Riassunto esame Archivistica, prof. Giambastiani, libro consigliato Archivistica generale, Romiti

LO SCARTO NELLA GESTIONE ATTUALE

Le operazioni di scarto devono tenere presenti alcuni aspetti

collegati con le metodologie della gestione della memoria:

a. La programmazione di uno scarto dovrebbe essere

strettamente collegata con la predisposizione di un Massimario

che dovrebbe essere realizzato preferibilmente attraverso un

collegamento con il Titolario di classificazione;

b. La realizzazione di un Massimario non può prescindere dalle

modalità di applicazione della legge 241 del 1990 modificata

con quella del 2005;

c. Non si può operare senza considerare la presenza reale,

attuale o futura, delle nuove tecnologie.

LO SCARTO DI MATERIALE CONSERVATO NELL’ARCHIVIO DI

DEPOSITO

Il soggetto che intende procedere alle operazioni di selezione e

scarto di materiale conservato presso il proprio archivio di deposito

deve intervenire operando con discrezionalità, ma avendo sempre

riguardo alla conservazione del vincolo:

a. Poiché le operazioni di scarto hanno un’incidenza economica

b. Lo scarto può essere preceduto da riproduzione del materiale.

MODALITA’ DESCRITTIVE DA ADOTTARSI PER IL MATERIALE

CHE SI INTENDE SCARTARE

Individuato il materiale da eliminare, la proposta di scarto deve

contenere, oltre al titolo, gli estremi cronologici e la consistenza in

kg. L’elemento fondamentale è individuabile nella specificazione dei

motivi dello scarto che danno la prova della correttezza

dell’intervento.

QUANDO SI PUO’ EFFETTUARE LA SELEZIONE E LO SCARTO

Ammessa quindi l’opportunità di procedere all’analisi, alla selezione

e all’eliminazione del materiale archivistico superfluo, è opportuno

individuare quando può effettuarsi l’intervento durante la vita di un

archivio.

Gli interventi volontari possono essere individuati nelle due

particolari tipologie: la prima, collocata in itinere, durante lo

svolgimento della fase formativa e la seconda, collocata durante la

giacenza del materiale di deposito.

IL SIGNIFICATO DELLA VOLONTA’ NELLO SCARTO

Si può avere uno scarto naturale e/o involontario, uno scarto

colposo, uno scarto preterintenzionale e uno scarto volontario:

a. Scarto naturale e/o involontario: può riferirsi a fattori naturali,

esterni, ad eventi di forza maggiore che non dipendono dalla

volontà del soggetto produttore;

b. Scarto colposo: può verificarsi quando l’operatore destina

l’archivio in una situazione o in una collocazione fisica

dubbiosamente idonea:

c. Scarto preterintenzionale: si ha quando chi ha il compito della

conservazione riserva all’archivio un condizionamento fisico

prevedibilmente pericoloso;

d. Scarto volontario: coincide con la più diffusa concezione dello

scarto cioè lo scarto come scelta del soggetto produttore.

LA QUALIFICAZIONE DELLO SCARTO

Un altro tema da tenere in considerazione è rappresentato dalla

valutazione della consistenza dell’intervento di scarto volontario,

che può essere totale, parziale o a campione. L’eliminazione

totale si verifica più frequentemente in casi di scarto guidati da

volontà, anche se non univoca; l’eliminazione parziale si attua di

solito nello scarto volontario; la cernita a campione avviene

attraverso un atto voluto.

LA SELEZIONE: SIGNIFICATO E CRITERI APPLICATIVI

Nel concetto di selezione devono essere incluse anche la attività

preparatorie, quali ad esempio la strutturazione dei Massimari

che ne fissano le modalità. La documentazione archivistica ha

diversi interessi:

a. Interesse pratico: se al momento della formazione è stato

mantenuto nell’archivio un documento, poiché la sua

presenza serviva per risolvere un problema pratico, quando

tale necessità viene a scomparire e non sussistono più

interessi ai fini della sua conservazione.

b. Interesse amministrativo: si può affermare che per gli

aspetti amministrativi vi è solitamente un ampio riferimento

cronologico e che permangono attivi per tempi piuttosto

ampi.

c. Interesse giuridico: gli elementi attestanti alcune rilevanti

situazioni giuridiche molto spesso non hanno una scadenza

cronologica e i motivi dello scarto si rivelano meno

operativi.

Questi elementi rappresentano l’humus impalpabile insito nella

documentazione e costituiscono le motivazioni che nella fase di

scarto si trovano ad assumere un ruolo decisivo e fondamentale.

d. Interesse culturale: applicando nella selezione parametri

valutativi culturali potremmo incorrere nel rischio della

soggettività delle scelte.

I MASSIMARI DI SCARTO

I Massimari di scarto sono quelle schematizzazioni che vengono

imposte con scopi di normalizzazione dei comportamenti e che sono

destinate a facilitare il lavoro, specie presso gli archivi di soggetti

pubblici. I Massimari si basano sopra le tre metodologie presentate:

interesse pratico, amministrativo e giuridico.

LO SCARTO, IL CONCETTO D’ARCHIVIO E LA FUNZIONE DEL

VINCOLO

È necessario provare altri tracciati che possano garantire un criterio

di maggiore oggettività nelle operazioni di selezione e scarto.

