Riassunto esame Archivistica generale, prof. Paoloni, libro consigliato Elementi di archivistica, Londei

Cap. 1 Memoria comunicazione documento

L'uomo affronta la lotta per la sopravvivenza con l'organizzazione del lavoro, che prevede la separazione dei compiti e la gestione delle attività basata sulla comunicazione. La mente umana è in grado di decodificare simboli e suoni per mezzo dell'influenza culturale. La memoria biologica riguarda fatti e situazioni. È soggetta a dimenticanze e, per ovviare a queste, l’uomo ha iniziato a produrre documenti.

Oggi, si utilizzano documenti. Nell'antichità, esisteva un sistema di memoria artificiale consistente in ogni oggetto utilizzato per registrare e conservare tracce. Le informazioni dipendevano dalla disposizione degli oggetti. Nel settimo millennio arrivarono le cretulae, tavolette di argilla poste a garanzia di un oggetto (funzione simile al nostro sigillo di cera). Le cretulae divennero poi documenti rappresentanti le quantità di merce. Nel quarto millennio avvenne l'invenzione della scrittura, un modo di fissare il linguaggio attraverso dei simboli (alfabeto).

La classificazione dei documenti

Il termine documento deriva dal latino "docere" (insegnare) e "monumento" (ricordare), e trasmette conoscenze. Si usa anche nelle arti figurative ma bisogna distinguere tra ciò che trasmette conoscenze e ciò che non lo fa.

Due tipi di documento

• Quelli creati per trasmettere informazioni nel corso di un’attività.
• Quelli che incorporano un insieme di informazioni in un unico documento.

La conversazione ha un significato determinato dall’incontro dei temi e delle idee di tutti i partecipanti. Il senso è comprensibile ascoltando l’insieme dei dialoghi, come nel caso scritto delle lettere tra due persone. Invece, il discorso o orazione è tenuto da un singolo soggetto con precisa intenzione di comunicare, come nel caso scritto di un libro o manuale.

Due categorie di documenti

• Creati allo scopo di fornire informazioni: non hanno bisogno di altri documenti per essere compresi e hanno lo scopo di incrementare la conoscenza.
• Prodotti nel corso di un’attività: finalizzati allo scambio di informazioni necessarie all’attività stessa. La loro piena interpretazione è possibile solo nel contesto in cui si trovano, come nel caso dei documenti archivistici.

Il documento volontario ha sempre una finalità informativa esplicita: aumenta le conoscenze, dà ordini, orienta un processo decisionale (es. indicazioni stradali), fornisce informazioni economiche (es. un bilancio). Il documento archivistico accompagna lo svolgersi di un’attività producendone i documenti passo passo (ad esempio, il procedimento amministrativo per la concessione di un bene pubblico è accompagnato da un documento che spiega le motivazioni che hanno condotto a tale decisione).

Gli elementi del documento

Il documento archivistico si compone di due elementi:

• Materia di cui è composto
• Contenuto

La materia o supporto del documento si divide in:

• Supporto materiale: dove si scrive. Dai graffiti al papiro, dalle tavolette di cera alla carta che apparve in Europa grazie agli Arabi.
• Supporto non tradizionale: quelli per i quali è necessaria una macchina per fruire delle informazioni in essi contenute.

Quando si produce un documento, il contenuto viene trasferito su un supporto materiale. L’ordine delle parole esprime il contenuto. Nel campo dei documenti prodotti da autorità, bisogna seguire alcune regole come la redazione della lettera su carta intestata. Nel caso di provvedimenti, va citata la motivazione e l’articolo di legge; senza queste, è nullo. La lettera circolare sulle regole e raccomandazioni per la formulazione tecnica dei testi legislativi è rilasciata dai presidenti delle Camere e del Consiglio e contiene norme per la redazione dell’atto legislativo (ad esempio, è vietato il congiuntivo e il futuro, vietate espressioni come "deve" "ha l’obbligo", vietata forma passiva). Nel campo privato si seguono regole formali come le frasi di saluto, la data e la firma.

I documenti hanno un’impostazione grafica. La diplomatica studia le forme del documento e il suo rapporto con il soggetto produttore. È nata nel 17° secolo per giudicare l’autenticità dei documenti antichi e medievali. L’archivistica studia i documenti nel loro insieme.

