Riassunto esame Archivistica, prof. Giambastiani, libro consigliato Archivistica generale, Romiti

I - La disciplina archivistica: funzioni e limiti della disciplina archivistica

L’archivistica è una materia molto antica e si occupa della gestione della memoria scritta di soggetti pubblici e privati.

L’archivistica si occupa della modalità e delle procedure di formazione, dei principi di organizzazione, delle linee di conservazione, dei criteri e dei compiti che attengono alla tutela e all’organizzazione della documentazione realizzata dai vari soggetti produttori; nonché della individuazione degli strumenti per la ricerca ai fini della fruizione.

Il materiale archivistico si identifica generalmente con testi scritti. Ogni scrittura è caratterizzata da un supporto di diversa natura: nell’ultimo millennio si è avuta prima una prevalenza della pergamena, poi della carta; con l’introduzione delle tecnologie informatiche il supporto cartaceo sta cedendo il posto a quello elettronico.

L’archivio: nascita e conservazione

Ogni archivio nasce quando il soggetto produttore decide di conservare le testimonianze delle proprie operazioni.

Un archivio si forma in maniera involontaria, a differenza della biblioteca: ogni giorno nel mondo si produce un numero indefinito di archivi e un’altrettanta indefinita quantità viene distrutta.

Il materiale viene conservato quando è considerato necessario ed utilizzabile.

L’archivio, oltre ad essere considerato una memoria utile per risolvere i problemi attinenti alla gestione pratica, assume il ruolo di centro primario per la ricerca.

I due aspetti essenziali di un archivio sono: quello che si riferisce agli interessi pratici ed immediati e quello che riguarda le esigenze degli studiosi che studiano il passato.

La disciplina archivistica e le sue articolazioni

Le documentazioni teoriche e metodologiche sugli archivi, dalla seconda metà del Cinquecento ai successivi secoli, miravano a stabilire quali fossero gli elementi distintivi dell’archivio.

Pur nel diffondersi del concetto di archivio quale luogo di conservazione di memorie pubbliche appartenenti al passato, ci fu una nuova attenzione nei riguardi dell’archivio quale documentazione.

L’evoluzione della teoria archivistica è stata significativa e ha avuto i maggiori centri di sviluppo in Germania e Italia.

L’Archivistica generale affronta le tematiche basilari per la conoscenza dell’archivio. L’archivio è osservato nelle sue diversificate immagini che comprendono i momenti formativi, strutturali e le diverse operazioni.

La tematica focale della disciplina è dedicata agli elementi di maggiore rilievo dell’archivistica pura ovvero alle linee teoriche. Sono aspetti utili per comprendere la natura dell’archivio, la sua origine e il suo sviluppo.

L’Archivistica speciale è una disciplina che si occupa dell’origine, dello sviluppo e della gestione dell’archivio osservato nella sua realtà fattuale, ovvero come conseguenza dell’attività del soggetto produttore (distingue tra archivi pubblici, archivi privati, archivi ecclesiastici ecc.).

L’Organizzazione degli archivi approfondisce alcuni aspetti dell’Archivistica generale e analizza le attività procedurali necessarie per la gestione di ogni fase di vita dell’archivio.

L’Archivistica tecnica si incentra sulla terza fase dell’archivio storico, caratterizzato dall’ordinamento e dalla descrizione.

Nella gestione degli archivi si prendono in considerazione le diverse modalità di accesso ai fini della ricerca del materiale documentario.

L’Informatica applicata agli archivi è una disciplina che si limita alla realizzazione di interventi legati alle progettualità tecnologiche.

II - Gli archivi nella storia

Le memorie registrate su tavolette di argilla, attestate a partire dal terzo millennio a.c., ci fanno pensare alla presenza di operatori nell’ambito archivistico.

Scavi archeologici realizzati nella seconda metà del Novecento, primo fra tutti quello di Ebla (ventimila tavolette di argilla databili a partire dal 2400 a.C), ci forniscono indicazioni di comportamenti attestanti la presenza di regole organizzative.

Precedentemente, ci sono stati altri ritrovamenti nell’area della Mezza Luna, in Egitto e in Turchia, ove sono emersi ricchissimi depositi relativi alla civiltà Ittita, del secondo millennio a.c.

