Riassunto esame di archivistica generale

ARCHIVIO CORRENTE

La fase corrente è quella fase in cui si forma e prende corpo l'archivio, organizzandolo attraverso la produzione dei documenti e la formazione dei fascicoli. Nella fase corrente è importante il concetto di avalutatività, secondo cui non esistono documenti più importanti di altri e l'archivista deve sempre essere oggettivo.

Qui si perseguono i fini di efficienza, garanzia del diritto e trasparenza amministrativa, ma si impostano anche i presupposti per la tutela della futura memoria del soggetto produttore.

Per una corretta gestione dell'archivio corrente sono necessari degli strumenti quali il protocollo, la classificazione e la fascicolazione, che sono per i soggetti pubblici un obbligo di legge. Quindi la corretta tenuta dell'archivio corrente è un obbligo per il soggetto produttore e un diritto per tutti i cittadini. La figura professionale che esplica la funzione archivistica nella fase corrente ricopre un

Il ruolo di estrema responsabilità si riscontra sia rispetto al presente che rispetto al futuro, garantendo la sedimentazione di quella che diverrà memoria storica. Nella realtà gli interessi del legislatore e degli stessi archivisti si sono rivolti soprattutto alla fase storica, privilegiandone lo studio. Fu la Legge 241 del 1990 che contribuì a riportare il documento al centro del processo amministrativo come garanzia di trasparenza e sana amministrazione.

Quindi la rinnovata centralità dell'archivio corrente passa per la sua corretta gestione, la quale a sua volta passa per la puntuale applicazione dei dettami archivistici, cioè seguendo delle attività che la teoria e la prassi ritengono fondamentali come: la protocollazione, la classificazione e la fascicolazione.

Protocollazione

Il Protocollista riveste un ruolo assai importante ai fini di una corretta formazione e gestione dei sistemi documentali, soprattutto quando estende le sue mansioni anche alla classificazione.

La protocollazione è il primo trattamento a cui un documento deve essere sottoposto. Costituisce un elemento probante dell'esistenza del documento all'interno dell'archivio ed è l'operazione attraverso la quale il documento diviene parte integrante dell'archivio. E' un atto propedeutico alla classificazione ma non è sufficiente a garantire nell'ordinamento e la corretta sedimentazione. Durante il protocollo si attribuisce al documento una numerazione e si annotano sul registro di protocollo alcuni elementi descrittivi che lo identificano, come la data di arrivo, la data della lettera, l'oggetto, ecc... Il registro di protocollo è solitamente di tipo analitico e attribuisce ad ogni documento un numero progressivo da 1 a n. Altre attività importante che viene svolta nella fase di protocollo è la segnatura che consiste "nella posizione o associazione all'originale documento, in forma permanente non modificabile.

Il protocollo ha fatto la sua comparsa all'inizio del XIX secolo e a partire dal DPR 428 del 1998 fa la sua comparsa il protocollo informatico, che è divenuto di diritto lo strumento utilizzato per gestire gli archivi. Il DPR 445 del 2000, che ha abrogato il 428 del 1998, individua nel protocollo informatico lo strumento attraverso il quale le pubbliche amministrazioni devono gestire la propria protocollazione e lo definisce come "l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione documenti". Entro questa definizione sono comprese tutte le risorse tecnologiche necessarie per il protocollo informatico. Più recentemente è intervenuto il DPCM del 3 dicembre 2013 che attraverso le Regole Tecniche per il Protocollo Informatico precisa

le modalità tecniche e organizzative della gestione del protocollo informatico. Classificazione La seconda è fondamentale attività posta in essere ai fini di una corretta sedimentazione gestione dell'archivio è la classificazione. La classificazione archivistica rappresenta la fase più delicata delle operazioni, che condiziona l'ubicazione del documento e ne determina il vincolo. La classificazione consiste nell'attività di organizzazione logica di tutti i documenti prodotti e conservati su qualsiasi tipo di supporto, protocollata e non. In conformità all'articolo 56 e del DPR 445/2000 è una funzione di assoluta rilevanza attraverso il quale il soggetto produttore determina in maniera oggettiva la sedimentazione dell'archivio. Essa genera il vincolo tra i singoli documenti e collega i documenti stessi ai fascicoli. La classificazione si basa su uno strumento definito titolario o quadro di classificazione, che svolge

Il ruolo determinante non solo ai fini di una corretta sedimentazione e fruibilità dei documenti. Il suo fine infatti è quello di portare un contributo decisivo all'organizzazione oggettiva dell'informazione. Il titolario è uno schema precostituito cioè esiste prima a prescindere dalla dimensione fisica dell'archivio ed è costituito da un determinato numero di titoli, classi e categorie a loro volta articolati in sottopartizioni e contrassegnate da simboli numerici alfabetici o alfanumerici. A partire dei simboli sarà quindi possibile attribuire ad ogni documento un indice di classificazione che rappresenta il codice univoco di identificazione del documento.

