Riassunto esame Organizzazione Aziendale, prof. Cavaliere, libro consigliato Elementi di progettazione organizzativa e cenni di programmazione del personale, D'Anna

Parte I: La progettazione della struttura organizzativa e le variabili che la influenzano

Capitolo I – L'organizzazione del sistema aziendale e i problemi della sua progettazione

Nozione di organizzazione

Il concetto di organizzazione può assumere, alternativamente o congiuntamente, numerosi significati:

• Atto o serie di atti a seguito dei quali un certo aggregato viene descritto ed analizzato nelle sue componenti, in base ad un criterio "ordinatore".
• Modo con il quale le parti sopracitate sono collegate e coordinate al fine di consentire lo svolgimento di una o più attività predeterminate.
• Effetto o risultato del collegamento suddetto, considerato come strumento per il perseguimento di fini specifici dell'aggregato ordinato.

Estrapolando una definizione propria delle scienze sociali, l'organizzazione viene definita in senso dinamico come una "serie di processi tramite i quali individui, gruppi, organi, sistemi o apparati si sviluppano, si differenziano e si coordinano sino a formare un organismo sufficientemente omogeneo e vitale rispetto all'ambiente". Si vedrà in seguito come gli elementi di differenziazione, coordinazione e ambiente rivestano ruoli-chiave nella progettazione organizzativa.

Ma perché dar vita ad un'organizzazione? Certamente la differenziazione e la coordinazione tra gli elementi risentiranno di una complessità direttamente proporzionale alle dimensioni dell'organizzazione, cosa che si traduce sempre in un "costo" ugualmente proporzionale. Diventa fondamentale allora il fine che l'organizzazione si prefigge di raggiungere, fine che per forza di cose viene ad essere fuori dalla portata dei singoli individui.

È necessario allora che si manifesti un comportamento organizzativo, ovvero una manifestazione di volontà individuale realizzata con un riferimento ad altri individui, che miri alla creazione di un insieme di atteggiamenti "reattivi" fortemente finalizzati (preposti a un obiettivo) e interdipendenti, studiati per assicurare stabilità al sistema.

La presenza della variabile umana, unita alle variabili ambientali, causa la necessità che la struttura organizzativa sia adeguatamente flessibile in modo che possa essere adattata al meglio per il raggiungimento dei fini. Organizzare significa allora anche verificare costantemente l'omogeneità interna di un aggregato di persone e mezzi, e la compatibilità dei ruoli con l'ambiente esterno, così da mantenere un rapporto dinamico ed equilibrato con elementi ed aggregati esterni.

Tale processo si può scomporre in quattro fasi:

• Raccolta ed analisi di informazioni (percezioni) riguardo l'ambiente interno ed esterno, tentativo di ridurre l'incertezza.
• Attenzione alle aspettative che l'ambiente manifesta o è potenzialmente in grado di manifestare nei confronti del sistema, e confronto di tali attese con le risposte che può fornire il sistema.
• Raccolta delle informazioni utili per affrontare in futuro le variabili ambientali.
• Nascita dell'organizzazione come una collettività, un aggregato progettato per il perseguimento di scopi coerenti con gli orientamenti di coloro che lo compongono.

Si introduce una prima importante classificazione delle organizzazioni sulla base del livello di coesione interna al sistema e della influenza esercitata dall'ambiente di riferimento, in grado di produrre nella letteratura tre angoli visuali sulle caratteristiche dell'organizzazione:

• Organizzazione come "Sistema Razionale".
• Organizzazione come "Sistema Naturale".
• Organizzazione come "Sistema Aperto".

Nel "Sistema Razionale", oggetto di studi fino al recente passato, la collettività è volta al perseguimento di fini specifici e sufficientemente autonomi rispetto all'ambiente, correttamente identificati pena l'instabilità dell'organizzazione. La struttura sociale è formalizzata con un insieme di regole esplicite scritte che formalizzano i ruoli ed i comportamenti all'interno dell'organizzazione, a prescindere dalle persone che ricoprono tali ruoli. La formalizzazione si pone l'obiettivo di standardizzare e regolare il comportamento, rendendolo dunque prevedibile e quindi controllabile come un macchinario, in cui si possono regolare le parti che lo compongono (con un'impostazione rigida) per perseguire gli obiettivi predeterminati con il massimo sfruttamento delle risorse disponibili, nonché con efficienza ed efficacia (sia interna che esterna).

