Domande e risposte di Organizzazione dei sistemi informativi aziendali

Università degli Studi di Pavia CdL Amministrazione Controllo e Finanza Aziendale

Sommario

• OSIA 1 .................................................................................................................................................. 3
• OSIA 2 .................................................................................................................................................. 7
• OSIA 3 ................................................................................................................................................ 12
• OSIA 4 ................................................................................................................................................ 17
• OSIA 5 ................................................................................................................................................ 20
• OSIA 6 ................................................................................................................................................ 25
• OSIA 7 ................................................................................................................................................ 26

OSIA 1

1. Definizione di sistema informativo: Il sistema informativo è definito come l’insieme di elementi tra loro interdipendenti che genera flussi informativi supporto sia di decisori interni, nei vari punti e livelli organizzativi, che esterni all’impresa, per decidere, controllare, coordinare e supportare la gestione aziendale.

2. Rapporto tra sistema informativo e sistema informatico: Il sistema informatico è definito come l’insieme di tecnologie dell’informazione, di comunicazione e di automazione utilizzate nell’ambito del sistema informativo per supportarlo e renderlo più efficiente. Con tale dicitura si indica generalmente un sistema meccanografico, un computer o una rete di computer, apparati o sottoinsiemi elettronici connessi tra loro in un’architettura di base di tipo client-server, preposti ad una o più funzionalità nel ambito aziendale. Il sistema informativo è costituito dunque dall’insieme di informazioni prodotte, utilizzate e condivise dall’azienda durante l’esecuzione dei processi aziendali, dalle procedure con cui esse sono gestite e dalle risorse umane e tecnologiche coinvolte. Il sistema informativo è dunque l’insieme delle attività logiche di gestione delle informazioni, delle relative modalità e degli strumenti tecnologici usati a tale scopo, di cui il sistema informatico ne costituisce la parte infrastrutturale.

3. Definizione di sistema informativo automatizzato: Con il termine Sistema Informativo Automatizzato si intende quella parte del sistema informativo che è realizzata con tecnologie informatiche: le informazioni vengono raccolte, elaborate, archiviate e scambiate mediante l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT).

4. Qual è il rapporto esistente tra “dati”, “informazioni” e “conoscenza”: I dati sono definiti come la rappresentazione oggettiva degli eventi. Non forniscono nessun tipo di giudizio o di interpretazione degli stessi limitandosi alla semplice osservazione dello stato delle cose. L’informazione si crea quando il dato viene trasformato in forma utile e significativa per l’utilizzazione. Affinché le informazioni diventino conoscenza è necessario un coinvolgimento e uno sforzo da parte degli individui, una valorizzazione dell’esperienza e una contestualizzazione e integrazione di informazioni qualitative e quantitative.

5. Quali sono le componenti del SIA: Le componenti del SIA possono essere riassunte in:

• Patrimonio dati: Connesso alla rappresentazione fenomenica degli eventi e dei fenomeni di interesse aziendale a partire dal quale si generano informazioni.
• Processi informativi: Di acquisizione/creazione di dati e/o informazioni, di registrazione e archiviazione, di elaborazione, di riproduzione e trasmissione e di presentazione per consumazione. Tali processi possono essere gestiti in modo implicito – basandosi sull’esperienza e sulle competenze degli individui e su routine aziendali non formalizzate – in modo esplicito ma non supportato da ICT – con modalità e criteri formalizzati anche se la gestione manuale può risultare poco efficiente – e in modo esplicito supportato da ICT che consente di incrementare l’efficienza e la replicabilità delle attività e dei processi informativi.
• Mezzi e strumenti: In gran parte rappresentati da ICT nei moderni SI.
• Persone: Non solo gli specialisti della funzione SI ma anche e soprattutto gli utenti, ovvero tutti coloro che a qualsiasi livello organizzativo e con diverse finalità usufruiscono delle informazioni prodotte dal sistema.
• Principi e regole organizzative: Ossia l’insieme di valori di norme e di routine aziendali infuse nel sistema che lo caratterizzano e lo influenzano e ne controllano il funzionamento.

