Organizzazione e Gestione dell'evento sportivo, Prof Pompilio Giuseppe

GLI EVENTI

Secondo il vocabolario, sono degli avvenimenti o iniziative di particolare rilievo o interesse collettivo.

Dal punto di vista organizzativo, l'evento è un attività che consente di raggiungere un determinato

target in un preciso luogo e tempo, caratterizzato dalla presenza di persone fisiche che assistono ad

esso per un determinato fine (spettacolo, tifo, divertimento, risultato)

Vi sono diverse tipologie di evento: Culturale, Ergo-Gastronomico, Politico, Religioso, Tecnologico,

Musicale, Teatrale, Sportivi. L'EVENTO SPORTIVO

L'evento sportivo è una tipologia di evento legato al mondo sportivo.

Tipologie di eventi sportivi

Gli eventi sportivi vengono a loro volta distinti in base al parametro di riferimento:

Distinzione = Obiettivo

- Evento spettacolo, nel quale lo spettatore assiste all'esibizione

- Evento pratico, nei quali gli spettatori sono coinvolti nello spettacolo stesso in maniera attiva.

Finalità Economica

- Profit, ovvero un evento creato fondamentalmente per ricavare soldi

- No profit, ovvero un evento con finalità ludiche o sociali

Natura dell'evento

- Internazionale, che coinvolge più stati

- Locale, che coinvolge solo uno stato (se è regionale coinvolge solo una regione)

Cadenza temporale

- Evento periodico, che prevede la ripetizione dello stesso ogni periodo di tempo (olimpiadi)

- Evento occasionale, che è legato ad una specifica situazione

Durata dell'evento

- Evento giornaliero, che prevede lo svolgimento durante una singola giornata

- Evento di più giorni, che prevede un'organizzazione migliore avendo una durata di più giorni.

Natura dell'evento

- Evento pubblico, ovvero organizzato da un ente pubblico

- Evento privato, che viene organizzato da un ente privato

- Evento pubblico/privato, nel quale un privato chiede una convenzione con enti pubblici

Categorie di fattori organizzativi

Evento con professionisti, nel quale viene assicurata maggiore competenza e sicurezza operativa

Evento con volontari, i quali non vengono retribuiti, danno una mano nell'evento per loro volontà.

Evento misto, che comprende la partecipazione sia di professionisti sia di volontari

Evento come sistema

Per considerare l'evento come un sistema, è richiesta la presenza di molti protagonisti con obiettivi

differenti tra loro. Questo mix di prodotti, servizi e persone devono essere ben miscelati per

raggiungere obiettivi prefissati.

Stakeholders: sono portatori di interessi, per dare risalto all'organizzazione di un evento, che tengono

praticolarmente conto dei risultati economici e sociali che l'evento genera. Sono classificati in:

- Primari: Sono i protagonisti dell'evento e senza di essi l'evento cesserebbe di esistere. Rappresentano

le figure principali dell'evento.

Sono i Lavoratori, Partner/Sponsor, Fornitori, Partecipanti

- Secondari: non sono coinvolti direttamente ma influenzano il successo dell'evento.

Sono le Istituzioni, Comunità produttiva, Servizi pubblici, Servizi di emergenza, Organi di

organizzazione, Organizzazioni turistiche

Il ciclo di vita di un evento sportivo

Per organizzare una manifestazione sportiva, occorre professionalità, serietà, grande disponibilità,

resistenza fisica e elasticità mentale.

L'evento sportivo deve essere rappresentato da un'idea realizzabile (stadio di fattibilità), grazie

all'individuazione dei punti di forza e debolezza di riferimento ai seguenti elementi: Il luogo

dell'evento, lo sport oggetto dell'evento, le attività praticate, le risorse che si possiedono e le capacità

organizzative. Se l'idea è fattibile è possibile iniziare l'organizzazione dell'evento. In caso di punti di

debolezza occorre invece cambiare progetto

IL PROGETTO DI UN EVENTO SPORTIVO

Progetto: Per realizzarlo, occorre avere chiaro l'obiettivo da realizzare, il punto di partenza per

predisporre le sequenze delle operazioni da eseguire, i compiti, il materiale necessario per

concretizzare l'idea. Si sviluppa in 4 punti:

1) Individuazione degli Obiettivi

Lo scopo di qualsiasi evento sportivo è attirare l'attenzione del proprio target di riferimento anche se

gli obiettivi non possono essere ridotti al numero di destinatari raggiunti dalla nostra azione. Gli

obiettivi, grossomodo, si distinguono in Obiettivi economici ed obiettivi non economici.

2) Definizione dell'organizzazione

Il comitato organizzatore dell'evento avrà il compito di gestire tutti gli aspetti legati alla promozione

e all'organizzazione dell'evento sportivo.

- È importante l'attribuzione delle responsabilità: è opportuno redigere un atto costitutivo nel quale

vengono indicati i componenti, i criteri di scioglimento, ...

- Occorre definire i ruoli e le relative responsabilità per ogni componente

- Il comitato stabilirà dei settori di competenza, ognuno dei quali avrà un responsabile ed il numero

delle persone impegnate nella singola attività dipenderà dal numero delle mansioni loro assegnate

- La chiarezza della divisione dei ruoli e delle responsabilità è fondamentale per l'esito del progetto

3) Pianificazione strategica

È il processo mediante il quale si determinano gli obiettivi e le modalità per il loro raggiungimento.