Rapporti dei documenti fra loro e con i loro produttori

I produttori dei documenti

Documentare significa produrre documenti. Produrre documenti spetta al soggetto o soggetto immateriale (ente, organismo). Le persone immateriali non hanno memoria biologica (cervello) ma hanno bisogno di organizzare la loro memoria in strutture complesse. Un’attività è un insieme di azioni coordinate per il raggiungimento di un obiettivo. Richiede comunicazione che, salvo casi di attività semplici basate sulla comunicazione orale, si svolge attraverso la predisposizione e trasmissione degli scritti. Più è complessa l’attività, più è complessa la produzione di documenti.

I documenti hanno una sequenza cronologica e di produzione: per conoscere l’attività dobbiamo consultarli in ordine di produzione. L’informazione meta testuale va oltre il testo: leggendo due o più documenti l’informazione è completa. Ad esempio, Garibaldi risponde alla richiesta di ritirare il Trentino con "obbedisco". L’informazione è completa perché sappiamo cosa gli viene chiesto e cosa viene risposto. La conoscenza di un solo documento ci fornirebbe un’informazione incompleta. Bisogna leggerli nell’ordine giusto.

La sequenza di produzione dei documenti assegna a ciascuno di essi un posto prefissato nella catena informativa dell’attività stessa. Alterare il posto dei documenti significa dare informazioni sbagliate. Il compito di documentare l’attività compete a chi la svolge: tanti soggetti = diverse rappresentazioni della stessa realtà. La produzione dei documenti è fatta a supporto dell’attività ma non è l’attività stessa. La memoria del fatto non è il fatto stesso: se lo fosse non avremmo tante rappresentazioni della stessa realtà. Il documento non riflette il fatto in sé stesso ma l’opinione che il produttore ne ha. Un evento può essere raccontato in modi differenti (esempio, una battaglia raccontata dai due avversari).

Dal documento all'archivio

I documenti, dopo esser stati prodotti, devono essere organizzati per poter servire. Non tutti i documenti vengono conservati per sempre, proprio come la memoria nel nostro cervello che ci porta a ricordare soltanto le cose più importanti. Un documento può essere utile per alcuni, inutile per altri (es. lo scontrino fiscale ci serve per poco mentre l’imprenditore deve conservarlo per anni). La memoria documentata deve poter essere utilizzata in un momento successivo. La sede ideologica e materiale dei documenti è l’archivio.

I documenti archivistici hanno due caratteristiche:

• Essere emanazione di un soggetto unico e determinato -> soggetto produttore
• Avere una sequenza univoca stabilita dall’ordine di produzione -> relazioni corrette tra documenti

I documenti di un archivio devono avere rapporti con il soggetto produttore e mantenere la sequenza originaria. Secondo Cencetti, la vita dell’archivio si svolge in funzione dell’ente stesso.

Definizione dell'archivio

L’archivio viene dal greco "archeion", palazzo del magistrato ove venivano conservati i documenti. Dal latino "archivium" ossia insieme di documenti e locale dove venivano conservati. L’archivio è la struttura per mezzo della quale un soggetto organizza stabilmente la propria memoria documentaria. La dottrina archivistica si è avviata nel 16° secolo e sviluppata nel 18°.

Secondo diversi studiosi:

• Bachmann, Zinkernagel: l'archivio era raccolta atti di Stato.
• Ehrard: l'archivio è la raccolta di scritture fatta al servizio dell’amministrazione segreta e utile alle relazioni storiche.
• Richou: gli archivi sono depositi di documenti che interessano i diritti degli enti o dei privati.
• Kuch: l’archivio è la totalità degli scritti destinati alla conservazione e prodotti nella gestione degli affari di un’autorità, famiglia o singola persona.
• Holtzinger: è una raccolta ordinata di scritture ufficiali provenienti dal passato.
• Sebastiani: l’archivio è una raccolta di documenti a scopo amministrativo e può essere prodotto soltanto da pubbliche autorità.
• Casanova: l’archivio è una raccolta di documenti conservata per il conseguimento degli scopi di un ente.
• Cencetti: è il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o individuo per l’esercizio delle proprie funzioni.
• Lodolini: è un complesso di documenti formatisi presso un soggetto nel corso della sua attività, i quali, una volta perduto l’interesse per lo svolgimento dell’attività, vengono selezionati per la conservazione permanente negli archivi storici. Per lui, il termine "archivio" può essere usato solo nei confronti della documentazione storica mentre tutti i restanti documenti vengono definiti "registrazioni" o "prearchivi".

L’archivio nasce quando i documenti perdono la loro utilità per il soggetto produttore e diventano beni culturali. In Italia, i documenti sono archiviati appena prodotti. In Germania, le pratiche entrano...