Appunti organizzazione e gestione dell'evento sportivo

UFFICIO STAMPA:

E’ l’insieme delle competenze che si occupano della comunicazione dall’interno all’esterno (e

viceversa) della società sportiva. Quindi si rivolge ai media(mezzi di comunicazione di

massa)/tifosi/sponsor/opinion leader(coloro che con il loro pensiero influenzano quello degli

altri).

Obiettivi: Svolge il ruolo di “cerniera” decide quando aprire/chiudere il flusso di informazioni

(lo chiude, ad esempio, quando succede una notizia all’interno della squadra che potrebbe

causare uno scandalo).

Compiti: Garantire comunicazione coerente con obiettivi della società; Selezionare e filtrare il

flusso di informazioni; Costruire un rapporto con i giornalisti; Definire la posizione della

società all’interno del mercato dell’informazione.

Attività: Pianificazione della comunicazione; Reperimento delle documentazioni; Realizzazione

del lavoro; Punto di riferimento per tifosi e chiunque voglia informazioni; Rapporto con

giornalisti; Controllare risultato dopo l’investimento.

Competenze: Un ufficio stampa è competente se sa usare al meglio i mezzi di comunicazione

(conoscendo anche le diverse tempistiche per la trasmissione dell’informazione) per veicolare

il messaggio. ( se devo comunicare con un pubblico anziano non userò i social) quindi non

conta chi spende di più ma come viene veicolato il messaggio.

Rapporto con giornalista: Il giornalista non è mai un nostro amico, bisogna seguire la regola

del do ut des (ti do qualcosa se ricevo qualcosa in cambio). Segue le 7 C della comunicazione:

1. Credibilità

2. Contenuto

3. Contesto

4. Chiarezza

5. Continuità

6. Canali

7. Capacità di audience

Strumenti:

1. Media list : creare una lista con tutte le informazioni (orari, giorni lavorativi ecc) di ogni

media da contattare;

2. Rassegna stampa: Monitoraggio delle testate, spesso viene pubblicata a inizio mattinata;

3. Cartella stampa /press kit: può essere cartaceo o online, è una raccolta di foto/video che

viene consegnata ai giornalisti prima di una conferenza stampa di apertura/chiusura

evento.

4. Comunicato stampa: è un testo di max 15 righe (quindi molto corto e riassuntivo) che viene

dato dall’ufficio stampa ai giornalisti, i quali potranno comunicarlo al pubblico;

5. Conferenza stampa: che si divide in preparazione (creazione delle liste di media da

contattare/ invitare, data e ora, individuare la notizia) svolgimento (preparazione relatori,

registrazione dei presenti) chiusura (contattare eventuali assenti e verificare le uscite )

Verificare le uscite è per una verifica personale, mentre rassegna stampa è per il pubblico.

6. Interviste: che possono essere attive (giornalista fa direttamente domande) o passive

(giornalista fa da intermediario tra ufficio stampa e pubblico).

7. Internet: importante per l’organicità della comunicazione, ovvero poter inviare più notizie

diverse nello stesso istante.

8. News letter: Testo diviso in capitoli che contiene interviste, news ecc.

MASS MEDIA:

Sono mezzi di comunicazione di massa capaci di veicolare la visibilità da un punto di vista

commerciale. Hanno tempi diversi per pubblicare le notizie.

1- GIORNALE: tempistiche molto lente, perché il giornalista scrive la notizia e prima di

pubblicarla la invia alla redazione per ulteriori controlli.

2- RADIO: Notizie mandate con vie di comunicazione che comprendono solo l’ascolto della

notizia. (tempi immediati)

3- TV: oltre all’ascolto della notizia, la si può anche vedere. (tempi brevi) permette di essere

“partecipi” ad un evento anche senza partecipare fisicamente.

4- INTERNET: tempi brevissimi, e raggiunge in maniera “incontrollata” tutti

EVENTI:

Attività di interesse collettivo che hanno l’obiettivo di raggiungere un determinato target in un

preciso luogo/tempo, caratterizzato da persone fisiche che assistono.

Per quanto riguarda l’evento sportivo ha:

1- OBIETTIVI: Spettacolo (pubblico assiste) Pratico (pubblico partecipa attivamente)

2- FINALITA’ ECONOMICA: Profit (per guadagnare) ; No profit (per scopi ludici e

divertimento sociale).

3- NATURA DELL’EVENTO (LUOGO): Locale; Internazionale.

4- NATURA DELL’EVENTO (TARGET): Pubblico, privato, misto

5- CADENZA TEMPORALE: Periodico (come olimpiadi ogni 4 anni) Occasionale (in una

determinata situazione)

6- DURATA: Giornaliero; Più giorni.

Ci sono varie categorie organizzative che riguardano l’organizzazione dell’evento.

- Professionisti (vengono retribuiti per il loro compito)

- Volontari (aiutano, senza retribuzione, l’organizzazione dell’evento)

- Misti (composti sia da volontari che da professionisti)

L’evento, inoltre, può essere considerato come sistema quando ci sono diversi protagonisti che

partecipano con obiettivi diversi. Bisogna creare un mix per raggiungere l’obiettivo finale.

Vengono chiamati stakeholders e sono portatori di interessi. Si dividono in

- Primari: coloro che sono in prima vista (partecipanti, lavoratori, sponsor)

- Secondari: coloro che non sono coinvolti direttamente ma che danno una mano

all’organizzazione (servizi d’emergenza,servizi pubblici)

Il ciclo di vita dell’evento sportivo, prevede la professionalità e la disponibilità dell’organizzatore.

Oltre questo, bisogna vedere lo stadio di fattibilità dell’evento. Se è fattibile si passa al progetto di

esso, diviso in:

1- INDIVIDUAZIONE DEGLI OBIETTIVI sarebbe cercare di coinvolgere più persone possibili

2- DEFINIZIONE DELL’ORGANIZZAZIONE cercare di assegnare e dividere i ruoli

3- PIANIFICAZIONE STRATEGICA processo per determinare gli obiettivi e le modalità per

raggiungerli.

Inoltre bisogna tenere presente la 1) Definizione del budget (definisce costi/ricavi). Costi (spese

prima dell’evento, affitto locale, tasse, SIAE, ecc) Ricavi (guadagni a fine evento, sono considerati

anche gli sponsor).

E anche 2) Piano finanziario (prevedere i flussi di denaro).

Infine si hanno riunioni per il controllo delle attività, per controllare se tutto sta procedendo come

dovrebbe, e se così non fosse, riprogettare e risolvere i problemi. E successivamente si ha il

controllo e le valutazioni conclusive sull’evento.

MARKETING = L’insieme di azioni che studiano i rapporti tra domanda e offerta.

MARKETING SPORTIVO = E’ una strategia di marketing, che ha come target, persone

sportive/atleti ecc.

CONCORRENZA = Competizione tra due o più enti, per raggiungere un obiettivo comune.

SPONSOR = aiuto economico fornito da un’azienda o un privato.

ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEL SETTORE GIOVANILE:

Gli eventi per il settore giovanile sono considerati Atipici (senza fine specifico) perché sono a

lunga durata.

Il settore giovanile è insieme di attività praticate da ragazzi tra 5-18 anni. E’ un settore che offre

servizi a ragazzi e famiglie:

- Sociale: far stare insieme i ragazzi

- Educativo – formativo: collaborazione tra ragazzi

- Sportivo : insegnamento delle nozioni tecniche dello sport praticato