Organizzazione dei sistemi informativi aziendali

VANTAGGI DELLA PIANIFICAZIONE

• Permette di pianificare l’impiego di risorse scarse, sia limitatamente a un progetto

sia in tutta l’azienda

• Creare un piano costringe le persone a riflettere sui vari elementi coinvolti nel

progetto e sulle loro interdipendenze

• Senza un piano, alcune attività potrebbero essere dimenticate, iniziate in ritardo o

assegnate a più persone

• Suddividere il progetto in singole attività, ognuna con output e scadenze

identificabili permette al project manager di delegarle efficacemente

• Tracciare SAL e individuare divergenze prima che la situazione si faccia critica

• Difesa dalle richieste di scadenze irragionevoli

Un piano è uno strumento di comunicazione, anche verso stakeholder esterni all’azienda

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Lo strumento che viene utilizzato per una corretta pianificazione è la Work breakdown

structure (WBS) che è un procedimento sistematico e organizzato mediante il quale il

progetto viene articolato in componenti elementari (struttura analitica di progetto) struttura

per suddivisione di lavoro. Consente di rappresentare tutte le attività che compongono il

progetto suddividendoli in livelli differenti. Deve comprendere i principali compiti che

devono essere eseguiti da parte delle singole persone/funzioni. Si parte dal livello macro e

si arriva al micro (graficamente);

se è descrittiva si configura più similmente ad un indice. Permette di identificare quali

attività devono essere svolte e come devono essere suddivise. È un procedimento

sistematico e organizzato che serve per strutturare il lavoro di progetto in alcuni elementi

di base. Questi elementi di base sono le attività. E’ una struttura per la suddivisione del

lavoro che consente di rappresentare a livello grafico e descrittivo tutte le attività che

compongono il progetto suddividendoli in modelli differenti partendo dal macro arrivando

al micro. Queste verranno poi assegnate alle persone (con la matrice compiti-

responsabilità).

Macro attività

- Attività

- Sotto attività

-

All’interno del WP, insieme di attività che sono coerenti tra di loro. (es. concerto i WP

saranno: autorizzazione permessi, marketing), la singola attività prende il nome di task. La

suddivisione è necessaria al fine di avere attività sempre più di dettaglio. L’output di

un’attività prende il nome di deliverable. Le attività dovranno essere assegnate a

qualcuno che le svolga. In un progetto mediamente complesso si arriva a 3 livelli di

dettaglio a volte anche solo workpackage e task (fare noi). Il workpackage è cosi

complesso che dovrò entrare nell’estremo dettaglio. Se il progetto è particolarmente

complesso si arriva anche a 6/7 livelli di dettaglio. Si inizia dall’elemento

di massimo livello

(WORKPACKAGE-

WP) e lo si scompone

nelle principali attività

(TASK) ed eventuali

sotto-attività (SUB-

TASK) che devono

essere eseguite dalle

singole

persone/funzioni.

Si raggruppano attività omogenee e gli si da un nome (non dare nomi strani).

Quale livello di dettaglio?

• Grado di dettaglio necessario per una pianificazione e un controllo adeguati (soglia

minima di stima)

• ¾ livello di dettaglio (max 6/7 in progetti complessi)

Uso della WBS

• Sviluppo della wbs partendo dagli aspetti generali per passare poi ai dettagli, con la

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• Esame della WBS con dirigenti e specialisti interessati, fin al raggiungimento di un

accordo sulla sua validità

Le milestone sono punti intermedi di controllo per valutare lo stato d’avanzamento globale

e pepresentare rendiconti all’alta direzione. Spesso sono rappresentati da eventi, ossia un

accadimento che segna l’inizio o il completamento di uno o più compiti e attività («Durata

0»).

Limiti della WBS:

• Non contiene informazioni sull’interdipendenza tra le diverse attività

• Non contiene informazioni sulla sequenza delle attività

Esempio CONCERTO.

Se nel concerto i work-package possono essere la gestione della sicurezza; in un progetto

di sistema informativo da dove può derivare?

Si possono identificare WBS «tipo»

• WP1 - Management_

• WP dedicato alla Documentazione di progetto

• WP dedicato alla Chiusura del progetto

Il WP1 è quello di management PER TUTTI I PROGETTI. Confluiscono tutte le attività di

coordinamento del progetto. Inizio lavori, controllo progetto, riunione inizio lavori.

Importante è il WP DI CHIUSURA DEL PROGETTO che racchiude tutte le attività di

chiusura formali del progetto.

Si possono togliere e aggiungere WP a seconda dell’esigenza.

Analisi tecnica  per identificare sistemi informativi già presenti in azienda da integrare con

i nuovi.

Analisi funzionale analisi requisiti che ci si aspetta venga effettuata nel lavoro. Non si

devono svolgere già le attività, ma il nostro ruolo è dire queste sono le attività che

qualcuno dovrà fare.

