Sistemi informativi aziendali

Sistemi informativi aziendali - Introduzione

I sistemi informativi aziendali sono il sistema nervoso di qualsiasi azienda o organizzazione. Si tratta di una disciplina multisettoriale: economico, sociologico, giuridico, tecnologico ecc. Un sistema informativo (SI) è l’insieme di persone, apparecchiature e procedure aziendali il cui compito è quello di produrre le informazioni necessarie per operare in azienda.

IS, ICT e ICTM

IS (Information System) → ICT (Information and Communication Technology), insieme di tutte le risorse che vengono utilizzate (web, PC, LAN, Wi-Fi…). ICTM (Information and Communication Media Technology) → Negli ultimi anni c’è stato il passaggio di molte tecnologie dal mondo analogico a quello digitale (radio, televisione, musica ecc.).

Elementi fondamentali del sistema informativo

• Risorse tecnologiche (sistema informatico, IT system, web, ecc.)
• Risorse organizzative
• Risorse umane (regole, workflow...)

Questo sistema trova applicazione all’interno di una precisa serie di passaggi necessari a produrre le informazioni. La collocazione del sistema informativo all’interno dell’azienda è trasversale alla sua struttura, nel senso che non si occupa di un preciso aspetto dell’azienda ma si occupa in misura e modo differenti di tutte le parti dell’azienda. Il ruolo del sistema informativo, nella sua essenza, è rimasto invariato nel tempo, tuttavia il ruolo sempre più importante e presente della tecnologia ha fatto sì che nel sistema azienda il sistema informatico abbia assunto negli anni sempre più peso.

Il sistema informativo si occupa della gestione delle informazioni all’interno dell’impresa, è un sistema composto da elementi in relazione tra loro secondo regole ben precise, è presente in tutte le funzioni aziendali e aiuta ad automatizzare le attività aziendali, quindi non comprende solamente aspetti tecnologici.

Il sistema informatico

Il sistema informatico è la combinazione di tecnologie e procedure impiegate nella produzione di un certo risultato. La risorsa tecnologica è quindi l’elemento fondamentale, gli strumenti informatici sono usciti dal SI e sono sempre più pervasivi. Esiste un “internet of things”, particolare “mondo” composto da oggetti che nell’essenza non potranno mai essere digitali (frigorifero, smart automobile, ecc.) ma che sono ossia possono comunicare con gli oggetti del mondo digitale.

La risorsa informazione

L’informazione è la principale risorsa scambiata nell’attività gestionale di collegamento e controllo, oltre che la produzione, la gestione dell’informazione è l’obiettivo secondario dei sistemi informativi. È immateriale, non viene distrutta dall’uso e permette la creazione di nuove informazioni.

Processo di creazione delle informazioni

• Dati: materiale informativo grezzo, non ancora elaborato.
• Informazione: dati elaborati, organizzati, presentati in modo appropriato.
• Conoscenza: informazione applicata attraverso l’esperienza per la comunicazione con gli altri.
• Saggezza: processo personale distillato dalla conoscenza, non condivisibile con altri.

L’informazione presenta, per così dire, un ciclo di vita: Acquisire, Creare, Elaborare, Presentare, Archiviare, Trasmettere. L’informazione nella sua essenza assume diverse nature: rappresentazione fisica, colori, simboli, lettere, rappresentazione mentale. Immagazzinamento: archivi cartacei, archivi informatici. Trasmissione: canali elettronici (analogici e digitali) e canali non elettronici (carta, suono, posta).

Oggi tuttavia la maggior parte dei dati e delle informazioni hanno natura digitale. In questo mondo gli archivi sono detti informatici e al suo interno presenta una certa organizzazione circa i dati in esso contenuti: vi sono delle strutture al suo interno (digitali) attraverso le quali i dati sono organizzati secondo la massima efficienza possibile. Questo sistema appena descritto fa parte del software ed è un programma applicativo detto DBMS (Database Management System).

File e sistema operativo

È importante conoscere la differenza tra file e file system. Il file è l’elemento fondamentale gestito dal sistema operativo e creato dai programmi applicativi. Il file system invece è la parte del sistema operativo che si occupa della gestione dei file. Il sistema operativo riconosce il file, il programma applicativo riconosce la natura del file a seconda della sua estensione. Un file particolarmente importante è il file di testo (.txt) che contiene solo caratteri e nessun elemento di formattazione, come tale può comunicare con tutti i tipi di dispositivi.

