Riassunto esame Biblioteconomia, prof. Montecchi, libro consigliato: Gestire una piccola biblioteca, Nerio Agostini

Nerio Agostini - gestire una piccola biblioteca

La one person library (OPL)

La OPL è una biblioteca nella quale la gestione delle attività, dei servizi e l'organizzazione del lavoro sono a totale carico di un unico bibliotecario. Essa si può trovare in vari ambiti informativi e con differenziata missione istituzionale: quelle specialistiche, scientifiche, museali, scolastiche, di documentazione, pubbliche o private ecc. I compiti delle varie OPL sono complessivamente analoghi se non uguali, ma possono essere diversi il patrimonio documentario, l'organizzazione, le modalità di accesso del personale, l'erogazione dei servizi, le dimensioni strutturali o altre caratteristiche. Ogni assume anche una propria caratterizzata strutturale che varia da ente a ente a seconda della collocazione all'interno della propria organizzazione.

Il livello di visibilità della biblioteca riguarda invece la sua collocazione fisica in un determinato edificio, la posizione logistica dell'edificio stesso nel territorio, la sua accessibilità, le sue dimensioni, la sua potenzialità informatica e le iniziative che sviluppa. Sostanzialmente si può comunque affermare che:

• Le OPL possono, anzi devono, avere una propria dignità di servizio e non vanno assolutamente considerate biblioteche di serie B
• Ciò che accompagna le OPL è la diversità tra uguali nell'essere servizio al pubblico retto da un solo bibliotecario.

La biblioteca di ente locale, per essere tale, per quanto piccola e monoposto, deve essere una realtà viva e dinamica con degli standard minimi garantiti.

Il bibliotecario della OPL

Capacità, conoscenza e competenza

Il bibliotecario della OPL, pubblica e non, definito anche one person librarian, deve farsi carico del funzionamento dell'intero servizio e di tutte le attività a esso collegate per rispondere ai bisogni della comunità a cui fa istituzionalmente riferimento. Egli opera da solo o con l'occasionale supporto di personale ausiliare non appartenente al servizio. La capacità e le conoscenze più significative sono quelle che si richiedono sostanzialmente a tutto il personale delle biblioteche pubbliche, come indicato anche dall'IFLA, come la capacità di comprendere le esigenze degli utenti, la conoscenza dei materiali delle raccolte della biblioteca, capacità organizzative, ecc.

Il bibliotecario OPL deve anche avere in particolare:

• Attitudini spiccate ai rapporti interpersonali e alla comunicazione
• Conoscenza precisa dell'organizzazione e delle procedure amministrative e gestionali dell'ente
• Attenzione e conoscenza della realtà sociale territoriale
• Disponibilità al lavoro su articolazioni di orari vari

Compiti e attività che sono molteplici e che in sintesi sono presi in considerazione nell'elenco, anche se non esaustivo, indicato dall'IFLA per i bibliotecari qualificati come: analizzare i bisogni documentari e informativi della comunità, recuperare e presentare informazioni, assistere l'utente nell'uso delle risorse della biblioteca e delle informazioni, promuovere i servizi della biblioteca, ecc.

Professionalità onnicomprensiva

Il successo professionale del bibliotecario in una OPL viene determinato da due caratteristiche inscindibili: la personalità e la sua qualificazione professionale. In una OPL il bibliotecario è innanzitutto uno specialista dell'informazione che è chiamato a svolgere una gamma di funzioni, tra di loro anche molto differenti, che vanno da quelle direttive a quelle tecnico-operative proprie della professione. Il one person librarian deve avere la capacità e la volontà di dialogare con i colleghi degli altri servizi dell'ente e mettere in campo tutte le abilità relazionali e di mediazione o negoziazione con i responsabili.

Egli deve soprattutto saper dialogare e cooperare in particolar modo con i bibliotecari di situazioni analoghe, possibilmente all'interno di un sistema bibliotecario strutturale. La personalizzazione del rapporto e la creazione di una empatia con gli utenti deve però passare attraverso l'ottimizzazione dei tempi di intervento: il bibliotecario non può permettersi tempi improduttivi.

