Riassunto esame Archivistica pubblica, Prof. Giambastiani Laura, libro consigliato Archivistica pubblica, Antonio Romiti

RISPETTO DELLE MATERIE

DELL’ORDINE CRONOLOGICO

RISPETTO

RISPETTO DELL’ARTICOLAZIONE DELLE ATTIVITÀ

RISPETTO DELLE MATERIE

dell’applicazione dell’ordine per materia comporta quasi sempre un deciso intervento della

La scelta

volontà da parte di chi ha il compito dell’organizzazione. Poiché ogni archivio si caratterizza per una

molteplicità di materie ne consegue un numero maggiore di possibilità di ordini. Nella fase formativa

dell’archivio ed al momento dell’ordinamento la creazione di serie per materia può essere accettabile

poiché in tale situazione costitutiva i criteri organizzativi dipendono dalla volontà del soggetto.

RISPETTO DELL’ ORDINE CRONOLOGICO

Le attività del soggetto produttore si svolgono in un contesto di spazio e di tempo e pertanto il rispetto

dell’applicazione di tali elementi nella fase organizzativa della memoria diviene spesso irrinunciabile.

Doppia interpretazione di cronologia:

• Un ordine cronologico collegato con l’effettiva indicazione cronologica presente sopra la

memoria scritta.

• Un ordine cronologico che si riferisce all’indicazione cronologica del momento nel quale un

soggetto provvede alla registrazione nella propria memoria della documentazione prodotta da

lui stesso o da altri soggetti.

RISPETTO DELLE ARTICOLAZIONI DELL’ATTIVITÀ

Si tratta di un criterio che trova la sua naturale e prevalente applicazione presso i soggetti pubblici i

quali sono determinabili poiché già al momento della nascita hanno compiti operativi definiti dalle

competenze loro attribuite da leggi o regolamenti.

Il protocollo

Il protocollo fu istituito in epoca Napoleonica con lo scopo di snellire le procedure che riguardavano

la registrazione dei movimenti della documentazione che entrava e usciva dai vari soggetti produttori

con specifico riferimento a quelli pubblici. Il termine protocollo ha un significato molto ampio:

• Da un lato si collega con l’ufficio che gestisce la documentazione che entra a far parte della

memoria del soggetto produttore.

• Dall’altro si identifica con il registro che ha il compito di acquisire tutti gli elementi necessari

per sancire tale procedura.

L’ufficio protocollo ha il compito:

• Di acquisire il materiale documentario che viene gestito dal soggetto produttore

• Di registrare tale materiale in un apposito registro

L’ufficio di protocollo rappresenta il CENTRO DELL’ AMMINISTRAZIONE DELLA MEMORIA

DI OGNI SOGGETTO PRODUTTORE. Una delle prime operazioni che si effettuano nella catena di

gestione è rappresentata dal ritiro e apertura della posta. La seconda operazione di questo ufficio

consiste nella registrazione dei dati relativi alla documentazione in entrata nell’apposito registro di

rispettare l’ordine cronologico di ingresso del materiale. La

protocollo. È compito di questo ufficio

registrazione a protocollo deve fornire dati certi: se viene eseguita manualmente non deve contenere

cancellatura o correzioni a meno che non siano state vidimate e rese effettive, se viene compiuta in

forma elettronica dovrà rispettare il principio dell’immutabilità dei campi.

è seguita dall’apposizione sul documento di un timbro contenente i 4

La procedura di registrazione

ELEMENTI essenziali del protocollo. L’ufficio protocollo è poi tenuto ad effettuare la distribuzione

del materiale ai singoli uffici incaricati della gestione delle pratiche. Alla conclusione di ogni periodo

protocollare previsto e racchiuso nell’arco dell’anno solare nella prima quindicina di gennaio,

l’ufficio protocollo ha il compito di recuperare nei singoli uffici gestori le pratiche concluse, riunirle

seguendo gli schemi organizzativi stabiliti dal Titolario di classificazione in vista del loro

trasferimento nell’archivio di Deposito.

l’ufficio protocollo:

Per ricapitolare

• Riceve la posta

• La apre

• La registra nel registro protocollo

• La distribuisce agli uffici competenti

• Dopo un anno, a gennaio, recupera le pratiche chiuse, prepara il trasferimento della

documentazione all’archivio di deposito

Il registro di protocollo deve essere uno ed uno solo per ogni soggetto poiché ogni entità produttrice

memoria. Gli elementi che ci permettono l’individuazione sono:

può avere una sola

• (determinato in base a un’estensione cronologico annuale)

IL NUMERO PROGRESSIVO

• IL MOMENTO ESATTO DELL’INGRESSO (nella memoria del soggetto)

• IL NOME, COGNOME

• IL CONTENUTO DEL DOCUMENTO (descritto in forma sintetica ma sufficientemente

esauriente)

REGOLA DEL QUATTRO: in mancanza di uno solo degli elementi, la protocollazione risulta

inefficace dal punto di vista pratico, amministrativo e giuridico.

Si evidenzia la NATURA GIURIDICA del registro di protocollo che viene considerato un:

ATTO PUBBLICO: con la conseguenza che colui che lo redige deve essere considerato a tutti gli

effetti un “pubblico ufficiale”

ATTO PUBBLICO DI FEDE: così che può essere utilizzato non solo per evenienze pratiche o

amministrative, ma anche per qualsiasi necessità probatoria.

