Sistemi di gestione per la qualità

Verificare e rivalutare le materie prime

È necessario definire:

• Azioni di monitoraggio quali parametri vengono controllati sempre e come
• Verifiche periodiche quali parametri vengono controllati periodicamente, con che frequenza e come

Specificare i requisiti dei fornitori

Per ogni fornitore è necessario specificare i requisiti di affidabilità alla base del processo di qualificazione oomologazione del fornitore.

Come il fornitore controlla il proprio fornitore?

Frequenza dei controlli?

Come viene addestrato il personale addetto ai controlli?

Esiti dei controlli sono visionabili?

Sono visionabili almeno due?

Compaiono data, controlli effettuati e relativo esito?

Avete definito capitolati di acquisto?

Come vi comportate se scoprite che i vostri fornitori non rispettano i capitolati e le caratteristiche implicite?

Analisi/determinazioni/valutazioni?

Vengono effettuati sintesi e/o valutazioni dei dati ottenuti nel tempo?

Come il fornitore controlla il proprio?

1. Processo Controlli effettuati durante la produzione
2. Controlli effettuati sul prodotto finito
3. SELEZIONARE, VALUTARE E RIVALUTARE I FORNITORI: (ISO 9001)
4. VALIDARE LA PROCEDURA: validazioni: come si valida la procedura di approvvigionamento? Approccio statistico che dimostra l'affidabilità del fornitore.
5. MANTENERE LA DOCUMENTAZIONE: (delle attività sopra indicate) In preparazione della visita ispettiva di un auditor di terza parte relativa alla procedura di approvvigionamento. Quali documenti vanno predisposti?

DOCUMENTI E REGISTRAZIONI:

• Elenco dei formazioni approvati e in corso di qualificazione
• Questionari di valutazione dei fornitori
• Capitolati di acquisto
• Documentazione accompagnatoria delle forniture
• Moduli di ricevimento delle materie prime
• Piano di campionamento delle materie prime
• Rapporti di verifica delle materie prime
• Modulo: gestione delle non conformità
• Validazione del processo (PLAN = ...

CAPITOLATO (CHECK = CONTROLLI) (DO = verifica e accettazione o resa del prodotto)
DO → 40
AUDIT: VERIFICHE ISPETTIVE: ISO 9001
AUDIT = ASCOLTARE (parola latina) processo basato su domande e risposte
AUDIT: processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell’audit sono stati soddisfatti (ISO 19011). È un processo di verifica, sistematico, oggettivo, indipendente, documentato
AUDIT: SOGGETTI COINVOLTI
• COMMITTENTE: chi richiede l’audit
• AUDITOR: chi esegue la verifica, oppure un team di audit
• ORGANIZZATORE OGGETTO DELL’AUDIT: l’organizzazione che viene verificata in toto o in parte (audit di sistema: verifica estesa a tutti i processi dell’azienda) (audit di processo: verifica estesa solo a determinati processi)
TIPOLOGIE DI AUDIT:
• INTERNE: il committente è l’alta direzione dell’organizzazione

stessa che viene verificata• ESTERNE: il committente è il cliente dell'organizzazione o l'ente di 3° parte

OBIETTIVI DELL'AUDIT: sono definiti dal committente

VERIFICARE:

1. LA CONFORMITÀ: rispetto a una norma o a una disciplinare o una procedura aziendale verificare la CONFORMITÀ è relativamente semplice:
   • Se l'organizzazione ha definito i processi, se applica i processi in conformità a quanto programmato. Esiste una procedura? E' applicata?
   • Se i processi sono conformi alla norma di riferimento. Sono rispettati tutti i punti della norma?
   • Se i processi sono conformità con la politica dell'organizzazione. I processi hanno obiettivi operativi misurabili? Gli obiettivi operativi sono coerenti con gli obiettivi strategici dell'organizzazione?
2. L'EFFICACIA: (parte più complessa perché non è una regola scritta) verificare l'EFFICACIA, in generale: Ci sono

state NC? Sono state gestite adeguatamente? I processi sono mantenuti aggiornati? I processi sono stati validati? I processi sono migliorabili?

