Domande di Sistemi di qualità

Le norme (ISO 22000 e ISO 9001) dicono anche che non sempre è possibile definire a priori il

il responsabile di queste azioni.

trattamento dei prodotti non conformi e le azioni preventive, ma occorre sempre definire a

Ad esempio nel caso dell’arrosto di tacchino bisogna valutare per ogni fase critica se vi sono delle non conformità e

priori il responsabile di queste azioni.

di conseguenza le azioni correttive che bisogna applicare e valutare il da farsi del prodotto non conforme.

Nel caso dell’arrosto di tacchino, nelle sua fasi critiche:

17. Indicare gli elementi essenziali di una procedura di approvvigionamento delle materie prime. (Indicare

qualche domanda effettuata per la selezione dei fornitori)

La procedura di approvvigionamento delle materie prime è un passaggio critico perché la qualità delle materie

prime influisce sulla qualità del prodotto finito.

Tra gli aspetti chiave vi sono:

Occorre specificare i requisiti delle materie prime, e ci sono 2 modi per definire le specifiche delle materie prime:

-

1. Capitolato dettagliato: per ogni materia prima che chiedo al fornitore, egli deve essere in grado di definire le

specifiche in termini oggettivi, con dei valori standard, delle tolleranze e con un metodo di analisi riconosciuto.

Una materia prima con tutte queste caratteristiche è molto più costosa.

2. Capitolato generico: indica alcuni parametri generali, più logistici, che non di sicurezza o qualitativi.

Occorre verificare le materie prime: una volta specificati i requisiti, ovvero andare a verificare che i requisiti siano

- rispettati.

Occorre selezionare e valutare i fornitori: lo si fa mediante questionari di valutazione, con dei punti da osservare

- o chiedere durante la verifica.

Per quanto riguarda la selezione dei fornitori è possibile effettuare varie domande come:

1. Esistono criteri di scelta dei vostri fornitori? Quali?

2. Qual è la frequenza dei controlli effettuati?

3. Come viene addestrato il personale addetto a tali controlli?

4. Gli esiti dei controlli vengono messi per iscritto? Sono visionabili?

5. Avete stabilito con tutti i vostri fornitori dei capitolati d’acquisto? Visionarne uno e indicare i requisiti del

capitolato.

6. Come vi comportate se scoprite che i vostri fornitori non rispettano i vostri capitolati o le caratteristiche che

implicitamente vi aspettate che debba avere la merce? (come vi comportate in caso di non conformità)

Riguardo la materia prima in ingresso:

1. Esiste un piano di controllo prestabilito, cioè un piano che fissi quali analisi e valutazioni effettuare e con che

frequenza?

2. Vengono effettuate sintesi o valutazioni dei dati ottenuti nel tempo? Se sì, a quale scopo? Sono visionabili?

Riguardo i controlli del fornitore in fase di produzione:

1. Esiste un piano di controllo prestabilito, cioè un piano che fissi quali analisi e valutazioni effettuare e con che

frequenza?

2. Come viene addestrato il personale a tali controlli?

3. Gli esiti vengono messi per iscritto? Sono visionabili?

4. Vengono effettuate sintesi o valutazioni dei dati ottenuti nel tempo? Se sì, a quale scopo? Sono visionabili?

(l’azienda fa report periodici)

Riguardo i controlli sul prodotto finito:

1. Esiste un piano di controllo prestabilito, cioè un piano che fissi quali analisi e valutazioni effettuare e con che

frequenza?

2. Come viene addestrato il personale a tali controlli?

3. Vengono effettuate sintesi o valutazioni dei dati ottenuti nel tempo? Se sì, a quale scopo? Sono visionabili?

(l’azienda fa report periodici)

4. Gli esiti vengono messi per iscritto? Sono visionabili?

Per la verifica delle materie prime e del fornitore, occorre stabilire con che frequenza fare dei controlli, per stabilire

se si parla di monitoraggio (verifica ad ogni batch), oppure come verifica periodica, e per ogni controllo occorre

specificare come si effettua la gestione delle non conformità e definire la documentazione.

La procedura di approvvigionamento viene affrontata come se fosse un CCP, quindi si fissano i limiti critici, il

monitoraggio e le verifiche periodiche, la gestione delle non conformità e la documentazione.

I limiti critici del processo di approvvigionamento sono:

• I fornitori devono essere qualificati

• Le specifiche delle materie prime devono essere scritte nel capitolato d’acquisto

• Presenza di dichiarazioni del fornitore (assenza di allergeni, assenza di OGM...)

• Caratteristiche della merce all’arrivo o durante il trasporto: temperatura...

Per controllare la veridicità dei limiti critici, si effettuano dei monitoraggi e verifiche periodiche, a seconda del tipo

di controllo. Quando la merce non è conforme, occorre:

• isolarla e identificarla al fine di prevenire l’utilizzo, quindi il batch è in stand-by

• compilare il modulo per avvisare il responsabile della procedura, che sarà lui a decidere se la merce va tenuta

o rispedita

• richiamo del fornitore, richiesta della documentazione mancante, e solo in caso di ripetizione di non conformità

esclusione del fornitore.

