Organizzazione dei Sistemi informativi aziendali

3.QUANDO VIENE INTRODOTTO SAP? CON QUALI MODALITÀ? QUALI MODULI?

3. nel 1998 si decide di introdurre SAP, ma solo per quanto riguarda i moduli contabili. In modo da fare un

passo avanti in fatto di tecnologie e di realizzare un sistema molto compatibile e implementabile. Essendo

SAP un sistema molto complesso e gestibile, la scelta di fare un passetto alla volta è molto saggia.

4.QUANDO E COME SI ARTICOLA LA 2 FASE DI INTRODUZIONE SAP?

4. La seconda fase si apre nel 2002 e si comincia ad introdurre nuovi moduli (come quello per la logistica)

che vanno a sostituirsi ai vecchi sistemi informativi. Tali moduli si caratterizzano per il fatto che sono la

“verticalizzazione sap per il mondo fashion”, ossia i processi di best practice proposti da sap per gestire

tutte le dinamiche e problematiche tipiche del settore fashion.

Caratteristiche:

-nuovi capi in continuazione

-nuovi codici corrispondenti ai nuovi capi

-130mila nuovi record (=righe delle tabelle) all’anno

-enormi quantità di dati

questa seconda fase però, passa per 3 ulteriori sotto-fasi, corrispondenti all’implementazione successiva

dei singoli moduli. Durante suddetta implementazione viene seguita una prospettiva di tipo EMERGENTE.

Lo capiamo sia dal fatto che vengano seguiti momenti di parallelismo tra il vecchio e nuovo sistema per

giungere a un equilibrio informatico-organizzativo, sia quando si dice che molto dell’offerta di sap è stato

personalizzato e molto è stato adattato dal punto di vista organizzativo.

Ultima cosa da dire su questa seconda fase è che i vecchi sistemi non vengono buttati completamente nel

cesso ma in parte salvati.

L’ultimo paragrafo ci presenta due dettagli importanti.

1)il sistema erp si configura come un extended erp, meglio ancora un sistema inter company, in quanto

fashion box integra i propri processi con quelli dei suoi fornitori, al fine di rispettare i tempi di produzione e

consegna agli store. I fornitori possono accedere alo stato di produzione in tempo reale così come allo

stato di avanzamento degli ordini. Questa trasparenza aiuta moltissimo a migliorare la performance.

2)???

questo sistema che stiamo considerando è un sistema di supporto decisionale, che supporta le attività di

livello intermedio della piramide gerarchica. Di sistemi di business intelligence parleremo poi, ma intanto è

bene notare questa integrazione.

IL PROCESSO

Definizione: un processo è un insieme strutturato e misurabile di attività, finalizzato a produrre uno specifico

output, progettato per un certo cliente.

Oppure si può definire come un insieme ordinati di attività finalizzate a trasformare un input in un

determinato output.

Per descrivere un processo abbiamo diverse tipologie a disposizione, praticamente tutte grafiche. Tali

modalità servono a definire un processo in maniera sequenziale che sia efficiente.

Fare analisi del processo è difficile. Descrivere un processo non è come svolgere un’operazione.

Fare analisi del processo prevede una buona conoscenza del contesto e la capacità di estrapolare

dall’operazione le fasi fondamentali ed essenziali.

Un processo è:

1)“complesso”, nel senso che comprende molte attività.

Es: nel prendere a prestito un libro la prima attività (banale) è l’identificazione dell’utente.

2)interdipendente, cioè ha delle dipendenze da altri sistemi interni o esterni all’impresa

lungo periodo,

3)di in quanto un processo dura inalterato ed è fino a quando qualcuno non si prende la

briga di modificarlo

essere automatizzato,

4)può se lo automatizzo devo essere sicuro che sia corretto ed efficiente, perché

altrimenti le persone non potranno mai raggiungere un certo obiettivo per il quale è previsto quel processo

specifico) da esplicitare,

5)difficile proprio perché ognuno di noi ha diverse capacità analitiche ed estrapolative dei

processi, soprattutto per quanto riguarda i processi impliciti nell’impresa (solito esempio del prestito di libri).

Il focus sui processi era stato già introdotto da Taylor con il suo “scientific management”. Secondo lo

scientific management il miglioramento dell’efficienza e della produttività del lavoro può essere conseguito

mediante metodi e tempi di lavoro determinati tramite metodologie scientifiche. Taylor sosteneva che ogni

operaio dovesse svolgere delle operazioni standard in un determinato tempo e modo affinchè si potesse

migliorare la produzione. Stessa cosa valeva l’attività di direzione, Taylor sostenne infatti che le decisioni

dovessero essere prese applicando procedure standard sviluppate dopo un attento studio dei singoli casi.

Assumendo tale approccio i manager sviluppano così procedure standard per lo svolgimento di ogni

attività, selezionano lavoratori capaci e li addestrano nelle procedure standard. L’idea di fondo è quella di

ottenere un sistema finalizzato a ottenere la massima efficienza e organizzare il lavoro con l’obiettivo di

MASSIMIZZARE la produttività.

Taylor va nelle fabbriche e si chiede come sia possibile organizzare il lavoro delle fabbriche in maniera

scientifica per recuperare in efficienza.

