Job analisis

Scopriamo cos’è e perché è importante la job analysis.

indice dei contenuti:

cos'è e quali sono le caratteristiche della job analysis.

i metodi per svolgerla.

differenza tra job analysis e job description.

la job analysis in fase di selezione.

la job analysis per l'organizzazione.

job analysis: esempio.

cos'è e quali sono le caratteristiche

della job analysis.

La job analysis è la fase preliminare di ogni processo di

selezione, durante la quale i responsabili delle risorse

umane raccolgono informazioni su tutto ciò che riguarda

una determinata posizione lavorativa.

Si tratta di un'analisi accurata che delinea non solo

i compiti e le responsabilità associati al ruolo, ma anche

le competenze tecniche e personali necessarie per

svolgerlo in modo efficace. È fondamentale per

comprendere quali conoscenze e abilità il candidato ideale

dovrebbe possedere, il suo ruolo gerarchico all'interno

dell'azienda, il profilo anagrafico e il percorso di studio

richiesto.

Impostare una job analysis in modo corretto offre

numerosi vantaggi. Innanzitutto, consente di testare le

conoscenze dei candidati in modo mirato durante il

processo di selezione, assicurando che vengano

individuati i talenti migliori.

Una volta individuato il candidato giusto, la job analysis

facilita anche i processi di onboarding, aiutando i nuovi

assunti ad integrarsi rapidamente e a comprendere le

aspettative aziendali.

La job analysis è uno strumento strategicamente

vantaggioso anche perché pone le basi per le valutazioni

periodiche delle prestazioni dei dipendenti, che molte

organizzazioni effettuano mensilmente, trimestralmente o

semestralmente (leggi anche: performance

management).

È un’attività utile anche per la crescita dei dipendenti

perché chiarisce cosa l'azienda si aspetta da chi ricopre

una determinata posizione. Sapere esattamente quali

sono le aspettative e i requisiti per un ruolo specifico aiuta

i lavoratori a pianificare il loro percorso di carriera per

raggiungere posizioni di maggiore responsabilità.

i metodi per svolgerla.

I metodi a cui è possibile ricorrere per eseguire una job

analysis efficace e raccogliere informazioni utili su una

specifica posizione lavorativa sono numerosi.

Uno dei più comuni è l'intervista. Questa può essere

condotta in forma semi-strutturata con domande

prestabilite su temi specifici. Possono essere intervistati i

collaboratori che svolgono il ruolo in questione, i loro

manager o altri stakeholder chiave.

Le interviste, che possono essere individuali o svolte

attraverso focus group coinvolgendo dipendenti che

svolgono ruoli simili, permettono di ottenere una

comprensione approfondita del lavoro e di indagare

aspetti di contesto, relazioni e percezioni.

Un altro metodo efficace è il questionario, che permette di

ottenere dati strutturati e standardizzati. Questo può

essere somministrato ai collaboratori che ricoprono il

ruolo in questione e/o ai loro responsabili. Le domande

possono riguardare i compiti principali e secondari, il

tempo richiesto per ciascuna attività, i titoli necessari, le

responsabilità principali, gli strumenti utilizzati e le soft

skills necessarie per svolgere efficacemente il lavoro.

L'osservazione diretta è un altro metodo utile. Questo

approccio prevede l’affiancamento del collaboratore

durante la giornata lavorativa per indagare i suoi

comportamenti. Tuttavia, richiede molto tempo e può

influenzare il comportamento delle persone, producendo

informazioni parzialmente distorte.

Esaminare documenti formali, come mansionari o contratti

di lavoro, è un altro metodo che fornisce informazioni

dettagliate sui ruoli e le responsabilità associati a una

posizione lavorativa.

Anche analizzare gli annunci di lavoro di altre aziende per

posizioni simili è un’ottima soluzione perché permette ai

responsabili HR di capire quali competenze e qualifiche

sono richieste per un determinato ruolo anche al di fuori

del proprio contesto.Questo consente di avere un’idea

chiara sulle skill che altre organizzazioni stanno cercando

di acquisire, anche nell’ottica di ottenere un vantaggio

competitivo.

In generale, il consiglio è adottare un approccio ibrido per

condurre la job analysis e cercare di indagare non solo i

compiti, le responsabilità e gli obiettivi associati al ruolo

professionale in questione, ma anche le caratteristiche

che il candidato deve possedere per ricoprire quella

determinata posizione.

differenza tra job analysis e job

description.

Nel processo di selezione del personale, la job analysis e

la job description sono due aspetti strettamente

interconnessi, ma con funzioni distinte.

La job analysis è lo step preliminare deputato alla raccolta

sistematica e dettagliata di informazioni riguardo una

specifica posizione lavorativa. Durante questa fase, i

responsabili HR utilizzano vari metodi, come visto in

precedenza, per ottenere un quadro completo dei

compiti, delle responsabilità e delle competenze che il

candidato deve possedere per svolgere il lavoro.

Una volta completata la job analysis, si passa alla scrittura

della job description. Quest’ultima sintetizza le

informazioni raccolte e presenta una descrizione chiara e

strutturata della posizione. Include le principali

responsabilità, le attività che la persona che otterrà il

lavoro dovrà svolgere, le competenze richieste e le

qualifiche necessarie per ricoprire il ruolo (leggi

anche: come scrivere una job description efficace).

In sostanza, la job analysis fornisce le informazioni grezze

necessarie per redigere la job description. La prima è un

processo di analisi dettagliata e raccolta di informazioni,

mentre la seconda è un documento derivato da queste

informazioni, utilizzato negli annunci di lavoro per

comunicare in modo efficace i requisiti della posizione.

Entrambe sono essenziali per un processo di selezione

efficace.

la job analysis in fase di selezione.

Una job analysis condotta bene è funzionale alla fase

di selezione del personale.

Innanzitutto, consente di redigere job description

dettagliate e accurate, che chiariscono ai candidati le

responsabilità e le aspettative legate al ruolo, riducendo

così il rischio di incomprensioni.

La job analysis, inoltre, permette di definire in modo più

preciso i criteri di selezione, ovvero le competenze e

l'esperienza necessari per ricoprire il ruolo, permettendo

di valutare i candidati in modo più efficace e mirato.

Durante i colloqui, le informazioni raccolte attraverso la

job analysis aiutano i recruiter a porre domande pertinenti

e a concentrarsi sulle competenze e sulle esperienze

realmente rilevanti per il ruolo. Questo approccio riduce il

rischio di assumere persone non adatte e di creare

aspettative di lavoro irrealistiche, migliorando così la