Riassunto esame Biblioteconomia, prof. Montecchi, libro consigliato Gestire una piccola biblioteca, Agostini

La one person library (OPL)

In una OPL le gestioni dei servizi sono a carico di un unico bibliotecario. Le biblioteche hanno varie tipologie: specialistiche, scientifiche, museali, aziendali, ecc. Si differenziano tra loro a seconda del “proprietario” giuridico e quindi all'utenza specifica a cui si rivolge tramite i suoi servizi. I compiti delle OPL sono uguali, ma si differenziano nel patrimonio documentario posseduto da ognuna, nell'organizzazione, nei servizi erogati e nelle dimensioni delle strutture. Simili nella gestione possono differenziarsi nelle procedure contabili e amministrative e negli obiettivi e risultati da conseguire e da attuare. Un'importanza riveste anche il collocamento della biblioteca sul territorio e il suo ruolo strategico nella comunità. Tutti i comuni, grandi o piccoli, dovrebbero possedere una OPL, nonostante non esista un obbligo legislativo. Una biblioteca dinamica deve saper utilizzare tutte le risorse a sua disposizione per informare i cittadini. Ciò può avvenire anche grazie all'autonomia regolamentare dell'ente locale che è stata rafforzata dalla modifica del titolo V della Costituzione. Questo, se da un lato aiuta l'autonomia, dall'altro può affossare se vengono a mancare le risorse per arricchire il servizio.

Il bibliotecario della OPL

Il bibliotecario pubblico e non è definito anche one person librarian e si fa carico del funzionamento dell'intero sistema. Le capacità e le conoscenze sono indicate dall'IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) e sono le seguenti:

• Deve comprendere le esigenze degli utenti
• Conoscere i materiali presenti in biblioteca
• Saper comunicare, collaborare, organizzare
• Deve essere creativo, aperto a nuove idee
• Deve conoscere l'informatica e saper modificare i suoi metodi di lavoro
• Conoscere le procedure amministrative e le realtà territoriali
• Essere flessibile negli orari

A ciò vanno aggiunte le attitudini personali e le capacità di acquisire competenze, di capire bisogni della comunità e di assistere gli utenti a seconda dell'età cercando di soddisfarne le esigenze. Essere in grado di sviluppare i servizi e recuperare nuove informazioni, catalogare, classificare e partecipare a nuovi progetti. Tutto ciò, tenendo conto, che la biblioteca è affidata ad una sola persona.

Professionalità onnicomprensiva

Il successo del bibliotecario sarà determinato dalla sua personalità e dalla sua qualificazione personale, poiché egli è uno specialista dell'informazione. Dovendo gestire molteplici campi deve avere una costante visione complessiva del servizio e deve saper dialogare e cooperare con altri bibliotecari del sistema. L'interscambio e l'informazione permettono la soluzione di problemi e un miglioramento gestionale. La burocrazia va ridotta al minimo snellendola attraverso l'uso di documenti elettronici. Con l'utenza il bibliotecario è professionale, sicuro e disponibile. Non si può permettere tempi improduttivi. Ciò può essere agevolato attraverso l'esposizione dei materiali acquisiti e di una segnaletica che orienti l'utente in completa autonomia. Il one personal librarian deve essere fiducioso e avere una forte autostima, per ottenere il consenso della popolazione e dell'amministrazione che ne permetteranno la valorizzazione del suo ruolo e quindi un incremento delle risorse per sviluppare al meglio la biblioteca sul territorio.

La pianificazione e la programmazione

Metodo e strumenti operativi

La pianificazione (il planning) si esplica nel bilancio annuale e triennale di previsione e nelle relative relazioni programmatiche dell'ente gestore con indicazioni generali dei programmi da attuare. La singola relazione previsionale programmatica descrive anche il servizio bibliotecario, precisandone le risorse umane, gli strumenti e le tecnologie. E in forma analitica la parte relativa alla “spesa” redatta per programmi e progetti indicati nel bilancio. Specificando le finalità che si vogliono conseguire e motivando le scelte adottate. La programmazione (programming) indica le modalità da seguire e le risorse da utilizzare per conseguire i risultati prefissati. Lo strumento programmatorio o PEG (negli enti locali) è il punto di congiunzione delle competenze. La definizione operativa (il budgeting) rappresenta il livello dettagliato degli obiettivi fissati. Affinché il servizio sia di qualità è consigliato il ricorso alla programmazione nella gestione di una biblioteca, inoltre attraverso essa l'OPL può chiedere l'attenzione degli amministratori al pari degli altri servizi. Nei comuni con numero di abitanti inferiori a 5000 il ruolo del bibliotecario può essere affidato all'assessore alla cultura, ma ciò non è auspicabile in quanto risulta contraddittorio. Se il bibliotecario non è l'assessore si procederà a stilare il PEG sulla base dei seguenti elementi:

• Dettaglio degli obiettivi
• Tempi di realizzazione
• Indicatori di gestione
• Priorità
• Risorse e strumenti
• Vincoli
• Presenza di terzi

La condivisione del documento programmatorio crea un “valore” relazionale ancor prima che gestionale e alla fine controfirmato suggella il “patto di gestione”, attraverso cui il bibliotecario potrà muoversi in completa autonomia con il benestare dell'amministrazione anche se quest'ultima ne potrà controllare l'operato. Per poter diminuire l'ingerenza politica si dovrebbero istituire enti sovraterritoriali che controllano il lavoro di più biblioteche. E anche i comuni dovrebbero approvare i bilanci entro il 1 gennaio per permettere l'efficienza nel servizio, che altrimenti risulterebbe precario e inadeguato perché mancante di fondi.