Si ricorda che:

• Efficienza = risultato ottenuto / risultato max ottenibile con input impiegato.
• Efficacia interna = risultato ottenuto / risultato programmato dai vertici.
• Efficacia esterna = risultato ottenuto / risultato atteso dal mercato.

Regolare l'organismo alla luce unica di questi due elementi significa esaltare il meccanismo delle relazioni interne e "isolarsi" rispetto all'ambiente, così che il SR si possa considerare come un "sistema chiuso" rispetto alle mutazioni ambientali. Le relazioni interne sono caratterizzate da bassa variabilità e dunque sono controllabili e più facilmente prevedibili. Risultato complessivo del "Sistema Razionale" è una forte riduzione dell'incertezza al fine di massimizzare i risultati conseguibili. Tuttavia l'aumento della variabilità dell'ambiente economico dell'ultimo secolo ha reso chiara la necessità per l'organizzazione di strutturarsi in maniera abbastanza flessibile.

Il "Sistema Razionale" trova i suoi riferimenti principali in letteratura nella teoria Tayloristica sull'organizzazione e sul management (anche detta "scientific management"), che si caratterizza per un'ossessiva ricerca dell'efficienza, e nella burocrazia di Weber, che predicava l'attinenza alla forma.

Nel "Sistema Naturale" si assiste ad una mancanza di coerenza interna fra gli obiettivi "ufficiali" dell'organizzazione e i fini reali e specifici dei singoli membri che ne fanno parte, i quali rimangono poco influenzati dalla struttura formale o dai fini preposti. Tuttavia, si assiste alla coesistenza di una struttura informale che coordina l'azione dei singoli verso l'interesse condiviso alla sopravvivenza del sistema. Pur perseguendo il proprio fine, i singoli scelgono di coordinarsi per il bene comune. Se una parte delle risorse viene impiegata nella realizzazione degli output produttivi all'interno della struttura formale, una parte viene destinata all'autosostentamento del sistema.

La struttura informale dipende dalle caratteristiche dei singoli che compongono l'aggregato, e non può certo essere rinnegata né limitata pur con tutte le rigidità del sistema razionale.

Nel "Sistema Aperto" è infine l'ambiente operativo ad essere fonte di risorse che permettono il funzionamento dell'organizzazione. Gli obiettivi sono predeterminati, programmati, a seconda della risposta da fornire all'ambiente, e quindi sono dipendenti dalle variabili ambientali. Nel corso della sua esistenza allora l'organizzazione può cambiare obiettivi, regolando l'attività secondo mutati contesti ambientali.

L'organizzazione è infatti una coalizione di gruppi di interesse (stakeholders) instabili, i quali determinano i fini secondo il loro mutevole potere negoziale. Si porrà certamente un problema di delimitazione dei confini entro cui l'organizzazione opera, poiché, pur influenzata, essa non deve confondersi con l'ambiente operativo. La risposta a ciò deve essere data in sede di progettazione organizzativa.

Caratteri e significato della progettazione della struttura organizzativa

A causa di molteplici fattori, tra cui uno dei principali è la disomogeneità dell'ambiente operativo, la progettazione della struttura organizzativa è un processo composto da scelte soggettive (dei manager) che non possono evitare di essere influenzate da incertezza e ambiguità. Riguardo all'incertezza in cui si compiono decisioni organizzative si può suddividere, in base allo stato delle conoscenze della situazione analizzata, in:

• Incertezza debole: il soggetto trae sufficienti elementi dalle vicende passate, definendo la distribuzione probabilistica degli eventi futuri.
• Incertezza forte: non è possibile stabilire un nesso logico e attendibile fra il passato ed il futuro.

