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Definizione e ruolo dei sistemi informativi all’interno delle aziende

03/03/2017

Problema nel 2012 di Trenord con ritardi, inizialmente si pensa che c’è un problema nel software invece in realtà il problema è più complesso del sistema informativo.

Il software di Trenord in realtà non aveva nessun problema tecnologico, semplicemente non era contestualizzato nell’ambito di operato di Trenord, cioè non coerente con le esigenze organizzative.

Infatti spesso i problemi sono causati dall’inserimento del sistema informativo all’interno della realtà.

Un problema nel sistema informativo impatta sull’operatività dell’azienda: alcune aziende, come le banche, hanno un obbligo di legge di garantire la continuità del business.

Sistema informativo: insieme di persone, apparecchiature e applicazioni, procedure e dati che permettono all’azienda di disporre delle informazioni necessarie al posto giusto e al momento giusto.

• Persone: utenti del sistema informativo sono coloro che producono le informazioni e coloro che ne beneficiano; i SI devono tenere in considerazione le persone perché sono gli utilizzatori e hanno determinate esigenze.
• Apparecchiature e applicazioni: tecnologie ICT.
• Processi: insieme di attività per trasformare un input in output.
• Dati e informazioni: scambiati attraverso il sistema informativo.

Sistema informativo: insieme di componenti interconnesse atte a raccogliere, elaborare, memorizzare e diffondere informazioni al fine di supportare il processo decisionale, il coordinamento, il controllo, l’analisi e la visualizzazione dei dati in un’organizzazione.

Il concetto di sistema

Sistema: insieme di elementi del SI che interagiscono tra di loro, sono integrati, hanno una dipendenza reciproca e hanno un fine comune.

L’azienda viene vista come:

• Un sistema aperto e dinamico.
• La teoria dei sistemi applicata all’azienda ha come fine quello di realizzare un contesto adeguato per un corretto processo decisionale.
• Secondo alcuni autori, in ogni organizzazione aziendale vi sono alcuni sottosistemi e/o funzioni che compongono il sistema globale di informazioni e di decisione e che operano in un sistema dinamico ambientale soggetto a rapidi mutamenti.

Sistemi generali d’azienda divisi in 4 sistemi

• Sistema organizzativo: l’organizzazione è un’entità sociale guidata da obiettivi, progettata come sistemi di attività strutturate e coordinate che interagiscono con l’ambiente esterno.

Queste persone sono guidate da obiettivi e agiscono rispettando strutture e norme che guidata da obiettivi, progettata come sistemi di attività strutturate e coordinate che interagiscono con l’ambiente esterno.

Queste persone sono guidate da obiettivi e agiscono rispettando strutture e norme che coordinano l’attività. In questo sistema ci sono relazioni di complementarietà e dipendenza. L’obiettivo viene raggiunto quando le persone realizzano il sistema delle operazioni.

• Sistema delle operazioni: attività che vengono svolte dalle persone (sistema organizzativo) sono tutte le attività interne e di scambio con l’esterno.
• Sistema delle decisioni: le persone per poter svolgere le attività devono prendere delle decisioni che possono essere:
  • Strutturate.
  • Semi-strutturate.
  • Destrutturate.
• Sistema informativo: è quel sistema che fornisce le informazioni utili alle persone che devono prendere delle decisioni per svolgere le attività.

Si può fare a meno di questo sistema informativo? Ci sono casi in cui anche decisioni semplici necessitano di informazioni che devono arrivare dal sistema informativo.

Come vengono prese le decisioni?

Si può ipotizzare un ciclo: raccolgo input, elaboro output (informazione utile per prendere la decisione). Ci sono dei limiti di questo processo e sono (vincoli individuali):

• Tempi e capacità di attenzione limitati.
• Capacità di memoria contenuta.
• Limitata capacità di comprensione e interpretazione delle informazioni (problemi di comunicazione). “Overload informativo” (troppe informazioni che limitano nel processo decisionale) e percezione selettiva delle informazioni (analisi sequenziale).

Concetto di “razionalità limitata”

Il sistema informativo serve perché l’individuo ha una razionalità che è limitata portandolo non a scelte ottime ma a scelte soddisfacenti; secondo Herbert Simon è delimitata dai seguenti condizionamenti:

• Limitata disponibilità di informazioni (non si possono avere tutte le possibili informazioni che esistono di quel determinato contesto).
• Personalità, emozioni, desideri (condizionamento a livello psicologico, influenzato dalle opinioni dalle preferenze).
• Valori, cultura, società (condizionamenti a livello sociale).

Le persone quando prendono una decisione sono vincolate/condizionate da tre tipi di situazioni/tipi d’incertezza:

• Situazione di certezza che non è assoluta, situazione in cui l’individuo prende una decisione pensando già a quali sono le conseguenze di quell’azione.
• Situazioni di rischio: quando si prende una decisione non si ha la consapevolezza delle conseguenze delle azioni, conosco le probabilità delle conseguenze.
• Situazioni di incertezza elevata: non si è in grado di assegnare alle conseguenze delle proprie azioni una probabilità di accadimento.

