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ESTRATTO DOCUMENTO

Nelle strutture pubbliche ci sono uffici appositi che si occupano della gestione dei documenti e sono

gli “uffici del protocollo” che: Ricevono documenti

o Li registrano nei registri di protocollo

o Li inoltrano agli uffici competenti

o Spediscono all’esterno la pratica lavorata

o

L’ARCHIVIO DI DEPOSITO

Fase transitoria -> dopo l’archivio corrente, prima di quello storico.

Secondo Duranti deve corrispondere a 4 principi: 1) Essere sotto la responsabilità del soggetto

Produttore

2) Consentire rapidità di accesso ai dati

3) Mantenere ordine e organizzazione originaria

dei documenti

4) Non accettare documenti se non se ne conosce

la data di uscita verso l’archivio storico o lo

scarto

Nell’archivio storico ci sono documenti che possono essere aggregati ad una pratica corrente

(esempio lavori che vengono ripresi dopo anni) e documenti che vengono scartati perché privi di

interesse storico.

Diffusione di società di outsourcing che gestiscono archivi presso le loro strutture.

Lo scarto

Avviene nell’archivio di deposito prima del passaggio a quello storico.

Ci sono documenti che perdono utilità -> valore dell’importanza. I documenti più importanti sono

quelli che testimoniano gli aspetti più salienti di tale attività.

Anche nel mondo antico venivano eliminati alcuni documenti -> antico Egitto.

Eugenio Casanova -> lo scarto altera l’unitarietà dell’archivio.

Ladolini: le operazioni di scarto sono inevitabili.

Il principio di base è quello di salvaguardare le memorie essenziali eliminando tutte le altre.

Categoria di documenti potenzialmente inutili:

- Documenti in copia -> spesso facciamo troppe fotocopie

- Documenti ridondanti -> come le ripetizioni di testimonianze, documenti in duplice minuta

- Documenti di controllo -> ricevute delle raccomandate, ordini di spesa.

La documentazione reciproca è conservata presso mittente e presso il destinatario.

Massimari di scarto nella p.a.: elenchi ufficiali con riferimento agli elementi che compongono

l’archivio. Indica periodi minimi di conservazione.

ARCHIVI E INFORMATICA

Applicazione dei principi dell’archivistica all’informatica.

Leibniz -> codice binario

Turing -> per automatizzare un processo occorre scomporlo in operazioni semplici

Hollerith -> 1^ macchina da calcolo per l’elaborazione dei dati del censimento USA (macchina ad

aghi che stabiliva un collegamento elettrico che azionava una serie di indicatori).

L’EDVAC è il primo elaboratore moderno basato sul concetto di programma memorizzato.

L’informativa è permette di risparmiare tempo e denaro -> maggiore automazione in ogni campo.

Tre fasi cronologiche: 1) era del mainframe -> sistemi utilizzati per automatizzare lavori intensi

Come calcoli statistici. Dati introdotti nel sistema,

trattati in gruppo e poi utilizzati come resoconti.

Time sharing: più utenti allo stesso pc. 6

2) era dei p.c. -> IBM mette in commercio computer per scrivere,

giocare e disegnare.

3) era della rete -> collegamento ad internet

Il documento archivistico

E’ il prodotto di un’attività. Se essa cambia, i documenti si modificano in relazione a ciò.

Attività d’ufficio sono automatizzate: influsso sulle modalità di comunicazione.

Reti -> risparmio tempo, carta, energia e denaro in quanto documento spedito e documento ricevuto

nascono direttamente in formato elettronico.

Specificità dei documenti elettronici

Il documento elettronico è un documento che viene trattato e trasmesso per mezzo di un elaboratore

elettronico.

Difficoltà con quello tradizionale:

- Produzione ed accesso -> il documento tradizionale è su carta

Il documento elettronico è riportato su un supporto cui l’uomo non

può accedere essendo costituito da numeri binari che assumono la forma

di un documento ogni volta che l’uomo desidera accedervi.

