Domande e risposte di Organizzazione dei sistemi informativi aziendali

ICT?!

Operando!una!sintesi!tra!

Lo!schema!socio>tecnico!

−! L’approccio!emergente!di!interazionismo!socio>tecnico,!che!vede!ICT!e!assetto!

−! organizzativo!come!due!variabili!che!si!influenzano!a!vicenda![ITC!!!"!ORG]!

L’analisi!dei!cicli!di!investimento!

−!

è!possibile!distinguere!3!tipologie!di!cambiamenti!connessi!all’introduzione!di!nuova!ICT:!

Un,!cd,!cambiamento!di!primo!ordine!(automate):!legato!all’introduzione!di!

•! tecnologie!che!permettono!di!automatizzare!compiti!elementari!prima!svolti!

manualmente.!Cambiamento!che!interessa!solo!il!sub!sistema!tecnico!

(ICT!"ATTIVITA’!E!PROCESSI)![esempio!skipass]!

Un!cambiamento!di!secondo!ordine!(informate):!legato!all’introduzione!di!tecnologie!

•! per!supportare!processi!informativi!e!decisionali!e/o!favorire!la!collaborazione!tra!

persone.!Cambiamento!che!interessa!sia!il!sub!sistema!sociale!che!tecnico.!Si!

modificano!i!ruoli,!le!mansioni!e!le!competenze.!Ad!esempio!nascita!delle!fidelity!

card!o!di!Skype.!

Un!cambiamento!di!terzo!ordine!(transform):!che!coinvolge!l’assetto!organizzativo!e!

•! inter>organizzativo!coinvolgendo!attivamente!manager!e!top>manager!e!

interessando!la!macrostruttura!(livelli!gerarchici,!span!of!control,!confini!interni!e!

esterni)!la!microstruttura!(compiti,!mansioni,!ruoli),!i!meccanismi!operativi!e!la!

distribuzione!del!potere.!

!

3.! Le%interdipendenze%e%il%modello%di%Thompson%

Ogni!attività!che!viene!realizzata!all’interno!dell’azienda!implica!delle!relazioni!tra!i!soggetti!

che!ne!fanno!parte.!Per!poter!individuare!gli!approcci!che!prevalgono!in!una!determinata!

organizzazione!è!necessario!individuare!ed!analizzare!le!interdipendenze!che!si!sviluppano!al!

suo!interno.!In!particolare!per!“interdipendenze”!si!intendono!gli!“scambi!o!la!condivisione!

di!risorse!materiali!e!di!informazioni!tra!gli!attori!delle!unità!organizzative!o!tra!diverse!unità!

organizzative!interne!o!esterne!al!fine!di!realizzare!le!attività!operative”.!Esistono!diversi!tipi!

di!interdipendenze.!La!prima!importante!distinzione!è!tra!interdipendenze!transazionali%e!

associative.!Le!prime!hanno!per!oggetto!relazioni%di%scambio!e!si!riferiscono!al!trasferimento!

di!B/S!attraverso!un’interfaccia!tecnologicamente!separabile.!Le!interdipendenze!associative!

invece!non!implicano!il!trasferimento!di!un!B/S!tra!attori!ma!implicano!l’unione%di%sforzi,!un%

allineamento%di%comportamenti%verso%un%obiettivo%comune.!!

all’interno!delle!interdipendenze!transazionali%è!possibile!distinguere!ulteriormente!tra!

interdipendenze!sequenziali%(!l’output!di!un’unità!organizzativa!a!monte!diventa!l’input!

dell’unità!organizzativa!a!valle,!le!attività!degli!individui!diventano!così!indipendenti!le!une!

dalle!altre!(es!catena!di!montaggio;!è!possibile!arrivare!a!situazioni!in!cui!esistono!

interdipendenze!sequenziali!cicliche%o!ricorrenti)!e!interdipendenze!reciproche!(quando!la!

relazione!tra!attività!non!è!sequenziale!ma!parallela!e!simmetrica!a!due!vie.!Sussiste!quando!

l’output!di!una!unità!organizzativa!diviene!l’input!dell’altra!e%viceversa).!

Per!quando!riguarda!le!interdipendenze!associative!è!possibile!distinguere!tra!

interdipendenze!generiche%e!intensive.!Le!prime!si!realizzano!quando!due!

compiti/attori/attività!contribuiscono!con!il!proprio!output!ad!un!risultato!complessivo!o!

quando!ricevuto!come!input!risorse!da!fonte!comune!(ad!esempio!relazioni!tra!filiali!di!una!

banca).!Le!seconde!si!realizzano!quando!le!parti!co>agiscono!definendo!le!azioni!per!mutuo!

aggiustamento!(ad!esempio!i!team!multifunzionali!o!i!rapporti!di!joint>venture).!Le!

interdipendenze!possono!essere!a!parità!di!ogni!altra!condizione!ordinate!per!gradi!crescenti!

di!complessità:!

