Formazione, gestione e conservazione documenti informatici - Appunti completi

MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE:

informatici, incluse le istruzioni per il corretto funzionamento del protocollo informatico, la

gestione dei flussi documentali e l'archivio corrente . La PA è obbligata a redigere, adottare

formalmente e pubblicare il manuale sul proprio sito istituzionale, rendendolo accessibile

nell'area “Amministrazione trasparente”. Contenuto del manuale:

Aspetti organizzativi

1. : che riguardano

Modalità di utilizzo degli strumenti informatici

a. per la formazione e lo scambio di

documenti all'interno e all'esterno dell'AOO, seguendo le modalità di trasmissione

stabilite nell'allegato 6 "Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi

Protocollati".

L'indicazione delle unità organizzative responsabili per la registrazione di protocollo e

b. l'archiviazione dei documenti all'interno dell'AOO.

Indicazione delle regole di assegnazione dei documenti ricevuti

c. , con i criteri per il loro

eventuale inoltro ad altre aree organizzative o amministrazioni.

I criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso

d. , sia interne che esterne,

al sistema di gestione documentale.

2. Formati dei documenti: devono essere quelli individuati nell'Allegato 2 "Formati di file e

riversamento", con la possibilità di includere formati aggiuntivi per specifici contesti

operativi. Le PA devono garantire la gestione dei formati classificati come "generici",

e possono utilizzare formati diversi solo previa valutazione di interoperabilità, tenendo

conto di fattori come l'apertura, la robustezza e l'indipendenza dal dispositivo. Se la

normativa prevede formati specifici o vincoli aggiuntivi, le PA devono accettare solo

documenti prodotti con tali formati. Devono essere previste procedure per la valutazione

periodica dell'interoperabilità dei formati e per il riversamento dei file. La valutazione

viene effettuata annualmente e inclusa nel manuale di gestione documentale; a seguito

riversamento

della valutazione, i soggetti coinvolti valutano se è necessario pianificare il

dei file a un formato diverso.

Protocollo informatico e registrazioni particolari

3. :

a. le modalità di registrazione delle informazioni annullate e modificate nell’ambito delle

attività di registrazione;

b. la descrizione delle modalità di utilizzo del sistema di protocollo informatico;

c. le modalità di utilizzo del registro di emergenza (in caso di malfunzionamento), inclusa

la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente;

d. l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, per cui è prevista

registrazione particolare;

e. determinazione dei metadati da associare ai documenti soggetti a registrazione

particolare individuati assicurando, almeno:

(i) un riferimento univoco del documento;

(ii) l’indicazione del soggetto (ente o persona) che ha formato il documento;

(iii) i momenti temporali della sua registrazione e della sua eventuale

pubblicazione;

f. i registri particolari (albi, elenchi) individuati per la gestione del trattamento delle

registrazioni particolari informatiche;

4. Azioni di classificazione e selezione: il sistema di classificazione, conforme al titolario

della PA, con le modalità di aggiornamento, i criteri e le regole per la selezione,

conservazione e scarto dei documenti.

5. Formazione delle aggregazioni documentali: le modalità di formazione, gestione e

archiviazione dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali informatiche con

l’insieme minimo dei metadati ad essi associati;

6. Flussi di lavorazione dei documenti in uso: la descrizione dei flussi di lavorazione

interni alla PA, anche mediante la rappresentazione formale dei processi attraverso l’uso

dei linguaggi indicati da AgID, applicati per la gestione dei documenti ricevuti, inviati o ad

uso interno;

7. Misure di sicurezza dei sistemi informatici e le disposizioni per la protezione dei

dati personali adottate;

8. Conservazione:

a. Piano di conservazione per le PA: allegato al manuale di gestione documentale, con

l’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono

essere trasferiti in conservazione ed eventualmente scartati;

b. Conservazione per i privati: devono essere definiti i criteri di organizzazione

dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione e scarto dei documenti.

MISURE DI SICUREZZA: le PA devono conformarsi alle misure minime di sicurezza ICT

stabilite dall’AgID. In questo contesto, il Responsabile della Gestione Documentale (o il

coordinatore) collabora con il responsabile della sicurezza, il responsabile della conservazione,

il responsabile della transizione al digitale e acquisisce il parere del responsabile della

protezione dei dati personali per redigere il piano di sicurezza del sistema di gestione

informatica dei documenti, che è parte del piano generale della sicurezza e allineato con il

Piano Triennale per l’Informatica nella PA. I soggetti privati che seguono regole di settore per

la sicurezza informatica possono adottare misure specifiche per garantire la tenuta dei

documenti informatici, utilizzando le misure di sicurezza ICT dell’AgID come riferimento.

