Riassunto esame Programmazione e controllo, Prof. Memmola, libro consigliato Sistemi di programmazione e controllo, Baraldi

I SISTEMI DI PROGRAMMAZIONE E

CONTROLLO CAPITOLO 1

IL RUOLO DEI SISTEMI DI PROGRAMMAZIONE E

CONTROLLO IN AZIENDA

I sistemi di programmazione e controllo sono strumenti a supporto dell’attività di direzione

e di impresa.

Cosa significa “governare un’azienda”?

Governare un’azienda significa prendere decisioni in base alle risorse ottimizzandole sulla

base delle competenze.

Esistono due tipi di approcci decisionali per governare un’azienda:

Approccio day-by-day o approccio giorno per giorno

1. Approccio razionale ed anticipatorio o approccio manageriale

2. APPROCCIO DAY-BY-DAY

?

A Approccio day-by-day

È un approccio che pone l’enfasi della gestione sul “fare”,

Orientato ad inseguire tutte le opportunità; orientato al presente, alla soluzione dei problemi man

Forte orientamento al presente;

Processo decisionale destrutturato e mano che si presentano ( ), con un forte

no programmazione

tendenzialmente informale; accentramento in quanto decide solo una persona. È un

Processo decisionale centrato su poche figure-

chiave; tipo di approccio non formalizzato, non teorico,

Mancanza di informazioni idonee a guidare il riconducibile alla fase imprenditoriale di un’azienda. Da

processo decisionale e a renderlo soggettivo. questa tipologia di approccio non si saprà come l’azienda

evolverà nel futuro, nonostante ciò è ancora utilizzato dal

90% delle piccole-medie aziende: tutta l’attenzione è rivolta al problema aziendale più

urgente, tentando di risolverlo al meglio in tempi brevi così da passare al problema

successivo. Risultano indispensabili le doti di intuito e imprenditoriali delle figure che

guidano queste aziende attraverso la propria leadership.

APPROCCIO RAZIONALE ED ANTICIPATORIO

31/12/15

Profondo “senso della direzione”: gli obiettivi di 31/12/14

breve e lungo periodo sono definiti e condivisi A

nell’organizzazione; B

Forte orientamento al futuro; Approccio razionale ed anticipatorio

Processo decisionale “allargato” che coinvolge e È un approccio che pone l’enfasi della gestione sul

sposta il baricentro della gestione su diversi “pensare”, orientato al futuro, proattivo, che intende

attori;

Processo decisionale razionale guidato dalle occuparsi dei problemi prima ancora che si manifestino:

informazioni necessarie per poter decidere in prima di intraprendere qualunque azione si ritiene

condizioni di ragionevole certezza. necessario riflettere sul “dove” portare l’azienda ( “pensare

) ovvero su quali debbano essere gli obiettivi di

prima di fare”

carattere strategico che si intendono perseguire ( vedi punto B del grafico: punto verso cui guidare 1

). Operare secondo un approccio razionale ed anticipatorio

l’organizzazione nel m/l periodo

significa adottare:

Una strategia e una pianificazione strategica;

1. Un processo di programmazione che intende realizzare le strategie aziendali nel

2. breve termine;

Un processo di controllo aziendale che realizza una sistematica verifica

3. dell’allineamento tra obiettivi e risultati, finalizzato a rispondere alle domande del

tipo: “qualcosa sta andando storto? Si tratta di un problema contingente o

strutturale? Come possiamo uscire da questa situazione?...”

Un approccio razionale ed anticipatorio alla gestione d’impresa fa sì che:

- Gli obiettivi aziendali ( ) possano essere condivisi con le

di breve e lungo periodo

persone che, all’interno dell’organizzazione, dovranno assicurare un contributo

decisivo per il loro raggiungimento. Attraverso un processo razionale di

programmazione gli obiettivi aziendali vengono progressivamente disaggregati ed

attribuiti alle differenti figure-chiave, le quali dovrebbero dare il proprio contributo al

successo aziendale ed agire in modo assolutamente coordinato con i propri

colleghi;

- L’allocazione delle risorse segue la “distribuzione” degli obiettivi: maggiori risorse

andranno indirizzate verso le aree impegnate nel raggiungimento di obiettivi più

difficili o ambiziosi;

- Rendendo visibili ed oggettivi i risultati raggiunti da parte dei differenti responsabili

nella gestione delle aree di competenza: i sistemi di programmazione e controllo

creano le condizioni per orientare tutte le “leve” del governo delle risorse umane

verso una logica “meritocrativa” ( distribuzione degli incentivi, definizione di percorsi di carriera

) rispetto ai risultati

e di sviluppo professionale, differenziazione delle politiche retributive, etc.

ottenuti dai responsabili e del contributo che hanno saputo dare al successo

dell’intera organizzazione.

