Riassunto esame Archivistica generale, prof. Paoloni, libro consigliato Elementi di archivistica, Londei

IL MOREQ

Insieme di prescrizioni per adattare i principi dell’archivistica ai documenti elettronici.

Caratteristiche funzionali

Il documento elettronico è costituito da contenuto, strutture, contesto e presentazione (cioè come

appare il documento su schermo o stampante).

- Ogni documento deve avere una scheda descrittiva (metadati ossia dati circa i dati) senza la

quale il documento sarebbe privo del suo contesto proprio come un foglio senza fascicolo.

- I documenti vanno organizzati come se fossero in fascicoli -> cartelle elettroniche

- Possibilità di vietare l’accesso ai documenti e tener traccia di ogni consultazione

- Per quanto riguarda lo scarto il sistema deve segnalare le scadenze che faranno poi decidere

all’operatore se eliminare o meno il documento.

Caratteristiche non funzionali

- Facilità d’uso

- Scalabilità (capacità di servire il numero di utenti per i quali è progettato. Se sono pochi

servono strutture tecniche meno complesse)

- Correttezza orari di funzionamento, riapertura veloce dopo un guasto

- Standard tecnici conformi ai vari hardware

- Rispetto delle leggi.

Metadati

Dati su dati.

Alcuni si applicano allo schema nel suo insieme e poi, a scalare, al fascicolo e infine al documento.

1) Codice identificazione

2) Argomento

3) Autore

4) Incaricato della trattazione

5) Data

6) Destinatario

7) Tipo documento

8) Data registrazione

9) Soggetti abilitati alla consultazione

10) Categorie di sicurezza

11) Precedenti categorie di sicurezza

12) Metadati di conservazione (cioè caratteristiche tecniche del file).

Outsourcing e gestione dati da terzi

Nel caso che il soggetto produttore affidi i suoi documenti ad imprese esterne, il MOREQ fornisce una

serie di prescrizioni:

- Contratto elenca servizi svolti

- Si deve documentare il passaggio di consegna dei documenti

- Il cliente deve poter accedere rapidamente ai suoi contenuti

- Procedure sicure

- Il cliente deve verificare che le procedure di archiviazione non comportino perdita di dati 8

Rischi della conservazione a lungo termine (10 anni minimo) riguardano la degradazione dei supporti

che rendono i documenti illeggibili, l’obsolescenza degli hardware e dei formati di lettura dei

documenti.

Per conservare i file si operano procedure di : migrazione -> verso nuovi formati

Emulazione -> trasferimento verso nuovi hardware con

software in grado di imitare il vecchio

Hardware

Mantenimento della vecchia tecnologia

Unione dati e software

In breve:

- I supporti devono essere conservati in ambienti compatibili con la durata desiderata

- Il sistema deve includere funzioni di confronto delle copie delle info

- Il sistema deve consentire la conversione in massa dei documenti

- Il fornitore del sistema deve avere un programma di adeguamento della tecnologia e deve

usare standard diffusi

L’ESPERIENZA ITALIANA: DAL SISTEMA TRADIZIONALE AL PROTOCOLLO INFORMATIZZATO

Il sistema archivistico basato su protocollo e titolario giunse a maturazione ad inizio 20 secolo

quando le amministrazioni pubbliche iniziavano a divenire più complesse.

Nuovi centri di gestione della documentazione.

Iniziative di riforma della gestione della documentazione -> informatizzata, automazione delle

procedure (workflow ossia flusso documentario).

Disciplina della documentazione amministrativa

1992 – Istituzione dell’AIPA (Autorità informatica pubblica amministrazione) con il compito di guidare

e coordinare i processi di informatizzazione.

1997 avvio procedimenti di semplificazione amministrativa in 2 linee operative:

1) Riduzione all’indispensabile delle norme che regolano la vita civile ed economica -> a

causa della globalizzazione (formazione di un unico sistema mondiale) -> legislazioni più

semplici

2) Compilazione di testi unici che raccolgono e coordinano tutte le norme di un dato settore

-> si accavallavano leggi e regolamenti.

Esempio: T.U. della documentazione amministrativa -> si occupa di formazione, rilascio e

gestione di documenti amministrativi. Il documento amministrativo è ogni

rappresentazione del contenuto di atti delle p.a.. Oggi sono anche virtuali grazie alla firma

digitale.

Il sistema di gestione informatica della documentazione deve:

- Garantire sicurezza ed integrità di sistema

- Garantire la corretta registrazione dei protocolli di entrata/uscita

- Informazione sul collegamento tra documento ricevuto e documento formato adottando

provvedimenti

- Consentire l’accesso al sistema da parte dei soggetti interessati

- Garantire la corretta organizzazione dei documenti nel sistema archivistico.

Tutti i documenti sono oggetto di registrazione del protocollo -> codice, data ecc.

Firma digitale -> Un testo viene trasformato in simboli alfanumerici con cui ciascuno dei simboli

corrisponde ad una lettera o un numero del testo stesso (es. A1 B2) -> chiave di cifratura

ARCHIVI STORICI

Il passaggio dei documenti all’archivio storico: un nuovo contesto

Persa l’utilità pratica i documenti passano all’archivio storico dove si trovano uniti a quelli di altri enti

-> pericolo che la documentazione venga utilizzata come fonte di singole notizie decontestualizzate.

