Riassunto esame Archivistica, prof. Giambastiani, libro consigliato Archivistica generale, Romiti

Archivistica generale: primi elementi

Capitolo 1: La disciplina archivistica

L'archivistica ha per oggetto la gestione della memoria scritta di soggetti pubblici e privati → si occupa dell'individuazione e della definizione della natura degli archivi, delle modalità e delle procedure di formazione, dell'organizzazione, della conservazione → ma anche della realizzazione di strumenti per la ricerca ai fini della fruizione. Ogni scrittura si trova su un supporto → carta, pergamena, tecnologie informatiche. Ogni archivio nasce quando il soggetto produttore decide di conservare le testimonianze delle proprie azioni. Il materiale si conserva quando è considerato utile e necessario → per soddisfare interessi pratici, amministrativi e giuridici. Archivio come centro primario per la ricerca → soddisfa esigenze di chi vuole conoscere il passato.

Discussioni teoriche e metodologiche più intense a partire dalla metà del Cinquecento → quali sono elementi distintivi dell'archivio? Archivio come luogo di conservazione di memorie pubbliche appartenenti al passato e come documentazione. Archivistica generale → vera natura di archivio, origine, sviluppo, il percorso naturale dell'archivio (fase iniziale → fase di deposito → fase finale), organizzazione internazionale dei settori gestionali. Archivistica speciale → origine, sviluppo, gestione osservato nella realtà fattuale, come diretta conseguenza dell'attività del soggetto produttore; studia le varie tipologie di archivio (pubblici, ecclesiastici, privati, pubblici statali, pubblici non statali…).

• Archivio corrente → nascita, forme di struttura, le competenze dell'Ufficio di Protocollo;
• Archivio di deposito → problemi relativi alla conservazione transitoria e correlati con l'attività di tutela, analisi, selezione e scarto;
• Archivio storico/sezione separata → interessi verso i criteri di riordinamento.

Archivistica tecnica → gestione della terza fase di vita dell'archivio con collegamenti con la fase di deposito; interesse verso l'ordinamento, descrizione, mezzi di corredo primari (elenchi, guide, inventari), strumenti per la ricerca. Gestione degli archivi → disciplina che si interessa alle modalità di accesso per scopi di fruizione e di ricerca del materiale documentario. Informatica applicata agli archivi → programmi riguardanti l'archivio di deposito, problematiche legate alla gestione dei massimari di conservazione, selezione e scarto.

Capitolo 2: Gli archivi nella storia

Memorie registrate su tavolette di argilla, attestate a partire dal III millennio a.C. → forse già allora c'erano operatori specializzati nell'ambito archivistico. 1975 scoperta archeologica di Ebla (Siria) → recupero di 20 mila tavolette di argilla databili a partire dal 2400 a.C. Altri ritrovamenti in Egitto e in Turchia. Materiale argilloso non ha subito distruzioni di massa → archivio di Ebla giunto quasi integro. Evoluzione dei supporti → da quelli macchinosi e pesanti ma più duraturi (tavolette di argilla), a quelli più leggeri ma più effimeri (pelle, pergamena, papiro, tela); rapporto inversamente proporzionale tra le condizioni di agibilità e la durata → uso di supporti anche parietali o registrazioni su lastre di marmo o di pietra per salvaguardare la memoria.

Tavolette lignee → album (imbiancate per essere scritte con l'inchiostro), tabulae cerussatae (cerate poi scritte a graffio, a volte unite tra loro da fili, andando a formare i codices) → molto diffuse e conservati in luoghi sacri (Es. Tempio di Cerere e Tempio di Saturno) MA nessuna traccia. Epoca romana imperiale → idea della memoria eterna dei fatti e della fides delle scritture degli archivi pubblici. Prima parte del primo millennio d.C. → testimonianze archivistiche, intese in senso tecnico, molto scarse; Rotoli del Mar Morto. Seconda metà del primo millennio d.C. → uso di pergamena contribuì alla conservazione della documentazione archivistica. Età dei Comuni → introduzione della carta; uso del liber (prima pergamenaceo, poi cartaceo) → conservazione in armari che sostituirono i poco capienti scrinia; accanto agli armari si usarono le casse o cassette per conservare documenti ritenuti più preziosi.

