Riassunto esame Strategia e Politica Aziendale, prof. De Vecchi, libro consigliato The New Era of Management Italiano, Daft - cap. 7

BENEFICI E LIMITI DELLA PIANIFICAZIONE

I benefici della pianificazione sono: 10

- Piani e obbiettivi forniscono una fonte motivazionale e d’impegno . La

pianificazione riduce l’incertezza nei lavoratori chiarendo il traguardo che devono

8 Materiale didattico per il corso di programmazione e controllo (progredito) S. Baraldi, A.

Cifalinò

9 Remember this 15

raggiungere. Senza di essa gli obbiettivi non risultano chiari e non si capisce per

quale fine si sta lavorando. 10

- Piani e obbiettivi guidano l’allocazione delle risorse . Pianificare aiuta i manager a

prendere decisioni su come allocare le risorse tra e varie unità. Ad esempio

nell’incontro con il manager di Warner Bros, è emerso che l’azienda destina maggiori

risorse alla funzione innovativa, piuttosto che a contrastare una grossa minaccia

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come la pirateria. 10

- Piani e obbiettivi sono una guida per l’azione . La panificazione focalizza la sua

attenzione su specifici obbiettivi e dirige lo sforzo lavorativo nell’ottenimento di

risultati. Inoltre aiuta i manager a capire quali azioni intraprendere per raggiungere gli

obbiettivi. 10

- Piani e obbiettivi fissano uno standard di valutazione . Pianificare obbiettivi

significa definire i risultati desiderati. Essi stabiliscono anche criteri di performance

con cui i manager possono valutare l’operato delle scelte adottate. Questo porta ad

uno standard di valutazione delle performance.

I limiti invece sono: 13

- Piani e obbiettivi possono creare delle false certezze . Avere un piano può indurre

un manager ad avere una visione sbagliata di ciò che avverrà in futuro. Infatti tutti i

piani sono basati su supposizioni future, e i manager non hanno la certezza di cosa

accadrà nei prossimi anni. Questo è confermato anche dalla testimonianza del

manager di Warner Bros, il quale, avendo a disposizione numerosi strumenti di

previsione futura, è stato molto incerto su ciò che accadrà nei prossimi anni, dato che

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il mercato in questione è in continua evoluzione . 13

- Piani e obbiettivi possono creare delle rigidità in un ambiente in evoluzione . La

pianificazione può bloccare l’organizzazione in specifici piani e obbiettivi che non

sono più adeguati. In condizioni di forte cambiamento e incertezza serve un maggior

grado di flessibilità.

10 Remember this

11 Incontro con il manager di Warner Bros

12 Incontro con il manager di Warner Bros 16

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- Piani e obbiettivi possono intralciare l’intuito e la creatività . Il successo spesso

deriva da intuizioni geniali e dalla creatività. Questa può essere ostacolata con

processi routinari. Per esempio la creatività di un lavoratore può essere repressa dal

manager in quanto non si adatta con i piani d’azione predeterminati.

PIANIFICARE IN UN AMBIENTE TURBOLENTO

Come abbiamo visto precedentemente nel pianificare ci sono inevitabilmente dei

vantaggi e degli svantaggi. Sta nella bravura del manager ottenere dei benefici dalla

pianificazione cercando di controllare i suoi limiti. Questo è reso possibile attraverso

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l’utilizzo di approcci innovativi che si adattano agli odierni mutamenti ambientali . Tre

sono gli approcci che sostengono l’organizzazione in caso di eventi inaspettati: i piani

d’emergenza, la costruzione di scenari e i piani di crisi.

I piani di emergenza

Quando le organizzazioni operano in un ambiente incerto o hanno orizzonti temporali

elevati, a volte, pianificare può sembrare una perdita di tempo. In realtà, piani poco

flessibili possono ostacolare piuttosto che aiutare un’organizzazione di fronte a

cambiamenti tecnologici, sociali, ed economici. Per non sopperire, i manager devono

sviluppare una molteplicità di possibili alternative future. Questa metodologia serve ai

manager per facilitare la creazione di piani che ben si adattano alle alternative

delineate in precedenza. I piani di emergenza possono essere definiti come delle

risposte aziendali da adottare in casi di recessione o eventi inaspettati. Per definire

un piano di emergenza, i manager devono individuare i fattori più importanti che

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possono modificare l’ambiente . Tra i fattori ambientali si possono trovare le flessioni

economiche, le crisi di mercato, l’aumento dei costi di fornitura, lo sviluppo di nuove

tecnologie o gli incidenti riguardanti la sicurezza. I manager, quindi, prevedono una

serie di risposte alternative relativi ai fenomeni più probabili, focalizzando l’attenzione

sull’alternativa peggiore. Per esempio negli ultimi anni, la compagnia FedEx ha

attivato una serie di paini d’emergenza in tutto il mondo a causa di eventi imprevisti

come tempeste tropicali, scioperi dei lavoratori, blackout elettrici che hanno

modificato i piani aziendali. Naturalmente la compagnia aveva già previsto questi

possibili scenari, e quindi attraverso piani d’emergenza specifici, è stata in grado di

13 Remember this 17

gestire al meglio la situazione. Senza di essi la FedEx sarebbe stata in grande

difficoltà, con conseguenti perdite per la compagnia.

