Lezioni, Metodi per la gestione dei progetti complessi M

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – 6 CFU

Arturo Bellucci

Prof. Appunti di Simone Benassi

Indice

Introduzione al corso ................................................................................................... 1

Parte prima

• Innovazione e progetto .................................................................................................. 2
• Il Project Management e il progetto ............................................................................ 7
• Il sistema progetto ......................................................................................................... 10
• L’architettura del progetto .......................................................................................... 12
• Obiettivi del progetto .................................................................................................... 15
• Anticipare i vincoli ........................................................................................................ 19
• Il piano di progetto ........................................................................................................ 23
• La struttura organizzativa e i ruoli ............................................................................. 25
• La strutturazione del processo ...................................................................................... 32
• Il processo e le tecniche di P&C ................................................................................. 36
• Il Punto Programma ................................................................................................... 43
• Le filosofie del controllo ............................................................................................. 46
• Procedure di progetto ................................................................................................. 48
• Project Risk Management .......................................................................................... 50

Appunti dell’A.A. 2012/2013

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – Indice moduli – Simone Benassi   i  

• Project Procurement Management ........................................................................... 54
• Project Quality Management ..................................................................................... 56
• Project Communication Management ...................................................................... 57
• Decentramento e integrazione .................................................................................... 58
• Sistemi distribuiti e discrezionali ............................................................................... 61

Parte seconda

• Il Business Process Re-engineering ........................................................................... 64
• Progetti di sviluppo prodotto ..................................................................................... 66
• Progetti di informatizzazione ..................................................................................... 68

Parte terza

• Multiproject Management ......................................................................................... 69
• Sistemi di gestione MPM ............................................................................................ 71
• Portfolio Management ................................................................................................ 75
• Program Management ................................................................................................ 78
• Project Portfolio Management ................................................................................... 80
• Software per il Project Management ........................................................................ 81

Conclusioni del corso .................................................................................................... 82

Acronimi .......................................................................................................................... 84

Definizioni ...................................................................................................................... 86

Appunti dell’A.A. 2012/2013

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – Indice moduli – Simone Benassi   ii  

Introduzione al corso

Obiettivo: fornire una conoscenza approfondita del Project Management come metodologia per l’organizzazione dei processi complessi o poco ripetitivi, con particolare attenzione agli ambienti in cui sono presenti contemporaneamente più progetti tra loro interagenti.

I materiali usati per la didattica sono disponibili sul sito ufficiale. I materiali sono articolati in:

• Presentazione di lucidi (lezioni);
• Esercitazioni in aula (hanno solo lo scopo di consolidare l’apprendimento e approfondire argomenti sulla base di casi);
• Soluzioni;
• Letture.

Modalità d’esame: orale.

Elenco dei moduli

Parte prima:

• Innovazione e progetto
• Il Project Management e il progetto
• Il sistema progetto
• L’architettura del progetto
• Obiettivi del progetto
• Anticipare i vincoli
• Il piano di progetto
• La struttura organizzativa e i ruoli
• La strutturazione del processo
• Il processo e le tecniche di P&C
• Il Punto Programma
• Le filosofie del controllo
• Procedure di progetto
• Project Risk Management
• Project Procurement Management
• Project Quality Management
• Project Communication Management
• Decentramento e integrazione
• Sistemi distribuiti e discrezionali

Parte seconda:

• Il Business Process Re-engineering
• Progetti di sviluppo prodotto
• Progetti di informatizzazione

Parte terza:

• Multiproject Management
• Sistemi di gestione MPM
• Portfolio Management
• Program Management
• Project Portfolio Management
• Software per il Project Management

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – modulo Introduzione al corso – Simone Benassi 1

Parte prima

1. Innovazione e progetto

Il concetto di progetto è legato al concetto di innovazione, ossia lo sforzo delle organizzazioni di adattare i propri prodotti e servizi alle esigenze dei clienti.

Oggi l’ambiente competitivo è caratterizzato da una forte turbolenza, i cui driver sono:

• Dinamismo del mercato;
• Criteri di scelta dei consumatori e dei fornitori;
• Focus sul cliente;
• Centralità delle prestazioni come parametro di misura;
• Attese degli attori interni;
• Innovazione tecnologica.

• Velocità del cambiamento;
• Novità (utilizzo sempre minore della storia e dell’esperienza precedente);
• Complessità (più dimensioni e variabili da considerare, correlazioni più difficili).

Oggi è richiesta specializzazione e i prodotti sono sempre più integrati (esempio: le automobili moderne svolgono le stesse funzioni di quarant’anni fa, ma oggi sono integrate in esse un elevato numero di tecnologie, applicazioni).

L’innovazione ricopre oggi un ruolo sempre più importante: il progetto è legato a qualcosa di nuovo. Il progetto è uno sforzo dell’organizzazione finalizzato a raggiungere l’innovazione.

Nell’organizzazione sono presenti due prospettive:

1. Routine, ossia ciò che l’azienda fa quotidianamente, con lo scopo di generare profitto;
2. Innovazione, ne esistono di due tipi:
   • Innovazione incrementale: cambiamenti piccoli e continui;
   • Innovazione radicale: cambiamento a grandi salti.

