Riassunto Archivistica e biblioteconomia, prof. Tasca, libro consigliato Archivistica generale, di Antonio Romiti

Archivistica

L'archivistica è una materia antica e complessa, che ha per oggetto la gestione della memoria scritta di soggetti pubblici e privati. Si occupa della individuazione e della definizione della natura degli archivi, delle modalità e delle procedure di formazione, dei principi di organizzazione, conservazione e tutela della documentazione realizzata dai soggetti produttori. Il materiale archivistico si identifica generalmente con rappresentazioni scrittorie, che possono essere realizzate su supporti diversi (pergamena, carta, elettronico).

Origine degli archivi

Ogni archivio nasce quando il soggetto produttore decide di conservare le testimonianze delle proprie operazioni. Il materiale è conservato quando è considerato utile e utilizzabile, nel presente o nel futuro; un atteggiamento che si verifica soprattutto nelle fasi iniziali, quando la conservazione soddisfa interessi pratici, amministrativi e giuridici, riferibile al soggetto principale e a tutti gli altri a esso correlati. Con il trascorrere del tempo, la possibilità di conservazione della documentazione archivistica diventa più precaria, a causa di rischi naturali, di forza maggiore e legati all’imperizia del gestore dell’archivio. Nella sua ultima fase, l’archivio assume rilevanza per la ricerca.

Sviluppo della disciplina archivistica

Nel tempo, gli studiosi hanno cercato di individuare e classificare la disciplina archivistica, con difficoltà date dalla natura stessa dell’archivio, che si presenta di solito con caratteri di specialità. Le discussioni teoriche e metodologiche si sono intensificate a metà Cinquecento, e miravano a stabilire gli elementi distintivi dell’archivio, tentando di risolvere le divergenze fra l’archivio in formazione (prerogative pratiche e amministrative) e quello già consolidato (ricerca). Contemporaneamente, il termine archivio prese a significare tanto il luogo quanto la documentazione stessa.

Moduli della disciplina archivistica

• Archivistica generale: Tematiche base di conoscenza dell’archivio, dei suoi principi teorici, giuridici e gestionali. L’archivio è osservato nei suoi momenti formativi e strutturali, e per quanto concerne le attività che si riferiscono alle diverse operazioni. La materia offre sintetiche indicazioni sulla storia degli archivi, focalizzandosi sui suoi elementi puri, quindi teorici. Comprende poi un quadro relativo all’organizzazione nazionale e internazionale dei settori gestionali.
• Archivistica speciale: Origine, sviluppo e gestione dell’archivio osservato nella sua realtà fattuale, quale conseguenza dell’attività del soggetto produttore. Studia quindi la nascita, lo sviluppo e la gestione degli archivi nella loro appartenenza a specifiche tipologie, indirizzandosi alla conoscenza del presente e del passato.
• Organizzazione degli archivi: Approfondimento del modulo generale, con attenzione agli aspetti tecnici. Aspetti basilari della nascita, della formazione e della gestione dell’archivio corrente; protocollo, procedure manuali e d’informatizzazione. Conservazione, selezione e scarto dell’archivio di deposito. Criteri di ordinamento e inventariazione; mezzi di corredo, strumenti di ricerca e applicazioni tecniche nell’ambito dell’archivio storico.
• Gestione degli archivi: Modalità di accesso ai fini della ricerca e della fruizione del materiale documentario. La disciplina introduce alla consapevolezza delle modalità di gestione delle realtà conservative archivistiche, con riguardo per gli archivi di concentrazione.
• Informatica applicata: Interventi legati alle progettualità tecnologiche. L’ampiezza del campo d’azione della disciplina è data dall’esigenza di applicazioni in fase corrente, di deposito e storica. Non mancano programmi diretti all’archivio deposito, relativamente alle problematiche legate alla gestione dei massimari di conservazione, selezione e scarto.

Concetto di archivio

Nell’uso comune si parla di archivio per riferirsi ad agglomerati di carta che, non essendo più di interesse per i soggetti produttori, sono conservati in vista di una futura e potenziale utilizzazione. A conferma dell’accezione negativa sta la definizione del 1986 conservata nel Dizionario dei sinonimi e contrari, del tutto inesatta.