I titoli fanno riferimento alle competenze generali del soggetto produttore (es. affari relativi all'organizzazione dei servizi, affari relativi all'attività generale di competenza); mentre le classi rappresentano una prima partizione all'interno dei singoli

titoli e corrispondono in una degli affari. Questa attività mantiene la sua centralità anche in ambiente digitale; nell'archivio informatico i documenti non sono necessariamente legati da un vincolo fisico, per questo il motore di ricerca imposta un determinato criterio di ricerca (per parola, per oggetto). Se il documento nel momento in cui viene prodotto passa per la classificazione, esso sarà automaticamente associato a tutti gli altri che ne condividono l'indice di classificazione. Quindi la classificazione in ambiente digitale mantiene la sua centralità, dal momento che attraverso questa operazione si crea una relazione logica, che è alla base della costituzione del fascicolo informatico. Fascicolazione Una volta classificato, il documento entra a far parte del fascicolo. Il fascicolo rappresenta l'unità di base di un archivio corrente ed è la raccolta ordinata della documentazione generata/acquisita dalsoggetto produttore durante la trattazione di un affare. In altri termini, secondo il glossario della DGA, "Il fascicolo è un'unità archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato affare, disposti in ordine cronologico all'interno di una camicia o di una copertina. Il fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile di un archivio, mentre la busta che contiene più fascicoli si considera unità soltanto ai fini della conservazione materiale. Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad affari diversi, o a questioni di carattere generale. Se l'archivio non è organizzato secondo i criteri sistematici è frequente trovare una pluralità di fascicoli miscellanei". Il fascicolo quindi conterrà atti ricevuti, atti spediti, atti di corredo. Il concetto di fascicolo è da intendere come aggregazione logica e involontaria di tutti i documenti che condividono un dato indice di

classificazione; il termine fa riferimento quindi all'insieme dei documenti.Il repertorio dei fascicoli è lo strumento sul quale vengono annotati, con numero progressivo,i fascicoli secondo l'ordine cronologico e si tratta di uno strumento essenziale per finalitàgestionali.

ARCHIVIO DI DEPOSITO

Con il trascorrere del tempo e concludersi dei diversi affari i fascicoli vengono chiusi etrasferiti all'archivio di deposito. Nell'archivio di deposito confluisce la documentazione chepur avendo terminato la sua fase attiva, conserva comunque un interesse dal punto di vistaoperativo, ma non è ancora pronta all'uso culturale.

Questa fase è per una serie di motivi tanto importante quanto delicata: delicata in quanto iltrasferimento del materiale documentario dall'archivio corrente ad un archivio di depositonon significa accumulare le carte ma riconoscere spazi idonei alla conservazione deidocumenti e questo impone una rigorosa programmazione

E organizzazione logistica. Lo strumento indispensabile ai fini di un corretto trasferimento è l'elenco di versamento che individua l'ufficio produttore, la denominazione delle serie archivistiche di appartenenza, gli estremi cronologici, la consistenza della documentazione, i tempi previsti per la conservazione e la collocazione. Quando la documentazione è particolarmente abbondante è necessaria la stesura di un inventario topografico che consente di individuare rapidamente la collocazione del materiale in ambienti molto grandi.

Gli obiettivi da perseguire all'interno di un archivio di deposito correttamente organizzato sono:

• mantenere il controllo giuridico sui documenti eventualmente ancora necessari per finalità operative e garantirne la reperibilità in tempi brevi;
• predisporre le attività finalizzate alla selezione o lo scarto.

Proprio lo scarto, cioè l'eliminazione fisica del materiale ritenuto superfluo alle

Esigenze storiche e amministrative, è una delle operazioni più importante e complesse. Lo scarto è definito da Isabella Zanni Rosiello un "paradosso della conservazione"; questo perché l'archivistica ha nel suo statuto disciplinare la difesa dell'integrità degli archivi. Il problema dello scarto è uno dei più complessi e intervenne anche Paola Carucci affermando che la selezione e distribuzione di documentazione è sul piano teorico inammissibile sia dal punto di vista storiografico che da quello giuridico e archivistico. Sul versante storiografico infatti è impossibile prevedere quali documenti si potrebbero rivelare in futuro utili per la ricerca storica; sotto il profilo giuridico risulta complicato affermare quali documenti non dovranno essere più utilizzati per la tutela determinati diritti o come prove; mentre dal punto di vista archivistico lo scarto è evidentemente in contrasto.

colprincipio del vincolo, infatti l'archivio è un complesso di documenti legati in vincolo originarioin un