Tesi - Sistemi informativi aziendali

2.1.2 IL SISTEMA DELLE INFORMAZIONI

Risultato finale del sistema informativo sono le informazioni; ma, il

compito del sistema informativo non è quello di produrre più in

formazioni, quanto nel fornire flussi di informazioni in termini di

selettività, flessibilità, affidabilità, tempestività e accettabilità. I

flussi prodotti devono, in primo luogo, rispecchiare le

caratteristiche organizzative dell’azienda e i suoi specifici

fabbisogni informativi, in secondo luogo le informazioni devono

essere sintetiche e coerenti. Il sistema informativo deve elaborare

decisioni destinate a decisori interni ed esterni; si producono, così,

due classi di informazioni:

• le informazioni strutturate per il sistema delle decisioni e

dei controlli interni,

• le informazioni orientate per la comunicazione con

l’esterno.

La detenzione e la diffusione di informazioni, come spesso

evidenziato in letteratura, è collegata a fenomeni di distribuzione di

conoscenza e informazione, le quali vengono considerate delle

15

fondamentali fonti di potere . (Morgan, 1999)

Un ulteriore elemento del processo di gestione dei dati e delle

informazioni che riveste un ruolo di controllo/guida è rappresentato

dal modello che viene adottato per la distribuzione delle

informazioni orizzontalmente e verticalmente nell’organizzazione,

internamente e esternamente all’azienda. La diffusione delle

informazioni viene normalmente considerata come un modo per

soddisfare delle esigenze informative esplicite. Da un altro punto di

15 “[...] controllando i flussi informativi e le conoscenze trasmesse ai singoli individui [...] si riesce ad influenzare la

percezione delle situazioni e quindi i comportamenti relativi a queste situazioni [...] Oltre a condizionare le definizioni

della realtà aziendale e a fungere da strumenti di controllo, la conoscenza e l’informazione possono anche venire

utilizzate per creare dei rapporti di dipendenza”, (Morgan, 1999: 237-239).

38

osservazione, si può ritenere che la definizione del modello in base

al quale le informazioni vengono diffuse, cioè l’individuazione

delle persone che hanno accesso alle informazioni e la

determinazione degli specifici poteri di accesso, è una modalità di

controllo, un modo per influenzare, attraverso l’informazione resa

disponibile, il comportamento e le decisioni delle persone

all’interno e all’esterno dell’organizzazione, oltre che un modo per

comunicare totalmente o parzialmente, con una specifica cadenza

temporale, gli intendimenti del vertice aziendale, stimolando delle

precise reazioni.

2.1.3 LA CONOSCENZA COME OUTPUT

Come ha affermato Nicholas Negroponte, la possibilità di rendere

disponibili grandi quantità di dati non significa necessariamente

che si possa o si desideri utilizzarli. La necessità di rendere

appetibili queste informazioni rende indispensabile che esse siano

fornite su due livelli di fruibilità. Nel primo livello le informazioni

dovranno essere sintetiche e di rapida consultazione, in modo da

averne un quadro generale; nel secondo livello si dovrà raggiungere

una interazione che permetta di poter usufruire di tutte le notizie

contenute in esso. Tale concezione, pone in evidenza come la

conoscenza è ormai stimata, nei mercati internazionali, come

elemento distintivo capace di offrire un reale vantaggio competitivo

alle imprese di ogni tipo. L’individuazione della conoscenza quale

risorsa primaria nell’organizzazione ha portato con il tempo alla

nascita di nuove pratiche manageriali, evolutasi in modo

indipendente e focalizzatesi di volta in volta su diversi fenomeni e

tecniche. Oggi però è in atto un processo d’integrazione di tali

pratiche all’interno di un paradigma gestionale che è sempre più

spesso un presidio organizzativo: il Knowledge Management, il cui

approfondimento verrà sviluppato nel capitolo successivo.

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2.2 GLI ARCHETIPI DI SISTEMI

Quando parliamo di sistema informativo aziendale, indirettamente

parliamo di come l’azienda è organizzata al suo interno, e di come

essa si comporta inserita in un determinato contesto, ambiente di

riferimento. All’interno dell’azienda coabitano diversi livelli, e

ciascuno di essi necessita di informazioni differenti per il

raggiungimento dell’obiettivo del livello di riferimento. Ma quando

ciascun livello raggiunge l’obiettivo prestabilito, indirettamente

viene perseguito anche il fine aziendale.

A supporto di quanto detto, nel 1965 Robert Anthony introdusse

una nuova modalità di rappresentazione della struttura aziendale.

Figura 9 - La piramide di Anthony

Questa rappresentazione, nota con il nome di Piramide di Anthony

(figura 9), è stata introdotta con l’obiettivo di classificare le attività

tipicamente svolte in un’organizzazione e identificare il ruolo dei

sistemi informatici a supporto di tali attività e la progettazione del

16

loro sviluppo . (Marco Tagliavini, Aurelio Ravarini, Donatella

16 Marco Tagliavini, Aurelio Ravarini, Donatella Sciuto; Sistemi per la gestione dell’informazione, Capitolo Primo;

Apogeo 2003 40

Sciuto;, 2003) Analizzando questo schema possiamo individuare

tre differenti categorie con le quali suddividere le diverse attività:

• strategiche : aiutano i senior manager ad affrontare

problemi strategici e a valutare le tendenze a lungo termine

sia nell'azienda che nell'ambiente esterno. Lo scopo è far

corrispondere i cambiamenti nell'ambiente esterno con le

capacità organizzative dell'azienda.