La pianificazione e la programmazione

Metodo e strumenti operativi

La pianificazione si esplica nel bilancio annuale e triennale di previsione e nelle relative relazioni programmatiche dell'ente gestore con l'indicazione, a livello generale, dei programmi da attuare. La singola relazione previsionale programmatica descrive, tra le altre cose, i servizi dell'ente, quindi anche il servizio biblioteca, precisandone risorse umane, strumentali e tecnologiche. La relazione riporta anche significative e utili indicazioni per chi ha la competenza di gestione, cioè per i dirigenti/responsabili di servizio: "indica gli obiettivi che si intendono raggiungere, sia in termini di bilancio che in termini di efficacia, efficienza ed economicità del servizio."

La programmazione si colloca in uno strumento programmatorio (PEG negli enti locali) e indica le modalità da seguire, le risorse finanziarie, strumentali e umane da utilizzare per il conseguimento dei risultati attesi all'interno di ciascun programma. La definizione operativa (il budgeting) rappresenta il livello di definizione di dettaglio degli obiettivi fissati e necessariamente le modalità per raggiungerli. Lo strumento programmatorio diventa indispensabile e fortemente strategico per le biblioteche OPL perché dà certezze al bibliotecario che può organizzare il lavoro e assicurare continuità al servizio oltre che prevederne il suo sviluppo, consolidamento, o la sua riduzione se necessaria.

I contenuti del PEG si concretizzano attraverso una fase di negoziazione tra i vari responsabili di servizio e gli amministratori. In quest'ambito il responsabile del servizio biblioteca si fa carico delle scelte tecniche più idonee per raggiungere gli obiettivi fissati per la biblioteca, e può mettere in discussione gli indirizzi degli amministratori che non abbiano un sufficiente grado di fattibilità o quando non siano rispondenti ai bisogni dei cittadini del territorio.

Negli enti locali con numero di abitanti sino a 5000 l'incarico di responsabile di servizio con funzioni dirigenziali può essere assegnato all'assessore. Ciò è pesantemente in contraddizione, se non anticostituzionale, con il concetto della separazione dei poteri su cui si basa tutta l'innovazione introdotta dal Testo Unico 267/2000.

Il bibliotecario deve presentare al responsabile di servizio, almeno entro il mese di settembre di ogni anno, una proposta di scheda del PEG del Servizio Biblioteca. L'articolazione della scheda deve prevedere gli elementi e le indicazioni essenziali ma esaustive del servizio sotto i vari profili (dettaglio degli obiettivi, tempi di realizzazione, priorità attuative, standard biblioteconomici e di qualità, interventi a carico di altri servizi, interventi previsti in cooperazione, eventuali risorse umane temporanee a cui fare ricorso, ecc).

La proposta tecnica di schema tecnica del PEG della biblioteca, così costruita, prima di arrivare alla negoziazione citata, deve ovviamente trovare un momento di pre-negoziazione tra il bibliotecario e il responsabile di servizio di riferimento a cui la scheda viene consegnata. La scheda definitiva si ritiene condivisa e approvata dalle parti quando tutto il documento programmatorio viene controfirmato dal responsabile di servizio e dagli amministratori per suggellare il cosiddetto patto di gestione; patto scaturito dalla fase di negoziazione e coerente con gli indirizzi politico-amministrativi generali; patto che fa scattare l'adozione formale della relativa deliberazione da parte della Giunta da cui deriva la totale responsabilità e autonomia gestionale del dirigente/responsabile di servizio.

Il patto di gestione fa però anche scattare il potere di controllo e valutazione da parte degli amministratori che allo scopo dovrebbero dotarsi di appositi uffici di staff da istituire in cooperazione sovraterritoriale tra enti con apposite convenzioni. Il documento programmatorio fa riferimento all'esercizio annuale e quindi deve essere adottato prima del 31 dicembre dell'anno di riferimento con stretto collegamento al bilancio di previsione annuale che deve essere approvato entro tale termini.

Definizione degli obiettivi

Gli obiettivi sono dei risultati prestabiliti o attesi previsti nella programmazione e pianificazione, che la biblioteca si prefigge di raggiungere con determinate azioni. Gli obiettivi del servizio biblioteca trovano collocazione e descrizione analitica nella relativa scheda di PEG. Essi non devono essere generici, ma devono avere dei caratteri specifici e non equivocabili (descritti in forma sintetica, ma precisa; realmente raggiungibili; definiti nei tempi e nelle priorità; ecc).