Per rimanere nell’uso comune, si osserva correlazione fra archivio e l’insieme di informazioni riunite e conservate per fini diversi, recentemente gestite a livello tecnologico. Il concetto di archivio non è tuttavia così semplicemente vicino a quello di raccolta di informazioni; l’esistenza di un archivio in senso stretto dipende infatti da una molteplicità di elementi, quali le modalità formative, le scelte conservative, le motivazioni e le finalità.

Per definire le funzioni dell’archivistica si è talvolta inteso un insieme di comportamenti, prevalentemente pratici e preferibilmente ripetitivi, ma Romiti ritiene che l’archivistica si fondi su generali principi teorici, e che gli aspetti gestionali trovino la loro ragione funzionale nell’elaborazione di elementi dottrinari. Il vero problema della disciplina è quindi nella necessità di comprendere e definire la natura dell’archivio.

Il termine "archivio"

Il termine archivio ha avuto e ha una applicazione diffusa, in ambito archivistico, nel linguaggio attinente a discipline affini e nel linguaggio comune. Può essere inteso come:

• Complesso documentario: Senso proprio nell’archivistica. Individuabile in ogni complesso di scritture realizzato dai singoli produttori, a seguito e quale diretta conseguenza della sua spontanea e naturale attività rivolta verso la società esterna. Il materiale così ottenuto si distingue per la necessaria presenza di uno specifico vincolo naturale, che contribuisce a creare un collegamento organico fra gli elementi.
• Raccolta: Nel linguaggio attinente a discipline affini. Si riferisce alla raccolta di scritture prodotta dall’attività di soggetti che operano non necessariamente verso l’esterno, e nella quale non sussistono le caratteristiche del complesso organico. Si tratta di insiemi di documenti riuniti occasionalmente o per finalità prestabilite, che danno vita a una realtà in cui il vincolo non ha carattere naturale, ma dipende dalla volontà del soggetto (vincolo volontario). Non coincide quindi con l’archivio (vincolo involontario), e il termine raccolta risulta più calzante per i beni librari.

Prassi di replicazione della documentazione

Nei tempi recenti si è diffusa la prassi di replicare la documentazione, per garantirne la conservazione e ridurre gli spazi occupati. L’intervento può realizzarsi per:

• Duplicazione: Trasferimento del materiale su altro supporto, solitamente di natura diversa. Si continuano ad avere in giacenza anche gli originali, il che permette di avere il documento a disposizione in duplice copia e di acquisire maggiori possibilità di conservazione. La fruizione diventa più agile e intensa, poiché si riducono i rischi di usura e si qualificano al contempo gli accessi.
• Sostituzione: Alla realizzazione della copia segue la distruzione dell’originale. Si aumentano gli spazi disponibili, e seppure in apparenza avente accezione negativa, è una possibilità che rende meno drastiche le procedure di scarto.

Supporti tecnologici per la replicazione

La replicazione può avvenire attraverso l’uso di:

• Microfilm: Supporto consistente, con limitata capacità di ingombro. È costituita da un archivio fotografico, e risulta facilmente fruibile e ulteriormente riproducibile. La durata dell’immagine realizzata è però ottimale per un lasso di tempo non superiore a qualche lustro.
• Tecnologie informatiche e ottiche: Supporto virtuale, con affievolito impatto reale ma capace di offrire estese qualificazioni e possibilità di fruizione. I dubbi sorgono in riferimento alla sicurezza conservativa dei dati, all’incertezza della durata, alla natura effimera dei sistemi hard e soft applicati. Tali considerazioni assumono peso ancora maggiore quando si parla di sostituzione, data la conseguente eliminazione degli originali.

Archivio informatico

I dati raccolti in contenitori virtuali, pensati per rispondere a esigenze di ricerca; configurazione non coincidente con il significato di archivio, ma simile a quello di raccolta (non archivio). Si distinguono gli archivi informatici (nati su supporto elettronico) e archivi informatizzati (creati su supporto cartaceo e poi trasferiti). Il fine è ampliare e semplificare gestione e fruizione.