Perché il focus sui processi?

Il focus ci interessa perché ci serve nella ridefinizione di un processo per renderlo più efficiente prima di

introdurre un nuovo SI in azienda.

Ma è utile in diversi contesti.

Ad esempio a seguito di fusioni, acquisizioni e altre situazioni simili. In questi casi i processi per svolgere le

stesse attività nelle varie imprese fusesi insieme possono differire: il risultato finale è lo stesso, ma i

passaggi intermedi sono diversi. In questi casi l’attività di business process reengineering al fine di rendere

compatibili tutti i diversi sistemi.

Ma il focus sui processi può essere molto utile anche per risolvere problemi di compliance aziendali.

(quando ad esempio bisogna seguire certe modalità nelle banche per fare certe operazioni).

Oppure ancora per esigenze legate a cambiamenti delle strutture produttive, ad esempio quando fashion

box ha introdotto anche i profumi e i gioielli avrà dovuto riprogettare la sua organizzazione e i suoi processi.

Ancora per correzione di un processo che si svolge in modo errato (ad esempio perché non porta all’output

previsto), per il miglioramento di un processo, oppure lastbutnotleast, per capire chi svolge un determinato

processo all’interno dell’impresa.

Analisi dei processi operativi, mappatura e identificazione delle criticità

Quanti e quali sono i processi? Vanno individuati e poi verranno mappati i processi sui quali

lavorerò, analizzati e in caso sia necessario correggerli.

Quali sono le attività svolte all’interno del processo e come sono svolte all’interno dell’azienda

ossia la sequenza logico temporale?

Es.

Quali dati/info (input) sono utilizzati e quali generati (output ) dalle attività?

Ci sono SI coinvolti? La maggior parte delle volte la risposta è positiva

Chi svolge le singole attività ossia chi sono le persone o unità organizzative coinvolte?

Come agire in azienda?

Approccio AS-IS, TO BE

Tale approccio “così com’è” ha 3 step fondamentali

-fase iniziale di analisi e design del processo “AS IS”

-diagnosi e confronto mi domando se sto svolgendo il processo in modo efficiente e effettuo

un confronto con quelli che sono gli obiettivi e con le best practice di settore ossia il miglior

modo di gestire quell’attività effettuando dunque un’attività di benchmark

- fase finale ossia la riprogettazione del processo che può essere parziale perché sto svolgendo

in modo efficiente il processo e devo solo correggere una determinata cosa o totale qualora

andrà riprogettato completamente. “TO BE”

FASI

FASE 1

1) MAPPATURAà devo mappare i processi ossia identificare assegnare loro un nome e

suddividere nelle loro componenti fondamentali cioè in attività e micro-attività

secondo una logica gerarchica

2) Analisi del processoà

3) Re-engineeringà

4) Implementazioneà

5) Controlloà

Alcuni metodi

che servono per dare un modello semplice e intuitivo di rappresentazione del processo

-diagrammi data flowà flusso di dati è un semplice metodo per rappresentare come avviene

tra le diverse attività ed eventuali entità esterne i diversi flussi di dati. È utilizzata per mettere

in evidenza i principali flussi di dati tra le attività e entità esterne ma non ci darà dettagli sulla

procedura che non è intuibile

-diagrammi di flusso o flow chartà utilizzano anche qui simboli standard posso

rappresentare le attività del processo e metter in evidenza la logica del processo cosa che non

potevo fare con i precedenti diagrammi. Funzionano con uno schema base che prevede che le

attività vengono rappresentate con un rettangolo, la sequenza temporale e logica in cui le

attività sono svolte rappresentati da frecce unidirezionali, e all’interno del processo è

possibile individuare percorsi alternativi che si rendono necessarie per ottenere l’output

desiderato. All’interno dei simboli (rettangoli, rombi) vi sono termini che aiutano a

comprendere l’attività, come es. domande chiuse alle quali si dovrà rispondere con un sì o con

un no. Nei diagrammi di flusso c’è sempre un simbolo che indica l’inizio START dove inizia il

processo e il punto di fine STOP. Il punto di fine deve essere sempre espresso al contrario del

punto di inizio che può essere omesso.

-inglese strutturato.

I primi 2 soprattutto utilizzano dei simboli icone che identificano le attività e la sequenza

logica temporale delle stesse attività

Alcuni strumenti informatici

-vision di Microsoft

-ARIS.

Sono software che consentono di effettuare le attività designate attraverso appunto un

software dedicato.

Come si procede?

L’analisi dei processi è svolto da soggetti (analisti funzionali) che hanno competenze

organizzative e tecnologiche tali da descrivere un’analisi di processo utile a supporto del SI

FASE 2 ANALISI DEL PROCESSO

Flow chart : ulteriori indicazioni

Descrizione fasi processo posso avere delle schede di dettaglio che accompagnano il flow

chart che daranno ulteriori info utili.

Come si procede?

FASE 2 ANALISI DEL PROCESSO

È svolta da soggetti definiti Analisti funzionali che hanno conoscenze di tipo organizzativo che

sono in grado di svolgere analisi anche complessa.

Per svolgere l’attività di disegno del flow chart utilizzano dei sistemi infor