- Rapporto fra contenuto e strumento -> la forma (o struttura logica) è il modo in cui un

contenuto viene riportato su un supporto materiale e costituisce un tutt’uno essendo

indivisibile. Nel documento elettronico la forma non dipende dalla struttura materiale ed è

costituita da codici binari che lo codificano. La forma del documento quella che appare sullo

schermo. Necessario che il software presenti la struttura originaria -> dubbi sull’autenticità

del documento.

- Contesto (rapporto con altri documenti) -> un documento acquista senso quando è inserito

nella sua struttura originaria di produzione.

Il cartaceo nel fascicolo.

Il documento elettronico -> rapporto fra un documento e l’altro è individuato da funzioni del

software che definiscono la struttura di compilazione.

“metadati” ossia dati su dati (come i tag) e aiutano a creare un fascicolo virtuale -> danno

info sul contesto e sulla struttura di un documento.

Un documento può avere molteplici contesti contemporaneamente (tag).

Un fascicolo virtuale è un aggregato significativo di documenti.

Si possono creare fascicoli combinando documenti di altri fascicoli -> con documenti reali non

sarebbe possibile perché di distruggerebbero gli archivi. (es. fascicolo previdenziale contiene

doc. del fascicolo sul lavoro e il certificato di nascita).

I database e gli ipertesti

Il database è un documento elettronico che non trova esatto riscontro nel mondo tradizionale.

Insieme di informazioni organizzate in modo tale che il computer possa rapidamente trovare quello

che cerchiamo.

Nella struttura (tabella) ogni casella è un campo (field) ed ogni riga è un record. Il record è come un

documento poiché contiene info correlate tra loro e dotate di significato.

Un insieme di record forma un database che può essere paragonato ad una serie archivistica.

Il database può essere costituito da più tabelle -> database relazionale.

Il collegamento tra 2 tabelle è il campo chiave, un numero che riconduce ad un certo dato in un'altra

tabella.

Consiglio Nazionale degli Archivi ha posto problema dei database -> sono documenti? Sono

contenitori di documenti?

Opinione che i database contengono soltanto dati o info che non sono il prodotto di scambi di dati.

Opinione che il database sia il risultato di un negozio e quindi è considerato un documento. 7

Il sistema di gestione elettronica dei documenti

La gestione della documentazione e l’archivio è un’attività svolta da persone e strutture interne

all’ente che produce la documentazione. Non sempre chi si occupa di redarre documenti ne cura poi

la parte archivistica -> in passato se ne occupavano i notai.

Gli archivisti hanno realizzato delle linee guida per una corretta gestione economica dei documenti

tra cui il MOREQ ossia il più sviluppato sistema di prescrizioni per adattare le metodiche tradizionali

dell’archivistica ai sistemi informatici.

IL MOREQ

Insieme di prescrizioni per adattare i principi dell’archivistica ai documenti elettronici.

Caratteristiche funzionali

Il documento elettronico è costituito da contenuto, strutture, contesto e presentazione (cioè come

appare il documento su schermo o stampante).

- Ogni documento deve avere una scheda descrittiva (metadati ossia dati circa i dati) senza la

quale il documento sarebbe privo del suo contesto proprio come un foglio senza fascicolo.

- I documenti vanno organizzati come se fossero in fascicoli -> cartelle elettroniche

- Possibilità di vietare l’accesso ai documenti e tener traccia di ogni consultazione

- Per quanto riguarda lo scarto il sistema deve segnalare le scadenze che faranno poi decidere

all’operatore se eliminare o meno il documento.

Caratteristiche non funzionali

- Facilità d’uso

- Scalabilità (capacità di servire il numero di utenti per i quali è progettato. Se sono pochi

servono strutture tecniche meno complesse)

- Correttezza orari di funzionamento, riapertura veloce dopo un guasto

- Standard tecnici conformi ai vari hardware

- Rispetto delle leggi.

Metadati

Dati su dati.

Alcuni si applicano allo schema nel suo insieme e poi, a scalare, al fascicolo e infine al documento.

