Riassunto esame Organizzazione Aziendale, prof. Cavaliere, libro consigliato Elementi di progettazione organizzativa e di programmazione del personale, D'Anna

Organizzazione aziendale

Parte prima: La progettazione della struttura organizzativa e le variabili che la influenzano

Capitolo 1: L’organizzazione del sistema aziendale e i problemi della sua progettazione

Il concetto di organizzazione si può riferire alternativamente e/o congiuntamente:

• All'atto o alla serie di atti, a seguito dei quali un certo aggregato viene descritto e analizzato nelle sue componenti in base a qualche criterio.
• Al modo con cui le parti in questione sono collegate e coordinate per consentire lo svolgimento di una o più attività predeterminate.
• All'effetto o risultato del collegamento anzidetto, considerato come strumento per il perseguimento di specifici fini dell'aggregato.

I concetti non sono dati ma si formano in base a processi di semplificazione che ci portano a usare astrazioni per categorizzare elementi diversi. Quindi costruiamo concetti attraverso un approccio deduttivo e induttivo.

Definizione: le organizzazioni sono il risultato di una serie di processi tramite i quali individui, gruppi, organi, sistemi o apparati si sviluppano, si differenziano e si coordinano sino a formare organismi sufficientemente omogenei e vitali (dinamici e non statici) rispetto all'ambiente. L’organizzazione influenza l’ambiente e a sua volta ne è influenzata. Se non si è capaci di avere una buona organizzazione la nostra idea non avrà futuro. Importante è che il funzionamento ha implicitamente in sé il comportamento organizzativo, manifestazione volontaria messa in atto nell’organizzazione in cui gli individui trovano soddisfazione dei loro interessi.

Il primo elemento fondamentale del modello organizzativo è la divisione del lavoro. Da soli non siamo in grado di produrre beni o servizi, per cui devo lavorare con altre persone e dividere il lavoro. Questo diventa fondamentale per l'efficienza e l’efficacia.

Un'altra dimensione è il coordinamento. Se l'attività non viene fatta in maniera coordinata vuol dire che non c’è una buona organizzazione.

In mezzo a questi due elementi si trova l’interdipendenza, che è determinata dalle modalità con cui abbiamo deciso di determinare la divisione del lavoro, e influenza il coordinamento.

Questi tre elementi sono l’essenza dell’organizzazione. Sono elementi non statici, ma conseguenza di decisioni del management. Per cui organizzare è un atto decisionale. Tutto sta alla base di una scelta. Un pezzo fondamentale è dato anche dalle risorse umane. Le organizzazioni sono sistemi socio-tecnici. Il problema è il saper gestire la diversità delle risorse umane, proprio perché vengono a crearsi delle relazioni interne. Un altro problema è la cultura organizzativa che orienta i vari comportamenti.

Emerge la nozione di comportamento organizzativo inteso come manifestazione di volontà individuale realizzata con riferimento ad altri, così da costituire insiemi di atteggiamenti reattivi fortemente finalizzati e interdipendenti, studiati per assicurare condizioni di continuità al sistema in cui il comportamento prende vita. Gli elementi che costituiscono un’organizzazione sono sia inanimati e meccanici, sia soggetti umani e vitali.

Per cui l’organizzazione aziendale è considerata come una scelta di uomini e come un criterio da seguire per il loro efficiente ed economico impiego, nel rispetto delle esigenze naturali e morali dei singoli. Un impiego finalizzato allo svolgimento di attività coerente con gli interessi. Organizzare significa realizzare un processo tramite il quale si verifica l’omogeneità interna di un aggregato di persone e di mezzi e la comparabilità del proprio ruolo con esigenze esterne in modo da sviluppare attività idonee a mantenere un rapporto dinamico con gli elementi dell’ambiente in cui è inserito. È un processo a fasi:

• Prima fase: si manifesta la volontà di svolgere una certa funzione o ruolo rispetto all’ambiente circostante, raccogliendo in sistema fattori materiali, immateriali e umani idonei per il fine.
• Seconda fase: quando il sistema verrà reso funzionante, l’attenzione si sposterà sulle attese che l’ambiente manifesta o è potenzialmente in grado di manifestare nei confronti del sistema stesso. Dovrà essere misurata la capacità dell’organizzazione di coordinare le risorse umane e tecnologiche per garantire il raggiungimento dei propri fini soddisfacendo le motivazioni degli individui che fanno parte del sistema.
• Terza fase: immagazzinamento delle informazioni utili ad affrontare nel futuro i variabili andamenti ambientali.
• Quarta fase: prenderà vita l’organizzazione intesa come collettività o aggregato progettato per il perseguimento di scopi di varia natura, coerenti con gli orientamenti di coloro che lo compongono.