TRASFERIMENTO AL SISTEMA DI CONSERVAZIONE: i documenti informatici e le

aggregazioni documentali devono essere trasferiti in conservazione secondo i termini stabiliti

dalla normativa e dal piano di conservazione. Per i documenti di interesse storico

particolarmente importante, è necessario comunicare il trasferimento agli organi competenti

tutela dei beni archivistici o ottenere autorizzazioni

per la in caso di affidamento esterno.

Inoltre, i documenti possono essere selezionati e scartati nel rispetto della normativa sui beni

culturali. CONSERVAZIONE (V. 6.3)

Processo che permette l'archiviazione sicura e duratura degli archivi elettronici, con

l'obiettivo di:

- Proteggere nel tempo gli archivi prodotti dalle PA, prevenendo danni, perdite o distruzioni.

- Garantire un accesso controllato a dati, documenti e informazioni, facilitando la diffusione

per fini amministrativi e di ricerca.

- Tutelare e valorizzare la memoria storica.

- Assicurare che i documenti siano autentici, integri, leggibili e reperibili.

- Implementare misure di sicurezza fisica, logica e tecnologica per garantire la qualità del

sistema di conservazione.

SISTEMA DI CONSERVAZIONE:

nella PA, il sistema di gestione documentale trasferisce al sistema di

 conservazione, ai sensi del CAD:

i fascicoli e le serie informatiche chiuse, trasferendoli dall’archivio corrente o

 all’archivio di deposito;

i fascicoli e le serie informatiche non ancora chiuse trasferendo i documenti in essi

 contenuti sulla base di specifiche esigenze dell’ente, per prevenire l’obsolescenza

tecnologica.

Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la

 conservazione oggetti digitali

dei seguenti tramite l’adozione di regole, procedure e

garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità,

tecnologie,

leggibilità, reperibilità (in base al CAD):

a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi

associati;

b) le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse

associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti

documentali che le costituiscono;

c) gli archivi informatici con i metadati associati.

assicura l'accesso ai documenti per il periodo stabilito

Il sistema di conservazione

 dal piano di conservazione e dalla normativa, o per un periodo più lungo concordato,

indipendentemente dai cambiamenti tecnologici. Esso è separato dal sistema di gestione

documentale. tratta gli oggetti in pacchetti informativi classificati in

Il sistema di conservazione

 pacchetti di versamento (PdV), archiviazione e distribuzione . L'interoperabilità tra

i sistemi di conservazione è assicurata dalle specifiche tecniche del pacchetto di

archiviazione. Il Titolare dell'oggetto della conservazione adotta, fin dalla formazione dei

documenti, i formati e le modalità indicati nel manuale di conservazione, conformi alle

Linee Guida.

MODELLI ORGANIZZATIVI DELLA CONSERVAZIONE conservazione

: il processo di

può essere svolto internamente o esternamente all'ente . Le PA possono esternalizzare

questo servizio affidandolo a un conservatore accreditato. I requisiti, le responsabilità e i

compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio, insieme alle

modalità di interazione, sono dettagliati nel manuale di conservazione del Titolare e nelle

specifiche contrattuali o convenzionali. Queste modalità sono riportate anche nel manuale del

conservatore accreditato.

I conservatori accreditati : enti pubblici o privati che, dopo richiesta ad AgID, ottengono

 la certificazione del possesso di requisiti di alto livello in termini di qualità e sicurezza per

svolgere attività di conservazione. AgID fornisce un modello di manuale di conservazione

e un piano di sicurezza per i candidati all'accreditamento. Nella struttura dei conservatori

accreditati, vengono individuati vari profili professionali, tra cui: responsabile del servizio

di conservazione, della funzione archivistica, della protezione dei dati personali, della

sicurezza dei sistemi, dei sistemi informativi, e dello sviluppo e manutenzione del sistema

di conservazione.

RUOLI E RESPONSABILITA’: i ruoli individuati nel processo di conservazione sono:

titolare dell’oggetto della conservazione

• ;

produttore dei pacchetti di versamento (PdV)

• nelle PA è una persona interna



all'organizzazione. Il responsabile della gestione documentale (o coordinatore) assicura la

trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione secondo le

modalità operative stabilite. Se il servizio è affidato a terzi, il produttore del PdV genera e

trasmette i pacchetti al conservatore, verificando il buon esito del trasferimento secondo

quanto concordato e descritto nel manuale di conservazione.

utente abilitato

• può chiedere l'accesso ai documenti nel rispetto della legge e del



manuale di conservazione;

responsabile della conservazione PA è un dirigente o funzionario intern

• : nella o con

può coincidere con il responsabile o

competenze giuridiche, informatiche e archivistiche e

coordinatore della gestione documentale. È un ruolo delegabile specificando funzioni e

competenze delegate. Per i soggetti privati, questo ruolo può essere ricoperto da un

soggetto esterno con le competen