Durante l'esercizio annuale sono possibili variazioni di obiettivi (introduzione di nuovi, eliminazione di parte di quelli esistenti) attraverso la variazione del PEG e l'eventuale variazione del bilancio di previsione. Nell'ente locale le variazioni di PEG vengono fortemente proposte dal responsabile di servizio e adottate con deliberazione dalla Giunta che adotta, in via d'urgenza, anche la variazione di bilancio la quale va successivamente portata, per l'approvazione di competenza, in Consiglio entro 60 giorni.

Indicatori di gestione

Per indicatori di gestione si intende un sistema di strumenti atti a misurare l'attività e la produzione della biblioteca orientata all'utente e che permettono di monitorare o verificare il grado di efficienza, efficacia, economicità e qualità dei servizi resi.

• Gli indicatori di efficacia (soddisfazione di un bisogno) indicano il rapporto tra domanda esaudita/domanda espressa oppure il rapporto tra risultati conseguiti/risultati programmati.
• Gli indicatori di efficienza (razionalità nell'uso delle risorse) indicano il rapporto tra i costi e i risultati ottenuti.
• Gli indicatori di economicità indicano la capacità di comprimere i costi mantenendo o aumentando le prestazioni.
• Gli indicatori di qualità fanno particolare riferimento alla percezione del servizio che ha l'utente-cliente e al grado di soddisfacimento del medesimo.

Si possono inoltre assumere degli indicatori comuni ad altre biblioteche OPL aderenti al medesimo sistema bibliotecario (qualità comparata) o appartenenti a realtà territorialmente limitrofe (qualità paragonata). Non vanno trascurati o dimenticati inoltre gli indicatori relativi alla gestione delle collezioni per le quali le valutazioni più significative e più ricorrenti sono:

• Valutazione gestionali
• Valutazione di vitalità
• Valutazione bibliografica
• Valutazione di utilizzo

Sistema di reporting

Per coerenza con il metodo della programmazione e pianificazione è importante fare anche il monitoraggio delle attività e rilevare il grado di raggiungimento degli obiettivi. A tale scopo è buona regola attivare un sistema di reporting facendo ricorso a periodiche e sintetiche schede report in formato elettronico.

Ogni scheda report può corrispondere a un obiettivo tra quelli prefissati oppure, per ulteriore semplificazione, a un elenco progressivo di obiettivi da monitorare. La scheda deve essere opportunamente sintetica e facilmente leggibile da chiunque e sostanzialmente articolata in varie parti (sintetica descrizione dell'obiettivo, risultati raggiunti, stato di avanzamento, eventuale ridefinizione di alcuni obiettivi, sintetico piano di azioni per il raggiungimento degli obiettivi, ecc).

L'organizzazione del lavoro, delle attività e dei servizi

Orario di lavoro e di servizio

Per raggiungere i migliori risultati possibili per efficacia e qualità della biblioteca OPL occorre progettare e sperimentare continuamente un'organizzazione del lavoro e una gestione del tempo lavoro che possa rendere compatibili le attività di back office e front office garantendo il massimo orario possibile di apertura al pubblico.

Nella biblioteca va adottato il modello di organizzazione partecipativa che permette di partire dagli obiettivi da raggiungere, dalle aspettative dell'utenza e del bibliotecario, per immaginare e realizzare percorsi funzionali, individuare le risorse necessarie, trovare condivisione in un processo dinamico sempre in divenire.

L'orario di lavoro è un elemento variabile, perché esistono e vi possono coesistere, in funzione dell'orario di apertura al pubblico e delle esigenze organizzative e gestionali, varie tipologie di orario di lavoro e istituti di diritto e/o contrattuali a esse collegate o conseguenti.

