Appunti di Sistemi di gestione per la qualità nella ristorazione

RECORD KEEPING: COSA DOCUMENTARE?

Tutte le azioni svolte nella produzione di quel bene: la progettazione, le verifiche e gli interventi correttivi.

La documentazione svolge tre ruoli essenziali:

 fissa le regole del sistema, favorendo così comportamenti coerenti anche nell’eventuale cambiamento

di ruoli e di persone;

 memorizza i fatti, i risultati e gli eventi permettendo di verificare i miglioramenti o i peggioramenti del

sistema nel tempo e suggerendo quindi le modifiche necessarie;

 rappresenta lo strumento di comunicazione e di trasparenza fra il sistema e i suoi interlocutori esterni:

istituzioni, fornitori, clienti.

CONTINUA DA QUI: Lezione 9 - Lun 23/10/2023

Gestione del processo di approvvigionamento delle materie prime

L’approvvigionamento è un flusso di materiale dall’azienda del fornitore a quella del cliente.

Esso comprende:

 plan: definizione dei criteri di accettazione delle MP e dei fornitori;

 do: trasporto delle MP dal fornitore al cliente;

 check: controlli delle MP, del fornitore, della fase di trasporto;

 act: interventi in caso di non conformità;

 record keeping: documentazione di tutto il processo.

Tutta la documentazione legata al processo viene comunicata al fornitore, compresi i controlli che verranno

svolti.

 Aspetti chiave

 Specificare i requisiti delle materie prime

 Verificare e riverificare le materie prime

 Specificare i requisiti dei fornitori

 Selezionare, valutare e rivalutare i fornitori

 Validare la procedura di approvvigionamento

 Mantenere la documentazione delle attività sopra indicate

La legge non pone analoghi vincoli alle aziende ma è interesse delle aziende tenere sotto controllo il

sistema di autocontrollo del fornitore.

> Specificare i requisiti delle materie prime (plan):

Ci sono due modi per specificare i requisiti delle materie prime:

 Dettagliato: si mettono dei parametri su una scheda che non

includono solo caratteristiche di sicurezza, ma anche altri

aspetti qualitativi per l’adeguatezza ai requisiti;

 Generico: il contratto generico è comunque un impegno che

però non richiede parametri specifici. Si chiede di identificare il

prodotto che si fornisce, l’unità minima di vendita e la vita

commerciale.

La scelta tra i due deve essere commisurata al rischio.

>Bisogna per tanto definire (check):

a. azioni di monitoraggio, i cui parametri vengono sempre controllati;

b. verifiche periodiche, i cui parametri vengono controllati periodicamente.

≈Specificare i requisiti per i fornitori (plan):

Per ogni fornitore bisogna fare una valutazione. Il questionario viene compilato o dall’azienda oppure dal

fornitore stesso, con della documentazione allegata.

È necessario che, per ogni fornitore, vengano specificati i requisiti di affidabilità alla base del processo di

qualificazione e omologazione del fornitore.

≈Rivalutare i fornitori (check):

esempio questionario fornitori: (*vedi slide 9c)

 Nome e stabilimento.

 Se si ha il certificato ISO 9001, richiedere una fotocopia in caso affermativo.

 Nome e contatti di un referente.

 Come controlla i suoi fornitori.

 Come gestisce le non conformità.

 Se vengono fatte sintesi o valutazione dei dati.

Dopodiché, si analizza il fornitore e non più il fornitore del fornitore.

 Si chiede se si fa una revisione di processo.

 Infine si ottiene dalle aziende una valutazione numerica per l’affidabilità.



Nelle grandi aziende c’è un team per controllare i fornitori e fare verifiche ispettive. Questi devono fare anche

una sintesi nel tempo per valutare le prestazioni dei fornitori (monitoraggio). Questo controllo viene ripetuto

in base alla criticità del fornitore.

Gestione delle non conformità (act):

La gestione delle non conformità è sempre duplice:

 Prodotto non conforme:

- isolamento e identificazione al fine di prevenirne l’utilizzo

- compilazione del modulo per avvisare il responsabile della procedura

- accettazione o reso del prodotto su decisione del Responsabile della procedura

 Azione correttiva:

- richiamo del fornitore e richiesta delle informazioni mancanti

*nel caso di ripetute non conformità, eventuale esclusione dall’elenco dei fornitori qualificati

Validazione di una procedura di approvvigionamento (check):

Esempio di un’impresa dolciaria il burro deve avere una percentuale di grassi superiore al 82%.

Si deduce che il fornitore 1 è più affidabile. Sta alla direzione stabilire se questo è un problema o no.

In preparazione alla visita ispettiva di un auditor di terza parte relativa alla procedura di approvvigionamento,

quali documenti vanno predisposti?

L’auditor vuole vedere come viene fatto il ricevimento, come è stato pianificato e controllato. Per fare ciò

dovrò presentare i criteri di accettazione del fornitore (capitolati e questionari), come sono compilati i

questionari, analisi e report annuale.

Documenti e registrazioni:

 Elenco dei fornitori approvati e in corso di qualificazione

 Questionari di valutazione dei fornitori compilati

 Capitolati di acquisto

 Documentazione accompagnatoria delle forniture

 Moduli di ricevimento delle materie prime

 Piano di campionamento delle materie prime

 Rapporti di verifica delle materie prime

 Modulo: “GESTIONE DELLE N.C.”

