protagonisti che hanno determinati obiettivi; è un mix di prodotti, servizi e competenze che devono essere miscelati per raggiungere un obiettivo. Importante è la corretta individuazione degli apparati necessari e tra loro coordinati. STAKEHOLDERS Sono quell'insieme di soggetti che hanno uninteresse nei confronti dell'organizzazione e che con il loro comportamento, possono influenzare l'interesse attratti da valori economici e sociali. Gli stakeholders possono essere primari e secondari: i primi sono definiti come attori con una relazione formale o contrattuale e senza i quali l'evento cesserebbe. Quelli secondari sono definiti come attori che anche se non sono coinvolti con una relazione diretta possono influenzare il successo. PRIMARI- PROTAGONISTI: atleti, coloro che hanno un ruolo attivo nella pratica dell'evento - LAVORATORI: risorse umane coinvolte alla realizzazione - VOLONTARI: risorse umane che offrono il loro contributo senza avere un compenso a volte sono un rimborso, ma sono spinti dalla passione PATNER: organizzazioni che collaborano alla realizzazione dell'evento che fornisce risorse economiche e materiali (ibrido) - FORNITORI: forniscono risorse di diversa natura con interesse nei confronti dell'organizzazione.vita dell'evento, che comprende diverse fasi: 1. Ideazione: in questa fase si definisce l'idea dell'evento, si stabiliscono gli obiettivi e si valutano le risorse necessarie. 2. Pianificazione: si elabora un piano dettagliato che comprende la scelta della data, la definizione del budget, la ricerca dei partner e la stesura del programma. 3. Promozione: si mette in atto una strategia di comunicazione per promuovere l'evento, coinvolgendo gli organi di comunicazione e le organizzazioni turistiche. 4. Organizzazione: si gestiscono tutte le attività necessarie per la realizzazione dell'evento, come la prenotazione degli impianti sportivi, la definizione delle regole di partecipazione e l'organizzazione dei servizi pubblici e di emergenza. 5. Svolgimento: si tiene l'evento, assicurandosi che tutto si svolga secondo quanto pianificato e gestendo eventuali imprevisti. 6. Valutazione: si analizza l'evento per valutare il raggiungimento degli obiettivi e raccogliere feedback dai partecipanti e dagli spettatori. Ogni fase del ciclo di vita dell'evento richiede attenzione e competenze specifiche, ma tutte sono fondamentali per il successo della manifestazione.vita dell'evento sportivo organizzazione ed il numero di persone impegnate. facendo riferimento allo spazio temporale tra il punto di di partenza e il punto di arrivo del progetto. Il punto di partenza va a significare l'idea da cui parte il progetto, questa deve essere fattibile, attuabile ovvero il processo fondamentale per il successo. Si parla quindi si studio della fattibilità che si ottiene grazie all'individuazione dei punti di forza e debolezza in riferimento a: luogo, sport, attività, risorse e capacità organizzative. In base a questi parametri stabilisco se procedere con il progetto quindi andare a stabile l'obiettivo. Un progetto si attua in 4 punti: - INDIVIDUAZIONE DEGLI OBIETTIVI - DEFINIZIONE DELL'ORGANIZZAZIONE - PIANIFICAZIONE DALLA STRATEGIA: A) definizione del budget e piano finanziario; B) coordinamento delle attività e gestione delle problematiche; C) comunicazione dell'evento - VALUTAZIONE CONCLUSIVA Questi 4 punti

Possono essere seguiti anche secondo un ordine cronologico diverso ma nessuno di questi può mancare.

INDIVIDUAZIONE DEGLI OBIETTIVI

In generale lo scopo di un qualsiasi evento è quello di attirare l'attenzione del proprio target (obiettivo) di riferimento, anche se poi a livello pratico gli obiettivi non possono essere solamente ridotti al numero di destinatari raggiunti dalla nostra azione. Una prima grande distinzione avviene tra obiettivi economici e non principalmente economici (no profit).

Sono tuttavia importanti valutazioni più profonde, lungimiranti e di riflesso.