Il supporto realizzato con materiale argilloso, utilizzato da culture medio orientali, tra il terzo e il primo millennio a.c., ha consentito alla memoria archivistica di giungere a noi senza subire distruzioni di massa come per gli archivi romani, greci ed egiziani, formati con materiali più agili nella gestione, ma meno duraturi come per esempio la pelle, la pergamena e il papiro.

Gli archivi dell’età classica

Il supporto destinato ad accogliere le scritture, ha sempre rappresentato l’elemento fondamentale ai fini della produzione e della conservazione della documentazione.

Con un materiale molto consistente, si verificano situazioni che prevedono un ampio ambito cronologico di conservazione ma limitate capacità di diffusione e di fruizione, mentre un supporto agile e leggero fornisce notevoli possibilità di fruizione, ma limiti alla possibilità di durata nel tempo.

Un uso diffuso sino ai tempi recenti è quello dei supporti parietali per salvaguardare la memoria di avvenimenti ritenuti di altissimo rilievo.

Anche le tavolette lignee, utilizzate a Roma nell’età repubblicana, erano molto diffuse e venivano conservate con la massima cura ed attenzione in ambienti sacri, ma di esse non rimane traccia.

A Roma, però, la grande consistenza di iscrizioni marmoree lascia comprendere come vi fosse la profonda consapevolezza della necessità di trasmissione ai posteri della memoria. In epoca imperiale si avvertì la necessità di chiarire il significato dell’archivio; afferma Cencetti che in questo periodo “tutta l’archivistica assume forme non granché inferiori ai sistemi che usiamo ai tempi nostri”.

Se da un lato la diffusione di testimonianze scritte su strutture più funzionali condusse ad un sensibile incremento della produzione archivistica, d’altro lato tale sviluppo ebbe conseguenze negative sull’aspetto conservativo.

Un’eccezione è rappresentata dai “Rotoli del Mar Morto” per i quali il supporto membranaceo è sopravvissuto grazie alle particolari caratteristiche climatiche e ambientali e grazie anche alla non facile accessibilità del luogo di conservazione.

Gli archivi nell’età medievale

Nella seconda metà del primo millennio d.c., in epoca altomedievale, l’uso della pergamena e il significativo sviluppo sociale ed economico degli ordini religiosi, contribuirono alla conservazione di documentazione archivistica.

Il momento che rappresenterà il più incisivo sviluppo coincise con l’età dei Comuni quando l’introduzione della carta rese tutte le operazioni più agili, più rapide e più sicure. L’uso del “liber” quale nuova forma di registrazione della documentazione archivistica, divenne sempre più diffuso e fu favorito anche dalla conservazione della documentazione in armari (scaffaletti) che andavano a sostituire le poco pratiche casse.

A partire dal tredicesimo secolo, il livello di sviluppo dell’archivistica risulta certamente più elevato: la conservazione del materiale, inizialmente nelle mani del massaro, passò in quelle di un notaro che aveva il compito di tenere con ordine il materiale che proveniva dagli uffizi, classificandolo ed assicurandone la fruizione sia per gli usi del Comune, sia nell’interesse del cives (cittadino).

Verso la fine del tredicesimo secolo la figura del notaro incaricato di gestire l’archivio era ormai sostituita da quella del notaro-archivista, per lasciare poi il posto a quello di archivista-notaro. Ormai, già agli inizi del Trecento circa, l’attività dell’archivista era divenuta una professione.

Risalgono all’epoca comunale i primi regolamenti attinenti alla gestione dei pubblici archivi.

Nella seconda metà del sedicesimo secolo, specialmente in area tedesca, furono date alle stampe importanti opere archivistiche e, nel secolo successivo, si ebbero i primi significativi interventi anche da parte di teorici italiani. La presenza italiana nel contesto archivistico, in particolare durante la seconda metà dell’Ottocento, assunse spessore di notevole interesse nella fase di interpretazione del principio di provenienza e nella ideazione del metodo storico.