 Validazioni del processo

Ogni processo ha una descrizione scritta.

*Vedi approvvigionamento procedura - slide 9b Lezione 10 - Mer 25/10/2023

Gestione della documentazione

I sistemi di gestione sono documentati:

 Reg. CE 852/2004 Art.5 - Fornire registrazioni del sistema HACCP

 Norma UNI EN ISO 9001 - Documentare il sistema di gestione per la qualità

 Norma UNI EN ISO 22000:2005 - Documentare il sistema di gestione per la sicurezza alimentare

La documentazione di un sistema di gestione comprende gli obiettivi, le attività, i controlli e gli interventi

correttivi, cioè tutte le fasi fondamentali del sistema individuate dall’acronimo PDCA.

La documentazione ha due obiettivi:

1) conservare l’esperienza dell’azienda, fissare le regole e memorizzare i fatti;

2) comunicare com’è fatto e come funziona il sistema di gestione e fornirne evidenza a terzi: ispettori

pubblici, privati, clienti.

 Struttura della documentazione

La documentazione di un sistema di gestione per la qualità è fatta essenzialmente da due tipi di documenti:

 Documenti prescrittivi: spiegano quali obiettivi ci sono da raggiungere e le procedure da utilizzare per

raggiungerli; essi sono obbligatori e revisionati.

 Registrazioni: delle attività svolte, dei parametri misurati, delle decisioni prese per le non conformità.

Sono da immaginare come fotografie di un momento, per questo motivo non sono revisionati in

quanto non vengono mai modificate.

La struttura della documentazione è gerarchica:

 Manuale della qualità

Il Manuale è il documento al vertice della gerarchia in quanto dà la visione completa di come è costituita e di

come funziona l'azienda.

1. descrive il campo di applicazione (l’azienda, la sede operativa, cosa include il manuale), come è

organizzata l’azienda, i prodotti (raggruppati in famiglie), i processi o i piani di prodotto (organizzati in

famiglie);

2. individua i riferimenti normativi cogenti e volontari, fornendo un elenco;

3. descrive le politiche per la qualità, quindi gli obbiettivi strategici;

4. definisce le attività, le verifiche, i ruoli e le responsabilità;

5. riporta l’organigramma del personale, con il richiamo alle procedure (approccio per processi);

6. contiene i richiami ai documenti di livello inferiore quali le procedure, le istruzioni, i moduli di

registrazione e gli allegati.

 Procedure

Una procedura è un documento che precisa condizioni, modalità e responsabilità con cui deve essere gestita

un determinato processo. Ogni procedura è riferita a un processo o un sottosistema del sistema di gestione e

ripete la logica del PDCA.

Ogni organizzazione deve comprendere quali procedure devono essere formalizzate, e quindi scritte, e quali

possono essere considerate sotto controllo anche se affidate alla prassi, all’esperienza e al buon senso degli

operatori. In genere nelle aziende alimentari si scrivono le procedure relative ai CCP.

Gli elementi presenti in una procedura sono:

1. Titolo e codice identificazione

2. Ambito di applicazione: es. approvvigionamento si applica ai fornitori di carne

3. Responsabilità (nome e cognome del referente)

4. Descrizione delle attività: la quale si deve fare con la loro collaborazione. La procedura non deve essere

considerata come un documento di archivio, ma come uno strumento di lavoro da utilizzare

continuamente e da migliorare per renderlo sempre più semplice ed efficace. Alcune attività possono

rimandare a specifiche istruzioni e/o moduli.

5. Non conformità e azioni correttive: previsione della maggior parte delle non conformità. Nella

procedura devono essere chiaramente identificate ed elencate le condizioni di non conformità. Per le

non conformità gravi che possono dare luogo a conseguenze negative sulla continuità del processo e

per la conformità del risultato, è richiesto l’intervento di una funzione gerarchicamente adeguata che

darà luogo a una registrazione sia delle non conformità che dell’azione intrapresa per la sua

eliminazione (i.e. intervento correttivo e preventivo).

6. Valutazione dell'efficacia della procedura: poiché ogni procedura deve avere un sistema di verifica o

monitoraggio della sua efficacia;

7. Documentazione allegata alla procedura, che genera i moduli dei monitoraggi e alle volte istruzioni.

 Istruzioni

Un’istruzione è un documento inteso a fornire, in forma concisa e semplice, disposizioni sulle modalità di

esecuzione di un’attività; per questo motivo esso è più “snello” rispetto alle procedure.

Viene lasciata all’azienda la valutazione di redigerle o meno. Normalmente, vengono previste delle istruzioni

per quelle operazioni che:

 seguono passi successivi ben definiti che devono essere compiuti in un ordine stabilito;

 richiedono conoscenze o competenze tecniche particolari;

 vengono eseguite da personale sempre diverso;

 sono particolarmente critiche e quindi devono essere richiamate continuamente all’attenzione

dell’operatore;

 vengono eseguite saltuariamente e quindi possono essere dimenticate.

 Allegati della documentazione

La documentazione prescrittiva può essere integrata da allegati, i quali ad esempio: