Riassunto esame di archivistica generale

Archivistica generale

Capitolo 1 – Cos'è l'archivistica?

L'archivistica è una disciplina multidimensionale, che deve essere interpretata alla luce di uno statuto disciplinare (leggi) ma anche delle esigenze specifiche e diversificate, che variano a seconda degli ambiti di applicazione e delle tipologie documentarie con cui ci si confronta. Non esistono tra le tipologie documentarie classifiche o gerarchie di valore, infatti è l'occhio dell'utente a conferire maggiore o minore importanza a un documento. L'archivistica si basa infatti sul principio dell'avalutatività, cioè la capacità di non applicare criteri di giudizio soggettivi quando si analizzano e valutano dei documenti.

Se si vuole dare una definizione: "l'archivistica studia quei particolari complessi documentari, denominati archivi, che si formano come memoria oggettivata in relazione ad attività amministrativo-giuridiche, svolte da singoli o da gruppi. Essa ne studia la struttura, la tipologia, l'ordinamento, la composizione, la causa degli sfoltimenti (scarti), elabora tecniche di conservazione e chiarisce le normative dettate dalle leggi e dai regolamenti".

La definizione introdotta fornisce un'efficace sintesi dei temi che caratterizzano l'archivistica:

• Struttura: Si fa riferimento a un modello logico di rappresentazione messo a punto per dar conto della multilivellarità dei fondi e dei loro meccanismi di descrizione in modo da garantire una corretta organizzazione dell'informazione. Quando si parla di informazione si parla di un complesso sistema di relazioni al cui interno convivono contesto e contenuto; per contenuto dei documenti si intende ciò che è scritto sui documenti, mentre il contesto sono tutti quegli elementi che servono ad interpretarlo correttamente.
• Tipologia: Si fa riferimento al soggetto produttore, cioè il soggetto statale, pubblico o privato che ai propri fini genera l'archivio. Il profilo giuridico del soggetto produttore segna fortemente il fondo.
• Ordinamento e inventariazione: Attività molto importanti. L'ordinamento è un'azione finalizzata a conferire alle carte un'organizzazione molto simile a quella che avevano in origine. L'inventariazione è invece comunicazione, perseguita attraverso degli strumenti (guide o inventari) definiti strumenti di ricerca.
• Sfoltimento o scarto: Si intende l'eliminazione ragionata e autorizzata di parte dei documenti che appartengono a un determinato fondo.
• Tecniche di conservazione: Di fondamentale importanza ai fini della sopravvivenza fisica dei documenti. La disciplina infatti detta le regole per la costruzione di locali idonei alla conservazione in termini di temperatura, umidità, condizioni di luce e attrezzature. Ci si preoccupa inoltre di tutelare le carte da funghi, batteri, muffe, roditori e uccelli.

Quindi si deve pensare all'archivistica come alla disciplina che ha il compito di elaborare dei criteri validi per la corretta conservazione dei documenti, alla loro descrizione e al loro reperimento.

Negli archivi convivono due aspetti, uno giuridico/amministrativo e uno culturale. I documenti vengono posti in essere per esigenze giuridico-amministrative non come fonti, ma allo stesso fin dal momento della produzione bisogna garantire la conservazione anche in quanto fonte.

L'archivista è una figura professionale dalle numerose sfaccettature; ancora una volta è importante ribadire la distinzione fra la sfera giuridico-amministrativa e quella storico-culturale, sottolineando che i due caratteri convivono in uno stesso archivio e la distinzione tra le carte di natura amministrativa e carte di natura storica, in realtà non trova riscontro nell'unicità dell'archivio. Sono quindi diverse le esigenze di chi lavora in un archivio corrente e chi invece si occupa di un archivio storico.

L'archivio corrente chiede riscontri immediati sul piano della trasparenza amministrativa e dell'efficienza, l'archivista ha un ruolo significativo che ha conseguenze sul corretto funzionamento delle amministrazioni sia pubbliche che private. L'archivio storico invece opera sul terreno della memoria, deve dare risposte a bisogni di natura storico-culturale, che hanno tempi, modalità e obiettivi diversi da quelli dell'archivio corrente. L'obiettivo nell'archivio storico è quello di sviluppare un concetto di mediazione/comunicazione tale da rendere disponibili gli strumenti utili per il recupero di informazioni da parte dell'utenza.

La fondamentale distinzione introdotta è quella tra archivistica storica, orientata ai problemi di tutela e valorizzazione delle fonti in quanto beni culturali, e un’archivistica come gestione dell'informazione, che si concentra sulle fasi di formazione. È importante comprendere che i cambiamenti che si sono registrati nella società si sono riversati di conseguenza sulla disciplina.

Paola Carucci ha sostenuto che per conoscere l'evoluzione dei documenti e delle modalità organizzative degli archivi occorre tener conto di due fattori essenziali: l'evoluzione normativa e il sistema di comunicazione. Queste trasformazioni si possono riassumere nel concetto di dematerializzazione ossia il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali in favore del documento informatico; la dematerializzazione trova fondamento nel Codice dell'Amministrazione Digitale. In conseguenza alla diffusione dei documenti digitali è necessario aggiornare i metodi e gli strumenti archivistica.

L'archivistica storica si caratterizza per l'esigenza di un intervento a posteriori sulle carte orientata all'utilizzazione per scopi culturali della documentazione. La gestione dell'informazione invece si orienta ad un intervento preventivo di produzione e organizzazione dei documenti e dei sistemi di gestione allo scopo di progettare l'archivio. Gli obiettivi dell'archivista sono quelli di tutelare, descrivere e ordinare la documentazione; questa figura professionale necessita quindi di un'approfondita conoscenza dei meccanismi necessari a ricostruire a posteriori le strategie di produzione e conservazione ed in particolare sono necessarie competenze specifiche collegate alle tipologie documentarie prese in considerazione.

Capitolo 2 - La storia degli archivi

Quando si parla di storia degli archivi si fa riferimento al rapporto mutevole tra il fondo e il suo produttore. Per valutare, descrivere e utilizzare la documentazione conservata occorre essere a conoscenza di tutti quei fenomeni giuridici, conservativi e ambientali che possono aver influenzato il processo di produzione, uso e conservazione delle fonti.

Gli archivi sono sempre esistiti in quanto risposto spontanea alle esigenze di natura giuridica ed economica di qualsiasi società organizzata. Secondo alcuni le prime forme di archivio sono i "protoarchivi" che nascono ancor prima del diffondersi della scrittura e vengono chiamati "archives before writing" e comprendono incisioni rupestri. Gli archivi più antichi, costituiti da documenti registrati su diversi supporti, quali il papiro o l’argilla, non sono giunti a noi salvo qualche eccezione come gli archivi reali di Ebla, composti da circa 17.000 mila tavolette di argilla.

Nella Roma Repubblicana i documenti erano conservati nell’aerarium insieme al tesoro dello Stato, per sottolineare l’importanza di alcuni documenti, ritenuti vitali per la sopravvivenza della Repubblica. Già in quest’epoca si manifestano due aspetti che caratterizzano la documentazione e la sua utilizzazione: da un lato quello di assicurare la certezza del diritto (memoria autodocumentazione) e dall'altro quello di garantire nel tempo la memoria dei fatti (memoria fonte).

Per tutta l’antichità, parte del Medioevo e dell'età moderna l'archivio è percepito come strumento di certificazione del diritto e di autenticazione del potere costituito. Quindi un documento veniva riconosciuto legittimo solo se prodotto da un'istituzione che gode dello ius archivale, cioè un soggetto che abbia diritti di sovranità come papato e impero. Importanti erano i notai che godevano dell'autorità di conferire pubblica fede ai documenti da loro sottoscritti. Questo era fondamentale nel riconoscimento giuridico e politico dei comuni soprattutto nel Medioevo, infatti l'istituzione comunale trova il tuo riconoscimento nelle carte legittimate dal sigillo notarile. Come scrive Elio Lodolini "attraverso le attività del notaio si costituisce un archivio comunale e la documentazione redatta dal comune gode di pubblica fede solamente quando redatta da una persona di publica fides".

Inoltre in tutti gli archivi comunali si conservano gli Statuti, cioè gli strumenti che sanciscono e regolamentano l'esistenza del comune. In questo periodo quindi la documentazione era considerata il fulcro istituzionale del comune e pertanto veniva conservata in luoghi protetti e qualsiasi tentativo di sottrarre o danneggiare i documenti era punito con pene molto severe come l'amputazione di una mano fino alla condanna a morte.

Gli elementi essenziali che si sono delineati nel Medioevo non subiscono particolari trasformazioni con il passaggio all'età moderna: si mantiene valido il principio per cui l'archivio possa essere costituito soltanto da chi gode dello ius archivale, quindi del diritto di sovranità. I nascenti stati nazionali e quelli regionali tendono a limitare i diritti di consultabilità e a costruire archivi segreti, consultabili sono da cancellieri fidati.

In questa fase cresce l'interesse per gli archivi come veri e propri depositi di preziosa e riservatissima certificazione giuridica. Nel XVI secolo con la fusione dei regni di Castiglia e Aragona, il re Carlo V e poi successivamente il figlio Filippo II, decidono di concentrare i propri documenti nel castello di Simancas e fu in particolare Filippo II ad adoperarsi per la costruzione dell'archivio. L'archivio di Simancas contiene oggi documenti prodotti tra il 1475 e il 1834.

In questo contesto vengono concepiti i primi trattati di teoria archivistica, come quello di Baldassarre Bonifacio, e i primi studi di storia degli archivi. Tra sei e Settecento si assiste ad un significativo incremento della produzione documentaria in conseguenza alla nascita della burocrazia. Il fenomeno di "esplosione della carta" detto anche superfetazione, rese sempre più difficile la gestione degli archivi. Alla fine XVII secolo nel corso del XVIII per controllare questo fenomeno fu necessaria una serie di interventi per organizzare la sedimentazione documentaria e mettere a punto strumenti che facilitano il reperimento dei documenti. Fu proprio nella metà del 700 che l'amministrazione asburgica mise a punto un sistema di organizzazione dei documenti basato sulla materia, definito metodo per materie, che prevedeva una sedimentazione delle carte a partire dal loro contenuto piuttosto che dal soggetto che le aveva prodotti.

Oggi il metodo di ordinamento per materie è ritenuto uno dei crimini archivistici più gravi della storia. L’archivistica come disciplina scientifica muove i suoi primi passi tra la fine del XVIII secolo e l'inizio del XIX. In quel periodo per effetto delle trasformazioni politiche, giuridiche e sociali, innescate dalla rivoluzione francese e dall'esperienza napoleonica, prese il via una nuova concezione degli archivi e delle loro possibili destinazioni d'uso. In questo periodo gli archivi erano pensati come serbatoi di memoria.

La frattura che si verificò a livello politico e istituzionale determinò conseguenze significative sulla percezione degli archivi, infatti entrò in crisi il secolare rapporto di continuità tra produzione, uso e conservazione dei documenti. Si matura la convinzione che documenti una volta esaurita la loro fase attiva, dovessero essere concentrati presso degli istituti di conservazione, il cui fine era quello di garantire l'uso degli archivi a fini storico-culturali. Questo fece sì che le carte una volta persa la loro valenza di testimonianza giuridica assumessero valore come memoria dei fatti. Quindi se gli archivi fino a quel momento erano stati recepiti come memoria auto documentazione a partire da questo momento storico si avviarono a divenire anche a memoria fonte.

Più in particolare l'inizio dell'archivistica come disciplina scientifica viene fatto risalire al 1794 anno in cui in Francia venne sancito il principio della pubblicità degli archivi e con questo principio i cittadini avevano libero accesso alle fonti documentarie e quindi accedere ai documenti che li riguardano nella loro vita quotidiana. Questa decisione impatta su gli archivi correnti e garantisce l'accesso alle carte in termini trasparenza amministrativa. Anche in Italia nel 1778 Pietro Leopoldo granduca di Toscana Istituto Archivio di Stato di Firenze raccogliendo nel Palazzo degli Uffizi un numero consistente di pergamene che ricostruivano la memoria dello Stato.

Nel primo decennio dell'Ottocento a fronte di esigenze di riforme di natura istituzionale e amministrative l'amministrazione napoleonica introdusse nuovi modelli di gestione documentaria in particolare vengono adottati il protocollo e il titolario di classificazione. Il processo progredì durante la Restaurazione dove si assiste ad un incremento nella creazione di istituti di concentrazione/conservazione a carattere culturale e proprio per questo l’archivistica mise a punto nuovi strumenti scientifici.