È quindi un approccio basato sulla delega del potere decisionale, con l’ausilio e la

necessità di informazioni per supportare le decisioni di tipo razionale ed anticipatorio.

È evidente che nessuno stile di gestione razionale ed anticipatorio può essere praticato

senza la disponibilità di sistemi che permettono all’azienda ed al suo management di

definire correttamente gli obiettivi da conseguire nel tempo ( ) in

breve, medio e lungo periodo

funzione delle caratteristiche dell’ambiente e dell’azienda; di mantenerli costantemente

aggiornati nel tempo ( ) e di monitorare la “marcia di avvicinamento”

sistemi di programmazione

verso gli obiettivi predefiniti o rivisitati ( sistemi di controllo: contabilità analitica, algoritmi di analisi

).

differenziale, algoritmi di analisi costi-volumi-risultati ( ), sistema di reporting

break even point

STRATEGIA Obiettivi di m/l periodo a valenza quantitativa: diventare leader nel mercato italiano; punto B del grafico.

PIANIFICAZIONE Processo di definizione degli obiettivi di m/l periodo: tutte le azioni e tutte le risorse sono finalizzate ad

STRATEGICA avvicinare l’azienda alla strategia adottata. Quali saranno i fatturati? Quanti saranno i dipendenti?

Documento che concretizza per iscritto la strategia stessa e si ottiene al termine della pianificazione

PIANO STRATEGICO strategica.

Obiettivi di breve periodo a valenza quantitativa, delineati mediante lo strumento del BUDGET, con

OBIETTIVI DI BUDGET l’indicazione della collocazione ottimale delle risorse. Raggiungere i 2 milioni di fatturato.

PROCESSO DI Processo di definizione degli obiettivi di breve periodo: azioni finalizzate a raggiungere i risultati

PROGRAMMAZIONE intermedi necessari per avvicinare l’azienda alla sua strategia.

Processo che spetta al controller: attraverso il budgeting si verifica la fattibilità economica ( l’anno

BUDGETING ( formulazione ), finanziaria ( ) e tecnica

prossimo chiuderò l’esercizio in positivo? l’anno prossimo riuscirò a pagare i dipendenti?

)

Budget ( ).

l’anno prossimo avrò capacità produttiva sufficiente?

EFFICIENZA Capacità di raggiungere un obiettivo con minor utilizzo di risorse.

EFFICACIA Capacità di raggiungere un determinato obiettivo.

Governare e dirigere un’organizzazione verso il perseguimento delle proprie finalità

istituzionali significa sviluppare e realizzare tre differenti tipologia di attività, tra loro

complementari: 2

Un’attività di pianificazione strategica che consente di definire sia le finalità

1. dell’organizzazione sia le linee-guida per il loro raggiungimento: si definisce la

strategia aziendale;

Un’attività di controllo direzionale con cui vengono individuate le modalità attraverso

2. le quali raggiungere gli obiettivi strategici e vengono realizzate le azioni a tal fine

prescelte;

Un’attività di controllo operativo, finalizzata a verificare che i compiti specificamente

3. attribuiti vengano eseguiti in modo efficiente ed efficace.

Quali sono le funzioni di programmazione e controllo?

I sistemi di programmazione e controllo sono strumenti che sostengono l’attività di

direzione di impresa, nel senso che “guidano” un’azienda verso le proprie finalità

istituzionali. I sistemi di programmazione e controllo non vengono adottati da tutte le

aziende: le aziende gestite con un approccio “day-by-day” non hanno necessità ad

utilizzare questi strumenti, mentre quelle gestite con un approccio “razionale ed

anticipatorio” trovano in questi sistemi un meccanismo essenziale per il loro

funzionamento.