Ci sono tre modi di vedere l’organizzazione:

• Sistema Razionale: collettività volta al perseguimento di fini specifici e autonomi rispetto all’ambiente di riferimento.
• Sistema Naturale: collettività i cui partecipanti sono poco influenzati dalla struttura formale o dai fini ufficialmente posti, ma condividono un interesse alla sopravvivenza del sistema.
• Sistema Aperto: coalizione di gruppi di interessi instabili che determina dei fini attraverso un processo di negoziazione.

Il primo è quello più diffuso ed è caratterizzato da precise regole e canoni di comportamento e imposta l’attività seguendo le leggi dell’efficienza e dell’efficacia.

Efficienza: valore del rapporto fra il risultato conseguito da un sistema di produzione e il risultato massimo conseguibile dall’insieme delle risorse impiegate.

Giudizio di efficacia interna: valore del rapporto fra il risultato conseguito e quello programmato. Ma i risultati possono essere valutati anche nei confronti dei valori attesi dall'ambiente di riferimento. In questo caso si ha efficacia esterna, rapporto fra risultato conseguito (valore prodotto e trasmesso all’ambiente) e risultato atteso dall’ambiente stesso.

L’organizzazione risponde all’efficacia e all’efficienza perché abbiamo risorse limitate. Se avessi risorse infinite il problema non ci sarebbe. La regolazione di un organismo finalizzata al rispetto delle condizioni di efficienza e di efficacia esalta il meccanicismo delle relazioni interne. Per cui è definito anche come sistema determinato o chiuso in cui:

• Le variabili e le relazioni sono sufficientemente limitate per poter essere comprese, il management le conosce, sa il loro funzionamento.
• Le variabili e le relazioni sono sotto controllo o passibili di una previsione affidabile, il management prevede le conseguenze dell’azione sulle risorse e può programmare e pianificare più facilmente.

Razionalità: si riferisce alla realizzazione del fine (implementation) e si traduce nella misura in cui una serie di azioni è regolata in modo da realizzare i fini predeterminati con il massimo sfruttamento delle risorse impiegate. I fini devono essere ben specificati.

Hanno una struttura formalizzata, ossia essa risulta da una formulazione precisa ed esplicita delle regole che guidano i membri dell’organizzazione, e da una prescrizione dei ruoli e dei rapporti fra ruoli prescindendo dalle caratteristiche delle persone. La formalizzazione è vista come un tentativo di rendere il comportamento più prevedibile, standardizzandolo e regolandolo.

Per cui il modello razionale appare un modello meccanico nel quale l’organizzazione è una struttura composta di parti manipolabili, ognuna delle quali è modificabile singolarmente al fine di aumentare l’efficienza del tutto. L’enfasi del sistema razionale si traduce nel tentativo di alleggerire l’incertezza tipica dei fenomeni socio-economici, alla ricerca della massimizzazione dei risultati conseguibili.

Per quanto riguarda il sistema naturale, questo concentra l’analisi sugli aspetti comportamentali delle organizzazioni, ciò in quanto esiste un sovente gap fra obiettivi conclamati e posti e fini reali e specifici dei singoli membri. Si ha una sorta di polimorfismo, in quanto queste organizzazioni non possono dedicarsi solo alla realizzazione di output produttiva, dovendo riservare parte delle risorse a obiettivi di supporto e di auto-sostentamento. Sono quindi gruppi sociali governati da un imperativo che precede ogni altro: sopravvivere.

Ad una struttura formale si sovrappone una struttura informale, dipendente dalle caratteristiche personali dei membri dell’aggregato, i quali sviluppano sistemi di comportamento, regole non formalizzate, rapporti di status e di potere al di fuori di quelli stabiliti dai ruoli assegnati.