Dal XIII secolo la conservazione del materiale → passaggio dai massari al notaro o coppia di notari con incarichi di 6 mesi → classificare e assicurare la fruizione del materiale (per interessi di Comune e dei cives) → notari si specializzarono in quel mestiere → fine XIII secolo, notaro sostituito dalla figura del notaro-archivista e poi dall'archivista-notaro. Già agli inizi del Trecento l'attività dell'archivista era diventata una professione ben definita. Epoca comunale → primi regolamenti attinenti alla gestione dei pubblici archivi. Dibattito teorico solo dalla metà del XVI secolo, specialmente in area tedesca. Presenza italiana nel contesto archivistico europeo tra Seicento, Settecento e seconda metà dell'Ottocento → archivisti toscani (Francesco Bonaini, Cesare Guasti, Salvatore Bongi).

Capitolo 3: L'archivio e l'archivistica

Concezione volgare dell'archivio come luogo polveroso di agglomerati di carte → immagine negativa, quando l'archivio mira alla conservazione delle memorie e alla loro fruizione. L'archivio è individuabile in ogni complesso di scritture realizzato dai soggetti produttori a seguito e quale diretta conseguenza della sua spontanea e naturale attività rivolta verso la società esterna → necessaria presenza di un vincolo naturale che crea un collegamento organico tra i suoi elementi. Raccolta → insieme di documenti riuniti occasionalmente o per finalità prestabilite → il vincolo ha un carattere volontario (dipende dalla volontà del soggetto); raccolte sono biblioteche, pinacoteche, gipsoteche.

Prassi di duplicare la documentazione per conservare meglio e per occupare meno spazio: intervento può essere effettuato tramite:

• Duplicazione → trasferimento del materiale su un altro supporto; si riducono i rischi di usura;
• Sostituzione → si realizza la copia e si distrugge l'originale → significativa acquisizione di spazi; operazione positiva perché rende meno drastiche le procedure di selezione e scarto.

Archivi fotografici → metodo del microfilm:

• Microfilm e simili → limitata capacità di ingombro, fruibilità, riproducibilità;
• Tecnologie informatiche e ottiche → supporti di natura virtuale; problemi sulla sicurezza conservativa dei dati e incertezza dei termini di curata.

Ambito di archivio tecnologico → due realtà costituite dagli archivi informatici (nati direttamente sul supporto elettronico) e dagli archivi informatizzati (creati su supporto cartaceo e poi trasferiti su CD, DVD o floppy disk) → scopo: realizzare una più ampia e rapida gestione dei dati. "Archivio" usato anche per indicare il luogo in cui si conserva la documentazione → origine da concezione romana, che sviluppava certi principi (sacralità, fides, giuridicità, carattere pubblico della documentazione). Il luogo di conservazione si ricollegava con lo jus archivi.

L'archivio trova un riferimento immediato e diretto con l'istituzione che lo ha prodotto e con essa coincide. Archivi provenienti da altri soggetti: es. archivi aggregati (spesso sono archivi morti perché il soggetto produttore non è più attivo). Archivi di concentrazione → scopo primario di conservare e tutelare complessi documentari realizzati da altri soggetti produttori. L'insieme degli archivi che si conservano negli istituti di concentrazione è considerato come una raccolta di archivi. Trasferimento di materiale dal soggetto produttore al destinatario avviene solo a seguito di differenti figure giuridiche: per versamento, per deposito, per donazione, per alienazione.

Concetto di bene culturale → primo riconoscimento ufficiale nella Convenzione dell'Aja del 14 maggio 1954; elenco dei beni culturali: artistici, architettonici, archeologici, librari e archivistici. Nel 1974 su iniziativa di Aldo Moro e Giovanni Spadolini fu istituito in Italia un Ministero dei Beni Culturali e Ambientali. Gli archivi (dal 1874 erano assegnati al Ministero dell'Interno) furono tenuti separati dagli altri beni culturali (inseriti tra le competenze del Ministero della Pubblica Istruzione). L’esclusione era una sorta di dequalificazione culturale, poiché veniva riconosciuta solo la funzione amministrativa.