Definizione degli obiettivi

Gli obiettivi sono i risultati prestabiliti o attesi, diluiti nel tempo e previsti nella programmazione che il bibliotecario si prefigge di raggiungere con precise azioni. Gli obiettivi devono essere specifici e non equivocabili. I caratteri degli obiettivi sono:

• La loro descrizione in forma sintetica ma precisa
• Realmente raggiungibili
• Misurabili in quantità e qualità
• Distinti nei vari campi di attività
• Definiti nei tempi, nelle priorità, nella natura economica e nelle attività

Durante l'anno gli obiettivi possono variare attraverso il PEG e il bilancio di previsione, deliberate in consiglio e approvate dalla giunta entro 60 giorni. Una buona gestione può rendere prestigio alla biblioteca che può essere collocata in una posizione migliore e venire arricchita. In questo caso la collaborazione tra tecnici e bibliotecario permetteranno di sfruttare le risorse senza commettere errori.

Indicatori di gestione

Gli indicatori di gestione sono gli strumenti che misurano l'attività e la produzione della biblioteca orientata all'utente e che monitorano il grado di efficienza, l'efficacia, l'economicità e la qualità dei servizi. Indicatori di efficacia (soddisfazione di un bisogno) per esempio: rapporto tra le richieste presentate e soddisfatte. Indicatori di efficienza (razionalità nell'uso delle risorse) per esempio: nuovi acquisti e numero utenti fruitori. Indicatori di economicità (saper contenere i costi) per esempio: comprare materiale in cooperazione. Indicatori di qualità (percezione del servizio e soddisfazione dell'utente) Un ruolo importante assumono gli indicatori relativi alla gestione delle collezioni valutati in: gestione, vitalità, bibliografia e utilizzo o circolazione (interprestito).

Sistema reporting

Per capire se si siano raggiunti gli obiettivi prefissati è importante compilare una scheda periodica in formato elettronico, che si intreccia con la scheda “auditing” come verifica per evitare il ripetersi di errori, razionalizzare le risorse, eliminare gli sprechi e i punti morti nell'organizzazione.

L'organizzazione del lavoro, delle attività e dei servizi

Orario di lavoro e di servizio

L'organizzazione del lavoro della biblioteca viene resa operativa dal responsabile di servizio, condivisa con il bibliotecario. Nella biblioteca va adottato il modello di “organizzazione partecipativa” che partendo dagli obiettivi da raggiungere e dalle aspettative dell'utenza e del bibliotecario realizza percorsi funzionali. L'orario di lavoro non è più un elemento fisso, ma variabile poiché possono sorgere nuove esigenze anche se ciò va stabilito nel rispetto delle norme contrattuali previste dal CCNL (contratto collettivo nazionale).

Sperimentazione e flessibilità

Il tipo di lavoro del bibliotecario richiede flessibilità, per cui nel progettare il servizio dovrà essere in grado di gestire i tempi di apertura al pubblico e quelli da dedicare ad altre attività accessorie (aggiornamenti, momenti istituzionali, incontri con altri enti, organizzazione di progetti ed eventi).

Organizzazione delle attività e dei servizi

Le attività, che vanno riportate nel PEG, terranno conto dell'organizzazione degli spazi che saranno accoglienti ed attrezzati, degli orari di apertura adeguati al pubblico, della gestione del prestito e dell'interprestito, della fornitura di un'adeguata assistenza, della promozione alla lettura e dell'uso delle tecnologie informatiche. Inoltre si dovrà definire una “gerarchia di valori” che permetteranno lo snellimento del lavoro e la possibilità di collaborare con altre biblioteche, per esempio nella gestione del catalogo collettivo e del prestito.

Le relazioni interne all'ente e il benessere ambientale

Condizioni strutturali ottimali

Perché le OPL operino con ampia autonomia si necessita velocità nei flussi informativi da e per la biblioteca, chiarezza e semplificazione dei processi amministrativi e contabili, definizione della gerarchia gestionale (chi è responsabile e cosa fa). Tutto ciò che non è strettamente inerente al servizio bibliotecario va affidato ad altri enti che faranno da supporto (ragioneria, economato, ufficio tecnico, ecc.) le cui risorse sono da prevedere nel PEG. I rapporti bidirezionali con i...