I sistemi di programmazione e controllo consentono di identificare le diverse determinanti

dei risultati economici aziendali ( ), spezzando la complessità che caratterizza

drivers

qualsiasi azienda ( è come vedere attraverso un microscopio ciò che la contabilità generale non riesce a

). Se correttamente progettati, predisposti e fatti funzionare, questi sistemi sono in

vedere

grado di offrire un contributo indispensabile alla gestione di un’organizzazione in termini di:

- Controllo economico: vengono identificate le determinanti dei risultati economici

aziendali spezzando la complessità aziendale. Si ha una migliore comprensione dei

meccanismi che portano l’organizzazione a raggiungere certi risultati: possibilità, da

parte del management, di capire meglio e prima il “perché” delle performance

realizzate.

- Controllo esecutivo: migliori opportunità di valutare, su basi oggettive, il contributo

alle performance aziendali da parte delle figure-chiave a cui è affidata la

responsabilità di importanti aree dell’organizzazione ( diversi responsabili dei centri di

responsabilità – CDR: unità organizzativa costituita da un gruppo di persone che opera impiegando

determinate risorse ed ottenendo definiti risultati sotto la guida di un dirigente che si assume la

) ed il contributo dei sistemi di controllo si

responsabilità delle azioni intraprese

concretizza nella possibilità di valutare ed incentivare le performance dei manager.

- Supporto al processo decisionale: i sistemi di programmazione e controllo

permettono di disporre di una serie di informazioni necessarie a supportare in ogni

momento i percorsi decisionali che si sviluppano in azienda.

- Motivazione morale o clima: i sistemi di programmazione e controllo impattano sulla

cultura-sistema dei valori di un’azienda. Opportunità di creare un miglior “clima”

organizzativo, diffondendo una cultura “meritocrativa” ( vengono premiati coloro che

); il contributo dei sistemi di controllo si concretizza nella

ottengono i migliori risultati

possibilità da parte del management di orientare i comportamenti individuali verso

le finalità dell’organizzazione, stimolando le persone ad andare tutte nella stessa

direzione.

Si può essere contenti del fatto che qualcuno o qualcosa:

 Identifichi chiaramente gli obiettivi strategici verso i quali l’azienda è protesa;

 Definisca gli obiettivi da raggiungere nel breve coinvolgendo le persone chiamate a

raggiungerli;

 Crei le premesse per evitare inutili conflitti, rendendo coerenti gli obiettivi assegnati ai diversi

responsabili;

 Realizzi un effettivo decentramento del processo decisionale, definendo “come” raggiungere

3

gli obiettivi;

 Distribuisca le risorse disponibili in funzione della difficoltà degli obiettivi assegnati ad ogni

unità organizzativa;

 Renda oggettiva la misurazione delle performance ottenute dai singoli responsabili ed orienti

verso la performance le politiche di gestione delle risorse umane ( sistemi di incentivazione, di

).

carriera, di politiche retributive...

I sistemi di programmazione e controllo funzionano meglio in quei contesti aziendali che

presentano:

- Risorse scarse;

- Contesto ambientale fortemente dinamico;

- Alta complessità organizzativa ( tante aree strategiche di affari ( ): combinazione

ASA

);

tecnologia-prodotto-mercato

- Necessità di porre in essere la delega del potere decisionale.

I sistemi di programmazione e controllo funzionano, operativamente, grazie alla presenza

di tre componenti distinte:

Struttura informativa del sistema di controllo – struttura tecnico-contabile: insieme

1. degli strumenti che rendono disponibili le informazioni necessarie ad alimentare e

sostenere un approccio razionale ed anticipatorio dei CDR. Tipologie di

informazioni:

Informazioni necessarie a definire gli obiettivi da perseguire ed i programmi

1)

di azioni da intraprendere. Si ha lo strumento del budget: espressione

economica-finanziaria dei programmi aziendali, disaggregati fino alle unità

organizzative elementari; attraverso esso è possibile verificare la fattibilità dei

programmi prescelti e formalizzare gli obiettivi assegnati alle unità

organizzative.

Informazioni necessarie per misurare le performance effettivamente

2)

raggiunge dall’azienda nel suo complesso e dalle unità organizzative

elementari. Esse sono rese disponibili dalla contabilità generale ( rappresenta la

)

sintesi economica-finanziaria della gestione di impresa, focalizzata tra gli scambi impresa-terzi

e dalla contabilità analitica ( sistema di rilevazione che parte dai dati della contabilità

generale, ma li “spezza” e li riaggrega in relazione ad oggetti di calcolo differenti – prodotti,

).

mercati, aree geografiche, canali distributivi...