Sono richieste quindi due capacità:

1. Capacità di gestire l’innovazione;
2. Capacità di trasferire l’innovazione, in quanto l’innovazione ha lo scopo di modificare la routine aziendale (in caso contrario il processo di innovazione è da considerarsi incompleto, “monco”).

È possibile distinguere differenti tipi di innovazione:

1. Innovazione di prodotto/servizio;
2. Innovazione di processo;
3. Innovazione di business (Abell);
4. Innovazione di prodotti/mercati (Ansoff);
5. Innovazione organizzativa (Leavitt);
6. Innovazione gestionale e di metodo;
7. Innovazione culturale (Schein).

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – modulo 1 Innovazione e progetto – Simone Benassi 2

Innovazione di business (Abell)

Tecnologia/processi Abell afferma che il business è dato dalla combinazione di tre variabili:

• Tecnologia;
• Prodotti;
• Mercato.

Prodotti e servizi

Mercati

Si possono avere quattro tipi di innovazioni separate:

1. Innovazione di business;
2. Innovazione nella tecnologia e nei processi;
3. Innovazione nei prodotti e nei servizi;
4. Innovazione nei mercati.

Qualunque sia l’oggetto dell’innovazione è possibile intravedere delle caratteristiche simili:

• Bassa ripetitività, ricicli;
• Metodi per aumentare il numero di soluzioni ipotetiche;
• Fare convergere contributi diversi nel processo di soluzione;
• Metodi di selezione e controllo dei risultati;
• Team di lavoro interdisciplinari.

Innovazione di prodotti/mercati (Ansoff)

Mercati attuali: Strategia di penetrazione del mercato; Strategia di sviluppo del prodotto.

Nuovi mercati: Strategia di sviluppo del mercato; Strategia di diversificazione.

Prodotti attuali. Nuovi prodotti.

Nel dettaglio:

• Strategia di penetrazione del mercato con lo scopo di stimolare i clienti a comprare di più, strappare clienti alla concorrenza e attirare nuovi clienti;

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – modulo 1 Innovazione e progetto – Simone Benassi 3

• Strategia di sviluppo del prodotto con lo scopo di sviluppare nuove funzionalità accessorie, migliorare le performance del prodotto, ideare nuovi prodotti;
• Strategia di sviluppo del mercato con lo scopo di individuare categorie di utilizzatori in settori limitrofi o differenti, stimolare nuovi canali di distribuzione, estendere la rete di vendita a nuove aree geografiche.

Si tratta di un’infinità di differenti iniziative, distinte dalle attività routinarie.

Innovazione organizzativa (Leavitt)

Struttura

Compiti/Missione Tecnologia CONTESTO

Persone

Motivazioni Relazioni Cultura/Norme

Innovazione gestionale e di metodo

Fanno parte di questo tipo di innovazione: Quality Management, Just In Time, Lean Production, Concurrent Engineering, CIM (Computer Integrated Manufacturing), Project Management, Supply Chain Management, …

Gli aspetti importanti sono:

• Multi-focalizzazione;
• Integrazione dei processi;
• Process Ownership.

Per definire e misurare il livello di radicalità dell’innovazione sono utilizzati differenti metodi:

1. Daft (qualitativo);
2. Hayes (per prodotti e processi produttivi);
3. Freeman VS (maggior rischio maggior innovazione);
4. Zeleny (tecnologia superiore, tecnologia adatta);
5. Durand (variazione di competenze organizzative);
6. …

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – modulo 1 Innovazione e progetto – Simone Benassi 4

Daft (qualitativo)

Innovazione incrementale: processo continuo; influenza parte dell’organizzazione; struttura e gestione dei processi tradizionali; miglioramenti tecnologici; miglioramenti di prodotto.

Innovazione radicale: rottura con i paradigmi precedenti; trasforma l’intera organizzazione; nuova struttura e modalità di gestione; tecnologia rivoluzionaria; nuovi prodotti, nuovi mercati.

Hayes (per prodotti e processi produttivi)

Una componente fondamentale del rischio è costituita dalla “quantità” di innovazione contenuta nel prodotto/servizio che può essere analizzata secondo una mappa articolata su due dimensioni:

1. Quantità di innovazione di prodotto;
2. Quantità di innovazione dei processi produttivi.

Zeleny (tecnologia superiore, tecnologia adatta)

Se l’innovazione è incrementale la rete di sostegno (infrastruttura) non viene modificata: si parla quindi di tecnologia adatta.

Viceversa, se l’innovazione è radicale la rete di sostegno viene modificata: si parla quindi di tecnologia superiore.

Durand (variazione di competenze organizzative)

È studiato lo stato attuale dell’organizzazione in termini di competenze e s’ipotizza uno stato futuro.