1) Codice identificazione

2) Argomento

3) Autore

4) Incaricato della trattazione

5) Data

6) Destinatario

7) Tipo documento

8) Data registrazione

9) Soggetti abilitati alla consultazione

10) Categorie di sicurezza

11) Precedenti categorie di sicurezza

12) Metadati di conservazione (cioè caratteristiche tecniche del file).

Outsourcing e gestione dati da terzi

Nel caso che il soggetto produttore affidi i suoi documenti ad imprese esterne, il MOREQ fornisce una

serie di prescrizioni:

- Contratto elenca servizi svolti

- Si deve documentare il passaggio di consegna dei documenti

- Il cliente deve poter accedere rapidamente ai suoi contenuti

- Procedure sicure

- Il cliente deve verificare che le procedure di archiviazione non comportino perdita di dati 8

Rischi della conservazione a lungo termine (10 anni minimo) riguardano la degradazione dei supporti

che rendono i documenti illeggibili, l’obsolescenza degli hardware e dei formati di lettura dei

documenti.

Per conservare i file si operano procedure di : migrazione -> verso nuovi formati

Emulazione -> trasferimento verso nuovi hardware con

software in grado di imitare il vecchio

Hardware

Mantenimento della vecchia tecnologia

Unione dati e software

In breve:

- I supporti devono essere conservati in ambienti compatibili con la durata desiderata

- Il sistema deve includere funzioni di confronto delle copie delle info

- Il sistema deve consentire la conversione in massa dei documenti

- Il fornitore del sistema deve avere un programma di adeguamento della tecnologia e deve

usare standard diffusi

L’ESPERIENZA ITALIANA: DAL SISTEMA TRADIZIONALE AL PROTOCOLLO INFORMATIZZATO

Il sistema archivistico basato su protocollo e titolario giunse a maturazione ad inizio 20 secolo

quando le amministrazioni pubbliche iniziavano a divenire più complesse.

Nuovi centri di gestione della documentazione.

Iniziative di riforma della gestione della documentazione -> informatizzata, automazione delle

procedure (workflow ossia flusso documentario).

Disciplina della documentazione amministrativa

1992 – Istituzione dell’AIPA (Autorità informatica pubblica amministrazione) con il compito di guidare

e coordinare i processi di informatizzazione.

1997 avvio procedimenti di semplificazione amministrativa in 2 linee operative:

1) Riduzione all’indispensabile delle norme che regolano la vita civile ed economica -> a

causa della globalizzazione (formazione di un unico sistema mondiale) -> legislazioni più

semplici

2) Compilazione di testi unici che raccolgono e coordinano tutte le norme di un dato settore

-> si accavallavano leggi e regolamenti.

Esempio: T.U. della documentazione amministrativa -> si occupa di formazione, rilascio e

gestione di documenti amministrativi. Il documento amministrativo è ogni

rappresentazione del contenuto di atti delle p.a.. Oggi sono anche virtuali grazie alla firma

digitale.

Il sistema di gestione informatica della documentazione deve:

- Garantire sicurezza ed integrità di sistema

- Garantire la corretta registrazione dei protocolli di entrata/uscita

- Informazione sul collegamento tra documento ricevuto e documento formato adottando

provvedimenti

- Consentire l’accesso al sistema da parte dei soggetti interessati

- Garantire la corretta organizzazione dei documenti nel sistema archivistico.

Tutti i documenti sono oggetto di registrazione del protocollo -> codice, data ecc.

Firma digitale -> Un testo viene trasformato in simboli alfanumerici con cui ciascuno dei simboli

corrisponde ad una lettera o un numero del testo stesso (es. A1 B2) -> chiave di cifratura

ARCHIVI STORICI

Il passaggio dei documenti all’archivio storico: un nuovo contesto

Persa l’utilità pratica i documenti passano all’archivio storico dove si trovano uniti a quelli di altri enti

-> pericolo che la documentazione venga utilizzata come fonte di singole notizie decontestualizzate.

9

Il soggetto produttore si libera di memoria non più utile allo svolgimento delle attività.

