Secondo parziale Revisione

Revisione del ciclo vendite

Il ciclo delle vendite è un ciclo ripetitivo che l'azienda riesce a mantenere sotto controllo, sotto il suo dominio (per i prezzi, quantità, ecc.), in cui il revisore si può facilmente approcciare ai controlli.

Riconoscimento di un ricavo

Un ricavo è realizzato quando vi è la consegna del bene (secondo i principi contabili nazionali). Se un ricavo viene considerato realizzato in un altro momento è perché:

• Sono presenti delle diverse clausole contrattuali, quindi mi dicono qualcosa di diverso.
• Abbiamo la presenza di beni immobili o mobili registrati, dove è richiesto l'atto del notaio e quindi il ricavo viene rilevato quando è presente l'atto notarile.

Per verificare quindi la presenza di un ricavo utilizzerò il documento di trasporto. Se mi arriva nel gennaio del 2015, ma la vendita è riferita nel mese di dicembre, il ricavo va imputato nell'anno 2015, in quanto tengo come riferimento la data di consegna del bene.

Fasi del ciclo vendite

Il ciclo delle vendite parte dall'ordine del cliente, prosegue con lo scambio di beni a fronte di una promessa di pagamento e termina con l'incasso. Il flowchart di un ciclo di vendita è un modo per rilevare una procedura, attraverso una rappresentazione grafica per identificare un ciclo vendite.

Operazioni tipiche del ciclo vendite

• Vendita di beni o erogazioni di servizi in cambio di moneta o credito.
• Incasso di moneta dal cliente come pagamento di beni e servizi.
• Reso di merce da parte del cliente in cambio di moneta o credito.

Principali conti movimentati

Per le operazioni di vendita, i principali conti movimentati sono i crediti, i ricavi, gli accantonamenti al fondo svalutazione crediti e le perdite sui crediti. Due di questi conti sono molto ripetitivi, mentre gli altri sono caratterizzati da incertezza e non ripetitivi. Per le operazioni di incasso, i conti che si movimentano sono la cassa, la banca, i crediti e gli sconti in cassa. Per le operazioni riguardanti i resi su vendite e gli sconti/premi quantità ai clienti, si movimentano resi su vendite, sconti e premi passivi, crediti verso clienti.

Documenti e registrazioni importanti

Sono l'ordine, la conferma d'ordine, il documento di trasporto, le fatture di vendita, il libro giornale e i registri Iva, l'estratto conto del cliente, lo scadenzario del cliente. Nell'ordine sono presenti le caratteristiche, quantità, prezzo dei beni; nel DDT, le caratteristiche dei beni che mi hanno ordinato, ma le quantità non sono quelle esatte perché posso trasportare meno merce di quella prevista, magari si spedisce a rate. La fattura di vendita, oltre alle caratteristiche, quantità, prezzo del bene, richiama anche DDT, ed è un documento obbligatorio che mi riepiloga le situazioni. Occorre che tra questi documenti vi sia coerenza, eventuale incoerenza può generare confusione delle situazioni che mettono in difficoltà il revisore. Come, ad esempio, l'assenza di un ordine orale, la non presenza di un ordine scritto, non è un problema contabile ma la procedura può essere inaffidabile, o se non avviene la conferma dell'ordine, non ho il controllo se il cliente mi paga o meno.

Principali funzioni

• Ricevimento ordine.
• Autorizzazione del credito.
• Spedizione.
• Fatturazione.
• Incasso.
• Contabilità clienti.
• Contabilità generale.

Queste diverse funzioni sono presenti in tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione. Quello che cambia è la suddivisione dei lavori alle persone, che con la crescita dell'azienda aumentano. Le procedure che sono divise tra più soggetti sono infatti più affidabili, ad esempio per le specializzazioni, ossia una persona si specializza in un settore, ma anche per i vari controlli che possono essere effettuati dagli altri operatori che lavorano ad esempio con gli stessi documenti. Si attua quindi una sorta di controllo interno, indiretto. Se è presente quindi una segregazione di persone, c'è più probabilità che questi controlli siano efficaci e quindi il revisore potrà sviluppare un approccio sui controlli. Inoltre, se queste funzioni sono divise, è presente maggiore affidabilità; al contrario, se queste sono raggruppate, vi è più insicurezza.

Come soluzione a questo problema, può essere l'applicazione di programmi informatici, laddove le funzioni sono suddivise in maniera funzionale, e si riduce così la possibilità di errore. La suddivisione delle funzioni è presente quando siamo sicuri che nessuno possa entrare e manovrare il sistema, devo quindi assicurarmi che nella separazione delle funzioni siano effettivamente separate, sia dalle persone fisiche che dai sistemi informatici. Se la separazione non è rispettata, dovrò aumentare il numero dei campioni da effettuare sui test (più del 51%).