Esempi:

• L'azienda potrebbe pubblicizzare i prodotti offerti, aumentando la visibilità del proprio marchio, entrare in contatto con nuovi utenti e fidelizzare la clientela acquisita in passato.
• Una Federazione sportiva potrebbe avvicinare i giovani ad uno sport ancora poco conosciuto e catturare l'attenzione delle famiglie.
• Una società potrebbe decidere di...

affinché si rendano conto della bontà di un determinato progetto. DEFINIZIONE DELL'ORGANIZZAZIONE Quando si organizza un evento sportivo i problemi da affrontare sono numerosi e diversi tra loro; alcuni semplici a meno. Per questo motivo è necessario innanzitutto costituire un Comitato organizzatore che avrà il compito di gestire tutti gli aspetti legati all'organizzazione generale ed alla promozione dell'evento sportivo. In alcuni casi si tratta di una singola persona; in altri parliamo di comitati numerosi per cui è opportuno redigere un vero e proprio Atto costitutivo, nel quale verranno indicati il numero dei componenti e tutte le necessarie postille. È molto importante l'attribuzione delle responsabilità perché se si è in grado di fare ciò in maniera chiara e precisa si avranno vantaggi enormi in termine di gestione delle problematiche e di chi era la responsabilità.

colpe ). Viene fatta dal comitato organizzatore.

PIANIFICAZIONE DELLA STRATEGIA

La pianificazione è il processo attraverso il quale si stabiliscono gli obiettivi e si determina qual è il modo migliore per conseguirli. L'aspetto fondamentale sono le risorse umane per poter realizzare un prodotto di qualità, ma è anche un fattore delicato in quanto basta che una persona viene trascurata che può compromettere la manifestazione. Il compito principale del comitato organizzatore sarà quello di valutare le risorse disponibili e prevedere l'utilizzo di eventuali risorse esterne per supportare la manifestazione. Dopo aver diviso le aree di intervento in tre settori principali ovvero amministrativo, operativo e tecnico, occorre individuare le competenze da inserire in ciascun settore che si occuperanno di svolgere il compito assegnato.

A) Il budget, le risorse e gli imprevisti

Il controllo delle risorse economiche è fondamentale per la riuscita

del risultato, per questo si parlaricavi connessi con l’evento, consentendo didi budget ovvero lo strumento che definisce i costi e iprevedere in modo dettagliato le risorse economiche occorrenti per la realizzazione del progetto.Indipendentemente dalla natura dell’evento si dovranno sostenere delle spese e nello stesso tempo sidovrà ricercare fonti di finanziamento per far fronte alle uscite preventive.Si identificano come costi:affitto dell’impianto-- affitto delle varie attrezzature- spese per il personale- spese pubblicitarie- spese per tasse e autorizzazioni- oggettistica per la premiazioneSi identificano come ricavi:- contribuenti- sostegno economico di sponsor- quote di iscrizione-vendita di biglietti- merchandising- servizio di ristorazionePIANO FINANZIARIOOltre al budget importante è la strutturazione ottimale di un piano finanziario, ovvero lo strumentoche serve a prevedere il flusso di denaro materialmente disponibile. Mentre attraverso ile al buon svolgimento dell'evento. Inoltre, è fondamentale garantire la sicurezza degli atleti e del pubblico presente durante le gare, controllando e verificando le misure di sicurezza adottate. Un altro aspetto importante è la preparazione dell'accoglienza, che include il soggiorno degli atleti e la verifica degli accrediti e dei mezzi di trasporto. Per coordinare efficacemente tutti i settori coinvolti, è necessario che il comitato di organizzazione si riunisca periodicamente e con regolarità. Durante queste riunioni, si verifica il rispetto del piano economico-finanziario, si espongono e si risolvono le varie problematiche organizzative e si valuta la fattibilità di nuove idee. Tutto ciò permette una gestione in tempo reale della situazione economica-organizzativa, consentendo di apportare eventuali modifiche in caso di situazioni rischiose e di evitare che queste possano compromettere il buon esito dell'evento.