Riassunto Archivistica e biblioteconomia, prof. Tasca, libro consigliato Archivistica generale, di Antonio Romiti

ETÀ CONTEMPORANEA

Con l’introduzione delle tecnologie informatiche e telematiche, e con l’adozione di una serie di disposizioni normative,

si è resa necessaria la revisione di alcune di quelle che sono ritenute metodologie e tecniche consolidate. Interventi

spesso effettuati con leggerezza eccessiva, a causa spesso di una scarsa conoscenza degli operatori tecnici circa le

problematiche teoriche e metodologiche proprie dell’archivistiche; una situazione che oggi, per fortuna, sta cambiando,

grazie a una più intensa collaborazione fra operatori archivistici e informatici.

VINCOLO ARCHIVISTICO

La memoria scritta presenta alcune peculiarità che caratterizzano il concetto di archivio. A titolo esemplificativo, si pensi

alla tipologia dei carteggi. La procedura formativa si realizza nel rispetto di alcuni comportamenti, che si collegano con

un principio fondamentale dell’archivistica, e cioè l’organizzazione della memoria; una memoria disorganizzata rischia

infatti di divenire ingestibile, e di conseguenza è necessario stabilire preliminarmente criteri di ordine.

Nel caso dei carteggi la formazione, fondata su missive in entrata e missive in uscita registrate nella memoria del

soggetto produttore, danno via a un complesso archivistico. Ipotizzando la continuazione di un rapporto comunicativo

fra il soggetto e il destinatario, si asssite alla costituzione del fascicolo, ossia un complesso di carte memoria di un’attività

consequenziale; tali carte sono legate da un vincolo, che deriva naturalmente dalle caratteristiche del soggetto

produttore in relazione all’attività di tutti gli altri soggetti. Poiché non si ha archivio se la documentazione non è memoria

di un’attività rivolta all’esterno, e poiché ogni attività è coordinata e finalizzata, non si ha archivio se la documentazione

prodotta non è legata da un vincolo, che deve essere naturale. --

VINCOLO NATURALE = spesso definito necessario, tipico ed esclusivo dell’archivio, mentre per gli altri beni culturali si

parla – quando esiste – di volontario (nel caso di una biblioteca, formata a seguito di un’attività dipendente dalla precisa

volontà di chi la costituisce, secondo una configurazione simile a quella della raccolta e tipica delle organizzazioni

definite museali). –

Il vincolo può essere:

ISTITUZIONALE ESTERNO = collegamento fra l’entità produttrice e la realtà istituzionale nella quale essa opera; la sua

funzione è significativa nella fase di riorganizzazione, e nella necessità di applicazione del principio di provenienza

territoriale in contrapposizione a quello di pertinenza territoriale.

ISTITUZIONALE INTERNO = rapporto fra l’entità produttrice e le altre realtà sociali a essa collegate; è significativo nella

valutazione del principio di provenienza.

ARCHIVISTICO ESTERNO = si propone nel rapporto fra produttore, unità referenti e archivio prodoto; costituisce la

motivazione fondamentale dell’organizzazione dell’archivio.

ARCHIVISTICO INTERNO = attiene al nesso esistente nella documentazione realizzata e conservata dall’entità

produttrice; è individuabile nel nesso che lega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l’archivio

prodotto da un ente (Carucci).

Il concetto di vincolo non tiene sempre in conto le situazioni concrete, e in tal senso è lecito chiedersi sempre:

Quale tipologia di vincolo sia necessaria per la qualificazione di un archivio; è evidente, quindi, che le fattispecie

di vincolo archivistico abbiano maggiore attinenza con le procedure di riordinamento.

Quale debba essere il livello di ordinamento di un archivio per consentire l’individuazione del vincolo

archivistivo: a livello teorico si dovrebbe attendere la chiusura delle fasi di riordino, ma nella pratica questo

creerebbe una situazione senza uscita, giacché sarebbe impossibile riordinare una documentazione con

procedure archivistiche senza la certezza di avere effettivamente davanti un archivio. In tale contesto,

l’operazione parte necessariamente dalla rilevazione del vincolo istituzionale.

Quale debba essere il momento dell’accertamento, e quali i parametri utili all’individuazione del vincolo.

Quanto incidano sulla natura del vincolo e sul concetto di archivio le procedure di selezione e scarto. In linea

di massima esse non incidono, ma modificano la struttura del vicnolo; se un insieme documentario nasce con

la caratteristica della naturalezza essa rimane, parimenti se nasce volontario tale rimarrà. Non si può però

escludere che un archivio diventi raccolta, a seguito di una dispersione e sucessiva riaggregazione, così come

può essere il contrario, qualora si riesca a ricostruire il vincolo originario. –

Può succedere che il vincolo naturale sia solo apparente. L’archivio apparente si ha quando, dalla struttura, si rilevano

elementi assimilabili a un vincolo naturale, che si rivela però un vincolo volontario mascherato.

La valutazione erronea nasce da un accertamento a posteriori effettuato su archivi già formati, che può essere

fuorviante in quanto la natura di un archivio non è data dai contenuti, bensì dai nessi; e poiché I nessi non sono prodotti

dalla volontà dei soggetti, bensì dalle modalità conseguenti le loro attività, l’elemento che consente di attribuire la

caratteristica di archivio a una documentazione è individuato nelle procedure di formazione.