Gli archivisti toscani, per merito di studiosi della levatura di Francesco Bonaini, di Cesare Guasti e di Salvatore Bongi, offrirono un consistente contributo teorico e pratico alla soluzione di molteplici problemi riguardanti i nuovi criteri per il riordino degli archivi e furono i precursori dei teorici olandesi e di coloro che nel Novecento contribuirono al perfezionamento delle teorie archivistiche.

Gli archivi nella contemporaneità

Con l’introduzione delle tecnologie informatiche e telematiche si è resa opportuna la revisione di alcune di quelle che, ormai da decenni, erano ritenute tecniche consolidate. Tuttavia, gli interventi adottati, spesso, sono stati realizzati con una certa improvvisazione, prevalentemente a causa di una scarsa conoscenza da parte degli operatori tecnici circa le problematiche tecniche e metodologiche proprie dell’archivistica.

Negli ultimi tempi la situazione risulta sostanzialmente mutata e le attività si stanno effettuando attraverso procedimenti più consapevoli. Tale inversione di tendenza è stata possibile sia grazie ad una più intensa collaborazione tra il mondo informatico e quello archivistico, sia grazie ad organismi, quali l’AIPA (Autorità per l’Informatica della Pubblica Amministrazione), oggi CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), che hanno contribuito all’acquisizione di una maggiore consapevolezza.

III - L’archivio e l’archivistica

Il significato dell’archivio e dell’archivistica

Nell’uso comune, quando si parla di archivio, ci si riferisce ad agglomerati di carte che talora sono conservate in vista di una eventuale futura utilizzazione.

Si rileva una correlazione tra il termine archivio e l’insieme di informazioni che vengono riunite e conservate per finalità diverse, e che in tempi recenti sono gestite a livello tecnologico, grazie alla diffusione dell’informatica.

Il rilievo teorico della disciplina

A partire dal sedicesimo secolo, si è sviluppata un’ampia discussione teorica attorno alla natura ed alle funzioni dell’archivio e dell’archivistica che talora si è ritenuta un insieme di comportamenti, talora le si è attribuito il carattere di dottrina, talora è stata considerata una scienza.

L’archivistica fonda la propria natura sopra generali e particolari principi teorici ed il vero problema di questa disciplina si trova nella necessità di comprendere e di definire la natura dell’archivio.

Il termine archivio e le sue diverse accezioni

Il termine archivio ha avuto in passato e ha ancora oggi una applicazione piuttosto diffusa; esso è presente:

• Nel linguaggio strettamente archivistico;
• Nel linguaggio attinente alle discipline affini;
• Nel linguaggio di uso comune.

Nel linguaggio archivistico: l’archivio come “complesso documentario”

L’archivio è individuabile in ogni complesso di scritture, realizzato dai singoli soggetti produttori come diretta conseguenza della sua spontanea e naturale attività rivolta verso la società esterna. Il materiale così ottenuto si distingue per la necessaria presenza di uno specifico vincolo naturale.

Nel linguaggio delle discipline affini: l’archivio come “raccolta”

Al termine archivio può essere assegnato un significato non corretto, quando per archivio ci si riferisce alla “raccolta” di scritture, cioè di insiemi più o meno articolati di documenti, che sono stati riuniti occasionalmente o per finalità nelle quali il vincolo non ha un carattere naturale, ma dipende dalla volontà del soggetto. La raccolta si distingue dunque per la presenza di un vincolo volontario e riguarda soprattutto altri beni culturali, quali quelli librari e quelli artistici.

Gli archivi “riprodotti”

Nei tempi recenti si è diffusa la prassi di duplicare la documentazione prodotta. La realizzazione di tale intervento può essere effettuata:

• Per duplicazione: con il trasferimento del materiale sopra altro supporto, con maggiori prospettive per la conservazione della memoria in caso di distruzioni o perdite;
• Per sostituzione: una metodologia della quale all’atto della realizzazione della copia segue la distruzione dell’originale.

Questa soluzione può rendere meno drastiche quelle procedure di selezione e scarto che molto spesso distruggono irrimediabilmente significative memorie archivistiche.