Le risorse umane (persone) sono le risorse fondamentali ai fini della realizzazione di un prodotto di

qualità, non ottenibile senza la collaborazione delle stesse.

Il compito principale del comitato organizzatore è la valutazione delle risorse disponibili e

prevedere l'utilizzo di eventuali risorse esterne per supportare la manifestazione

Dopo aver diviso le aree di riferimento nei 3 settori principali, amministrativo, operativo e tecnico,

occorre individuare in ogni settore le competenze da attribuirgli e le persone che si occuperanno

dello svolgimento di tali compiti.

La risorsa umana, oltre ad essere il fattore più importante, è anche il fattore più delicato.

a

3 ) Definizione del budget del piano finanziario: il controllo delle risorse economiche è fondamentale

nell'organizzazione di un evento, soprattutto per l'ottenimento del risultato.

BUDGET COSTI

I costi da sostenere per l'organizzazione di un evento

Budget: strumento che definisce i costi e i ricavi legati possono essere l'affitto dell'impianto dove avrà sede la

all'evento. Consente di prevedere in modo dettagliato, le manifestazione, l'affitto delle attrezzature sportive,

risorse economiche occorrenti per la realizzazione del offerte dallo sponsor tecnico, le spese per il personale

progetto. Un evento sportivo può nascere con l'intento di (gli addetti ai lavori devono essere retribuiti), le spese

suscitare l'interesse di una platea internazionale o limitarsi pubblicitarie (manifesti, volantini, adesivi, gadget per

al coinvolgimento di un singolo stato o regione. migliorare la visibilità dell'evento), le spese per tasse

e autorizzazioni varie (SIAE) ed i premi finali

(premiazione atleti con attestati, targhe, coppe...

RICAVI PIANO FINANZIARIO

I ricavi sono necessari per bilanciare le spese con

l'obiettivo di ricavare utili. Essi sono i contributi Il piano finanziario è lo strumento che serve a

(provenienti dal comune e/o altri enti pubblici interessati prevedere il flusso di denaro materialmente

all'evento) che possono essere di tipo Economico / disponibile nel tempo. Non bisogna confonderlo con il

attraverso la concessione gratuita, gli Sponsor (forma budget. Una buona pianificazione economica deve

fondamentale di aiuto economico da parte dei soggetti poggiare su una corretta struttura del piano

privati che portano avanti l'organizzazione dell'evento finanziario. Il piano finanziario indica i flussi di cassa,

stesso, offrono delle risorse all'organizzazione in cambio di ovvero la previsione della nostra disponibilità. Il

pubblicità, Il main sponsor ha una notevole visibilità, gli budget indica il flusso di competenze. Integrare i due

sponsor tecnici e gli sponsor commerciali fungono da prospetti affinchè vi sia compatibilità e fattibilità

corollario), le quote di partecipazione degli atleti, la economica.

vendita dei biglietti per gli spettatori e il merchandising.

Budget: strumento che definisce i costi e i ricavi legati all'evento. Consente di prevedere in

modo dettagliato, le risorse economiche occorrenti per la realizzazione del progetto. Un evento

sportivo può nascere con l'intento di suscitare l'interesse di una platea internazionale o limitarsi

al coinvolgimento di un singolo stato o regione.

I costi da sostenere per l'organizzazione di un evento possono essere l'affitto dell'impianto dove

avrà sede la manifestazione, l'affitto delle attrezzature sportive, offerte dallo sponsor tecnico, le

spese per il personale (gli addetti ai lavori devono essere retribuiti), le spese pubblicitarie

(manifesti, volantini, adesivi, gadget per migliorare la visibilità dell'evento), le spese per tasse e

autorizzazioni varie (SIAE) ed i premi finali (premiazione atleti con attestati, targhe, coppe...

I ricavi sono necessari per bilanciare le spese con l'obiettivo di ricavare utili. Essi sono i contributi

(provenienti dal comune e/o altri enti pubblici interessati all'evento) che possono essere di tipo

Economico / attraverso la concessione gratuita, gli Sponsor (forma fondamentale di aiuto

economico da parte dei soggetti privati che portano avanti l'organizzazione dell'evento stesso,

offrono delle risorse all'organizzazione in cambio di pubblicità, Il main sponsor ha una notevole

visibilità, gli sponsor tecnici e gli sponsor commerciali fungono da corollario), le quote di

partecipazione degli atleti, la vendita dei biglietti per gli spettatori e il merchandising.

Il piano finanziario è lo strumento che serve a prevedere il flusso di denaro materialmente

disponibile nel tempo. Non bisogna confonderlo con il budget. Una buona pianificazione

economica deve poggiare su una corretta struttura del piano finanziario. Il piano finanziario indica i

flussi di cassa, ovvero la previsione della nostra disponibilità. Il budget indica il flusso di

competenze. Integrare i due prospetti affinchè vi sia compatibilità e fattibilità economica.

b

3 ) Coordinamento delle attività e gestione delle problematiche in tempo reale

Il coordinamento delle attività è di fondamentale importanza: occorre abituarsi a fare più compiti

assieme. È necessario quindi fare un Planning delle attività, ovvero organizzare le varie attività in

maniera intelligente per farle combaciare.

- Occorre fare una verifica periodica delle attività: Per garantire la migliore coordinazione delle

attivit