Appunti esame Organizzazione dei sistemi informativi aziendali

IT).

Dall'impostazione per funzioni all’impostazione per processi:

Le aziende possono essere organizzate per funzioni o per processi, entrambe le visioni hanno i

propri vantaggi e svantaggi. 64

La prospettiva processuale del SI e la “trasversalità” di un processo:

I processi sono flussi omogenei di attività che possono coinvolgere differenti livelli organizzativi e

differenti funzioni aziendali; essi richiedono dunque elevati livelli di integrazione tra le attività

svolte dai vari organi aziendali.

La logica per processi concepisce l’organizzazione in modo orizzontale, come un insieme di catene

orizzontali di attività finalizzate alla progettazione, realizzazione, promozione e vendita di beni e/o

servizi;

La prospettiva processuale di analisi e progettazione del SIA enfatizza l’articolazione del SIA a

supporto dei differenti processi aziendali (es. sviluppo di un nuovo prodotto, evasione degli ordini,

ecc.).

Differenze tra la logica “per funzione” e la logica “per processo”:

Dalla struttura funzionale ai processi:

1. Considerare la struttura funzionale tipica (organigramma, ecc.);

2. Identificare i processi chiave che ciascuna funzione svolge (o a cui partecipa);

3. Identificare I processi “trasversali” (interfunzionali). 65

Perché mappare i processi?

• Per tracciare i processi;

• Per aumentare l’efficacia di un processo;

• Per lasciare traccia di come si fanno le cose per i futuri dipendenti;

• Fornisce informazioni e priorità agli stakeholder e focalizza l’attenzione oltre la prospettiva

delle singole funzioni aziendali;

• Può essere utilizzata per comprendere il flusso di attività e informazioni indipendentemente

dalle strutture organizzative e dalla politica interna;

• Supporta nell’assegnare responsabilità e definire ruoli organizzativi, per poter

razionalizzare;

• Supporta nella definizione e verifica degli indicatori di performance (per esempio, per

evidenziare problemi di costo e/o di performance nella generazione degli output del

processo);

• Punto di partenza per le certificazioni aziendali (infatti le società ISO certificano determinati

modi di procedere e caratteristiche di un’azienda, per esempio, ISO 9001 richiede la

formalizzazione dei processi che hanno impatto sulla qualità del prodotto/servizio);

• Serve come base per ridisegnare e migliorare il processo (per migliorare le prestazioni,

ridurre i rischi, ecc.);

Serve

• come base per l’implementazione e lo sviluppo del Sistema Informativo.

Possibili usi della mappatura dei processi: 66

Elementi descrittivi di un processo:

1. Obiettivo: motivo per cui il processo viene realizzato.

2. Input: elementi (fisici, informativi) all’ingresso. Fattori scatenanti di un processo, al fine di

ottenere un certo risultato.

3. Output: risultato della trasformazione degli input. Risultato finale ottenuto dallo svolgimento di

un determinato processo.

4. Fornitori: soggetti o entità (interni o esterni all’azienda che forniscono l’input).

5. Clienti: soggetti o entità (interni o esterni all’azienda) destinatari dell’output.

6. Risorse: elementi materiali o immateriali che l’azienda mette a disposizione per eseguire il

processo. Ad esempio, una procedura informatica per lo svolgimento di un’attività tipicamente

operativa, persone e/o unità organizzative coinvolte a vario titolo nello svolgimento del

processo.

7. Opportunità di misura: punti di controllo del processo tramite misura di elementi chiave (input,

output, risorse) rispetto a standard o obiettivi stabiliti. Ad esempio, durate e frequenze di

svolgimento di una singola attività.

8. Vincoli e regole: insieme di condizioni (interne o esterne) da rispettare per l’esecuzione del

processo al fine di rispettarne gli obiettivi. Ad esempio, l’insieme della documentazione e della

normativa, procedure organizzative di verifica (controlli interni).

Due esempi degli elementi descrittivi di un processo:

→

Esempio 1 Elementi descrittivi del processo di assemblaggio di un computer (obiettivo): 67

→

Esempio 2 Elementi descrittivi del processo di Gestione del Credito:

LEZIONE 2 - Elementi descrittivi e scomposizione gerarchica dei

processi

Elementi descrittivi di un processo:

I processi rappresentano una “schematizzazione” dell’operatività di un’azienda utile ed opportuna

per far fronte a diverse finalità; mappare un processo significa quindi descriverne tutti gli aspetti:

“chi fa cosa, cosa fa, come, quando e perché”.

In particolare, per ogni processo le “domande” che devono trovare risposta attraverso la sua

descrizione o rappresentazione sono:

o Qual è lo scopo del processo?

o Cosa produce all’interno dell’azienda?

o Che valore ha l’output del processo?

o Quali sono i processi da cui quello in oggetto riceve degli input?

o Quali sono i processi cui quello in oggetto invia degli input?

o Quali sono gli “attori” coinvolti nel processo da descrivere?

o Il processo può essere scomposto in fasi che producono dei “semilavorati”?

o Quali sono i supporti informatici e logistici che vengono utilizzati per lo svolgimento

o delle attività?

o Qual è la sequenza di attività attraverso cui viene raggiunto lo scopo del processo?