6. Evoluzione di ICT e del SIA: I primi contributi scientifici dedicati ai sistemi informativi a supporto della governance aziendale risalgono agli anni ’60, fase centrata sull’importanza dei dati e sulla riduzione dei tempi di elaborazione delle procedure più ripetitive. Negli anni ’70 l’attenzione si spostò sulle informazioni, con la diffusione dei primi Management Information Systems. Lo scopo dei SIA era supportare il controllo direzionale fornendo informazioni standardizzate attraverso procedure automatizzate. Proprio in quel periodo si rendevano disponibili i primi terminali per il singolo utente che quindi acquisiva, anche se limitate, capacità elaborative. Successivamente il ruolo delle ICT applicate ai SI si orientò a facilitare il top management nel processo decisionale: negli anni ’80 con l’introduzione del personal computer e dei sistemi di simulazione dei processi decisionali (Expert Systems), negli anni ’90, grazie alla diffusione di internet avviene l’epocale e rivoluzionario passaggio da IT a ICT, rendendo sempre più autonomo l’utente medio dallo specialista.

7. Benefici del SIA nel tempo: Sono aumentati nel tempo in modo enorme. I primi sistemi EDP (Electronic Data Processing) che permettevano un’automazione di attività elementari come la gestione della contabilità, delle paghe ecc., hanno permesso un aumento di efficienza e efficacia individuale. La revisione e il cambiamento dei processi nonché l’integrazione tra il sistema contabile e i sistemi operativi alimentanti grazie ai database permise un aumento della produttività nei processi e migliorò il time to market. Grazie infine all’introduzione dei modelli di simulazione e di pianificazione finanziaria avvenne una radicale trasformazione nel concetto di business. Oggi l’apertura dei confini organizzativi grazie alla diffusione di internet e delle online community permette un’evoluzione mai vista prima in termini di rapporti con stakeholder. Dunque inizialmente le ICT erano utilizzate per automatizzare processi operativi esistenti in una logica settoriale non integrata. Poi vennero sempre maggiormente utilizzate per aumentare l’integrazione dei processi interni, per riconfigurarli in un’ottica di maggior efficienza e efficacia, fino a utilizzarle per ridisegnare tutta la value chain. Dunque lo sviluppo dei moderni SIA permettono un contributo significativo alla competitività aziendale, offrendo modalità di analisi e rappresentazione dei dati e delle performance aziendali efficaci; contribuiscono a supportare la competitività più direttamente agendo sui singoli processi aziendali (nuove tipologie di relazione con clienti – CRM) e aumentano il dinamismo nella comunicazione interna e esterna, contemporaneamente riducendo i costi di coordinamento, permettendo così di modificare l’assetto delle relazioni inter e intra-organizzative.

8. Componenti del SIA secondo l’approccio socio-tecnico: Qualsiasi sistema produttivo risulta composto e definito da due tipologie di variabili: tecniche e sociali. Le prime costituiscono le modalità tecniche di svolgimento delle attività e i mezzi, le seconde rappresentano l’elemento umano dal punto di vista individuale e umano. Con l’approccio socio-tecnico, a partire dagli anni ’50 con gli studi del Tavistock Institute di Londra, si critica la visione di chi si concentra solo sulla componente tecnica. Secondo tale approccio il sistema produttivo non può prescindere da aspetti sociali e organizzativi. È necessario trovare una mediazione tra il cd imperativo tecnologico (approccio secondo cui l’IT è una variabile indipendente mentre l’organizzazione sarebbe solo una variabile dipendente che si adatta a nuove tecnologie) e il cd imperativo organizzativo (secondo cui i fabbisogni strategici e organizzativi dell’azienda determinerebbero le scelte tecnologiche). Bisogna superare quindi approcci unidirezionali dei modelli precedenti accettando modelli di reciproco condizionamento, basati sull’integrazionismo socio-tecnico. Secondo tale approccio il SIA risulta composto da 4 componenti raggruppabili in due sub sistemi: sociale e tecnico. Il primo riguarda le persone e le relazioni tra persone e gruppi in un più ampio sistema di ruoli organizzativi connesso all’assetto organizzativo. Fanno parte di tale sub sistema la componente “struttura” e la componente “persone”. Fanno parte invece del sub sistema tecnico (che riguarda le ICT, le attività e i processi informativi utilizzati per produrre e gestire le informazioni a partire dal patrimonio dati e per supportare i processi di business) la componente “ICT” e la componente “Attività e processi”.