• Tattiche o manageriali : attività che si occupano della

programmazione e del controllo delle risorse aziendali,

analizzando sia l’efficacia che l’efficienza dei risultati

ottenuti.

• Operative : attività strettamente legate, sia al

funzionamento dell’impresa, sia legate all’ambito

produttivo, quanto quello amministrativo; supportano il

manager per la registrazione di attività elementari e delle

transazioni che si svolgono in azienda.

In questo tipo di struttura si sentì la necessità di uno scambio di

informazioni più intenso tra i vari reparti. Dagli anni ’80 in poi,

perciò, nacquero 4 principali tipi di sistemi, oggetto di

approfondimento nei paragrafi successivi.

2.2.1 TRANSACTION PROVIDER SYSTEM

I TPS, sistemi di elaborazione delle transazioni, sono un insieme di

differenti sottosistemi informativi che supportano il livello

operativo e lo svolgimento delle attività esecutive dell’impresa; un

sistema di elaborazione delle transazioni è, dunque, un sistema

computerizzato che svolge e registra le transazioni di routine

17 .

necessarie quotidianamente per condurre le attività dell’impresa

(Pennaiola) Le attività di esecuzione dell’impresa variano

enormemente da impresa ad impresa e possono essere articolate in:

17 Pennaiola F., (a cura di ), Innovazione e tecnologie informatiche, cit., p. 81.

41

Attività di gestione, per la quale occorre di volta in volta

analizzare quali sono i contenuti dell’attività in questione;

Attività di rilevazione, per la quale è possibile fare una

generalizzazione, includendo in essa l’area

dell’amministrazione e del controllo dell’impresa;

Attività di organizzazione, comprendente, in linea di

massima, l’area dell’organizzazione e della gestione del

personale.

I manager necessitano di tale sistema per monitorare lo stato delle

operazioni interne e le relazioni che l'azienda intrattiene con

l'ambiente esterno. ( calcolo stipendi, transazioni contabili).

2.2.2 MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

I MIS, sistemi di gestione delle informazioni, forniscono supporto a

esigenze informative strutturate, specificate in anticipo, ripetitive

nel tempo; servono principalmente le funzioni di pianificazione,

controllo e supporto delle decisioni. Il sistema di gestione delle

informazioni risponde alle necessità di rendiconto periodico, e non

giornaliero, delle attività dell’impresa. Questi sistemi forniscono in

genere risposte a domande di routine specificate in anticipo, che

hanno una procedura predefinita per la risposta.

Il contenuto dei MIS, per la parte necessaria al governo

dell’impresa, viene definito dal management dell’impresa stessa,

che codifica l’insieme delle informazioni che servono per

controllare lo svolgimento delle attività e per supportare le

decisioni. L’informazione presente all’interno del MIS deve essere

18

univoca .

18 Pennaiola F., (a cura di), Innovazione e tecnologie informatiche.

42

2.2.3 DECISION SUPPORT SYSTEM

Con il complicarsi dello scenario competitivo globale, anche il top

management esprime nuove esigenze informative, indirizzate al

supporto delle attività tipiche della programmazione e

pianificazione strategica. Per tale scopo, sono messi a punto i

cosiddetti sistemi di supporto alle decisioni (DSS). L’indicato

strumento sfrutta le tecnologie hardware e software al fine di

aiutare il management nei processi decisionali non predefiniti e non

strutturati. Con l’avvento dei DSS, il campo d’applicazione dei

sistemi informatici si amplia gradualmente. Infatti, la produzione di

informazioni utili ai fini della programmazione, pianificazione e

controllo deve caratterizzarsi per qualità, flessibilità e adattabilità

delle informazioni stesse.

2.2.4 EXECUTIVE SUPPORT SYSTEM

L’area destinata al management di livello alto è costituita da

strumenti informatici definiti sistemi di supporto direzionale (ESS),

i quali supportano i manager di elevato livello nel prendere

decisioni di medio e lungo periodo, assolutamente destrutturate o

poco strutturate, caratterizzate per la presenza di numerosi obiettivi,

spesso in conflitto fra di loro e di situazioni nuove per le quali non

sia immediata la soluzione risolutiva migliore. L’ESS è costruito in

modo tale da reperire informazioni sia interne dal MIS e dal DSS

sia esterne, dall’ambiente economico, legislativo, tecnologico, ecc.;

inoltre, rispetto agli altri sistemi, l’ESS non è costruito per far

fronte a specifici problemi, ma è flessibile ed utilizzabile per

qualunque tipologia di problematica (in quale business potremmo

entrare? cosa faranno i nostri competitors? quali acquisizioni

potremmo operare per differenziare il nostro business? e cosa

potremmo cedere per reperire la liquidità necessaria?), in quanto fa

meno ricorso rispetto al DSS ai modelli di simulazione analitica.

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Figura 10 - Tipol