ATTO PUBBLICO DI FEDE PRIVILEGIATA: conferma e rafforza il concetto di fede e

stabilisce la sua validità assoluta, salvo prova di falso.

Il protocollo informatico

Il documento archivistico informatico è semplicemente definito come una rappresentazione

informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti. La configurazione del documento, quando

visualizzato sullo schermo è una funzione del software. L’ambiente digitale è caratterizzato dalla

sostanziale instabilità fisica dei documenti. Non è sufficiente far conto sull’esistenza di un

documento originario prodotto in un ambiente protetto e conservato senza modifiche, ma è

indispensabile avere una serie di principi che governino tutto il processo di formazione e

conservazione dimostrandone l’affidabilità. Nella normativa europea si è cercato di individuare

strumenti in grado di firmare elettronicamente i documenti e di assicurare il raggiungimento di

Quest’ultima ha

obbiettivi analoghi a quelli tradizionalmente perseguiti con la firma autografa.

due funzioni essenziali:

INDICATIVA: identificazione dell’autore del documento

DICHIARATIVA: attribuzione di responsabilità del contenuto del documento all’autore

univocamente identificato.

L’ARCHIVIO DI DEPOSITO

2)

Nell’evoluzione della vita di ogni archivio, dopo la fase formativa relativa all’archivio corrente,

la documentazione viene trasferita nel locale di deposito, ovvero in una condizione di transito, in

vista di quella che sarà la collocazione finale. Il materiale che entra a far parte di questa nuova

fase gestionale ci sta per 40 anni. Una volta trascorsi, i documenti potranno essere trasferiti nella

sezione separata o in un archivio storico di concentrazione dove svolgeranno una funzione dotata

di prevalenti connotati culturali e potranno essere consultati.

Nell’archivio di deposito confluiscono le pratiche chiuse. Gli archivisti responsabili di questa

sezione devono preoccuparsi di recuperare con la diretta collaborazione degli archivisti della fase

corrente tutte le memorie definite ed acquisirle con modalità corrette. Il titolario dovrà dunque

essere l’elemento guida per una corretta ricostruzione della consistenza archivistica in questa fase.

L’archivio sarà gradualmente costituito seguendo alcuni principi tecnici tra cui il CARTEGGIO

sarà riorganizzato seguendo lo schema suggerito dalla struttura protocollare ovvero sarà suddiviso

per anno e sarà articolato nel rispetto dei titoli, delle classi, delle sottoclassi e dei fascicoli. I

LOCALI che saranno individuati per l’archivio di deposito dovranno essere in possesso di

particolari requisiti:

• Non essere umidi e non avere eccessive immissioni di luce

• Essere collocati in aree distanti da fonti idriche o di calore

• Essere dotati di mezzi di sicurezza

• Essere dotati di attrezzature informatiche e di una rete internet

• Essere esclusivi e non contenere altro materiale che non sia archivistico

• Essere tenuti chiusi a chiave

Prima di spostare i documenti dall’ e nell’archivio di deposito, essi vengono tutti analizzati, per

eliminare tutto ciò che appesantisce e che non serve. Lo SCARTO ARCHIVISTICO infatti è un

momento fondamentale e delicato e consiste in un’operazione a carattere irreversibile. È composto

da 2 interventi:

• Un primo scarto, programmato, dovrebbe avvenire sia durante lo svolgimento della pratica

sia immediatamente dopo la conclusione della stessa

• Un secondo scarto dovrebbe essere effettuato durante la fase di deposito

Poiché le operazioni di scarto hanno una incidenza economica è opportuno valutare il rapporto tra

spesa e risultato. L’elemento fondamentale è la specificazione dei motivi dello scarto e sarà compito

dell’archivista precisarli.

Differenti tipologie di scarto:

• SCARTO NATURALE e/o INVOLONTARIO: può riferirsi a fattori naturali, esterni, ad

eventi di forza maggiore che comunque non dipendono dalla volontà del soggetto produttore.

• SCARTO COLPOSO: l’operatore mette l’archivio in una situazione fisica non idonea e a

causa di ciò essa subisce danni.

• SCARTO PRETERINTENZIONALE: si ha quando chi ha il compito della conservazione

riserva all’archivio un condizionamento fisico prevedibilmente pericoloso e comunque

scarsamente idoneo per la sua integrità, lasciando poi al caso la possibilità di un esito finale

più o meno negativo.

• VOLONTARIO: l’incaricato intende volontariamente eliminare dall’archivio gli

SCARTO

elementi ritenuti inutili. Lo scarto volontario può essere: ELIMINAZIONE TOTALE che si

verifica più frequentemente in caso di scarto non volontario, più raro in situazioni volontarie,

ELIMINAZIONE PARZIALE, LA CERNITA A CAMPIONE che avviene attraverso un atto

voluto, si realizza operando per settori.

La legislazione italiana prevede che, trascorsi quarant’anni la documentazione archivistica

giacente nell’archivio di deposito debba essere trasferita nell’archivio storico. Si tratta di un

intervento che richiede una programmazione ed un personale ben formato. Il trasferimento del

materiale può avvenire seguendo modalità diverse:

• VERSAMENTO: quando il passaggio della documentazione si realizza attuando un

trasferimento tra due soggetti appartenenti alla medesima struttura istituzionale ed aventi

la stessa natura giuridica, NON SI HANNO VARIAZIONI DI PROPRIETÀ.

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