Informazioni necessarie per comprendere se e in quale misura stiamo

3)

andando nella direzione giusta e se dobbiamo intervenire per correggere in

qualche modo la “rotta”. Si hanno i sistemi di reporting: strumenti con cui si

realizza un confronto tra obiettivi predefiniti e risultati ottenuti.

CDR Azienda

CDR

CDR

CDR

Struttura organizzativa del sistema di controllo. L’organizzazione aziendale è la definizione

del sistema delle relazioni esistenti ( ) tra le persone in azienda. L’analisi di

ruoli e mansioni

come un’impresa si è organizzata per lo svolgimento della propria attività istituzionale è

indispensabile per comprendere come sia possibile assegnare responsabilità alle diverse

unità organizzative. In particolare bisogna stipulare la mappa dei centri di responsabilità: il

CDR è un’unità organizzativa che viene assegnata ad un responsabile che negozia degli

obiettivi, che riceve delle risorse atte al perseguimento degli obiettivi, pone in essere delle

azioni volte al perseguimento degli obiettivi che daranno inevitabilmente dei risultati i quali

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saranno sottoposti a valutazione. In questo modo riusciremo a definire, grazie alla mappa

dei centri di responsabilità, coloro che in azienda pongono in essere percorsi decisionali

finalizzati al conseguimento degli obiettivi aziendali. Le informazioni rese disponibili dai

sistemi di controllo devono essere a disposizione di tutte le unità organizzative ( )

CDR

chiamate a dare un contributo decisivo per la realizzazione delle strategie aziendali.

L’efficienza e l’efficacia dell’operato è apprezzabile valutando la relazione che esiste tra

risultati ottenuti e risorse utilizzate a tale scopo.

Per quanto riguarda la scelta della struttura organizzativa, si hanno due grandi alternative:

Standardizzazione dei processi o degli input, dove l’imprenditore o top manager

A) definisce la strategia, definisce ed impone gli obiettivi, definisce la metodologia

attraverso cui ciascuna risorsa deve raggiungere i propri obiettivi con una logica

di controllo di tipo formale.

Standardizzazione dei risultati o standardizzazione degli output, dove

B) l’imprenditore o top manager elabora una strategia condivisa con i collaboratori

( ), gli obiettivi di budget

soggetti all’interno dell’azienda chiamati ad occuparsi della strategia

vengono negoziati-contrattati ( l’imprenditore chiederà al collaboratore come pensa di

) in modo tale che l’obiettivo diventa una sfida personale

attuare la strategia condivida

del collaboratore. Il collaboratore è libero di fare come meglio crede nel

raggiungere l’obiettivo ( ), ma questo implica una responsabilità in

autonomia

quanto l’imprenditore dovrà valutare se valutare se l’obiettivo è stato

effettivamente raggiunto con una logica di controllo sostanziale.

Tra le due logiche quella che si sposta meglio con l’approccio razionale è la

standardizzazione dei risultati, con un approccio basato sulla responsabilizzazione delle

persone e l’introduzione di un sistema di incentivi che consentirà di premiare le

performance in linea con gli obiettivi negoziati.

Processo di controllo direzionale. Definizione delle modalità con cui si svilupperà il

2. processo di programmazione e controllo all’interno dell’azienda. Il processo

decisionale inizia a partire dalla strategia e

poi si hanno le seguenti fasi:

- Definizione dei migliori programmi di

azioni strumentali al raggiungimento

degli obiettivi aziendali - fase di

programmazione

- Definizione del fabbisogno di risorse

necessarie per sostenere tali

programmi di attività ed assicurarne la

fattibilità economica, finanziaria e

tecnica – fase di formulazione del

budget

- Realizzazione di programmi di azione prescelti e misurazione dei risultati

conseguiti – fase di svolgimento dell’attività e misurazione

- Confronto degli obiettivi prestabiliti con i risultati effettivamente raggiunti e

definizione degli opportuni interventi correttivi – fase di reporting. Il reporting è

un’attività che si svolge in itinere e non solo alla fine dell’anno ( se costruisco il

).

budget2015, ogni fine mese controllo se i risultati sono in linea con gli obiettivi

Gli attori del processo di controllo direzionale intervengono nel processo decisionale in

tempi e con modalità diversi:

Top management: alla direzione aziendale spetta il ruolo di dare avvio a