Sperimentazione e flessibilità

Le diverse tipologie di orario e i vari istituti citati richiedono particolare flessibilità e disponibilità al cambiamento organizzativo da parte del one person librarian per permettere:

• Un continuo adattamento alle esigenze operative e biblioteconomiche proprie della biblioteca di pubblica lettura
• Una risposta alle esigenze di lavoro di gruppo con colleghi degli altri servizi
• La partecipazione ai momenti di aggiornamento professionale
• La realizzazione delle attività di promozione nel territorio

Nel progettare e ripensare il servizio richiesto il bibliotecario monoposto deve mettere in conto che spesso si verificheranno interruzioni del proprio lavoro e quindi deve sapere selezionare i momenti più opportuni, durante e soprattutto fuori orario di apertura, in cui collocare le attività più delicate o che richiedono maggiore continuità e concentrazione. Deve saper collocare i tempi dell'aggiornamento professionale che necessariamente richiedono la parziale o totale chiusura giornaliera del servizio. Egli deve pertanto, oltre a organizzare le sequenze temporali del concatenarsi del lavoro, necessariamente individuare le priorità e saper gestire le emergenze.

Organizzazione delle attività e dei servizi

L'organizzazione, nel senso più ampio del termine, assume una validità a tutto campo che prende in considerazione anche la struttura, le attività, il patrimonio, le risorse finanziarie e strumentali. Con riferimento sia ai servizi a rilevanza interna che quelli a rilevanza esterna della biblioteca, è indispensabile, pena il venir meno delle condizioni primarie per garantire la qualità del servizio, progettare e ripensare di anno in anno le principali attività o interventi che vanno riportate nel PEG, con distinzione tra innovazione, sviluppo e routine (come: organizzazione degli spazi, adozione di adeguati e compatibili orari di apertura, progettazione e gestione delle collezioni, gestione del prestito-interprestito del materiale documentario, ecc.)

Appare però evidente che particolare attenzione e sempre maggior spazio debba essere assegnato alle varie attività e servizi attivabili in cooperazione sistematica tra cui in particolare: la catalogazione, il sistema informatico, la gestione del catalogo collettivo e il prestito interbibliotecario. Va ricercata assolutamente l'esternalizzazione di attività routinarie di supporto (ad es. pulizie e manutenzioni) e, ove possibile, dei progetti mirati con la formula assimilabile alla fornitura di servizi (ad es. animazione rivolta ai ragazzi).

Le biblioteche pubbliche forniscono una gamma di servizi, sia all'interno della loro sede sia nella comunità, per soddisfare i bisogni dei loro utenti. La biblioteca dovrebbe rendere l'accesso ai servizi facile per tutti, anche per chi ha difficoltà nella lettura. Dovrebbero venire offerti i seguenti servizi, facilmente accessibili agli utenti in vari formati e mezzi di comunicazione:

• Prestito di libro e di altri materiali
• Consultazione in biblioteca di libri e altri materiali
• Servizi di informazione che si avvalgono di fonti a stampa ed elettroniche
• Servizi di consulenza per il lettore, comprese le prenotazioni
• Servizi di informazione di comunità
• Programmazione di eventi

Le relazioni interne all'ente e il benessere ambientale

Condizioni strutturali ottimali

Tutto quello che può comprendere azioni, attività, interventi, gestioni e controlli che non è strettamente inerente alla specificità della biblioteca deve essere collocato negli altri servizi che ne hanno la competenza tecnica. A questi servizi è chiesta quindi attività tecnica di supporto (ragioneria, economato, personale, ufficio tecnico, ecc.) le cui risorse necessarie sono da prevedere nelle rispettive schede di PEG. Inoltre nelle biblioteca OPL l'istruttoria degli atti amministrativi, a cura del bibliotecario, deve essere limitata solo a quelli in cui è strettamente richiesta la conoscenza tecnica e biblioteconomica dei processi produttivi specifici.

I rapporti bidirezionali con il responsabile di servizio devono essere diretti, definiti nelle modalità e tempi, ma soprattutto ci devono essere dei momenti di verifica e di report periodici, possibilmente calendarizzati. Ciò favorisce efficienza decisionale riconoscimento dei ruoli, interscambio informatico per la definizione degli obiettivi e la verifica dei risultati. Ciò permette anche il rapporto di fiducia, la frequenza degli scambi ed una prassi autorizzazioni preventive e generalizzate a favore del bibliotecario a tenere relazioni interne ed esterne all'ente.

Gestione della comunicazione

È a tutti noto che il concetto di organizzazione comporta necessariamente quello di relazione intersoggettiva: il singolo può raggiungere un risultato complesso (cioè che non dipende solo dalle sue capacità individuali e dal suo impegno) nella misura in cui riesce a creare un reticolo di rapporti e di relazioni utili e strumentali rispetto all'obiettivo.