Sino a pochi anni fa la tecnica di maggiore applicazione per la riproduzione era rappresentata dal microfilm, con la realizzazione di quelli che erano denominati archivi fotografici. Questi sistemi presentano indiscutibili vantaggi, ma anche limiti.

• Il microfilm risulta una tecnica che ancora oggi gode di molti estimatori, sia per la sua fruibilità, sia per la sua riproducibilità. Tuttavia, il reperimento dell’immagine è sempre un’operazione complessa;
• Le tecnologie informatiche e ottiche si presentano con supporti di natura virtuale ma tali da soddisfare le esigenze di fruizione.

L’archivio “informatico” e la “banca dati”

Nel linguaggio informatico al termine archivio corrisponde genericamente un insieme di dati che sono utilizzati per esigenze di ricerca; tale concetto corrisponde più a quello di raccolta, che a quello di archivio. Nell’ambito dell’archivio tecnologico si distinguono due diverse realtà costituite rispettivamente dagli archivi informatici, nati direttamente su supporto elettronico, e dagli archivi informatizzati, creati prima su supporto cartaceo e poi trasferiti. Lo scopo di questi archivi è consentire una più rapida gestione di dati ed una più incisiva possibilità di fruizione delle informazioni.

L’archivio quale “luogo di conservazione”

Il termine archivio è utilizzato anche per indicare il luogo ove si conserva la documentazione; questo elemento si collega alla teoria di età romana la quale sviluppava altri principi, quali quello della sacralità, della giuridicità, e del carattere pubblico della documentazione. Il luogo di conservazione si ricollegava con lo jus archivi. L’archivio quale luogo di conservazione ha continuato comunque ad essere usato anche in epoche più recenti.

L’archivio quale “istituzione” e “istituzione di concentrazione”

L’archivio viene considerato talora coincidente con l’istituzione che l’ha prodotto, per es. Archivio di un Comune o di una Camera di Commercio.

Il rapporto istituzionale assume una differente configurazione in riferimento agli archivi di concentrazione, i quali hanno lo scopo di conservare e tutelare complessi documentari realizzati da altri soggetti produttori.

L’insieme degli archivi che si conservano negli istituti di concentrazione non può essere considerato un complesso in senso organico, quanto piuttosto una raccolta di archivi.

Il trasferimento del materiale da un soggetto all’altro può avvenire a seguito di differenti figure giuridiche ed operative: per versamento, per deposito, per donazione, per alienazione.

L’archivio quale concetto “storiografico”

L’uso del termine archivio quando compare nelle intitolazioni di pubblicazioni risulta improprio dal punto di vista tecnico, poiché in queste situazioni non si ha il vincolo naturale e, in questi casi, si dovrebbe parlare di raccolta. Il più antico esempio è l’Archivio Storico Italiano.

L’archivio quale “bene culturale”

Il concetto di bene culturale ebbe il primo riconoscimento ufficiale con la Convenzione dell’Aja del 1954, firmata da quaranta stati di tutto il mondo e confermata poi in Italia con la legge del 1958. Tale accordo fu introdotto per la salvaguardia dei beni culturali in occasione di eventi armati, nella convinzione che gli attentati portati ai beni culturali, a qualsiasi popolo appartengano, costituiscono violenze al patrimonio dell’intera comunità internazionale. Si individuarono, insieme beni artistici, architettonici, archeologici, librari, anche gli archivi.

In Italia si provvide alla nomina di alcune Commissioni Parlamentari che avevano lo scopo di fornire indicazioni per l’istituzione di un apposito dicastero.

Il 1970 fu stipulata a Parigi, presso l’Organizzazione delle Nazioni Unite per l’Educazione, la Scienza e la Cultura, una Convenzione Internazionale con lo scopo di stabilire le misure da adottare per impedire l’illecita importazione, l’esportazione e il trasferimento di proprietà dei beni culturali, compresi gli archivi.

Il concetto ampio di bene culturale definito dalla “Franceschini” non consentiva una concreta realizzazione istituzionale. Nel 1974, per iniziativa dell’allora Presidente del Consiglio Aldo Moro e di Giovanni Spadolini, fu decisa l’istituzione di un Ministero per i Beni Culturali e Ambientali.

Il nuovo Ministero per i Beni Culturali e A