Essere capaci di analizzare e NC, individuare le cause, prevedere scenari di miglioramento, prevedere scenari futuri, prevedere la risposta del processo a sfide (challenge test)(L'assenza di non conformità è anomala il sistema di controllo potrebbe non essere efficiente) 41

I VALUTATORI O AUDITOR (ISO 9011)

Devono essere:

• INDIPENDENTI: non consulenti dell'azienda, non coinvolti nel processo oggetto di verifica
• COMPETENTI:
  • devono avere titolo di studio e/o esperienza nel settore oggetto di ispezione,
  • devono conoscere la norma di riferimento,
  • devono aver superato un esame per auditor,
  • devono aver partecipato a audit in affiancamento a un auditor esperto(corso per auditor interno, corso lead auditor sia esterno che interno)
• CARATTERIALMENTE IDONEI: corretti, riservati, onesti,

FASI DELL'AUDIT: In genere la verifica ispettiva comprende TRE FASI:

1. FASE DI PREPARAZIONE: l'ispettore convocato dal committente viene informato degli obiettivi dell'audit:
   • conformità dei processi a una norma di riferimento (verifica iniziale, sorveglianza successiva)
   • conformità dei processi alle procedure
   • qualificare i fornitori
   • conformità alla politica dell'organizzazione

   L'ispettore prepara tutto il materiale necessario all'ispezione (richiede i documenti e le registrazioni dei processi oggetto dell'ispezione, prepara la check-list, ecc...) e concorda con la parte interessata la data e le modalità dell'ispezione e invia il programma. In genere le audit sono programmate (perché l'audit può interferire in parte sulla produzione).

2. FASE DI ESECUZIONE: è organizzata con una riunione di apertura, l'ispezione vera e propria e una riunione di chiusura.

Per la successiva verifica ispettiva. Si specificano NC, raccomandazioni e tempi necessari per attuare AC o AP.

I SOGGETTI 42 PER CONDURRE UN'AUDIT:

STESURA DI CHECK LIST DI CONTROLLO

Le check list o liste di riscontro focalizzano gli aspetti cruciali di un sistema, una procedura, una struttura o risorsa, un documento, un prodotto o servizio.

Sono uno strumento indicato per l'esecuzione di verifiche. Queste liste sono moduli in cui sono elencate una serie di voci, domande o affermazioni, con accanto delle caselle dove il compilatore indica la corrispondente risposta (generalmente SI, NO) o appone una marcatura.

Per mettere a punto liste di riscontro efficaci e sistematiche, evitando carenze o ridondanze è utile fare riferimento ai criteri esposti di seguito:

1. La lista di riscontro deve essere messa a punto dopo attenta analisi dell'attività o dell'oggetto in esame (lettura della procedure, se esiste e discussione con gli operatori coinvolti nell'attuazione).

• LISTA DI RISCONTRO DI I LIVELLO: che vengino usate dall'ispettore per le verifiche di dettaglio e comprendono quindi elenchi molto estesi di punti da verificare
1. Le consegne avvengono in un'area adeguata? (pulita, al riparo dalle intemperie)
2. I controlli effettuati sui mezzi di trasporto sono adeguati? (igiene, assenza di promiscuità, temperatura)
3. I controlli effettuati sulle derrate in arrivo sono adeguati? (TMC, temperatura, integrità degli imballaggi, aspetto dei prodotti, corrispondenza alla bolla)
4. Come avviene il controllo della temperatura dei prodotti al ricevimento? (10 volte/anno, sui prodotti e con i limiti indicati nelle istruzioni relative)
5. Con che tempi e modalità i prodotti deperibili in arrivo vengono trasferiti nelle celle di stoccaggio? (entro 30 minuti; con identificazione)

1. La documentazione è completa e correttamente gestita?

2. Le non conformità riscontrate sono gestite e risolte tempestivamente?

3. È stata effettuata la formazione del personale coinvolto?

4. Sono state adottate misure di igiene e pulizia adeguati?

5. Sono state adottate misure di sicurezza per la conservazione dei prodotti (ad esempio, separazione dei prodotti da non utilizzare, suddivisione merceologica, protezione degli alimenti disimballati e/o pronti all'uso)?

6. Nella collocazione delle derrate si fa attenzione al TMC per poter agevolare e attuare automaticamente in principio FIFO?

7. Sono state effettuate le verifiche periodiche sulla materie prime secondo la programma stabilito?

8. Sono state fatte le verifiche ispettive periodiche presso i fornitori secondo il programma stabilito?

• LISTA DI RISCONTRO DI II LIVELLO: di cui l'ispettore si serve per esprimere il proprio giudizio sintetico su ciascuna delle parti sottoposte a ispezione.

• Il responsabile della procedura è in grado di descriverla e motivare le decisioni prese per la gestione delle criticità?

• La documentazione è completa e correttamente gestita?

• Le non conformità riscontrate sono gestite e risolte tempestivamente?