La serie di fasi in cui si sviluppa il processo di progettazione organizzativa è la seguente:

1. Scelta della funzione o della missione.
2. Raccolta ed analisi approfondita delle "variabili chiave" della progettazione organizzativa:
• Tecnologie utilizzate.
• Ambiente esterno all'organizzazione (task environment).
• Variabili umane.
3. Selezione delle variabili in oggetto e loro organizzazione:
• Articolazione delle funzioni da svolgere in compiti o lavori.
• Definizione del modello di coordinamento.
• Definizione dello stile di conduzione (o leadership).
• Predisposizione della "capacità decisionale".
4. Scelta di uno specifico modello organizzativo più o meno formalizzato.
5. Simulazione del modello.
6. Effettiva costruzione della struttura organizzativa.

La scelta della missione (task)

Come prima fase essenziale per innescare il processo di progettazione organizzativa si colloca la scelta della missione (o task), intesa come l'aspirazione ad assolvere a uno o più compiti specifici all'interno di un contesto ambientale, in rapporto alle proprie potenzialità e ai vantaggi desiderati.

Tanto quanto si rende necessario interpretare l'organizzazione come un "sistema aperto", così alla nozione di missione, intesa come linee operative tali da giustificare l'esistenza della stessa, si affiancano implicitamente le nozioni di strategia e di valenza sociale.

La strategia è infatti quella linea globale di condotta che l'organizzazione intende darsi per regolare, possibilmente in modo durevole, i propri rapporti con gli elementi dell'ambiente di riferimento. Tale linee strategiche devono poi essere accettate dai portatori di interesse, ed in ciò si misura anche la valenza sociale che l'organizzazione deve perseguire, intesa come la ricerca del consenso da parte degli stakeholders legata al soddisfacimento dei bisogni e delle aspettative coerenti con l'ambiente di riferimento.

Tale funzione sociale necessita lo svolgimento di quattro compiti essenziali, modellizzati da Parson nel cosiddetto modello AGIL:

• Adattamento (adjustment): raccolta e utilizzo di risorse nella realizzazione di prodotti e servizi in linea con le attese dell'ambiente (es: sistema economico delle imprese; obiettivo: reperire risorse).
• Perseguimento di obiettivi (goal attainment): ripartire le risorse individuando fini socialmente prioritari (es: istituzione politica; obiettivo: prendere decisioni).
• Integrazione (integration): coerenza tra le scelte e le azioni delle strutture che compongono il sistema sociale, massimo coordinamento e solidarietà (es: sistema legale; obiettivo: regolare).
• Latenza (latency): trasmissione dei valori, dei modelli e dei ruoli verso l'esterno (es: scuola e famiglia; obiettivo: trasmettere valori).

Capitolo II – La variabile tecnologica

Il concetto di tecnologia e le scelte tecnologiche

Per tecnologia si intende l'insieme di principi e norme che guidano le azioni compite dall'uomo su oggetti o materiali grezzi (con o senza strumenti meccanici) al fine di apportarvi delle modifiche, rendendoli idonei per scopi prestabiliti. Gli elementi caratterizzanti qualsiasi tecnologia sono infatti: input, processi trasformativi ed output.

Il concetto non va confuso con quello di tecnica, più specifico, con il quale si intende una conoscenza specifica ovvero una abilità pratica consolidata e sperimentata, in grado di garantire determinati risultati attesi.

Il concetto di tecnologia si presenta allora come concetto più oggettivo, più generale e astratto. Essa può essere considerata di volta in volta:

• Strumento: come insieme "meccanico" di parti fisiche collegate, con l'obiettivo di svolgere una funzione.
• Conoscenza: complesso di nozioni tecnico-scientifiche e pratiche incorporate, sia come conoscenza codificata che come conoscenza tacita.

Si sviluppa poi su due livelli:

• Livello funzionale: procedure e tecniche sviluppate in modo integrato da gruppi di lavoro con compiti specifici.
• Livello organizzativo: insieme di mezzi e procedimenti per trasformare l'input in output.