Archivio come edificio o vano di conservazione

La prassi ha origine nella più antica storiografia archivistica, e si rapporta alla teoria di età romana in cui – considerando l’archivio sulla base di questo elemento – vedeva lo sviluppo di altri principi, come la sacralità, la giuridicità, la fides e il carattere pubblico della documentazione. Il luogo si collegava quindi a questi elementi e allo jus archivi, elemento necessario e imprescindibile per l’impianto, legato al sovrano e al pontefice e a coloro che avessero da questi ottenuto il diritto.

Archivio come istituzione e istituzione di concentrazione

L’archivio è coincidente con l’istituzione che lo ha prodotto o l’istituzione che ha l’obbligo di conservarlo (Archivio del Comune); il materiale è quindi subordinato alle funzioni che si collegano direttamente con il soggetto, e l’archivio coincide con esso. Non si esclude però, in tal caso, la presenza di archivi provenienti a diverso titolo da altri soggetti (archivi aggregati), spesso archivi morti. Il rapporto cambia in riferimento agli archivi di concentrazione, aventi lo scopo primario di conservare e tutelare complessi documentari altri produttori; istituzioni di rilievo soprattutto negli Stati in cui il materiale archivistico diventa tale solo quando lascia la sede del produttore. L’insieme degli archivi conservati negli istituti di concentrazione non è quindi un archivio in senso organico, ma una raccolta di archivi. Il trasferimento del materiale dal produttore al destinatario può avvenire per versamento, deposito, donazione o alienazione.

Archivio in storiografia

Solitamente improprio, come nel caso in cui alcune riviste lo utilizzano nel senso di raccolta di documenti o dati legati a un certo argomento. In senso lato, si usa il termine nel senso di luogo di raccolta.

Archivio come bene culturale

Il concetto di bene culturale fu riconosciuto nella normativa internazionale contenuta nella Convenzione dell’Aja (14 maggio 1954), firmata da 40 Stati e confermata in Italia con la legge del 7 febbraio 1958. Tale accordo fu introdotto per la salvaguardia dei beni culturali in occasione di interventi armati, e all’articolo 1 fu definito il bene culturale stesso: nella elencazione comparvero anche gli archivi.

Il concetto aveva però necessità di essere meglio definito, e a tal fine si provvide con la nomina di alcune Commissioni Parlamentari, che operarono a cavallo fra gli anni Sessanta e Settanta (Franceschini, 1964-67; Papaldo, 1968-70). Il 17 novembre 1970 fu stipulata a Parigi, presso l’ONU, una Convenzione Internazionale con lo scopo di stabilire le misure per interdire l’illecita importazione, esportazione e trasferimento di proprietà dei beni culturali (quelli che, “a titolo religioso o profano, sono designati da ciascuno stato”); fra questi, anche gli archivi. Nessuno dei concetti formulati, in Italia e in Francia, permetteva però una concreta realizzazione istituzionale.

Nel dicembre 1974, per iniziativa dell’allora Presidente del Consiglio Aldo Moro e di Giovanni Spadolini fu quindi istituito un Ministero per i Beni Culturali e Ambientali. Nella prima fase, gli archivi (assegnati al Ministero dell’Interno dal 1874, dalla Commissione Cibrario) non furono presi in considerazione, ma la situazione cambiò quando il decreto divenne legge (29 gennaio 1975), a seguito di una presa di posizione degli Archivisti di Stato, che ritenevano l’esclusione una dequalificazione culturale, consistente nella riduzione della gestione archivistica a mera attività amministrativa.

Il nuovo Ministero fu definito con il D.P.R. n. 805 del 3 dicembre 1975, oggi divenuto Ministero per i beni e le attività culturali, insieme al Testo unico per le disposizioni legislative (D. Lgs. N. 490 del 29 ottobre 1999) atto a definire le linee da seguire per la tutela. Il T.U. ha inserito una distinzione fra i beni culturali chiaramente individuati quali oggetto di tutela diretta dello Stato (“appartenenti al patrimonio storico, artistico, demoentoantropologico, archeologico, archivistico e librario”, poi seguiti da altre categorie “speciali”, come stemmi, aggreschi, lapidi, ornamenti di edifici ecc.) e altri individuabili in seguito.