9. Le 4 componenti del sistema socio-tecnico: È necessario tenere in considerazione diversi elementi per sviluppare un SIA efficace e efficiente nonché adatto alla specifica fattispecie aziendale. In primo luogo bisogna analizzare la struttura, intesa come l’assetto organizzativo aziendale, costituito da componenti strutturali in senso stretto, da meccanismi operativi e da gerarchie distributive di compiti e responsabilità, per apprezzare le relazioni tra le persone all’interno di gruppo e all’interno di un più ampio sistema di ruoli organizzativi. Inoltre sempre rimanendo nell’ambito del sub sistema “sociale” è necessario considerare la componente “persone” ovvero gli specialisti, gli altri soggetti dell’impresa coinvolti nelle decisioni sul SIA e gli utenti ovvero i destinatari delle informazioni prodotte dal sistema, nonché tutti gli altri soggetti che non appartengono all’impresa. Questa analisi discende dall’esigenza di comprendere i fabbisogni informativi per poter definire la natura dei dati, dei processi e dei flussi informativi, ovvero per rendere più adeguati possibili le informazioni alle esigenze specifiche della attività. Passando al sub sistema “tecnico” è necessario prendere in considerazione la componente “ICT” che secondo Zuboff (1988) è a sua volta costituita da tecnologie di mera automazione, atte a riprodurre, ampliare e migliorare il processo di sostituzione delle macchine all’azione dell’uomo (cd processo automate) e produrre un flusso iniziale di dati, e da tecnologie dell’informazione e della comunicazione vere e proprie, che permettono di produrre, trasmettere e usare informazioni per fini decisionali (cd processo informate). Questo tipo di analisi permette di orientare la scelta su le tecnologie che meglio rispondono alle esigenze di flussi e fabbisogni richieste dagli utenti aziendali. In ultima analisi è necessario considerare la componente “Attività e Processi” prendendo in considerazione i flussi informativi e la gestione delle informazioni non connessi direttamente ai processi di business, in particolare legati ai processi di supporto alle attività aziendali. Le 4 componenti non operano in modo isolato e disgiunto: le interdipendenze tra le componenti del SI sono conosciute come effetti sistemici. È necessario che tra loro sussista un’armonia nell’ottica del raggiungimento di un obiettivo comune. Il SI dunque non equivale alla mera ICT. Quest’ultima bensì rappresenta una delle 4 componenti che tra loro devono coesistere in modo sinergico.

10. Cosa significa adottare un approccio socio-tecnico? Adottare un sistema socio-tecnico significa essere consapevoli che comportamenti individuali e sociali di utilizzo delle ICT sono influenzati anche da meccanismi di controllo e gestione delle risorse umane (formazione, sviluppo, incentivi). Significa essere consapevoli che i processi di adozione e adattamento dinamico alle ICT sono influenzati da modelli di coordinamento e relazionali. Significa essere consapevoli che la probabilità di efficacia delle ICT dipendono da modelli culturali, norme, pressione sociale interna e esterna all’azienda, evoluzione della routine organizzativa, capacità degli attori organizzativi di contestualizzare l’uso con riferimento ai compiti da svolgere.