Si distingue quindi fra archivio proprio, dotato di vincolo naturale riconoscibile; vincolo improprio, nel quale il vicnolo

naturale, essitente in origine, non è più riconscibile per motivazioni diverse; e l’archivio apparente. –

Può accadere che l’impossibilità di rilevare un vincolo naturale non ne escluda l’esistenza. Questa ipotesi si riferisce

all’archivio proprio, costituito secondo procedure tecniche corrette, magari depauperato a seguito degli interventi di

eliminazione compiuti dallo stesso produttore. In tal caso, non si può escludere la qualificazione di archivio, poiché

l’attribuzione rimane valida pur in assenza di parte del vincolo, purché esista la certezza della sua esistenza in origine.

--

Perché si possa parlare di archivio esaminando una documentazione già formata, si devono quindi individuare in esso

complessità e organicità, ma soprattutto va considerato l’aspetto procedurale, nel quale si trova il momento che separa

l’archivio dalla raccolta, e quindi il bene archivistico da qualsiasi altro bene culturale.

Seppre il rapporto organico possa essere insito in tutte le categorie dei Beni Culturali, è altrettanto vero che nell’archivio

è indispensabile, mentre in essi è facoltativo; situazione confermata dalla normazione, che per i Beni Culturali – a

eccezione di quelli archivistici – prevede la demolizione o la modifica senza l’autorizzazione del Ministero.

Per quanto attiene gli archivi, gli orientamenti normativi sono diversi; essi non possono essere smembrati, neppure con

autorizzazione ministeriale. Non si deve quindi dimenticare che l’archivio vero è composto da scritture orgiianli,

solitamente uniche, e la mancanza di una di esse – causa dell’interruzione del vincolo naturale – può portare alla non

comprensione dell’intero complesso. Negli altri Beni Culturali, così come nelle raccolte, questo non succede.

VITA DELL’ARCHIVIO

ARCHIVIO VIVO = Ogni archivio ha una vita attiva, delimitata cronologicamente in maniera non predeterminata,

dipendente dal periodo di attività del produttore. La nascita dipende quindi da fattori individuati nella nascita e nelle

procedure di costituzione del soggetto, nell’attività del soggetto, nella realizzazione di memorie registrate per iscritto e

nella volontà del produttore di conservarle. L’archivio svolge quindi le sue prerogative assumendo funzioni che

dipendono dalle caratteristiche dei diversi momenti evolutivi, durante i quali la struttura fisica dell’archivio rischia di

subire pesanti modificazioni. Fra queste la frammentazione, operazione che tende a creare gli spezzoni che incidono

negativamente, essendo esse un complesso essenzialmente organico.

ARCHIVIO MORTO = Se il produttore cessa di esistere (morte del soggetto fisico, modifiche all’istituzione), l’archivio

diventa un archivio morto; una condizione riconosciuta in quanto nella nuova situazione la documentazione entra in un

contesto di staticità, e vengono a mancare le possibilità di accrescimento. Quando l’archivio è in vita sostiene l’attività

del produttore e I soggetti a lui correlati; un ruolo, però, che continua a svolgere anche da morto, assolvendo ancora al

ruolo di memoria e testimonianza. Per tali funzioni è necessario però un riferimento esterno, che può essere un Istituto

di concentrazione appositamente individuato.

--

Durante la vita dell’archivio il produttore si trova nella necesità di operare interventi che condizionano I momenti che

che attengono il materiale archivistico. L’archivio può quindi essere definito sulla base delle diverse fasi di sviluppo:

CORRENTE = a seguito dell’attività del produttore la documentazione si forma attraverso un naturale accrescimento,

determinato dalla necessità di entrare in relazione con la società. Questa fase, di durata non prederminata, si inaugura

con l’inizio della pratica e si conclude con la chiusura. La legislazione italiana (D.P.R. 1409/1963) non è intervenuta per

delimitarne la durata, ma in alcune situazione una indicazione naturale è proposta dalla gestione annuale del protocollo,

per cui il periodo minimo corrente corrisponde con l’anno solare.

DI DEPOSITO = il materiale, chiusa la fase di accrescimento, pur conservando la propria vitalità pratica, amministrativa

e giuridica, trova una collocazione fisica transitoria in attesa di soluzione. Durante questa fase, che per la legislazione

italiana dura un quarantennio, si svolgono attività organizzazioni e di selezione.

STORICA = La documentazione viene conservata in funzione del suo valore storico, a uso del produttore e di terzi; con

il tempo acquisice interesse culturale, pur mantenendo valore pratico, amministrativo e giuridico.

--

In Italia il teroico seicentesco Bonifacio considerò l’archivio quale unica realtà, mentre in Germania, intanto, si visse il

dibattito fra archivsti, aventi in gestione la documentazione storica, e i registratori, incaricati della fase corrente e spesso

della successiva sezione di deposito. I primi insistevano nel considerare archivio soltanto quello gestito da loro, e

attribuivano alle fasi precedenti la denominazione di registratura.

Si individuò quindi un