Nel corso del XIX secolo venne teorizzato il metodo di ordinamento secondo il principio di provenienza o metodo storico che si affermò per motivi politici. Francesco Bonaini applicò il metodo storico agli archivi toscani. Sempre durante il XIX secolo si assiste anche alla nascita del sistema archivistico nazionale. Il processo di unificazione dell'Italia incise sull'organizzazione archivistica e le scelte fatte negli anni successivi alla costituzione del Regno delineare un quadro che avrebbe caratterizzato gli archivi italiani per almeno un secolo.

Una svolta si ebbe nel 1870 quando si decise di costituire una commissione che prese il nome di commissione Cibrario, dal suo presidente Luigi Cibrario, che aveva il compito di creare i presupposti per la costruzione del modello conservativo unitaria. Il principale nodo che la commissione dovette affrontare quello del tipo di ministero da cui l'amministrazione degli archivi doveva dipendere e si decise di affidarlo al Ministero dell'Interno con il quale ruolo culturale degli archivi non fu mai sottovalutato. Le indicazioni della commissione Cibrario furono recepite nel regio decreto n 2252 del 27 maggio 1875 che rappresentava il primo testo di normativa archivistica dell'Italia unita.

Il regolamento indicò che Ministero dell'Interno era competente in materia archivistica, stabilì l'adozione del metodo storico come unico sistema di ordinamento e sottolineò le differenze fondamentali tra archivi, biblioteche e musei. Inoltre affermò il divieto di scarti non autorizzati dal Consiglio per gli archivi, la necessità di scuola di formazione e la libera consultabilità dei documenti. Questi principi furono poi ribaditi dai successivi regolamenti del 1902 e del 1911. Successivamente vennero introdotti degli elementi fortemente innovatori con la legge 2006 del 22 dicembre 1939 che introdusse il concetto di vigilanza, ma questa legge ebbe limitata attuazione soprattutto per le vicende belliche. Per assistere alla piena completi d'azione di questo disegno normativo bisognerà attendere l'emanazione del DPR 1409 del 1963 che contribuì a meglio definire e organizzare sia la conservazione che la vigilanza. Nel 1974 viene istituito il Ministero dei Beni Culturali e da questo momento gli archivi vennero posti alle dipendenze del neonato dicastero. In questo scenario i beni archivistici sono dotati di un minor appeal rispetto agli altri beni culturali e per questo non hanno un riscontro immediato della classe politica e dell'opinione pubblica. Il settore archivistico viene quindi soffocato dal "beneculturalismo" che non rende ragione della sua complessa ricchezza.

Giorgio Cencetti canonizzò il metodo storico e nei suoi scritti delinea con forza la teoria del rispecchiamento secondo la quale il corpo si documentario che all'archivio rispecchia la fisionomia storico-istituzionale del soggetto produttore. Il pensiero di Cencetti influenzò sostanzialmente l'archivistica italiana per diversi decenni, ma tra gli anni 60-70 si manifestarono nuove posizioni tra cui quella di Claudio Pavone. Claudio Pavone affermò che l'archivio rispecchia più che altro se stesso e che dal momento della sua produzione a quello dell'ordinamento e della frizione può intervenire tutta la serie di fattori che impediscono di considerare affidabile un’applicazione della teoria del rispecchiamento. Frutto di questo clima culturale e di un fervore intorno alla questione archivistica che nasce la Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani, che rappresenta fin da subito un elemento di forte innovazione. La guida punta alla costruzione di modelli condivisi di organizzazione restituzione delle informazione ed è una novità nel panorama italiano che anticipa il dibattito sugli standard. Un altro momento importante è la diffusione degli standard internazionali di descrizione che avviene durante gli anni Novanta. La crescente penetrazione della tecnologia digitale (ICT) ha determinato una sorta di sdoppiamento tra la sfera analogica e quella digitale. Il rapporto tra archivi e Informatica nel corso degli ultimi 40 anni, ha conosciuto diverse fasi caratterizzate da una costante evoluzione degli approcci culturali alla tecnologia e dall’incalzare di sempre nuove risorse.