La scelta della tecnologia è certamente una decisione di base, ed è fondamentale la coerenza rispetto alla mission. Se da una parte si deve scegliere fra le cosiddette alternative tecnologiche (tecnologie tradizionali, tecnologie avanzate, tecnologie d'avanguardia) con riferimento agli utenti della stessa, dall'altra è fondamentale ricercare le particolari relazioni causa e effetto che consentano la realizzazione degli esiti sperati attraverso un controllo degli input e degli output connessi a determinati processi. Tale scelta deve orientarsi secondo razionalità tecnologica, sia in base a un criterio strumentale (efficacia nel raggiungere gli scopi) che a un criterio economico (dispendio di mezzi e risorse richiesto dalla tecnologia).

Le varietà tecnologiche

Si possono elencare quattro tipologie di varietà tecnologiche lungo le due dimensioni fondamentali di stabilità e programmabilità dell'output e di chiarezza e uniformità dell'input. Queste dimensioni sono inscindibilmente legate al rapporto fra il sistema che la tecnologia vuol regolare e lo specifico ambiente di riferimento. Alla razionalità tecnologica si affianca allora la razionalità organizzativa, come scelta della tecnologia in rapporto all'interdipendenza sistema/ambiente.

La tecnologia di "concatenamento e di routine", caratterizzata da chiarezza/uniformità degli input e programmabilità/stabilità dell'output, è quella in cui si verifica il principio di standardizzazione semplificatrice, dove sono definite norme e procedure stabili, consolidate e ripetitive. È presente la massima stabilità e certezza del sistema, con una programmazione rigida e certa dell'attività. Tale tecnologia sviluppa un'interdipendenza seriale delle unità organizzative. Il processo produttivo associato è quello "a grandi serie" o anche "di massa".

La tecnologia di "conformità e di adattamento alla domanda" è caratterizzata dalla chiarezza dell'input ma da una totale variabilità dell'output. Infatti l'adattamento alla domanda porta a inserire input (sempre uniformi nel tempo) in processi produttivi disomogenei e che portano alla creazione di flussi di output differenti quali-quantitativamente e distribuiti nel tempo in via non programmabile. Il processo produttivo tipico è quello "su modello" dell'impresa artigiana.

La tecnologia di "mediazione e di adattamento della domanda" mira al contrario a condizionare la domanda, e dunque a standardizzare l'output, imponendo alla clientela prodotti omogenei. L'input allora sarà soggetto ad alta variabilità a seconda dell'ampiezza della gamma di prodotti standardizzati, ampiezza che d'altra parte deve tenere conto della economicità della produzione. L'organizzazione si deve concentrare allora nella produzione di prodotti che "medino" fra le esigenze differenziate di settori di domanda e l'economicità della definizione dell'output. Il processo produttivo tipico è quello dei servizi pubblici.

La tecnologia "intensiva" è caratterizzata dalla variabilità sia di input che di output. L'organizzazione si trova a dover affrontare una domanda ampiamente diversificata, che necessita per il suo soddisfacimento di input/output ugualmente diversificati e non programmabili. Le risorse devono essere combinate fra loro a seguito di continui messaggi di feedback provenienti dall'esterno del sistema. Il processo produttivo tipico è quello dei servizi professionali.

Razionalità tecnologica e razionalità organizzativa

Ogni organizzazione in quanto tale tende a cercare la razionalità nel processo produttivo, intesa come una sostanziale corrispondenza fra l'azione svolta da un operatore e quella ritenuta (per esperienza o principi accettati) più conforme all'ottenimento dei risultati prestabiliti.

Le scelte tecnologiche devono avere le seguenti finalità:

• Formulare orientamenti e decisioni strategiche coerenti con la mission e con gli obiettivi.
• Impiegare elaborazioni teoriche per pianificare razionalmente gli interventi produttivi.
• Sfruttare efficientemente le conoscenze acquisite per risolvere problemi pratici e ottimizzare le procedure di funzionamento delle strutture.

Si tratta dunque di costruire un sistema tecnologico inteso come l'insieme di elementi umani, concettuali e materiali coordinati fra loro per formare un complesso organico funzionale soggetto a proprie regole. La scelta tecnologica manageriale non può che essere razionale, ovvero ispirarsi al concetto di razionalità proprio dell'economia politica in termini di:

• Previsione nell'individuazione dello scopo.
• Esame di ogni possibile alternativa.
• Attribuzione di un ordine di preferenze.