Segregazione delle funzioni

Ossia la suddivisione dei compiti:

• La funzione credito dovrebbe essere separata dalla funzione fatturazione.
• La funzione spedizione dovrebbe essere separata dalla funzione fatturazione.
• La contabilità clienti dovrebbe essere separata dalla funzione contabilità generale (altri conti).
• La funzione incassi dovrebbe essere separata dalla contabilità clienti.

La stima del rischio inerente

Esistono alcuni fattori che identificano il rischio inerente:

• Fattori relativi al settore industriale: rischi legati al settore.
• Contenzioso con i clienti: essere in contenzioso con i clienti, o perché non si viene pagati, la merce è sbagliata, quindi non è soddisfatto il cliente, aumenta il livello di incertezza, perché se perdo il contenzioso ho delle registrazioni contabili che risultano essere errate.
• Difficoltà connesse alla revisione di talune voci o saldi di bilancio, come ad esempio pattuizioni contrattuali determinate.
• Errori rilevanti in precedenti interventi di revisione.

Principali fasi per la stima del rischio di controllo

Questa fase riguarda la dimensione circa il fatto di fidarsi o meno dei controlli.

1. Occorre capire e documentare il controllo interno del ciclo vendite. Si eseguono cioè le procedure riguardanti l'ambito attraverso la documentazione, le indagini e l'osservazione diretta, e si verifica la segregazione delle funzioni. Si possono verificare tutte le procedure di controllo che vengono svolte dall'azienda. L'osservazione diretta serve per garantire quello che è stato detto, quindi in partenza è il revisore che dovrà svolgere delle indagini agli operatori che eseguono le varie procedure. Per formalizzare le procedure che si osservano si hanno tre modi:
   • Narrative: si riporta tutto ciò che viene detto come un tema, la procedura è descritta in maniera narrativa (ossia chi emette l'ordine, chi il controllo, ecc.). Il revisore dovrà quindi svolgere delle domande.
   • Trasferimento in un diagramma di flusso: rappresentazione grafica della procedura.
   • Questionari: domande chiuse. Il suo limite è però che la struttura risulta essere rigida e vi è difficoltà nella comprensione della procedura. La narrative è molto dispersiva, e dato che tutto il lavoro che viene svolto è fatto per ridurre il rischio di controllo, occorre identificare i controlli, mentre il diagramma è un metodo troppo sintetico. La soluzione migliore è fare un diagramma di flusso con delle note esplicative.
2. Pianificazione e svolgimento dei test sui controlli.
3. Accertamento e documentazione del rischio di controllo. Devo quindi identificare le procedure dell'azienda (come fanno a svolgere le cose) per valutare se fare o meno affidamento, ancora prima verificare se vi sia segregazione di persone (se non c'è non devo tenere conto dei controlli). Poi devo verificare se fare affidamento in maniera elevata, media o bassa. Quindi dentro le procedure si identificano i controlli e poi devo decidere se fare affidamento o meno su questi. Lo sviluppo dei test comporta o le conferme di quello che mi aspettavo, o no, e devo effettuare una maggior raccolta di evidenze.

Relazione fra il livello di rischio stimato, il rischio di controllo e la quantità di evidenza

• I risultati dei test sul controllo interno per il ciclo vendite hanno un impatto diretto sul rischio di identificazione (RIP) e di conseguenza sui test di sostanza che dovranno essere svolti.
• Quando i test sui controlli confermano il livello di CR pianificato, il revisore può procedere nell'esecuzione dei test di sostanza pianificati, coerenti con il RIP determinato.
• Quando i test sui controlli NON confermano il livello di CR pianificato, il revisore deve rideterminare RIP ad un livello più basso → maggiori test di sostanza.

Test che sono utilizzati per identificare il ciclo vendite

• Test di sostanza sulle transazioni.
• Procedure di analisi comparativa.
• Test di verifiche sui saldi di bilancio.

Obiettivi di revisione

Esistenza, completezza, competenza, valutazione.

Test di sostanza sulle transazioni

Sono effettuati con le finalità di individuare possibili errori sulle transazioni. A seconda di come controllo le operazioni posso verificare gli obiettivi di esistenza e di completezza: se controllo prima i documenti e poi le registrazioni o prima le registrazioni e poi i documenti. Devo quindi verificare tutti e due gli obiettivi e fare tutti e due i passaggi, e scegliere l'ammontare a seconda dei controlli o delle dimensioni dell'azienda. Ho sempre bisogno di avere a disposizione i famosi tre documenti quali fatture, DDT e ordini.

Procedure di analisi comparativa

Risultano utili per verificare la correttezza di alcuni conti.

Verifiche sui saldi di bilancio

Con le verifiche di transazione è stato quasi tutto verificato, ma rimane il problema del conto dei crediti (che può essere iscritto solo quando questo risulta esigibile). Per verificare la presenza dei crediti abbiamo l'utilizzo della circolarizzazione che copre tutti gli obiettivi da verificare tranne che per il livello di esigibilità per cui questo deve essere iscritto in bilancio, e devo quindi anche verificare il fondo svalutazione dei crediti. La circolarizzazione è una procedura di revisione finalizzata all'ottenimento della conferma di un determinato saldo direttamente da parte del cliente debitore. Questa procedura è generalmente accettata ed è normalmente effettuata dai revisori ma non è obbligatoria.