1.! Generiche!

2.! Sequenziali!

3.! Reciproche!

!

4.! Differenti%modalità%di%coordinamento%a%seconda%del%tipo%di%interdipendenza!

A!seconda!del!tipo!di!interdipendenza!si!associano!differenti!modalità!di!coordinamento.!

Coordinamento!che!può!avvenire!a%mezzo%feedback!(per!le!attività!ad!interazione!tacita),!

che!secondo!Mintzberg!si!realizza!per!interazione!diretta!tra!attori!posti!a!diversi!livelli!

gerarchici!(cd!supervisione!diretta)!e!per!interazione!diretta!e!reciproca!tra!attori!posti!allo!

stesso!livello!gerarchico!(cd!mutuo!aggiustamento).!Oppure!per!mezzo!della!

standardizzazione%per!le!attività!di!trasformazione!che!necessitano!di!regole!e!procedure!

operative.!La!standardizzazione!consiste!nell’individuare!delle!attività!di!routine,!dei!risultati,!

delle!conoscenze!o!dei!valori!che!permettono!agli!individui!di!reagire!allo!stesso!modo!in!

presenza!di!una!specifica!gamma!di!eventi.!

È!possibile!standardizzare!attività%e%processi!e!qualora!fosse!impossibile!standardizzare!le!

modalità!di!svolgimento!si!può!standardizzare!i!risultati!(lasciando!autonomia!rispetto!alle!

modalità!per!raggiungere!tali!risultati),!le!capacità%e%conoscenze!(modalità!di!coordinamento!

tipica!di!contesti!di!lavoro!ad!elevata!componente!professionale),!o!i!valori!per!definire!

comportamenti!coerenti!con!gli!obiettivi!organizzativi.!

!

5.! IPV,%contributo%di%Galbraith%e%quali%strategie%è%possibile%adottare%se%la%complessità%aumenta%

Secondo!l’approccio!dell’information!processing!view!la!particolare!forma!organizzativa!può!

essere!intrepretata!evidenziando!i!meccanismi!di!coordinamento!adottati!e!il!loro!contributo!

alla!gestione!dei!flussi!informativi.!L’assetto!organizzativo!dunque!dovrebbe!essere!

progettato!per!fornire!flussi!informativi!verticali!e!orizzontali!adeguati!al!raggiungimento!

degli!obiettivi!aziendali.!(Se!l’assetto!organizzativo!non!soddisfa!i!fabbisogni!informativi,!le!

persone!avranno!poche!informazioni!o!le!riceveranno!nei!tempi!e!modi!non!adeguati).!IPV,!

basata!essenzialmente!sul!contributo!di!Galbraith!riconosce!l’esistenza%di%una%relazione%tra%

concetto!di!incertezza,%le%informazioni%e%i%meccanismi%di%coordinamento.%%

Galbraith!concepisce!l’incertezza!(U=Uncertainty)!come!funzione!del!gap!informativo,!ossia!

la!differenza!rilevabile!tra!quantità!di!informazioni%necessarie!(In)!richieste!da!un!attore!per!

l’esecuzione!di!un!compito!e!la!quantità!di!informazioni%disponibili!(Id)%

! ! = ∱ (%&')!

! = ∱ ()* − ),)!

!

A!loro!volta!In!sono!funzione!della!complessità!(C)!(che!è!a!sua!volta!funzione!della!

varietà&eccezioni,!dell’eterogeneità!dei!problemi!e!delle!interdipendenze!tra!attività).!

Mentre!le!Id$sono!a!loro!volta!funzione!della!capacità!dell’attore!di!gestire!la!complessità!(K).!

! ! = ∱ [∱ . − ∱ / ]!

!

dunque!una!piccola!variazione!delle!attività!a!monte!si!ripercuote!su!tutte!le!attività!

interdipendenti!a!valle.!A!parità!di!capacità!(K)!di!gestione!dei!flussi!informativi,!maggiore!è!

la!complessità!(C)!maggiore!sarà!il!Gap!informativo.!