Queste situazioni pongono dei problemi che sono:

• Strutturati, situazioni di certezza: problemi ripetitivi che si manifestano e si risolvono con una forma o una metodologia standard. In azienda per risolverli non ci sono processi decisionali sofisticati ma si applica una formula/una regola (situazioni cui è facile trovare una modalità di svolgimento).
• Semi-strutturati, situazioni di rischio: richiedono la ricerca di soluzioni comportamentali di cui non posso conoscere i risultati precedentemente.
• Destrutturati, situazioni d’incertezza: si riferiscono ad eventi inaspettati e per i quali non è possibile adottare standard già noti, devono essere risolti ex novo.

I sistemi informativi aziendali aiutano a risolvere questi problemi.

Semplificando possiamo provare a ipotizzare che:

• Livello operativo: problemi di tipo strutturato.
• Livello manageriale: problemi di tipo semi-strutturato.

Semplificando possiamo provare a ipotizzare che:

• Livello operativo: problemi di tipo strutturato.
• Livello manageriale: problemi di tipo semi-strutturato.
• Livello esecutivo: problemi di tipo destrutturato (decisioni strategiche di medio lungo termine e che comportano problemi tipicamente destrutturati).

Più ci spostiamo in alto nella piramide gerarchica più ci saranno problemi destrutturati.

Non esiste un unico tipo di SI, a situazioni diverse corrispondono diversi tipi di problemi e quindi diversi sistemi informativi di supporto.

In base alle diverse funzioni il sistema informativo gioca ruoli diversi: a livello operativo è proprio quello di risolvere il problema; a livello manageriale ed esecutivo devono fornire un supporto decisionale fornendo informazioni utili affinché vengano prese le decisioni; poche informazioni ma di sintesi e di valore che possono dare l’idea del fenomeno in analisi.

Quasi tutte le aziende hanno sistemi informativi che supportano attività operative, sistemi per attività manageriali sono presenti solo in medio/grandi realtà e per attività esecutive la situazione è ancora più complicata perché servono meno informazioni a livello di quantità e sono presenti solo in alcune realtà (“cruscotto” direzionale - performance generale).

08/03/2017

Evoluzione dei sistemi informativi

All’inizio sono stati generati per risolvere problemi di bassa complessità e supportare l’esecuzione di attività semplici che venivano attuate da persone che operavano a livello operativo (esistono ancora). Negli anni hanno subito un’evoluzione e si sono spostati verso il supporto di azioni sempre più complesse e svolte da persone che fanno parte del management (problemi di tipo destrutturato).

Obiettivi del sistema operativo

• Guadagnare in efficienza: svolgere operazioni in modo più rapido riducendo la quantità di errori.
• Ruolo strategico: spinti in aree per raggiungere più efficacia (aspettative, esigenze degli utenti e consentono di fare un marketing per soddisfare le esigenze di quel numero di utenti). Si parla di IT governance, cioè sistemi formativi non più a supporto tecnico ma allineati con obiettivi di business.

Per ogni diverso tipo di sistema informativo si riusciranno a distinguere quelli che raggiungono obiettivi di efficienza e quelli che hanno un ruolo strategico.

Non bisogna dimenticare la componente ICT di un’impresa. Il mondo è caratterizzato da trend tecnologici che influenzano la definizione di sistema informativo, questi trend sono:

• Social media: Web 2.0, applicazioni che consentono all’utente di pubblicare il contenuto in qualche click senza particolare conoscenza informatica (YouTube, social network), consente di creare contenuto testo e multimediale.
• Mobile: oggi gli utenti accedono ai siti web attraverso un device mobile e le aziende hanno dovuto ripensare ai siti web, alle applicazioni (come strutturare i siti).
• Internet delle cose: oggi è connesso l’utente con un device, in un futuro anche le cose saranno connesse alla rete e in automatico trasferire i dati a sistemi informativi aziendali (ci sono già tante applicazioni: Smart City).
• Cloud computing: cioè accesso on-demand (su richiesta) ad alcune risorse informatiche che vengono offerte da aziende che prendono il nome di provider (fornitore) attraverso la rete. Quali sono? Per esempio la possibilità di immagazzinare dei dati in spazi sulle macchine del provider, viene dato all’utente per salvare e memorizzare dati con il vantaggio di accedervi da ogni postazione, di condividere i file con altri utenti… Altro esempio è l’accesso ad applicazioni utilizzando la rete con la “nuvola” (Word accedendo a OneDrive senza avere l’applicazione sul computer); posso accedere a una capacità elaborativa messa a disposizione da alcune macchine.
• Big data: grande quantitativo di dati, che arrivano da tutti i mondi che abbiamo appena definito. È utile avere una grande quantità di dati? Dipende come li utilizzo, se riesco a interpretarli e contestualizzarli hanno un valore altrimenti sono “carta straccia”. È un trend tecnologico perché se raccolgo milioni di dati devo avere strutture IT che siano in grado di elaborare questi dati (le aziende hanno così tanti e strutturalmente diversi dati che diventa difficile a volte impossibile analizzarli).