In base a quanto ipotizzato in termini di competenze è possibile definire tre tipi di innovazione:

• Innovazione incrementale: utilizza in massima parte competenze disponibili all’organizzazione nello stato attuale;
• Innovazione micro-radicale: utilizza un mix significativo tra competenze disponibili all’organizzazione nello stato attuale e competenze da acquisire;
• Innovazione radicale: è prevalente l’acquisizione di nuove competenze.

Il fattore tempo non cambia il livello di innovazione necessaria, ma rende più complesso il processo di cambiamento: è il tempo che dà origine a processi differenti.

Livello di innovazione: radicale, metamorfosi, evoluzione di incrementale, selezione/apprendimento, adattamento.

Tempo necessario alla realizzazione dell’innovazione: breve, lungo.

Area di interesse per il Project Management.

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – modulo 1 Innovazione e progetto – Simone Benassi 5

Al Project Management interessano quei processi in cui il tempo è un fattore critico.

Per gestire l’innovazione sono utilizzati dei modelli decisionali:

Innovazione incrementale: approccio decisionale bottom up; coinvolgimento del top management per la valutazione dell’innovazione; prevalenza della monodisciplinarietà; controllo tramite il budget; prevalenza delle valutazioni basate sui vantaggi tangibili (riduzione dei costi, aumento dei volumi, …).

Innovazione radicale: approccio decisionale top down; coinvolgimento del top management sin dal primo momento; prevalenza della multidisciplinarietà; controllo tramite quadri di sintesi; prevalenza delle valutazioni basate sui vantaggi intangibili (sicurezza del personale, benefici ambientali, …).

Un’azienda è vista come un insieme di processi.

La rete di progetto è l’insieme dei soggetti/attori coinvolti a qualunque titolo nel progetto.

Il processo di sviluppo di un nuovo prodotto – Sviluppo Nuovo Prodotto (SNP) è costituito dalle seguenti fasi:

1. Concezione;
2. Pianificazione prodotto o sistema;
3. Progettazione architetturale o di massima;
4. Progettazione di dettaglio;
5. Prototipazione;
6. Preserie;
7. Attività sul campo;
8. Lancio sul mercato;
9. Chiusura.

Attraverso tutte queste fasi si articola la gestione del progetto.

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – modulo 1 Innovazione e progetto – Simone Benassi 6

2. Il Project Management e il progetto

Il Project Management (in seguito PM) è un modello organizzativo (ruoli, modalità di interazione tra i ruoli, tecniche e strumenti, cultura organizzativa, filosofia gestionale) con alcuni prerequisiti di funzionamento (interfunzionalità, orientamento agli obiettivi e ai risultati, competenze disciplinari forti).

Si tratta di modalità sperimentate di avvio/lancio di un modello di gestione che ha l’obiettivo di gestire al meglio processi complessi e rilevanti, poco standardizzati e poco ripetibili.

Il PM nasce con l’esigenza di gestire al meglio progetti unici (esempio: lancio nello spazio delle persone), in processi a medio-basso livello di strutturazione.

Inoltre il PM è fondamentale in quei contesti dove “costruire” il processo è altrettanto importante che governarlo e dove un sistema di coordinamento ad hoc, distinto da quello tradizionale (gerarchico-funzionale) è giustificato (ha un costo).

Stato futuro

Comprendere e strutturare “TO BE”

Stato attuale “AS IS”

Misurare e correggere

In questi contesti il rischio di non raggiungere gli obiettivi è elevato in quanto l’autorità gerarchica non vale.

I processi possono essere distinti in due grandi famiglie:

1. Processi a impulso: le caratteristiche di questi processi sono:
   • Unicità del processo o dell’output;
   • Finalizzazione (obiettivi espliciti);
   • Temporaneità (pianificata);
   • Interdipendenze reciproche.
2. Processi a flusso: le caratteristiche di questi processi sono:
   • Processo ripetitivo e standardizzato;
   • Obiettivi impliciti;
   • Permanenza;
   • Interdipendenze sequenziali.

Le differenze fra le due famiglie di processi sono consistenti e tali da utilizzare modalità gestionali differenti.

Metodi per la gestione dei progetti complessi M – modulo 2 Il PM e il progetto – Simone Benassi 7

I vantaggi del PM

• Orientamento al cliente;
• Orientamento alla programmazione;
• Governo di processi complessi;
• Comprensione del processo;
• Focalizzazione del controllo;
• Flessibilità nell’uso delle risorse;
• Trasparenza gestionale;
• Previsione di tempi e costi dei progetti;
• Controllo di tempi e costi dei progetti.

Il PM pone le sue basi su quattro “gambe”:

1. Aspetti sistemici (caratteristici per ogni processo);
2. Concetti organizzativi;
3. Tecniche e metodi;
4. Interfacce con altre discipline.

L’obiettivo del PM è controllare e coordinare, non eseguire: le tecniche e i metodi operativi utilizzati per realizzare il progetto non sono di responsabilità del PM.

Mintzberg propone cinque diversi modelli organizzativi:

1. Struttura semplice;
2. Burocrazia meccanica;
3. Burocrazia professionale (esempio: Università);
4. Adhocrazia: modello organizzativo progettato ad hoc per qualcosa di specifico