18 sec -> idea del conservare documenti antichi per studio o ricerca.

Parallelamente si sviluppano grandi archivi storici europei dove i criteri di ordinamento si

ispirano alla mentalità razionalistica dell’epoca e quindi i documenti originari vennero alterati per

ricevere una nuova organizzazione basata su nuove materie o categorie -> idea che l’ordinamento

originale fosse irrazionale quindi bisognava riordinare tutto.

1765 -> documentazione delle antiche magistrature dello Stato di Milano.

Dopo esser stata materialmente concentrata a Palazzo Marini a San Fedele venne

riorganizzata dividendo ogni materia dall’altra senza badare da quale dipartimento o tribunale erano

stati maneggiati i documenti. Ogni materia venne smembrata e disorganizzata. Distrutta la forma

originale per andare a formare un archivio unico diviso in 33 titoli da Peroni.

1794-> Francia – Apertura degli archivi agli studi.

Idea che i documenti dell’antico regime avessero esclusivamente interesse storico.

Organizzata in una serie di archivi dipartimentali, tutti i fondi archivistici vennero divisi in quadri di

classicazione

1841-> divieto di mescolare serie e documenti di diversa provenienza -> principio del rispetto dei

fondi ossia rispetto dell’archivio inteso come produzione dei documenti di un singolo soggetto.

Altra causa che spinse a riorganizzare gli archivi per materia fu l’organizzazione dei pubblici poteri

nell’antico regime -> le funzioni di un ufficio si sovrapponevano e confondevano con quelle di altri ->

stesso affare trattato da più uffici quindi la documentazione relativa alla medesima questione era

riunita tutta assieme senza contare l’organismo che se ne era occupato.

Principi di organizzazione in Germania e Inghilterra erano basati sulla provenienza -> unità originaria

dell’archivio in quanto prodotto di un determinato soggetto. Si contrappone al principio del

contenuto che teneva conto del contesto originario delle singole strutture.

Bonaini -> teorico dell’ordinamento storico degli archivi.

Ogni istituzione è nata, evoluta. Bisogna rispettare il fatto e ristabilirlo. Mantenere

originaria sequenza di produzione dei documenti.

Sistema di ricerca non sulle materie ma sulle istituzioni -> chi fa una ricerca prima individua gli

organismi che svolsero attività nella materia che gli interessa, poi reperisce documentazione.

Archivistica moderna -> unico sistema per conservare il patrimonio informativo di un archivio è

mantenerne inalterata la struttura (ogni alterazione dei rapporti originari costituisce perdita più o

meno grave di informazione).

Funzioni dell’archivio storico:

- Ricostituzione dell’ordinamento originale delle carte

- Predisporre soddisfacenti strumenti di ricerca.

La ricostituzione dell’ordinamento originario

Archivi che hanno perso la loro organizzazione originaria:

- a causa di archivisti che organizzano male ricerca

- a causa di eventi catastrofici, bellici

- per incuria dell’ente produttore

Cosa fare?

- Conoscere il soggetto produttore e la sua storia (l’archivio è la memoria del soggetto

produttore)

- Conoscere discipline che regolavano l’attività svolta dal produttore e le norme sulla

conservazione dei documenti

E’ un circolo vizioso -> il documento è manifestazione dell’applicazione delle norme.

Per ricostruire un archivio è utile compilare schede dove si indicano le caratteristiche di ciascuna

unità -> si riordinano le schede e poi i documenti in essere descritte. Se esiste un titolario bisogna

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DETTAGLI
Corso di laurea: Corso di laurea in scienze archivistiche e librarie (Facoltà di Lettere e Filosofia e Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari)
SSD:
A.A.: 2014-2015

I contenuti di questa pagina costituiscono rielaborazioni personali del Publisher albascura87 di informazioni apprese con la frequenza delle lezioni di Archivistica generale e studio autonomo di eventuali libri di riferimento in preparazione dell'esame finale o della tesi. Non devono intendersi come materiale ufficiale dell'università La Sapienza - Uniroma1 o del prof Paoloni Giovanni.

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