Interpretarli e contestualizzarli hanno un valore altrimenti sono “carta straccia”. È un trend tecnologico perché se raccolgo milioni di dati devo avere strutture IT che siano in grado di elaborare questi dati (le aziende hanno così tanti e strutturalmente diversi dati che diventa difficile a volte impossibile analizzarli).

Questi trend sono importanti perché hanno riconfigurato i sistemi informativi.

10/03/2017

La disciplina dei sistemi informativi

Il dibattito inizia negli anni 80’-90’ in cui aziende e accademici si chiedono quale ruolo abbia il sistema informativo nelle organizzazioni.

L’inizio si ha con l’articolo “Management in the 1980’s” sulla Harvard Business Review, in questo articolo si cerca di studiare l’impatto delle tecnologie IT sulle organizzazioni. Questi autori parlano di tecnologie perché non è stata ancora messa a punto la definizione di sistema informativo.

• Herbert Simon (1960): informatica, direzione aziendale e organizzazione del lavoro.
• Couger (1995): sistemi informativi nel contesto aziendale.
• Stowell e Mingers (1997): sistemi con componente sociale e tecnica.

Da tali pensieri si arriva ad un approccio socio-tecnico (considerazione persone e processi oltre alle tecnologie).

Anche nei sistemi informativi aziendali va tenuta in considerazione questa doppia “anima” (tecnica e sociale). Lo scopo è cercare di mettere insieme le tecnologie e l’organizzazione, poi, in base a come interagiscono tra loro si avranno progetti di successo o meno.

Teorie che studiano l’interazione tra persone, processi e tecnologie

• Imperativo tecnologico (Lehman): è la tecnologia a influenzare la struttura organizzativa; ci sono delle aziende che forzano un sistema per cambiare la struttura organizzativa (è giusto?).
• Imperativo organizzativo: occorre analizzare l’organizzazione e le modalità operative, a seconda delle esigenze utilizzo di una tecnologia ad hoc.
• Prospettiva emergente: mette insieme le due teorie; un sistema informativo deve da un lato adattare la tecnologia ai bisogni organizzativi e dall’altro adattare l’organizzazione alla componente tecnologica (bidirezionale). Si deve trovare un giusto equilibrio che sarà l’elemento di successo nello sviluppo dei sistemi informativi.

NB. La prospettiva emergente dovrebbe essere quella seguita nella maggior parte dei casi, anche se in determinate situazioni hanno senso anche le altre due teorie.

• Livello base: attività operative.
• Livello intermedio: attività di programmazione e controllo, per un uso delle risorse efficace ed efficiente e il controllo risultati.
• Livello top: attività di pianificazione strategica, obiettivi di medio lungo termine e definizione della mission – vision, dei macro obiettivi e definizione delle politiche di comportamento aziendale.

Si può ipotizzare che in un contesto di questo tipo:

• Livello operativo: decisioni di tipo strutturato.

Comportamento aziendale.

Si può ipotizzare che in un contesto di questo tipo:

• Livello operativo: decisioni di tipo strutturato.
• Livello direzionale: decisioni di tipo semi-strutturato.
• Livello strategico: decisioni di tipo non strutturato.

Per risolvere questi problemi ci sono sistemi informativi differenti.

Livello operativo

Il ruolo dei sistemi informativi è quello di eseguire le transazioni di un’azienda e registrare i dati relativi al loro svolgimento, si usano sistemi transazionali TPS (Transaction Processing System), sistemi che supportano le attività eseguendo le transazioni e registrando i dati relativi allo svolgimento di quell’attività.

A livello operativo ci sono persone che prendono decisioni di tipo strutturato (problemi di cui conoscono le conseguenze delle azioni) e si manifesta in un’azione che sarà ripetitiva (si verifica più volte nell’arco della giornata) e che non cambia. C’è una modalità standard nello svolgimento dell’operazione. I sistemi informativi tengono traccia di tutte le operazioni che l’utente fa (memorizzano tutti i dati). Questi sistemi sono estremamente diffusi, si trovano anche nelle piccole realtà aziendali. Fanno uso di dati esatti cioè danno per definizione un dato esatto (non si negozia sulla esattezza del dato).

• Dati input: dati esatti che derivano dalla transazione che è stata attuata.
• Elaborazione: eseguono la transazione, in modo automatico e il sistema li memorizza.
• Output: aggregazione dei dati sotto forma di resoconti/report.
• Destinatari: persone che operano nel contesto operativo e quindi gestiscono le attività e le informazioni che derivano.

Le aziende negli anni hanno implementato sistemi informativi di tipo transazionale per gestire i processi operativi. Questi sistemi TPS sono l’esempio di come abbiano contribuito al raggiungimento di obiettivi di efficienza.

Ci potrebbero essere però dei problemi, implicazioni negative: le eccezioni, che non sono state previste (il sistema non è in grado di gestire la richiesta).

I processi operativi tra di loro devono essere integrati, ma spesso le aziende sviluppano all’interno delle fu