Decreto Legislativo del 2004 → entrata in vigore del Codice dei Beni Culturali → i beni culturali presentano un interesse artistico, storico, archeologico, archivistico e etnoantropologico; la tutela consiste nell'individuare i beni costituenti il patrimonio culturale e a garantirne la protezione e la conservazione per fini di pubblica funzione. Sostanziale distinzione tra archivi pubblici (azione protettiva a seguito della loro natura) e privati (attenzione solo per le testimonianze che rivestono interesse storico particolarmente importante → si introduce un criterio distintivo basato su scelte soggettive) → le scelte di tutela sono soggettive.

Capitolo 4: L'archivio e la sua evoluzione

Ogni archivio si colloca idealmente su 2 coordinate caratterizzate da verticalità temporale (da data di origine a data di chiusura) e orizzontalità territoriale ed istituzionale (ogni archivio si muove sopra un determinato territorio e in un preciso contesto sociale e istituzionale) → archivio come piano multi-strutturale.

Perché un archivio nasca, si formi e si conservi è necessaria la presenza di:

1. Esistenza di un soggetto produttore;
   • Ogni archivio deve essere considerato come memoria di attività compiute → per nascere ha bisogno di un soggetto (fino alla prima età moderna, solo soggetti pubblici, ovvero coloro a cui era stato riconosciuto lo jus archivi); in età contemporanea, tutti i soggetti possono essere produttori di archivi;
   • Tipologie di soggetti produttori:
     • Soggetti pubblici:
       • Soggetti pubblici statali → amministrazioni centrali dello Stato (es. Ministeri, Corte dei Conti, Consiglio di Stato) + amministrazioni statali periferiche (es. Prefetture, Questure);
       • Soggetti pubblici non statali Regioni, Province, Comuni, Comunità → Montane, Associazioni Intercomunali;
     • Soggetti privati:
       • Soggetti privati singoli → singole persone fisiche e giuridiche;
       • Soggetti privati complessi (nuclei familiari) → realtà complessa considerata nella sua unità culturale, sociale e giuridica;
       • Soggetti privati complessi (associazionismo) → 2 o più persone che si riuniscono per scopi non di lucro (Atto Costitutivo e Statuto);
       • Soggetti complessi dell'impresa → una o più persone che si riuniscono per scopi di lucro; gli archivi non devono rispettare regole per la conservazione se non dichiarati di notevole interesse storico, ad esclusione della documentazione contabile e fiscale;
2. Attività del soggetto produttore;
   • Ognuno dei soggetti produttori produce il proprio archivio solamente se svolge un'attività e se tale comportamento si rivolge all'esterno; l'attività del soggetto può essere inquadrata in 2 momenti: quando il soggetto si crea (si impone regole e strutture istituzionali) e quando il soggetto opera (attraverso le sue ramificazioni ufficiali);
   • L'archivio cessa di essere prodotto quando il soggetto assume una posizione di inerzia totale, che può essere transitoria (continua ad essere vivo anche se con pause e interruzioni) o definitiva (rimane immobile) → se il soggetto produttore scompare, l'archivio viene classificato come archivio morto;
3. Una particolare tipologia dell'attività del soggetto produttore;
   • Svolge un'attività archivistica solo se si rivolge al di fuori della propria entità, dopo aver sollecitato il mondo esterno, riceverà da esso elementi attestativi dei comportamenti (es. carteggi → lettere in arrivo e nota di risposta);
   • La non volontarietà alla base del concetto di formazione di ogni archivio;
4. La conservazione della memoria e la qualità del supporto;
   • Perché si crei un archivio è necessario che l'attività svolta dal soggetto produttore sia diretta a conservare le testimonianze delle diverse operazioni, fissandole su un supporto (pareti rupestri, lastre di pietra, tavolette d'argilla, papiro, pelle, pergamena, carta, microfilm, tecnologie elettroniche);
5. La volontà della conservazione della memoria;
   • I soggetti produttori sono liberi di conservare o meno le memorie prodotte a seguito della loro attività;
   • Soggetto privato fisico semplice → libertà molto estesa rispetto ai criteri di conservazione della documentazione archivistica;
   • Soggetto privato complesso e di impresa → più limitata area di libertà:
     • Associazione di fatto → i Soci hanno diritto di conoscere, attraverso l'archivio, le varie fasi di attività → se si elimina la documentazione, si potrebbe configurare come una forma di occultamento di operazioni contrarie alle disposizioni;
     • Soggetti di impresa → ulteriore limitazione costituita dagli obblighi specifici previsti dalle disposizioni legislative;
   • Soggetto pubblico → rapporto tra produzione archivistica e conservazione subisce ulteriore sbilanciamento a favore del principio della non eliminazione (durante fase costitutiva dell'archivio) → le autorità che sono preposte alla gestione dell'attività pubblica devono conservare la memoria della loro attività (testimonianza delle loro azioni al servizio del soggetto che rappresentano);
   • Concetto di "ordine" in archivistica → organizzare la memoria significa ordinarla → far sì che possa essere utilizzata → solo con la prospettiva della fruizione si può garantire l'esistenza dell'archivio; principio dell'ordine contenuto nel concetto di archivio → una delle finalità primarie dell'archivista:
     • Ordinare consiste nel dare una struttura logica per un rapido reperimento della documentazione;
     • Funzione di riordinare e conseguente necessaria attività di inventariazione;
6. Che la memoria sia legata da un particolare vincolo.