La scomposizione gerarchica dei processi:

Chiamiamo process mapping l’attività di documentare e rappresentare graficamente le

informazioni essenziali relative ai processi aziendali. È il tassello iniziale del BPM. Quindi la

scomposizione gerarchica è la scomposizione dei processi partendo dalla descrizione dei macro-

processi, dettagliandone e descrivendone ciascuno fino al minimo dettaglio. La mappatura è il

riconoscimento e la rappresentazione dei processi dell’azienda.

Useremo indistintamente, come sinonimi, i termini mappatura, modellazione, formalizzazione,

rappresentazione dei processi per riferirci a questa attività; ma, in particolare, col termine 68

modellazione si può intendere anche il fatto di costruire i propri processi partendo dal modello di

processi di aziende simili e dello stesso settore.

Il percorso «top-down» per la mappatura dei processi aziendali prevede:

• Mappa dei (macro-)processi;

• Identificazione e descrizione dei processi;

• Descrizione di sotto-processi, attività ed operazioni.

L’individuazione dei processi aziendali (mappatura) è effettuata a successivi livelli di

approfondimento:

1. Macroprocesso;

2. Processo;

3. Fase;

4. Attività;

5. Operazioni (infatti le attività possono essere ulteriormente scomposte in operazioni, che

specificano azioni e passi elementari).

Esempio:

La scomposizione gerarchica: valore della mappatura ad ogni livello: 69

Non sempre si arriva a mappare i processi fino al dettaglio maggiore, cioè fino alle operazioni, ma

dipende da quale sia l’obiettivo della mappatura (per esempio, se bisogna capire quali aree

aziendali sono sotto-performanti, nella mappatura dei processi si va poco in dettaglio e si guardano

i macro-processi, mentre, se si deve capire un collo di bottiglia ed i difetti che influenzano la

capacità di fornire ai clienti le fatture, si va più nel dettaglio, analizzando i processi al livello di fasi,

attività ed operazioni).

Inoltre, man mano che si va più nel dettaglio (per esempio al livello delle attività), si fa sempre più

attenzione alle interdipendenze. →

Esempio di “generic enterprise map” (APQC) I macro-processi:

Un esempio di macro-processi all’interno di una mappatura dei processi di una generica impresa:

NOTA: APQC (American Productivity & Quality Center) è la principale autorità mondiale in materia

di benchmarking, best practice e miglioramento dei processi e delle prestazioni.

→

Esempio di “generic enterprise map” (APQC) Scomposizione:

Un esempio di scomposizione all’interno di una mappatura dei processi di una generica impresa:

• →

Livello 1 Processi aziendali:

Da cinque a sette processi principali che compongono un'azienda. A livello aziendale, i

processi rientreranno in uno schema abbastanza simile, indipendentemente dal business:

acquisizione di clienti, sviluppo di prodotti e servizi, fornitura di tali prodotti e servizi,

mantenimento e sviluppo delle relazioni con i clienti e innovazione del business. Tuttavia,

ogni azienda avrà il suo modo individuale di percepire questi processi e di descriverli.

• →

Livello 2 Processi end-to-end:

Il livello di dettaglio successivo suddividerà uno dei processi aziendali principali nei suoi

processi compositi, comunemente definiti “end-to-end” perché in genere comprenderanno

più funzioni che lavorano insieme – end-to-end – per fornire al cliente servizio o prodotto

• →

Livello 3 Sottoprocessi:

Il livello successivo suddividerà uno dei processi di livello 2 nelle sue fasi composite. In

genere, questi passaggi saranno a livello funzionale.

• →

Livello 4 Attività:

Al livello inferiore, un sottoprocesso di Livello 3 è descritto in termini di attività specifiche,

solitamente comprese le interazioni con i sistemi. 70

Un esempio:

Best practice nella mappatura dei processi:

Nella mappatura dei processi la sfida iniziale è sempre decidere il livello di dettaglio necessario per

realizzare il proprio obiettivo, non di più.

Ad esempio: un team di progetto che lavora con il top management di un'organizzazione per

identificare quali aree aziendali è sottoperformante in un contesto in evoluzione, può mappare i

processi aziendali principali, quei cinque o sette processi primari che creano e forniscono il

prodotto o servizio al mercato. Un altro team di progetto che lavora con i responsabili

amministrativi del back office per identificare i colli di bottiglia e i difetti che stanno influenzando la

loro capacità di fornire ai clienti fatture e rapporti di pagamento accurati, può dettagliare ogni

passaggio e decisione presa nello stretto ambito del processo di fatturazione mensile.

Il livello di dettaglio necessario per questi due scenari è diverso, sebbene entrambi applicheranno

tecniche di mappatura dei processi.

La gerarchia di processi, o "tassonomia", distingue la visualizzazione ampia dei processi a livello

aziendale, da quella dettagliata a livello di attività, dimostrando al contempo come sono collegate.

Inoltre, aiuta a individuare le tecniche di mappatura più pertinenti per il livello di analisi previsto.

La descrizione delle attività