Tecnologia e legislazione farmaceutica I - registro di entrata e di uscita

RIPORTI E NOTE DI CHIUSURA

Alla fine di ogni pagina è necessario riassumere nelle apposite caselle i totali delle entrate, delle uscite

e la giacenza; è, inoltre, necessario indicare il numero della pagina in cui proseguono le registrazioni.

Tuttavia se si prosegue nella pagina immediatamente successiva, le operazioni riassuntive a fine

pagina e quelle di riporto ad inizio pagina possono essere omesse (vedi NORME D’USO nell’ultima

pagina del registro). Tuttavia, si consiglia, per una più immediata lettura dei dati del registro di riportare

le operazioni riassuntive per ogni pagina.

È consentito destinare ad un determinato medicinale (o sostanza) gruppi di pagine successive in un

numero proporzionato al movimento previsto; ciascuna di loro deve essere debitamente intestata (vedi

NORME D’USO nell’ultima pagina del registro). È vietato lasciare pagine non intestate e non utilizzate

tra una registrazione e la successiva (vedi NORME D’USO nell’ultima pagina del registro).

Nel momento in cui si decide di utilizzare un nuovo registro per esaurimento del vecchio o per metodica

di lavoro, si devono sbarrare le pagine rimaste inutilizzate. Il rinnovo del registro avviene di norma

all’inizio dell’anno solare, ma se durante l’anno si esauriscono le pagine disponibili per una o più voci,

può accadere di dover utilizzare un nuovo registro per quelle sole voci. All’inizio del nuovo anno, in altre

parole al 1° gennaio, vi si trascriveranno anche le rimanenti dal precedente registro.

All’inizio di ogni anno solare si trascrive la giacenza quale risulta alla fine dell’anno precedente. Il dato

relativo alla giacenza può essere per comodità riportato anche nella colonna corrispondente all’entrata.

In merito il Ministero della Salute (Nota 800.UCS/AG1/5904 del 28-12-2000) ha confermato che appare

irrilevante ai fini della corretta tenuta del registro adottare uno dei due metodi, vale a dire: riportare il

solo dato della giacenza, che consente di rilevare il consumo annuale ovvero riportandolo anche nella

colonna delle entrate per visualizzare l’immediata corrispondenza “contabile”. Le operazioni di chiusura

di fine anno devono essere effettuate indistintamente per tutti i medicinali e le sostanze relative alla

Tabella ll Sezioni A, B e C del DPR 309/90 iscritte nel registro, anche quando non si sia verificato alcun

movimento durante l’anno riportando in fondo alla pagina i totali delle entrate, delle uscite e la giacenza

– eventualmente con l’aggiunta della dicitura “Operazione di chiusura di fine anno (art. 62 DPR

309/90)” – e annullando con una barra trasversale le eventuali righe inutilizzate.

È ammessa la correzione per depennamento di eventuali errori di trascrizione, a condizione che il dato

corretto sia ancora leggibile (Cod. civ. art. 2219); non è consentita nessuna abrasione, né

cancellazione.

I medicinali o le sostanze da tenere obbligatoriamente in armadio chiuso a chiave e separato dai veleni

sono quelli della tabella II Sezione A (nota in calce alla Tabella n. 3 della F.U. XII ed., pag. 1344). Non

vige alcun divieto di conservare nello stesso armadio anche i medicinali delle Sezioni B e C.

Conservazione del Registro

Il Registro va conservato:

in un posto “riservato” evitando, per ovvi motivi di riservatezza, l’accesso di terzi ai dati in esso

contenuti;

per due anni a far data dall’ultima registrazione insieme a tutti i documenti giustificativi delle entrate e

delle uscite Legge n. 38 del 15.03.2010 (G.U. n. 65 del 19.03.2010 in vigore dal 03.04.2010). In ogni

caso è bene ricordare che la legge non è retroattiva, pertanto i registri su cui sono state annotate