Flussi informativi e flussi informatici

I flussi informativi sono flussi di informazioni che vengono trasferite tra le componenti di un’impresa o all’esterno di essa e si appoggia su diversi mezzi fisici di comunicazione: voce, telefono, fax, posta, internet, reti informatiche ecc. Ad ogni processo che avviene all’interno dell’azienda sono associati uno o più flussi che trasmettono le informazioni tra le varie attività che compongono il processo.

I flussi informatici, invece, sono i flussi informativi trasferiti attraverso un canale digitale, direttamente tra strumenti informatici, con o senza intervento umano, che coinvolgono dati e applicazioni informatiche (software, programmi applicativi di elaborazione e trasformazione). L’unità di dimensione fondamentale digitale è il byte (B), trattandosi di un flusso l’unità di misura è rispetto al tempo (B/s) (byte al secondo). Questo canale digitale ha una caratteristica fondamentale da considerare: la larghezza della banda, ossia il valore massimo di byte che possono transitare in un secondo.

Se tutto il sistema è in formato digitale tutto è più veloce. Nelle aziende sempre più flussi informativi avvengono come flussi informatici, tuttavia la conversione da analogico a digitale comporta costi e rallentamenti.

La classificazione del sistema informativo: per funzioni e per processi

Per funzioni

La tipica visione funzionale è l’organigramma aziendale, che identifica le differenti unità organizzative ciascuna delle quali raggruppa attività aventi la stessa natura.

Una funzione è un’aggregazione di uomini e mezzi necessari per lo svolgimento dell’attività di una stessa natura, l’efficacia viene raggiunta attraverso l’ottimizzazione locale, è il sistema tipico delle PMI. Funzione = unità organizzativa funzionale. Se ogni funzione differisce dall’altra si cerca di ottimizzarle localmente allora singoli SI saranno concepiti per ogni funzione aziendale.

• Market
• Produzione
• Pubblicità
• Trasformazione
• Design
• Imballaggio

Ogni funzione è caratterizzata da un elevato grado tra ruoli e posizioni interne, mentre abbiamo un numero limitato di scambi tra ruoli interni ed esterni, la maggior parte dei quali lungo la gerarchia piuttosto che orizzontalmente. In questo contesto i SI supportano le esigenze di ciascun gruppo senza considerare le interrelazioni tra funzioni diverse, comunque i SI funzionali sono molto efficienti ed efficaci. Gli svantaggi di questo sistema sono: ridondanza e inconsistenza dei dati, archivi separati e problemi di compatibilità.

Per processi

Un’organizzazione nel suo complesso può essere vista come un insieme di processi. I processi sono un insieme di attività di differente natura interfunzionali, ossia toccano più funzioni, che da un’attività o elemento di input generano uno stesso output. In questo caso i SI sono strutturati in modo diverso ed hanno lo scopo di far convergere dati e informazioni da una funzione all’altra. Questo sistema presenta il vantaggio di conoscere le informazioni che percorrono l’organizzazione anche tra funzioni diverse e permette lo sviluppo di sottosistemi informativi orientati al supporto della comunicazione tra funzioni. In questo caso il peso dell’efficienza di un singolo ruolo all’interno di un’unità organizzativa in una funzione non è elemento di valutazione della qualità; i processi tagliano trasversalmente la struttura organizzativa. Un processo attraversa più funzioni, più funzioni concorrono alla realizzazione di un solo processo.

Nel sistema informativo classificato per processi i SI devono rispondere al requisito dell’integrazione (es: sistemi gestionali, ERP), ossia è necessario un unico archivio centralizzato al fine di un miglior trattamento di dati ed informazioni. Nei sistemi gestionali i singoli programmi applicativi si occupano di trasformare gli input in informazioni ma non si occupano della gestione dei file creati, per questo motivo i nuovi sistemi classificati per processi si basano sulla seguente logica:

• Ricerca e sviluppo
• Marketing
• Finance
• DBMS

Oggi i processi sono per la quasi totalità informatizzati; informatizzare un processo o uno step di un processo significa sostituire alla sua esecuzione tradizionale (manuale) un’esecuzione con mezzi informatici. Un’operazione è detta automatica quando viene svolta senza l’intervento umano, non tutti i processi possono essere automatizzati, quando invece necessita dell’intervento umano viene detta computer-aided, ossia programmi applicativi che aiutano l’uomo e viene utilizzata in tutti quei processi che non possono essere automatizzati del tutto. Sono esempi di programmi applicativi computer-aided: CAD, CNC, ERP.

Il core del sistema informativo: il sistema informatico

Modello standard di rappresentazione del sistema informatico:

• Programmi applicativi
• Sistema operativo
• Hardware