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Il soggetto produttore si libera di memoria non più utile allo svolgimento delle attività.

18 sec -> idea del conservare documenti antichi per studio o ricerca.

Parallelamente si sviluppano grandi archivi storici europei dove i criteri di ordinamento si

ispirano alla mentalità razionalistica dell’epoca e quindi i documenti originari vennero alterati per

ricevere una nuova organizzazione basata su nuove materie o categorie -> idea che l’ordinamento

originale fosse irrazionale quindi bisognava riordinare tutto.

1765 -> documentazione delle antiche magistrature dello Stato di Milano.

Dopo esser stata materialmente concentrata a Palazzo Marini a San Fedele venne

riorganizzata dividendo ogni materia dall’altra senza badare da quale dipartimento o tribunale erano

stati maneggiati i documenti. Ogni materia venne smembrata e disorganizzata. Distrutta la forma

originale per andare a formare un archivio unico diviso in 33 titoli da Peroni.

1794-> Francia – Apertura degli archivi agli studi.

Idea che i documenti dell’antico regime avessero esclusivamente interesse storico.

Organizzata in una serie di archivi dipartimentali, tutti i fondi archivistici vennero divisi in quadri di

classicazione

1841-> divieto di mescolare serie e documenti di diversa provenienza -> principio del rispetto dei

fondi ossia rispetto dell’archivio inteso come produzione dei documenti di un singolo soggetto.

Altra causa che spinse a riorganizzare gli archivi per materia fu l’organizzazione dei pubblici poteri

nell’antico regime -> le funzioni di un ufficio si sovrapponevano e confondevano con quelle di altri ->

stesso affare trattato da più uffici quindi la documentazione relativa alla medesima questione era

riunita tutta assieme senza contare l’organismo che se ne era occupato.

Principi di organizzazione in Germania e Inghilterra erano basati sulla provenienza -> unità originaria

dell’archivio in quanto prodotto di un determinato soggetto. Si contrappone al principio del

contenuto che teneva conto del contesto originario delle singole strutture.

Bonaini -> teorico dell’ordinamento storico degli archivi.

Ogni istituzione è nata, evoluta. Bisogna rispettare il fatto e ristabilirlo. Mantenere

originaria sequenza di produzione dei documenti.

Sistema di ricerca non sulle materie ma sulle istituzioni -> chi fa una ricerca prima individua gli

organismi che svolsero attività nella materia che gli interessa, poi reperisce documentazione.

Archivistica moderna -> unico sistema per conservare il patrimonio informativo di un archivio è

mantenerne inalterata la struttura (ogni alterazione dei rapporti originari costituisce perdita più o

meno grave di informazione).

Funzioni dell’archivio storico:

- Ricostituzione dell’ordinamento originale delle carte

- Predisporre soddisfacenti strumenti di ricerca.

La ricostituzione dell’ordinamento originario

Archivi che hanno perso la loro organizzazione originaria:

- a causa di archivisti che organizzano male ricerca

- a causa di eventi catastrofici, bellici

- per incuria dell’ente produttore

Cosa fare?

- Conoscere il soggetto produttore e la sua storia (l’archivio è la memoria del soggetto

produttore)

- Conoscere discipline che regolavano l’attività svolta dal produttore e le norme sulla

conservazione dei documenti

E’ un circolo vizioso -> il documento è manifestazione dell’applicazione delle norme.

Per ricostruire un archivio è utile compilare schede dove si indicano le caratteristiche di ciascuna

unità -> si riordinano le schede e poi i documenti in essere descritte. Se esiste un titolario bisogna

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riunire insieme i fascicoli relativi ad ogni voce di esso.

STRUMENTI DI DESCRIZIONE: L’INVENTARIO E LA GUIDA

L’inventario descrive le singole unità che compongono il fondo archivistico secondo la sua

organizzazione originale.

Elemento essenziale è il rispetto dell’ordine gerarchico delle serie e delle relazioni fra documenti.

L’inventario deve descrivere le singole unità archivistiche (devono essere numerate). La segnatura

archivistica indica il numero che occupa nella sequenza originaria e il rapporto con il complesso

documentario.

La segnatura archivistica è diversa dalla collocazione bibliografica -> indica il rapporto con le altre

unità e non la collocazione a scaffale.

L’inventario serve anche a dare informazioni sul contesto originario di produzione del documento ->

fa rivivere il contesto.

La prefazione illustra tutti gli aspetti, descrive i contenuti delle singole unità archivistiche.

A seconda dell’ampiezza della descrizione abbiamo:

- inventari analitici (dicono titolo e oggetto dei singoli fascicoli)

- inventari sommario (fornisce numero buste contenenti i fascicoli)

Gli inventari non possono essere utilizzati come fonti di informazione alternativa alla consultazione

diretta del materiale.

L’inventario è uno strumento di descrizione fondamentale del singolo fondo archivistico che deve

essere integrato anche da altri strumenti -> le istituzioni hanno bisogno di strumenti che indichino

loro le caratteristiche generali della documentazione delle istituzioni in oggetto. Esempio la Guida

Generale degli Archivi di Stato.

LA GUIDA GENERALE DEGLI ARCHIVI DI STATO ITALIANI

Guida generale degli archivi di stato italiani > esempio a livello internazionale

Scopo di fornire info sugli archivi di stato italiani -> descrizione standardizzata dei fondi conservati

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