La costruzione di scenari

La costruzione di scenari è uno strumento che estende la metodologia dei piani

d’emergenza. Costruire scenari significa cercare di prevedere le tendenze e le

discontinuità future, visualizzando le possibili soluzioni per essere in grado di gestirle

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al meglio quando esse si manifestano . Piuttosto che guardare solo la storia

aziendale e pensare a quello che è stato, i manager devono pensare a ciò che

potrebbero essere l’organizzazione. Le aziende che falliscono in un momento così

dinamico sono quelle che pensano di non essere coinvolte nel cambiamento, che

pensano al passato come linea di successo per il futuro. Oggi il mondo è turbolento e

la pianificazione tradizionale non può aiutare i manager ad affrontare una

complessità così elevata di variabili fuori controllo che influenzano l’organizzazione. I

manager non sono in grado di prevedere il futuro con certezza, nessuno può farlo,

ma possono disegnare dei piani in cui gli eventi futuri possono essere gestiti.

Attraverso la costruzione di diversi scenari possibili, i manager cercano di anticipare i

vari cambiamenti che potrebbero influire sull’organizzazione. Gli scenari sono

rappresentazioni possibili della realtà futura, delle “storie” a cui i manager devono

dare delle risposte. Di solito vengono sviluppati dai due ai cinque scenari per ogni

fattore, che vanno dalla più ottimistica previsione a quella peggiore. Gli scenari

aiutano mentalmente il manager nel caso in cui il suo miglior piano fallisce.

I piani di crisi

Alcuni sondaggi hanno rivelato che l’utilizzo di tecniche manageriali come gli scenari

e i piani d’emergenza, sono aumentati in modo consistente dopo l’attacco terroristico

alle torri gemelle. Dopo un periodo di minor popolarità, questi approcci sono tornati in

auge grazie all’aumento dell’instabilità ambientale e alla recente crisi finanziaria.

Secondo il sondaggio della McKinsey Quarterly, nel 2009, il 50% degli intervistati ha

dichiarato di aver utilizzato piani d’emergenza o scenari in maggior numerosità

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rispetto al precedente anno . Inoltre gli approcci utilizzati hanno giocato un ruolo

fondamentale per le organizzazioni, aiutando i manager nel prendere decisioni ad

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hoc per le proprie aziende. Oltre a questo le aziende cercano di pianificare la crisi

per affrontare eventi inaspettati, i quali sono così improvvisi e devastanti che hanno il

potere di distruggere qualsiasi organizzazione, anche le più solide, se non

adeguatamente tempestive nel rispondere a questi fenomeni. Le crisi sono diventate

parte integrante delle organizzazioni nel mondo di oggi. Anche se di varia natura, un

piano accurato e ponderato può prevenire qualsiasi situazione disastrosa. Ad

esempio, l’azienda BP è stata fortemente criticata per la mancanza di un piano di

crisi, nel Golfo del Messico, durante la fuoriuscita di petrolio dalla base estrattiva. Un

efficace piano avrebbe quantomeno limitato il disastro ecologico verificatosi. Ci sono

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due fasi importanti nel pianificare una crisi: preventiva e preparatoria . La fase

preventiva consiste nell’individuare i segni premonitori di una potenziale crisi per

cercare di prevenire la sua manifestazione. Una parte critica di questa fase è la

costruzione di una relazione fiduciaria con gli stakeholder dell’azienda come i

lavoratori, i clienti, i fornitori, apparati statali e i sindacati. Attraverso queste relazioni,

i manager spesso possono prevenire la crisi si dall’inizio. In più possono rispondere

con maggior efficacia a ciò che non può essere evitato. Ad esempio una stretta

relazione con i lavoratori e i sindacati può evitare una paralisi aziendale dovuta a

scioperi e manifestazioni. La fase preparatoria comprende tutta la programmazione

dettagliata per gestire una crisi quando si verifica. E’ suddivisa in tre fasi. La prima

consiste nel definire un team e un suo portavoce che gestisca la crisi.

Successivamente bisogna creare un piano dettagliato di gestione della crisi. L’ultima

fase consiste nel creare un efficace sistema di comunicazione. I team sono dei

gruppi inter-funzionali designati in precedenza, che entrano in azione se la crisi si

verifica. Il portavoce del team invece deve essere “la voce” della compagnia durante

il periodo di crisi. Il piano di gestione della crisi (CMP), è un piano scritto che

specifica le azioni da intraprendere. Oltre a questo definisce i soggetti a cui è

assegnata la responsabilità di attuare le suddette azioni. La cosa fondamentale è che

il CMP deve essere un documento in continua evoluzione, rivisto e aggiornato con

regolarità. Esso non serve a nulla se una volta definito non viene modificato negli

anni in base alle necessità. Questo perché le crisi, gli scenari e l’ambiente si

evolvono, mutano e un piano statico non può contrastarli.

15 Remember this 19

APPROCCI INNOVATIVI NELLA PIANIFICAZIONE

I processi di pianificazione cambiano nel tempo come gli altri aspetti del

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management per essere in sintonia con i cambiamenti ambientali . Un nuovo

approccio di pianificazione ha l’obbiettivo di coinvolgere tutti nell’organizzazione, a

volte anche stakeholder esterni. L’evoluzione verso questa metodologia innovativa

iniziò con l’introduzione di piani decentralizzati, dove manager e esperti di

pianificazione, delle varie divisioni, lavoravano insieme per definire gli obbiettivi da

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raggiungere . Il pensiero era quello che l’azienda fosse in grado di sviluppare delle