Riassunto esame Metodi e Tecniche del Servizio Sociale, prof. Cellini, libro consigliato Assistenti Sociali Professionisti di Zilianti

CAPITOLO IV:

La documentazione

È l’insieme degli strumenti atti a facilitare il lavoro, intervenire in maniera adeguata, programmare e

verificare l’attività professionale in base ai principi di appropriatezza, efficacia ed efficienza. Per il

ss è fondamentale documentare poiché agisce in un’organizzazione amministrativa che usa la forma

scritta per trasmettere informazioni, atti, ordini e regolamenti. La documentazione, è infatti, una

forma di comunicazione che invece di utilizzare i canali verbale o analogico usa strumenti indiretti

che tuttavia offrono il vantaggio di conservare i contenuti comunicativi nel tempo. Si utilizza il



modello di comunicazione umana di Shannon e Winner anche nella documentazione c’è un

emittente (fonte) che è rappresentato dal soggetto che crea il documento; un codice (linguaggio

scritto) che serve per rappresentare la realtà; un messaggio; un mezzo e un ricevente, ovvero il

soggetto al quale è destinata l’informazione. Il ricevente è colui che decodifica il messaggio, lo

comprende in base alla propria cultura, e lo interpreta. L’As deve tener conto del fatto che ogni

documento deve avere un contenuto, un destinatario e un fine. L’As deve inoltre saper utilizzare la

documentazione per favorire i processi di verifica e di valutazione, due attività necessarie per

rendere scientifico il proprio lavoro.

Strumenti di raccolta dell’informazione sociale

Con il termine documentazione si fa riferimento all’insieme dei documenti per la raccolta, la

diffusione e la gestione dell’informazione sociale: ne esistono varie tipologie, ma la più importante è

senz’altro la cartella professionale, comunemente definita cartella sociale.

La documentazione permette l’esercizio della professione, è uno strumento di comunicazione, della e

per l’organizzazione, che facilita i processi comunicativi. Essa è un mezzo che garantisce la qualità

dei servizi, è utile per il monitoraggio della domanda, dei problemi sociali, degli interventi, dei

risultati, è memoria e archivio dell’intervento per il professionista. Ha un carattere retrospettivo. Non

sempre però nella realtà dei servizi alla persona si trovano strumenti atti e idonei a documentare in

maniera adeguata. Possiamo classificare la documentazione del ss attraverso diversi sistemi.

Innanzitutto bisogna distinguere la documentazione di esercizio da quella di governo.

1. Documentazione di esercizio: rappresenta il processo di aiuto. È volta a tenere sotto

controllo l’intervento professionale. Ha anche una funzione di monitoraggio, è una guida

operativa, documenta l’auto-riflessione e serve per la riflessione condivisa con gli altri

operatori. Gli strumenti di questo tipo di documentazione sono:

La cartella di ss individuale o familiare.

• I verbali per il lavoro con i gruppi e con le espressioni della comunità.

• Le relazioni di varia destinazione (esterne o interne al caso)

•

2. Documentazione di governo: attiene all’organizzazione della struttura in un cui è inserito il

servizio sociale. Questo tipo di documentazione comprende dati e informazioni necessarie

per l’operatività a livello di coordinamento (regolamenti, piani, progetti, protocolli operativi).

I protocolli operativi sono particolarmente importanti e consistono in un complesso di norme e

di regole che definiscono e indicano comportamenti e modalità per l’esecuzione di interventi

e attività, a garanzia dei diritti del cittadino. I protocolli operativi sono elaborati a livello di

governo per stabilire i rapporti sia tra professionisti, per ricomporre un percorso unitario, sia

tra i servizi diversi e tra enti diversi, per combinare azioni coordinandole e orientarne il

tragitto.

Esiste anche una documentazione amministrativa che serve soprattutto per comunicare informazioni

che attengono alla responsabilità del governo della struttura e per comunicare nell’organizzazione e

dall’organizzazione. Tuttavia, il posto centrale è occupato dalla documentazione per rappresentare

il processo di aiuto. Tale documentazione ha lo scopo di controllare l’andamento del processo e

svolge una funzione di monitoraggio continuo su ogni intervento.

La cartella sociale professionale

È strutturata spesso diversamente nei differenti enti e servizi, ma rappresenta sempre un contenitore

nel quale trovano spazio le note, le osservazioni, le informazioni, le conoscenze dei professionisti.

Essa contiene e descrive tutto ciò che riguarda la persona e in essa si devono evidenziare la

costruzione di ipotesi, proposte progettuali, percorsi di intervento, relazioni sinergiche. È quindi, uno

strumento che ha la finalità di garantire la qualità delle prestazioni, intercettare i problemi del

contesto, verificare l’esito e l’impatto degli interventi, oltre a essere il veicolo d’informazione

interprofessionale e interorganizzativa.

La cartella deve essere facilmente fruibile e disponibile per tutti gli operatori, le informazioni

contenute devono essere chiare e comprensibili, corrette e pertinenti, idonee e adeguate. La

gestione dei contenuti della cartella è di competenza dell’As chiamato a tutelarne il segreto e la

riservatezza. La cartella è un contenitore che deve sempre includere:

I dati di base della persona.