Obiettivi del WP

• Rappresenta la «spina dorsale» del progetto

• Indica i pacchetti di lavoro (compiti) da pianificare, valutare, assegnare,

“schedulare”, di cui definire un budget e controllare

• Aiuta a non dimenticare parti di lavoro ed evitare duplicazioni

• Permettere a tutti di riferirsi in maniera omogenea ed inequivocabile al lavoro da

eseguirsi

• Sapere sempre ciò che rientra e ciò che non rientra nell’ambito di progetto

• Facilita la comunicazione tra gli stakeholder

Chi partecipa?

Il project manager che dovrà gestire la struttura tra tutti quelli che sono i membri del team.

Questa struttura raggruppa attività omogenee senza mettere in evidenza ‘interdipendenza

tra le diverse attività e la sequenza logico-temporale. La WBS aiuta a raggruppare attività

in gruppi di attività omogenee, si da un nome, ma in questa struttura non c’è una

sequenza delle attività (prima e dopo).

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L’attività di WBS è fondamentale e da fare subito.

IDENTIFICARE WP STRUCTURE DEL PROGETTO!!!! Work-package e task

Analisi funzionale interviste; definire cosa fa il sistema informativo

I compiti fondamentali del project manager (utili per WP1 management):

- Pianifica il progetto

- Gestisce il team

- Identifica le persone

- Coordina il team.

- All’interno del team il PM dovrà gestire la comunicazione anche con i superiori che

non fanno parte del team, l’AD, il marketing manager con i quali dovrà comunicare

lo stato di avanzamento del progetto. Dialogare con i senior e con i junior,

ovviamente i metodi di comunicazione sono totalmente diversi se consideriamo i

senior o i junior.

- Risolvere divergenze e conflitti.

- Terminata la fase di pianificazione effettua il controllo, settimana dopo settimana o

mese dopo mese controlla che non ci siano eventuali scostamenti o se ci fossero

prova a mettere in atto quelle che sono le azioni da intraprendere quindi gestisce

eventuali modifiche.

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SEMINARIO CRM

Stefano  informatica

Perché nasce l’esigenza di CRM in azienda? Quali processi sono stati coinvolti? Cosa

succede e cosa succederà attraverso CRM?

Il CRM è una soluzione software che coinvolge processi aziendali e prima di tutto è una

strategia di business dell’azienda. Non basta comprare un software di mercato ma è

necessaria una certa volontà aziendale. CRM è la gestione delle relazioni che ho con il

cliente. Le modalità con cui l’azienda interagisce con il cliente sono diverse da azienda ad

azienda. CRM è anche quindi l’esperienza che l’azienda ha con il cliente e viceversa

(interazione della clientela).

Da dove è nata l’esigenza di CRM? 15/20 anni fa nasce l’esigenza perché le aziende che

prima avevano un rapporto “one to one” con il cliente, al crescere del numero di clienti,

hanno bisogno che questa relazione cresca per stare dietro al sempre più vasto numero di

clienti.

L’azienda deve conoscere la storia del cliente e la sua evoluzione come cliente

dell’azienda, non solo dal punto divista commerciale ma anche amministrativo.

Tutta questa base di info che inizialmente risiedeva nella conoscenza dell’individuo, con il

crescere del volume di affari, ha fatto si che formasse un nuovo tipo di sistema. Negli

ultimi 10 anni questa strategia di business si è voluta integrandosi con tutte le applicazioni

aziendali e con il web. Una volta c’era un database che raccoglieva i dati dei clienti che

erano dei silos dai quali venivano estratti dei dati che venivano dati al dipartimento di

marketing per estrarre info. Il dipartimento scatenava queste info con il cliente e

alimentava quindi sia il database del marketing sia il database aziendale. I primi database

erano di tipo “client-server”. L’interazione umana c’era ancora con gli operatori di call

center.

Da questa architettura client-server il prossimo passo era quello di iniziare a far parlare

questa con i sistemi legacy. Iniziare a far parlare questa architettura di dati software e

sistemi con sistemi/software aziendali. Un’architettura integrata. Hanno poi aggiunto due

pezzi: uno strumento di analisi del CRM (per investigare sulle info raccolte e

continuamente analitici) e l’attività di reporting. Nasce l’esigenza di far parlare i sistemi con

un’interazione e scambio di info. Si crea questo circolo virtuoso che coinvolge tante

applicazioni non legate al CRM:

- Campaign management: gestisce le campagne di marketing attingendo dalle info di

CRM;

- Document management

- ERP integration

- Sales force automation

- Self service

- Business intelligence

- Reporting

- Call center

1. Client server: architettura semplice che interessa pochi dipartimenti dell’azienda

2. necessità di far dialogare i diversi sistemi dell’azienda

3. integrare applicazioni differenti che interagiscono con CRM (terza necessità)

Lo step successivo logico di questa evoluzione era quello di far interagire il mondo web

(internet a disposizione degli utenti) con gli utenti. Si parla infatti di e-CRM. Un’utente oggi

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può entrare nei sistemi aziendali. L’utente acquista su internet, configura un’autovettura e

quindi interagisce con i sistemi dell’azienda. L’avvento del web ha cambiato radicalmente

la logica di CRM aprendo le porte ai consumatori.

Qual è il prossimo passo una volta che l’architettura è aperta al mondo web?