Riassunto esame Sociologia, docente Boccato, libro consigliato Outplacement, Psicologia della riqualificazione e del ricollocamento professionale, Boccato, Serra

2 COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE NELLE ORGANIZZAZIONI

LA COMUNICAZIONE NELLE ORGANIZZAZIONI

Ogni individuo appartiene a una pluralità di organizzazioni e gli ambienti organizzativi con i quali si trova ad interagire

intervengono profondamente nel definire la forma, la struttura e i risultati delle abitudini comunicative. La divisione del

lavoro all’interno di una fabbrica ne è un esempio.

La comunicazione organizzativa è la disciplina che si occupa di studiare la complessa relazione tra processi

comunicativi e vita organizzativa, cercando di superare la visione contrapposta o antagonista di tali ambiti. L’obiettivo

degli studi di comunicazione organizzativa è comprendere come i processi comunicativi diano forma alle organizzazioni

e parallelamente, come le strutture organizzative incidano su definizione e forma dei contenuti degli atti comunicativi

degli individui interagenti in un’organizzazione. Si può indagare sulle caratteristiche di un’organizzazione e, quindi,

sulla loro capacità di determinare le dinamiche comunicative o sul fatto che le azioni siano o meno plasmate dalla

natura dei processi comunicativi. Importante interrogarsi sul percorso compiuto dai flussi comunicativi all’interno di

un’organizzazione e sul significato assunto dalla comunicazione. Utile sottolineare l’importanza dello sviluppo

tecnologico in quanto esso ha influito notevolmente sugli stili manageriali.

L’INFORMAZIONE E LA SCELTA RAZIONALE

La teoria formale della scelta razionale prevede che il costo delle informazioni raccolte sulle conseguenze di azioni

alternative sia giustificato dalla loro affidabilità, precisione e rilevanza. Un’informazione ha valore, cioè, se ci si può

aspettare che influirà sulla scelta che, in definitiva, il suo ricavo marginale sia maggiore del suo costo marginale.

March e Feldman analizzano un gran numero di saggi il cui denominatore comune sembra essere l’utilizzo del dato

informativo in modo molto diverso da quanto, di norma, è stabilito nelle teorie della scelta razionale. Dai risultati di tale

analisi vengono ricavate le seguenti osservazioni:

• molte informazioni raccolte e trasmesse da individui e organizzazioni hanno scarsa rilevanza sociale;

• molte informazioni usate per una decisione sono raccolte, e interpretate, dopo l’adozione formale di una

decisione;

• molte informazioni raccolte su richiesta vengono disattese quando si decide su ciò per cui le informazioni sono

state richieste;

• malgrado la disponibilità di informazioni al momento in cui si considera una decisione, si è soliti richiedere

informazioni supplementari;

• spesso un’organizzazione lamenta di non aver informazioni sufficienti per prendere una decisione ignorando

quelle già disponibili;

• la rilevanza delle informazioni fornite nel processo decisionale alla decisione da adottare è meno evidente di

quanto lo sia l’insistenza per ottenere dati informativi.

Sembra che i soggetti individuali ed organizzazioni raccolgano spesso un numero di informazioni maggiore di quanto in

realtà sia necessario ed entrambi sembrano trovarsi costantemente nella situazione di chi ha bisogno di informazione.

Per March e Feldman esistono alcuni elementi fondamentali che influiscono sull’uso strumentale delle informazioni:

incentivazione, il monitoraggio e la strategia.

Incentivazione: riguarda il fatto che sistemi organizzativi consentivano la raccolta di un gran numero di informazioni, in

quantità certamente maggiore di quella necessaria ai fini della decisione.

Monitoraggio: relativa ad un’eccessiva raccolta di informazioni riguardo ad eventi che, successivamente, non si sono

verificati. Organizzazioni sottopongono il proprio contesto ad un sistematico monitoraggio, onde evitare problemi

sorprese.

Strategia: l'informazione nelle organizzazioni è strategica in quanto buona parte delle informazioni prodotte e trattate in

un’organizzazione sono esposte a travisamenti.

La Ricerca di molte informazioni permette di scegliere tra un numero maggiore di alternative:

Il mostrare dati e l’essere in grado di spiegare decisioni idee, in termini di informazione, rivela una capacità di utilizzare

l’informazione in modo agevole da appropriato.

Tramite le tecnologie si sono ampliati gli scarti di conoscenza. Chi è escluso dalle tecnologie di base lo sarà ancora di

più dalle tecnologie sofisticate.

Si deve tenere presente che molti meccanismi che portano all’integrazione del comportamento sono interpersonali, si

reggono cioè sui rapporti tra le persone.

Sei istituzioni e le organizzazioni costituiscono modelli di comportamento collettivo, l’individuo che vi partecipino,

trova in esse la fonte per alcune delle sue fondamentali integrazioni:

Le principali fonti di influenza dell’organizzazione sono di 2 tipi:

• le organizzazioni e le istituzioni permettono il formarsi di aspettative stabili in ciascun componente del gruppo,

per ciò che concerne il comportamento tenuto dagli altri membri in determinate condizioni;

• le organizzazioni e le istituzioni forniscono stimoli generali e direttrici di attenzione che incanalano

comportamenti dei membri del gruppo e danno a questi gli obiettivi immediati per incanalarne l’attività.