Capitolo 5: Il vincolo archivistico

Organizzazione della memoria → esigenze di stabilire criteri di ordine per far sì che il soggetto possa accedere e muoversi in una memoria ben organizzata. Carteggi → modalità formativa fondata su missive in entrata e in uscita → si dà vita alla costituzione di un complesso archivistico:

• Quando il soggetto riceve la prima missiva la memorizza e la conserva (in originale) collocandola in un luogo preciso affinché possa poi ritrovarla e utilizzarla;
• Il soggetto è tenuto a rispondere e invia la risposta dopo averla memorizzata, effettuando una fotocopia del documento e collocandola sopra la lettera in arrivo;
• Il ripetersi di queste azioni è alla base della formazione di un fascicolo;
• Fascicolo: complesso di carte, memoria di un'attività consequenziale, tra loro legate da un vincolo che deriva naturalmente dalle caratteristiche dell'attività del soggetto produttore dell'archivio;

NON si ha archivio se la documentazione non è la memoria di un'attività rivolta verso l'esterno e se la documentazione non è legata da un vincolo (ogni attività è finalizzata è coordinata e finalizzata) che deve corrispondere alla naturalezza (essendo naturale l'attività del soggetto). Vincolo naturale o originario e necessario → appartiene solo alla figura dell'archivio, per gli altri beni culturali si parla di vincolo volontario → si va a formare una raccolta dipendente dalla volontà del soggetto (es. biblioteche, pinacoteca, gipsoteca, videoteca).

Tipologie di vincolo:

• Vincolo istituzionale esterno → collegamento che intercorre tra l'entità produttrice dell'archivio e la realtà istituzionale esterna (a livello territoriale) con la quale tale soggetto interagisce;
• Vincolo istituzionale interno → si sviluppa in forma diretta in riferimento alla natura del produttore: ogni soggetto svolge l'attività come conseguenza della propria realtà istituzionale → il vincolo istituzionale interno si confronta con la struttura costitutiva dell'entità che realizza l'archivio;
• Vincolo archivistico esterno → collegamento necessario tra la documentazione che si trova presso il produttore e quella che si conserva presso gli altri soggetti che hanno svolto attività in correlazione con l'entità principale (e non ne hanno eliminato le testimonianze);
• Vincolo archivistico interno → nesso esistente nella documentazione realizzata e conservata dall'entità produttrice; Paola Carucci: nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l'archivio prodotto da un ente.

Operazioni di selezione e scarto → non incidono sulla natura del vincolo, ne modificano la struttura.

• Archivio apparente → esaminandolo, si rilevano elementi che rivelano che il vincolo naturale non è altro che un vincolo volontario mascherato (a posteriori, su archivi già formati);
• Archivio proprio → dotato di un vincolo naturale riconoscibile;
• Archivio improprio → il vincolo naturale, originariamente esistente, per cause diverse, non è più riconoscibile.