OSIA 2

1. Evoluzione dei cicli di investimento informatici: Se si considera l’evoluzione dei cicli di investimento che in buona sostanza riassume i passaggi dalla fase di mera automazione di processi informativi/operativi a quella dell’interazione, e contestualmente della logica di applicazione delle ICT si deduce che queste fasi non si escludono a vicenda ma tendono a sovrapporsi. È possibile indentificare 4 cicli, ad ognuno dei quali corrispondono differenti caratteristiche in termini di competenze e conoscenze attivabili nel cambiamento, che prendono il nome di:

• Ciclo del calcolatore: Nel quale le modalità di realizzazione del cambiamento erano direttamente influenzate dalla natura dei processi di automazione. Il fulcro logico è rappresentato dalla esigenza di ridurre il lavoro manuale in termini di costo di produzione.
• Ciclo della risorsa dati: Nel quale il cambiamento è legato alle caratteristiche dei processi decisionali. Gli effetti di tale cambiamento sono meno prevedibili a priori. La tecnologia informatica è intesa come strumento di coordinamento e controllo può supportare i meccanismi di coordinamento e controllo già esistenti, quindi con scarso contenuto innovativo, o favorire cambiamenti più profondi supportando nuove forme di divisione e organizzazione del lavoro.
• Ciclo della comunicazione: Simile al precedente ma il focus è sulle modalità di trasmissione delle informazioni sia a livello inter che intra-organizzativo. Rispetto al precedente richiede competenze, sensibilità e conoscenze ulteriori in quanto l’applicazione di tecnologie di comunicazione risente fortemente delle dinamiche sociali.
• Ciclo della relazione: Si caratterizza per forti interdipendenze con le dinamiche sociali. La relazione è intesa come interazione e collaborazione nell’obiettivo di favorire i contesti organizzativi flessibili. Cresce in questo caso la componente legata al coinvolgimento personale, al singolo viene infatti lasciata ampio margine di discrezionalità si azione mediante politiche di responsabilizzazione.

Dall’analisi dei cicli si evince come le ICT a partire dagli anni ’70-’80 si siano evolute da mere tecnologie di automazione di procedure a tecnologie di coordinamento e relazione aumentando progressivamente l’influenza sulle variabili sociali e organizzative e rendendo sempre più importante una progettazione integrata tra variabili tecniche, sociali e organizzative.

2. Quali tipologie di cambiamento è possibile osservare in seguito all’introduzione di una nuova ICT? Operando una sintesi tra lo schema socio-tecnico e l’approccio emergente di interazionismo socio-tecnico, che vede ICT e assetto organizzativo come due variabili che si influenzano a vicenda, è possibile distinguere 3 tipologie di cambiamenti connessi all’introduzione di nuova ICT:

• Cambiamento di primo ordine (automate): Legato all’introduzione di tecnologie che permettono di automatizzare compiti elementari prima svolti manualmente. Cambiamento che interessa solo il sub sistema tecnico (ICT – ATTIVITÀ E PROCESSI), per esempio skipass.
• Cambiamento di secondo ordine (informate): Legato all’introduzione di tecnologie per supportare processi informativi e decisionali e/o favorire la collaborazione tra persone. Cambiamento che interessa sia il sub sistema sociale che tecnico. Si modificano i ruoli, le mansioni e le competenze. Ad esempio nascita delle fidelity card o di Skype.
• Cambiamento di terzo ordine (transform): Coinvolge l’assetto organizzativo e inter-organizzativo coinvolgendo attivamente manager e top manager e interessando la macrostruttura (livelli gerarchici, span of control, confini interni e esterni), la microstruttura (compiti, mansioni, ruoli), i meccanismi operativi e la distribuzione del potere.

3. Le interdipendenze e il modello di Thompson: Ogni attività che viene realizzata all’interno dell’azienda implica delle relazioni tra i soggetti che ne fanno parte. Per poter individuare gli approcci che prevalgono in una determinata organizzazione è necessario individuare ed analizzare le interdipendenze che si sviluppano al suo interno.