Quali documenti vanno preparati in vista di un audit?

• Documenti che attestano che ho qualificato i fornitori, quindi i questionari compilati

• Elenco dei fornitori approvati e in corso di approvazione, se sono tanti

• Capitolato d’acquisto (contratto tra azienda e fornitore)

• Documentazione che accompagna le forniture

• Piano di campionamento delle materie prime, e rapporti sulle verifiche delle materie prime.

18. Cosa sono le audit?

La norma ISO 9001 definire l’audit come un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere

evidenze e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell’audit sono stati soddisfatti.

L’audit quindi è un processo di verifica sistematico, perché deve essere ripetuto periodicamente; obiettivo e quindi

occorre trovare il modo di renderlo oggettivo; indipendente, perché il valutatore non deve avere nessun interesse

e nessuna relazione con chi è valutato; documentato, deve dar luogo ad un rapporto.

L’audit deve essere fatto per valutare la conformità e l’efficacia di un processo. Per definire se un processo è

conforme ed efficace vi sono delle domande da porre:

Esiste una procedura di processo?

o È applicata?

o La procedura è conforme alla norma di riferimento?

o C’è coerenza tra gli obiettivi operativi e quelli strategici?

o I processi sono aggiornati, sono stati validati e sono migliorabili?

o

L’audit non è solo un controllo, ma vuole anche dare dei suggerimenti di miglioramento di efficacia.

I soggetti coinvolti nell’audit sono 3 tipologie:

• committente: chi richiede l’audit

• auditor: chi esegue la verifica (una persona o un team)

• organizzazione: azienda che subisce l’audit.

Le audit si distinguono in:

interne: il committente è l’alta direzione dell’organizzazione stessa che viene verificata;

- esterne: è il cliente o l’ente di terza parte che viene a fare l’audit.

-

Le regole dell’audit sono le stesse, sia che sia interna, che esterna. Un aspetto tipico dell’audit è che l’auditor debba

essere:

indipendente: non può essere né un consulente dell’azienda, né un dipendente coinvolto nel processo oggetto

- di verifica, né un socio;

competente: l’auditor deve avere un titolo di studio o esperienze pluriennale nel settore dell’ispezione; inoltre

- gli auditor devono conoscere la norma di riferimento, devono avere superato un esame per auditor rispetto a

quella norma;

caratterialmente idoneo: l’auditor si deve impegnare a esser corretto riservato.

-

L’audit generalmente consta di 3 fasi:

1. Fase di preparazione

L’ispettore viene convocato dal committente e deve:

• inquadrare gli obiettivi dell’audit, che possono essere diversi:

Conformità dei processi a una norma di riferimento

o Qualificare i fornitori

o Conformità dei processi alle procedure

o Conformità alla politica dell’organizzazione

o Individuare le opportunità di miglioramento

o

• preparare il materiale necessario all’ispezione: esaminare i documenti dell’azienda che si andrà a controllare,

ricevere il manuale e le procedure

• preparare delle check-list di controllo, ovvero una lista di domande

• concordare con la parte interessata la data e le modalità di ispezione

• inviare il programma.

Infatti l’audit deve avvenire in fase di processo, per verificare il funzionamento effettivo del sistema.

2. Fase di esecuzione: l’auditor va in azienda:

• riunione di apertura con tutti i responsabili: illustrazione del programma

• ispezione: auditor affianca i responsabili di ogni processo, e cerca le evidenze oggettive per raccoglierle,

mediante interviste, osservazioni delle attività, lettura delle registrazioni e dei report, e compila le liste di

riscontro.

• riunione di chiusura: l’auditor dà un riscontro non formale (non scritto) rispetto all’esito dell’audit.

3. Fase di post-ispezione: L’auditor scrive un verbale della verifica e formalizza il suo parere. Questa fase è

importante, perché se l’auditor è stato inviato da un organismo di certificazione di III parte, l’auditor non può

rilasciare il verbale all’azienda di sua iniziativa, in pratica redige il verbale, e l’organismo di certificazione di III parte

ha un comitato di controllo che verifica il verbale e autorizza l’invio all’azienda, in modo tale che ci sia un doppio

controllo. Se invece il committente è l’alta direzione non c’è questo passaggio. Nel verbale si specificano non

conformità, raccomandazioni e tempi necessari per attuare azioni preventive e azioni correttive. L’azione correttiva

è un’azione che l’azienda deve fare per correggere una non conformità, mentre l’azione preventiva è rivolta a

prevenire l’accadimento di un errore. L’auditor quando vede un errore, deve trovarne la causa, capire al gravità

dell’errore e assegnare le correzioni.

19. Indicare alcuni criteri per redigere una lista di controllo.

La stesura delle check-list di controllo, o lista di riscontro focalizza gli aspetti cruciali di un sistema, una procedura,

una struttura, una risorsa, un documento, un prodotto o un servizio. I criteri per mettere a punto una check-list utile:

• La check-list deve essere messa a punto dopo un’attenta analisi dell’attività o dell’oggetto in esame, si possono

consultare check-list, ma è necessario ad adattarle alle specificità del caso;

• Evitare domand