I casi in cui non si può eseguire la circolarizzazione al cliente sono:

• Il saldo dei clienti è immateriale (ossia molto inferiore all'errore tollerabile da tenere in considerazione).
• La procedura di circolarizzazione non è efficace, perché ad esempio i clienti non rispondono (ad esempio clienti esteri).
• Ho estesi test sulle transazioni e sui saldi di bilancio per cui l'evidenza ottenuta dagli altri test è già abbastanza.

Fattori che influenzano l'affidabilità delle circolarizzazioni

• Il fatto che il revisore deve mantenere sempre e comunque un buon controllo sulle operazioni delle circolarizzazioni.
• Tipologia delle richieste, ossia le richieste che sono svolte sono molto dirette, come la conferma di un saldo.
• La precedente esperienza con il cliente o incarichi simili.
• Caratteristiche del soggetto che è chiamato a rispondere.

Per quanto riguarda le tempistiche, non prima del 16 di gennaio si inviano le circolarizzazioni (data di chiusura dell'Iva). Le circolarizzazioni vengono svolte a campione, ma prima vi è anche la possibilità di effettuare delle riduzioni ai clienti. Le parti correlate ecc. devono essere tolte dal campione perché comunque la circolarizzazione la devo effettuare comunque, mentre poi posso togliere eventuali clienti con cui sono in contenzioso, in quanto le loro risposte non risultano chiaramente affidabili. Le risposte del cliente possono essere di quattro modelli:

• Il cliente risulta essere d'accordo.
• Il cliente non risulta essere d'accordo e capisco che il motivo e la differenza è legata a dei fenomeni temporali che riesco a spiegare.
• Il cliente non risulta essere d'accordo ma per problemi che non riesco a spiegare.
• Non ottengo risposta.

Le risposte che non ci arrivano o che il cliente non risulta essere d'accordo sono trattate ugualmente, ossia verifico il saldo in maniera diversa, tramite fatture, DDT e ordini, verifica di incassi successivi alla chiusura dell'esercizio. Il credito va iscritto in bilancio al suo valore nominale e poi successivamente al suo presunto valore di realizzo attraverso degli accantonamenti ai fondi rischi o alla svalutazione dei crediti. Il fondo svalutazione crediti è fatto credito per credito, mentre l'accantonamento al fondo rischi a livello generale. A seconda delle modalità potrò avere tutti e due i fondi o solo uno.

Revisione del fondo svalutazione crediti

1. L'analisi del revisore parte dallo scadenziario dei clienti, ossia un documento in cui si riepilogano tutti i crediti vantati verso i clienti, suddivisi per scadenza o scaduti. Questo documento è molto comodo e mi informa sui clienti e il rischio eventuale ad essi collegato: ad esempio se ho dei ritardi nei pagamenti, mi aumenta il rischio di errori. Questo tipo di esame mi aiuta quindi ad identificare i clienti, e quindi la data in cui lo devo chiedere deve essere la più avanti possibile. Ad esempio, potrò chiedere uno scadenziario il 28/02 ma con riferimento ai soli crediti dell'anno precedente, per l'eventuale presenza di perdite.
2. Viene svolta poi la circolarizzazione dei legali incaricati al recupero dei crediti, a tutti i legali, anche a coloro che hanno avuto degli incarichi spezzati. La loro risposta deve arrivare in tempi più lontani possibili, ad esempio i primi di aprile, per avere le informazioni più aggiornate possibili. Se un legale non ci risponde allora possiamo avere un'impossibilità di esprimere un giudizio oppure una relazione con rilievo relativo alla mancata risposta del legale.
3. Attività di ricalcolo del fondo che hanno fatto gli amministratori. Bisogna cioè ricalcolare la svalutazione e l'accantonamento ai fondi, perché questi sono frutto quasi sempre di percentuali. Dato che non è un'attività ripetitiva non si può fare affidamento su eventuali controlli aziendali. Anche se i crediti sono tutti assicurati occorre effettuare lo stesso queste operazioni.
4. Discutere con il management posizione per posizione, sulla base di ciò le parti giungono ad una conclusione che può essere condivisa o non condivisa. Chi svolge questo lavoro è il senior, dai 3 ai 5 anni di esperienza. Se non si riesce a trovare una situazione di accordo con gli amministratori non è una situazione simpatica. Quindi questa attività si svolge una volta che il revisore ha effettuato nuovamente tutti i calcoli. Se si viene a conoscenza di un errore, occorre confrontare questo con il livello di significatività, se cioè è necessario che questo errore finisca in relazione.
5. Analisi degli eventi successivi, ovvero tutta l'analisi che viene svolta in conclusione del lavoro del revisore.

PRESO DAL LIBRO: I test sui controlli e i test sul...