Per quanto riguarda i beni archivistici, il T.U., dopo averli previsti, ha provveduto alla loro specifica individuazione: archivi e singoli documenti di Stato, Enti pubblici e privati se dotati di interesse storico. Con questa ultima voce si è confermata l’esclusione di gran parte degli archivi privati; questo non desta granché meraviglia, perché nello stesso T.U. il concetto di bene culturale è strumentale ai fini della tutela che lo Stato esercita. Tale enunciazione, quindi, non si estende al concetto stesso di archivio.

Perplessità: il Testo definisce correttamente le fattispecie non archivistiche come raccolte; tra queste si nota però l’inserimento dei carteggi, che sono effettivamente materiali librari in quanto spesso conservati in biblioteche o altre istituzioni non strettamente archivistiche, ma che di fatto risultano quindi in ubicazioni non idonee. I carteggi, nella loro natura originaria, sono infatti elementi degli archivi, pur essendo le loro modalità formative volontarie e quindi assimilabili alle raccolte.

Storia degli archivi

L’attività di gestione della memoria è documentata fin dal III millennio a.C., su tavolette d’argilla, che indicano l’esistenza già allora di consapevoli operatori nel settore. Non esistono testimonianze diverse di una normalizzazione dell’attività, ma alcuni interventi archeologici, come quello di Ebla, inducono a pensare in senso positivo, poiché la collocazione fisica dei reperti e la loro organizzazione non paiono casuali. Paradossalmente, il supporto argilloso usato nella fase ha consentito una conservazione delle scritture migliore di quanto non sia stato fatto per gli archivi di età classica, formati con materiali quali pelle, pergamena o papiro, più agili ma meno resistenti.

Gli archivi di età classica

L’evoluzione nell’uso dei supporti determinò già dal I millennio a.C. un aumento della produzione, ma una limitazione in riferimento alla qualità e quindi ai tempi di conservazione. Per questo molte civiltà continuarono ad affidare la propria documentazione di maggiore rilievo ad elementi tradizionali, si pensi ai supporti parietali o alle lastre di marmo e pietra. A Roma gli archivi repubblicani hanno mostrato la propria evoluzione assieme alla loro precarietà: le tavolette lignee legate insieme con fili, così da formare i codices, erano diffuse e conservate in ambienti sacri, come il tempio di Cerere o Saturno, ma la loro sorte non è stata fortunata. Non è certo quale fosse il concetto di archivio in età repubblicana: evidente però la consapevolezza della necessità di conservare, ma anche come l’esigenza mirasse a tramandare il singolo elemento più che la complessità della fonte. In età imperiale si sentì il bisogno di chiarire il significato dell’archivio.

Secondo Cencetti in questo periodo l’archivistica assunse forme non diverse da quelle odierne, e fecero il loro ingresso l’idea della memoria eterna dei fatti e quello della fides delle scritture degli archivi pubblici. Il materiale è giunto fino a noi mutilo: anzitutto per la precarietà dei supporti, quindi per gli eventi naturali di forza maggiore, poi a causa dell’imperizia di chi ne aveva in carico la conservazione, o per la diretta volontà di eliminarne delle parti. Fra il I millennio a.C. e la prima parte del I d.C. le testimonianze archivistiche risultano scarse, e rimangono solo episodici documenti tramandati casualmente. Una eccezione è rappresentata dai Rotoli del Mar Morto, per i quali il supporto membranaceo è sopravvissuto in virtù della peculiarità ambientale e grazie alla non facile accessibilità al luogo di conservazione.

Età medievale

Nell’alto Medioevo l’uso della pergamena e lo sviluppo degli ordini religiosi contribuirono alla conservazione di una documentazione archivistica che – indipendentemente dalla rilevanza dei contenuti – testimonia la consapevolezza della disciplina. Con l’età dei Comuni e l’introduzione della carta le operazioni divennero più rapide e sicure; l’uso del liber, prima in pergamena poi in carta, quale nuova forma di registrazione della documentazione, divenne più diffuso e favorito dalla conservazione della documentazione in armadi, scaffali o divisi in caselle, che sostituirono le capse, poco pratiche e capienti. Dal XIII secolo crebbe la tecnica archivistica: la conservazione, inizialmente nelle ma...