L’ambiente operativo è considerato dalle organizzazioni come sorgente originaria di risorse che ne permettono il funzionamento. Questa è la logica del sistema aperto. Secondo questa logica gli obiettivi perseguiti dall’aggregato sono fissati in anticipo tenendo conto delle risposte da fornire all’ambiente. Il sistema organizzato può mutare obiettivi, regolando la sua attività in accordo con le modifiche del contesto ambientale.

Caratteri e significato della progettazione della struttura organizzativa

Importante diventa l’ammontare di incertezza e ambiguità che condiziona qualsiasi scelta di progettazione. Si possono avere due circostanze:

• Le informazioni disponibili sono insufficienti per la scelta di una struttura appropriata.
• Le informazioni disponibili sono sovrabbondanti e contraddittorie, ostacolando qualsiasi scelta razionale.

Per cui la progettazione di una struttura organizzativa è un processo complesso articolabile in fasi:

• A. Scelta della funzione o della missione, da assolvere da parte dell’organismo in rapporto al contesto ambientale e alla visione cui si ispirano le azioni dell’organizzazione.
• B. Raccolta e analisi approfondita degli elementi di vario genere che influiscono sulla missione o sulla sua modifica. Si parla di variabili chiave della progettazione.
• C. Selezione delle variabili in oggetto e loro combinazione per risolvere problemi relativi a:
  • Articolazione delle funzioni da svolgere in compiti o lavori specifici.
  • Definizione del modello di coordinamento, ossia combinazione e integrazione per far funzionare in modo omogeneo il sistema.
  • Individuazione dello stile di conduzione o di leadership dei singoli nuclei organizzati.
  • Predisposizione della capacità decisionale da mobilitare e/o da distribuire fra i vari nuclei.
• D. Scelta di uno specifico modello organizzativo più o meno formalizzato per risolvere i problemi descritti e con la capacità di adattarsi alle modifiche (elasticità).
• E. Simulazione di un modello, stima delle circostanze da affrontare.
• F. Effettiva costruzione della struttura organizzativa.

La scelta della missione

Missione o task, vuol dire definire un compito o una serie di compiti in competizione o in collegamento con altri soggetti interessati ad attività dello stesso tipo. C’è un riferimento alla visione, ossia alla proiezione del sistema aziendale nel futuro ed alla posizione che si intenderà assumere nel proprio ambiente operativo. Visione da tradurre in volontà. Questo determina la costituzione di un apparato tecnico le cui regole di funzionamento possono risultare alterate dalle difficoltà di rapportarsi con interlocutori esterni.

Implicita nella realizzazione di una missione è la strategia, una linea globale di condotta, volta a regolare, per quanto possibile e in modo durevole, i rapporti organizzazione/ambiente di riferimento.

Il sistema organizzato deve essere in grado di svolgere una funzione sociale riconosciuta e riconoscibile esternamente. E lo fa svolgendo 4 compiti essenziali:

• Adattamento, relativo alla raccolta e utilizzo di risorse sufficienti a realizzare un set di prodotti.
• Perseguimento di obiettivi (goals).
• Integrazione, ossia ricerca del max coordinamento e della max solidarietà fra le sottounità del sistema.
• Latenza, sviluppata tramite un’opera di creazione, conservazione e trasmissione nei confronti dell’esterno.

In tutto ciò si deve prendere in considerazione gli interessi degli stakeholders. Si parla di “integrazione delle attività e dei valori di business” nella missione dell’impresa in modo che questa sia capace di rispecchiare gli interessi di tutti i partner, inclusi i clienti, i dipendenti, gli investitori e l’ambiente.

Analisi delle variabili chiave della progettazione

L’incertezza si identifica in una situazione in cui l’operatore non è in grado di stabilire lo svolgimento futuro degli eventi in cui è coinvolto. Essa deriva da una conoscenza insufficiente da parte dell’uomo, di fatti, manifestazioni ecc. Questa situazione è un concetto soggettivo, essendo legata al dubbio che assale l’individuo nello svolgimento delle sue azioni. Ma può manifestarsi anche come dato oggettivo, in quanto derivante dalla complessità della realtà e dall’impossibilità materiale, slegata dalla conoscenza dell’uomo, di poter fornire un'attendibile valutazione degli eventi futuri.

Tutto questo confluisce nel processo decisionale degli operatori economici che, prima di procedere, devono tenere conto di fattori non noti. Possiamo avere:

• Incertezza debole, il soggetto trae sufficienti elementi dalle vicende passate.
• Incertezza forte, non si può stabilire un nesso logico fra passato e futuro.