Tali due punti dimostrano che le istituzioni sociali, condizionano le forme mentali dei loro partecipanti.

Le organizzazioni, potendo costruire e cambiare le proprie caratteristiche deliberatamente, se non in modo assoluto,

sono fortemente adattabili a nuovi bisogni, mediante nuovi accorgimenti.

Una volta libero dai legami imposti l’individuo deve nelle sue decisioni essere soggetto all’influenza del gruppo

organizzato a cui partecipa. Le sue decisioni non solo devono essere il prodotto dei suoi processi mentali, ma riflettere

anche le considerazioni più ampie alle quali è il gruppo organizzato che porta effetto e significato.

Tali considerazioni sono molto importanti per comprendere la situazione del lavoratore che ha perso il suo lavoro.

Nel secondo dopoguerra si assiste al mutamento del sistema comunicativo andando verso la qualità totale, in seguito si

stabilisce una cultura organizzativa che considera le imprese autentici contesti culturali, prima ancora che contesti

industriali, con la conseguenza di una più facile identificazione con l’organizzazione. Si assiste a un’intensificazione

della dimensione simbolica dell’organizzazione. Tali pratiche mirano a favorire la socializzazione dei membri

dell’organizzazione e a rendere quindi più coesi i contesti lavorativi. Una pesante critica a tale modello è stata avanzata

da Kunda che ha messo in luce come una simile attenzione alla cultura possa derivare dalla volontà di controllo dei

lavoratori, attuata non attraverso l’impiego rigido delle gerarchie e delle norme, ma mediante sottili meccanismi di

informazione culturale. L’esperienza lavorativa rappresenta un “fatto importante” dei processi di formazione e

diffusione culturale. L’essere inseriti in un contesto di lavoro organizzato può costituire un rilevante fattore di cultura

tecnologica, sia nel senso del consentire l’accesso diretto alle tecnologie, sia nel senso del garantire familiarità con i

problemi linguistici e strumentali.

L’IMPORTANZA DELLA COMUNICAZIONE

Le occasioni di comunicazione all’interno delle organizzazioni possono essere classificate nel modo seguente:

• comunicazione relativa ad attività non programmata;

• comunicazione che inizia ed instaura programmi, compreso l’adattamento quotidiano o il coordinamento di

programmi;

• comunicazione che fornisce dati per l’applicazione di strategie;

• comunicazione che evoca programmi;

• comunicazione che fornisce informazioni sui risultati di attività;

le prime due categorie sono relative a questioni procedurali, le ultime tre riguardano il contenuto sostanziale. Queste

ultime è necessario osservare che la capacità di un’organizzazione di tollerare un’elevata interdipendenza tra le sue

unità è dovuta all’efficienza della sua comunicazione.

Esistono 2 tipi di coordinamento a seconda della stabilità dell’ambiente nel quale un’organizzazione opera:

il tipo di coordinamento usato nell’organizzazione è funzione del grado in cui la situazione è standardizzata. Nella

misura in cui si verificano contingenze non previste dal programma, il coordinamento richiede comunicazioni intese a

notificare le deviazioni dalle condizioni pianificate o previste, o a dare istruzioni sulle varianti necessarie perché

l’attività si adegui alle deviazioni.

• Possiamo definire coordinamento per programma il coordinamento basato su programmi prestabiliti;

• E coordinamento mediante retroazione il coordinamento che implica la trasmissione di nuove informazioni.

Quanto più la situazione è stabile e prevedibile, tanto maggiore è il bisogno di coordinamento per programma; quanto

più la situazione è variabile e imprevedibile, tanto maggiore è il bisogno di coordinamento mediante retroazione.

In generale, più complessi sono i dati percepiti e meno adeguato è il linguaggio dell’organizzazione, più “vicino”

all’origine dell’informazione sarà l’assorbimento dell’incertezza e sempre più sommaria, ad ogni fase di trasmissione,

risulterà l’informazione.

Un ultimo aspetto, di grande importanza, è costituito dalle reti comunicative in un’organizzazione. Tali comunicazioni

passano attraverso canali definiti, seguendo programmi formali o lo sviluppo di programmi informali.

Simon e March formulano 2 ipotesi:

• In primo luogo, maggiore è l’efficienza del canale di comunicazione, maggiore è l’uso del canale di

comunicazione. Il possesso, da parte di due persone o di due unità organizzative, di un comune ed efficiente

linguaggio facilita la comunicazione. Si tende, pertanto, ad usare nel sistema di comunicazione i legami

esistenti tra persone che esercitano la stessa professione.

• In secondo luogo, l’uso dei canali tende ad essere autorafforzante. L’uso frequente di un canale per un certo

scopo favorisce l’uso dello stesso canale per altri scopi correlati.

L’effetto di autorafforzamento derivante dall’uso del canale è particolarmente forte se l’uso del canale porta gli

individui ad un contatto faccia a faccia. In questo caso la comunicazione informale, di carattere prevalentemente

sociale, si sviluppa parallelamente alla comunicazione formale relativa ai compiti, e l’uso del canale per un tipo di

comunicazione tende a rafforzare l’uso per l’altro tipo di comunicazione.

Quindi, la rete di comunicazione è in parte pianificata, in p