In!funzione!delle!informazioni!richieste!per!il!funzionamento!del!sistema!è!possibile!porre!in!

esser!delle!strategie!organizzative!con!un!diverso!grado!di!complessità!ed,!in!base!ad!essa,!

porre!in!essere!specifiche!azioni.!Secondo!il!modello!di!Galbraith!bassi!livelli!di!complessità!e!

di!incertezza!possono!essere!gestiti!con!il!ricorso!alla!standardizzazione!di!norme!e!

procedure!e!con!la!programmazione;!all’aumentare!della!complessità!si!rende!necessario!

l’intervento!della!gerarchia.%!Superata!una!certa!soglia!il!ricorso!troppo!frequente!alla!

gerarchia!per!la!risoluzione!di!eccezioni!e!situazioni!anomale!diviene!un!collo!di!bottiglia!e!

diviene!fondamentale!il!concetto!della!delega%che!tende!a!permettere!la!riduzione%dei%

fabbisogni%informativi% (incrementando$risorse$in$eccesso:!si!accetta!un!aumento!dei!costi!e!una!

riduzione!dell’efficienza!per!far!fronte!all’incertezza![es!fare!magazzino]!oppure!gestendo!i!confini!

organizzativi!con!la!creazione!di!“cuscinetti”!gestionali![creazione!di!funzione!acquisti!per!gestire!in!modo!

oculato!e!efficiente!gli!acquisti!riducendo!gli!impatti!di!eventuali!fluttuazioni]!oppure!separando$le$unità$

organizzative$[creazione!di!divisioni,!per!rendere!la!struttura!più!flessibile!e!autonoma!e!autosufficiente,!

oppure!potenziando%la%capacità%di%elaborazione,%

sopportando!però!i!costi!delle!ridondanze]) !

incrementando!qualità/quantità!di!informazioni!attraverso!l’introduzione!di!nuove!

tecnologie!o!favorendo!i!collegamenti!e!le!integrazioni!inter!e!intra>organizzative!(riunioni,!

ruoli!di!collegamento!come!il!project!manager)!

!

6.! Definizione%di%IOS%

Per!IOS,!Interorganizational!information!system,!sistemi!informativi!inter>organizzativi,!si!

intendono!sistemi!che!supportano!tramite!le!ICT!e!in!alcuni!casi!rendono!automatici!i!flussi!di!

informazioni!e!consentono!di!far!comunicare!tra!loro!SI!che!appartengono!a!aziende!diverse!

dal!punto!di!vista!dell’assetto!giuridico!e!proprietario.!Sono!dunque!SIA!condivisi!da!2!o!più!

aziende!che!comportano!lo!sfruttamento!di!reti!ICT!che!travalicano!i!confini!aziendali.!!Ciò!

richiede!la!definizione!di!procedure!inter>organizzative!e!protocolli!standard!in!grado!di!

consentire!la!comunicazione!inter>organizzativa.!Esempi!di!ICT!e!applicazioni!informatiche!

utilizzate!a!supporto!degli!IOS!sono:!

Le!reti!di!comunicazioni!pubbliche!(internet)!e!private!(intranet)!

•! Le!e>mail!

•! I!sistemi!di!video!Conferencing!

•! I!database!condivisi!

•! I!sistemi!di!Electonic!data!intercisane!(EDI)!

•! Ecc.!

•!

!

7.! Classificazione%degli%IOS%

Secondo!Martinez!(2004)!è!possibile!classificare!i!sistemi!IOS!in!base!ai!possibili!ruoli!

tecnologici!svolti!e!al!tipo!di!interdipendenze!gestite.!

Quando!sistemi!IOS!collegano!molteplici!attori!legati!da!interdipendenze%associative%

#! generiche%(ossia!con!bisogni!complementari!che!derivano!dall’uso!o!dallo!scambio!di!

una!risorsa!comune)!vengono!definiti!pooled$information$resource$IOS!che!

consentono!a!più!attori!di!condividere!determinate!risorse!informative!(es.!database!

centrale!dei!rischi!creditizi,!sistemi!di!prenotazione!di!voli!aerei)!

Quando!i!sistemi!IOS!gestiscono!interdipendenze%transazionali%sequenziali!(ossia!

#! flussi!informativi!connessi!ad!attività!disposte!in!sequenza!in!modo!che!gli!output!di!

ogni!attività!rappresentano!gli!input!della!successiva)!sono!detti!value$supply$chain$

IOS!e!operano!a!supporto!del!concatenamento!e!del!congiungimento!di!catene!del!

valore!contigue!di!differenti!aziende!per!ridurre!le!inefficienze!e!i!tempi!!di!gestione!

dei!flussi!informativi!e!supportare!transazioni!cliente>fornitore!tra!l