Si parla di fonti di incertezza che si riconduce a tre fattori:

• Tecnologie utilizzate.
• Ambiente esterno all’organizzazione.
• Variabili umane.

La razionalità di funzionamento del sistema si può ottenere con l’idonea manovra e condizionamento dei fattori menzionati.

Capitolo 2: La variabile tecnologica

Il concetto di tecnologia e le scelte tecnologiche

Tecnologia: insieme dei principi e norme che guidano le azioni compiute dall’uomo su oggetti o materiali grezzi di vario tipo, al fine di apportarvi delle modifiche, rendendoli idonei a prestabili scopi. È diverso da tecnica, con cui ci si riferisce a specifiche conoscenze, e ad abilità pratiche sperimentate e consolidate in grado di garantire determinati risultati. Il concetto di tecnologia si riferisce a una composizione e combinazione di conoscenze scientifiche e abilità tecnicamente rilevanti, da cui si possono sviluppare applicazioni pratiche, potendosi sviluppare a due livelli:

• A livello funzionale, identificabile con procedure e tecniche sviluppate in modo integrato da gruppi di lavoro che devono svolgere certi compiti.
• A livello organizzativo, insieme di mezzi e procedimenti usati per trasformare input in output.

Elementi della tecnologia:

• Input.
• Processi trasformativi.
• Output.

Tra questi elementi c’è interdipendenza. Esistono delle alternative tecnologiche che possono richiedere strumenti e risorse variabili. Una scelta si può orientare a:

• Tecnologie tradizionali, con elevato grado di maturità.
• Tecnologie avanzate.
• Tecnologie di avanguardia.

Ci sono due modi diversi e contrapposti di intendere la tecnologia:

• Come strumento, ossia come un insieme meccanico di parti e caratteristiche fisiche tra loro legate, con l’obiettivo di svolgere una certa funzione.
• Come conoscenza, esaltando il complesso di nozioni teorico-scientifiche e pratiche incorporate nella composizione di un impianto, settore, gruppo di lavoro, necessari per il funzionamento.

L’elemento di conoscenza è inteso come risorsa che genera valore economico. I risultati di un impianto dipendono da una conoscenza codificata, ossia le caratteristiche inerenti il suo funzionamento; e una conoscenza tacita, dipendente da esperienza e apprendimento che può generare incertezza e ambiguità dei risultati. La scelta della tecnologia è una decisione di base, ossia il punto di avvio coerente per svolgere i compiti assolti dal sistema organizzato. La scelta è intesa quindi come la ricerca e la selezione di quelle relazioni causa-effetto che consentono l’ottenimento degli esiti sperati attraverso un adeguato controllo degli input e degli output connessi a determinati processi.

Il contenuto della razionalità viene valutato con riguardo a due criteri:

• Criterio strumentale, in base al quale il giudizio su una procedura è connesso alla sua riscontrata idoneità a perseguire con efficacia gli scopi inizialmente prefissati.
• Criterio economico, relativo al dispendio di mezzi e di risorse determinato dall’impiego della procedura medesima.

Le varietà tecnologiche

Si può sintetizzare le varie impostazioni teoriche a due fondamentali dimensioni:

• Quella concernente la stabilità/variabilità degli output, che implica una elevata o scarsa programmabilità delle operazioni tecnologiche.
• Quella relativa alla chiarezza/ambiguità degli input, che si ripercuotono sulla facilità o difficoltà di analizzare le risorse utilizzabili nel processo.

Un corretto rapporto sistema/ambiente incide sull’organizzazione consentendole il conseguimento di condizioni di razionalità organizzativa, in mancanza delle quali vengono compromesse le possibilità di funzionamento e di sopravvivenza del sistema.

Tecnologia di concatenamento e di routine: chiarezza/uniformità degli input, stabilità e alta programmabilità degli output. Questa implica la ricerca di un collegamento con la domanda attraverso la realizzazione di un’offerta di qualità costante. Vale il principio di standardizzazione semplificatrice, che impone la definizione di norme e procedure stabili e consolidate, volte a rendere ripetitive le operazioni, conferendo una relativa certezza al sistema. Le norme programmate risulteranno idonee a collegare i diversi nuclei organizzativi, determinando rapporti di interdipendenza seriale.