• La situazione socio ambientale.

• La situazione economica.

• La situazione familiare.

• La situazione sanitaria.

• La situazione culturale.

• Il problema sociale.

•

La cartella sociale ha anche un’importante valenza di carattere amministrativo, è quindi necessario

che il servizio disponga di una modulistica propria di tipo amministrativo per comunicare

informazioni all’interno dell’organizzazione stessa e per dare direttive di ordine burocratico. La

cartella sociale contiene anche documenti e relazioni di altri professionisti o di altri sogetti formali e

informali. In sintesi, la cartella sociale è l’insieme di:

Una modulistica di gestione che funge da contenitore di diari, relazioni, documenti a uso

• degli operatori preposti alla gestione del caso, consistente generalmente in un inserto

professionale, un inserto amministrativo e una scheda di proposta di un beneficio (indica la

prestazione richiesta).

Una modulistica di flusso

• Una modulistica interprofessionale

•

La relazione scritta di SS

In essa si deve riassumere i dati essenziali da comunicare a un preciso destinatario, in merito a una

specifica situazione e per uno scopo definito. È un resoconto scritto che contiene i fatti che si vogliono

o si devono far conoscere a qualcuno. La relazione in quanto documento scritto crea uno spazio

elaborativo, utile per operare la scelta di cosa e come trasmettere una determinata situazione

evitando comunicazioni imparziali, scorrette o inopportune. Una copia di questo doc. deve essere

inserita nella cartella sociale per mantenere traccia e memoria delle richieste effettuate e delle

informazioni fornite.

Tipi di relazioni diverse a seconda degli obiettivi da perseguire:

1. Relazioni di apertura di un caso: riportano tutti i dati di base, la descrizione del problema,

la richiesta di aiuto.

2. Relazioni atte a riferire un’indagine svolta: redatte a seguito a una domanda di solito

dell’autorità giudiziaria.

3. Relazioni di aggiornamento di una situazione: hanno lo scopo di riferire informazioni ad

altri, come colleghi, responsabili del ss, autorità giudiziaria, etc.. (es. relazioni di affido o

tutela)

Tutte le relazioni hanno in comune alcuni aspetti:

L’As deve aver presente il destinatario, il contesto e l’oggetto della relazione stessa, un’attenzione

particolare è volta allo scopo, la motivazione che prescrive la necessità di inviare una relazione a un

preciso destinatario. Il messaggio deve essere comprensibile e chiaro per comunicare anche agli altri

servizi in modo corretto. La relazione non ha la struttura del riassunto, ma ha una interpretativo-

analitica in cui risulta prioritario definire con precisione lo scopo e la finalità di relazione, in modo

da determinare la prospettiva da utilizzare per la selezione delle informazioni e l’elaborazione

dell’articolazione del percorso da illustrare.

Finalità:

Elementi informativi: finalizzati a illustrare la situazione problema.

• Elementi valutativi

• Elementi descrittivi: descrivono i fatti e le persone dettagliatamente.

• Elementi propositivi: valutazione delle cause e proposta di interventi. Incide positivamente

• sul problema affrontato.

Elementi amministrativi: documenti formali burocratici.

•

Fasi della stesura della relazione:

1. Definizione dell’oggetto e del contesto della relazione.

2. Definizione dei destinatari e scopi

3. Raccolta e selezione delle informazioni.

4. Preparazione della relazione con definizione degli obiettivi e delle ipotesi di lavoro.

5. Fase propositiva e interpretativa.

La registrazione del colloquio

È uno strumento utilizzato dall’As per descrivere attraverso un resoconto scritto, lo sviluppo e le

dinamiche di un colloquio professionale. È uno strumento documentale, con finalità di analisi,

rielaborazione e riflessione. Anche questo documento è parte integrante della cartella sociale e

consente di monitorare il processo di aiuto valutandone l’efficacia. Registrare il colloquio significa

descrivere a posteriori, le interazioni avvenute durante lo stesso; la descrizione può riportare

fedelmente il colloquio attraverso l’indicazione delle domande e delle risposte, oppure può essere

un riassunto del suo andamento. È anche importante riportare le osservazioni rispetto alla

comunicazione non verbale, gli atteggiamenti interpersonali tra i due soggetti, i tentativi di alleanza,

collusione, squalifica, etc. e anche riguardo i rapporti tra l’As e il servizio.

Schema per la redazione di una registrazione di un colloquio:

Dati di contesto (data, xsone presenti, luogo e scopo)

• Argomenti trattati.

• Definizione del problema, differenti posizioni espresse.

• Programmi e compiti attribuiti.

• Clima emotivo.

• Interazioni verbali.

• Giochi e scambi relazionali.

•

Il diario dell’attività giornaliera

Corrisponde all’agenda del professionista, ma in collegamento all’agenda del servizio. All’interno

del diario, l’As registra quotidianamente i fatti principali, le proprie riflessioni, le idee da

sviluppare, le varie comunicazioni da fare e da non dimenticare. Diario descrittivo e sintetico.

Il verbale

Si intende una descrizione scritta che riporta ciò che è stato detto in una riunione, in un incontro