Se si considera il vincolo quale elemento naturale e originario ci si

colloca in una posizione teorica che non può non essere contraria

allo scarto; se si ritiene il vincolo come necessario, si ammette

anche teoricamente lo scarto. La qualificazione di necessario, sta a

significare che il vincolo non può non esserci, ma non esige che sia

naturale. PROPOSTE DI METODI OGGETTIVI

La selezione deve avvenire sopra un materiale che sia almeno in

parte ordinato. Nell’intervento di selezione l’archivista può svolgere

un’attività collocabile sopra due distinti livelli, tendenti:

Alla conservazione del documento: affinchè non si abbia

a. la distruzione del vincolo

Alla conservazione della notizia: si ha un certo materiale

b. primario e originale che può essere selezionato per

l’eliminazione, purchè all’interno della complessità si trovi

un altro elemento primario che contenga la stessa notizia.

CONCLUSIONE

Il problema dello scarto di materiale appartenente ad archivi su

supporto tradizionale deve essere affrontato seguendo diverse

prospettive:

- la prima è rappresentata dalla necessità di delimitare la

consistenza degli archivi in formazione;

- la seconda consiste nella predisposizione e nell’utilizzo di

massimari che consentano la conservazione del documento.

- la terza può essere realizzata nella creazione di strutture operative

e di professionalità;

- la quarta deve essere caratterizzata non tanto dalla necessità di

scegliere il materiale per l’eliminazione, quanto dall’impegno di

selezionare, per la conservazione, una attività che richiede

l’intervento di operatori archivistici culturalmente e

scientificamente preparati.

IL TRASFERIMENTO DALL’ARCHIVIO DI DEPOSITO

La legislazione italiana prevede che, trascorsi quarant’anni, la

documentazione archivistica giacente nell’archivio di deposito

debba essere trasferita nell’archivio della terza fase.

Ogni soggetto produttore, all’inizio di ogni anno, dovrebbe

trasportare nella sezione separata o nell’archivio storico la

documentazione relativa all’anno che ha concluso il quarantennio.

Per procedere al trasferimento, tra le attività da svolgere vi sono

quelle relative al riordinamento e quelle concernenti lo scarto.

Il passaggio della documentazione archivistica dal deposito alla

sezione separata avviene effettuando un’operazione interna al

soggetto produttore e interna alla memoria stessa e si chiama

versamento.

Si configura come versamento il trasferimento del materiale da un

archivio di deposito di un determinato soggetto produttore ad un

archivio di concentrazione, avente la medesima natura giuridica del

soggetto primario.

Si ha versamento, ad esempio, quando una Prefettura toglie una

parte del materiale presso il proprio archivio di deposito per

consegnarlo all’Archivio di Stato competente per territorio.

Prefettura e Archivio di Stato sono appartenenti allo “Stato”.

Gli archivi di concentrazione

La caratteristica di archivio di concentrazione oltre che agli Archivi

di Stato può essere estesa anche ad altre figure che non sempre

sono state create con tali finalità.

Si viene pertanto a creare una situazione particolare nella quale,

assieme alla documentazione “storica” del soggetto produttore

possono trovarsi i cosiddetti archivi aggregati i quali entrano a far

parte del complesso archivistico che li ospita.

In tempi recenti si è verificata un’altra trasformazione da archivio

storico a archivio di concentrazione: ci riferiamo agli archivi

ecclesiastici diocesani, denominati archivi vescovili o archivi

arcivescovili i quali hanno deciso di ricevere nei propri locali la

preziosa documentazione delle parrocchie.

IL DEPOSITO E GLI ALTRI PROCEDIMENTI TRA SOGGETTI DI

NATURA DIVERSA

Il trasferimento del materiale dall’archivio principale all’archivio di

concentrazione può avvenire:

- per versamento, quando il passaggio della documentazione si

realizza attuando un trasferimento tra due soggetti

appartenenti alla medesima struttura istituzionale ed aventi la

stessa natura giuridica

- per deposito, quando i soggetti tra i quali avviene il passaggio

non possiedono la stessa natura giuridica e istituzionale

- per donazione, quando la natura giuridica e istituzionale dei

soggetti non coincide, e quando il proprietario cede la

proprietà del bene a titolo gratuito.

- per alienazione, quando in un rapporto tra soggetti

giuridicamente e

istituzionalmente non omogenei, il proprietario cede

all’acquirente il materiale

a titolo oneroso.

IL DEPOSITO COATTIVO

La procedura di deposito può assumere anche una forma di

coattività quando ci si trova in situazioni che lasciano comprendere

l’esistenza di immediati, reali pericoli per la documentazione.

In presenza di situazioni di particolare urgenza, il Ministero può

imporre il restauro di alcuni documenti o prendere altri

provvedimenti finalizzati alla salvaguardia del materiale.

Gli interventi coattivi sugli archivi privati, notificati di notevole

interesse storico, sono realizzati qualora i proprietari non

garantiscano una idonea conservazione.

X - L’ARCHIVIO STORICO

L’ULTIMA FASE DELL’ARCHIVIO

La teoria e la prassi archivistica prevedono per la gestione della

terza fase le seguenti tipologie di intervento:

a. Riordinamento del materiale applicando il rispetto del metodo

storico istituzionale;