Riassunto esame Archivistica Generale , prof. Zaccaria R., libro consigliato Archivistica Generale, Romiti

IL VINCOLO ARCHIVISTICO

Non si verifica la figura dell’archivio qualora la documentazione prodotta non sia legata da un

vincolo che deve corrispondere alla naturalezza. Il vincolo è caratterizzato dalla naturalezza,

nel senso che nasce spontaneamente senza una precisa volontà del soggetto produttore, dalla

originarietà, si forma cioè nel momento stesso in cui vengono prodotti i documenti, e dalla

necessarietà, in quanto non può non esserci.

Secondo Antonio Romiti, è possibile individuare e riscontrare ben cinque diversi vincoli

archivistici

− Vincolo istituzionale esterno: tra l’entità produttrice dell’archivio e la realtà istituzionale

esterna con il quale il soggetto interagisce;

− Vincolo istituzionale interno: ogni soggetto svolge l’attività in conseguenza della

propria realtà istituzionale e della propria organizzazione interna operativa e burocratica;

− Vincolo archivistico esterno: collegamento necessario tra la documentazione che si

trova presso il produttore e quella che si conserva presso altri soggetti in correlazione

con l’entità principale

− Vincolo archivistico interno: nesso esistente nella documentazione realizzata e

conservata dall’entità produttrice

Vi è l’archivio proprio, dotato di vincolo naturale riconoscibile; l’archivio improprio, nel quale

il vincolo naturale, originariamente esistente, per cause diverse, non è più riconoscibile e

l’archivio apparante in cui il vincolo è volontario mascherato.

L’attribuzione del termine archivio rimane valida anche qualora parte del vincolo sia andata nel

contempo perduta purché si abbia la certezza che il vincolo fosse esistente all’origine. Se un

archivio nasce dotato di vincolo naturale, rimane sempre archivio e la parziale perdita di

documentazione e conseguentemente del vincolo non degrada la consistenza di archivio a

semplice raccolta.

Le disposizioni di legge confermano che il bene archivio deve essere considerato come

oggetto unico ed i documenti che lo compongono non possono essere presi in considerazione

singolarmente.

Il vero archivio è composto da scritture originali, solitamente uniche e che la mancanza

di una di esse provoca l’interruzione del vincolo naturale e quindi all’incomprensione di

tutto il complesso con grave danno della memoria e della ricerca.

LA VITA DELL’ARCHIVIO

Ogni archivio ha una propria vita attiva che è in un arco cronologico non premeditato. La

struttura fisica dell’archivio rischia spesso di subire pesanti cambiamenti, come la

frammentazione in spezzoni che incidono negativamente. Non si deve dimenticare: l’archivio è

un complesso organico, una realtà unica, monolitica, indivisibile e non smembrabile.

Se il soggetto produttore cessa di esistere, per qualsiasi causa, l’archivio è considerato archivio

morto ma continua a svolgere il ruolo di memoria e di testimonianza.

Nella vita dell’archivio vi sono varie fasi di sviluppo:

1. Periodo corrente: in cui la documentazione si forma attraverso un naturale

accrescimento e non ha limiti cronologici;

2. Archivio di deposito: in cui il materiale trova una transitoria collocazione fisica e ne

corso di questa fase si svolgono importanti attività organizzative per ridare organicità al

materiale ed eventualmente eliminare il materiale superfluo;

3. Memoria storica: la documentazione solitamente assume un prevalente interesse

culturale. L’ARCHIVIO CORRENTE

L’archivio corrente coincide con il momento della nascita e della formazione della

documentazione del soggetto produttore che viene conservata ed entra a far parte della sua

memoria. La durata dell’archivio corrente non è collegabile quindi con un periodo cronologico

prefissato.

In questo contesto assumono importanza primaria i criteri di organizzazione della memoria.

− La natura del soggetto produttore: i soggetti privati hanno più facoltà di stabilire se e

come e per quanto tempo conservare la memoria. Nonostante questo vi è la tutela da parte

dello Stato agli archivi e singoli documenti appartenenti a privati che hanno un interesse

storico importante. Lo Stato vieta l’uscita definitiva dal proprio territorio dei beni culturali, ma

per gli archivi e i singoli documenti dei privati l’operazione può essere condotta con

un’autorizzazione.

− La natura del soggetto produttore: i soggetti pubblici, partendo dal principio generale che

la memoria pubblica deve essere conservata correttamente e che sia consentito a tutta la

Comunità di accedervi e di conoscere le caratteristiche e i contenuti.

− La struttura del soggetto produttore: Il soggetto singolo attua criteri molto semplici e

suddivisioni in base alle materie trattate; mentre i soggetti complessi hanno esigente molto

più articolate.

− Le tipologie delle attività: alcuni soggetti produttori svolgono delle attività che prevedono

rapide conclusioni delle pratiche e altri che svolgono attività con gestioni prolungate. Se

l’attività è contenuta si può utilizzare un criterio cronologico ma che limita altri criteri.

− Le caratteristiche dei supporti utilizzati: con l’utilizzo della carta vi sono due principali

tipologie archivistiche: quelle con unità legate (libri etc.) e quelle con carte sciolte.

Il concetto di serie mira a individuare, attraverso il criterio del raggruppamento, una delle

metodologie utili per collocare in posizioni logiche le unità archivistiche. Gli elementi che

definiscono la posizione possono essere:

− Il rispetto delle materie: quindi la creazione di serie per materia che possono essere

costruite in conseguenza delle necessità oggettive e pratiche del soggetto, meglio nella fase

formativa dell’archivio.

− Il rispetto dell’ordine cronologico che rispecchia un’esigenza assolutamente naturale ma

rende poco praticabili gli altri criteri.

− Il rispetto dell’articolazione delle attività: adotta un sistema di deleghe di poteri e funzioni,

prevedendo in termini espliciti e specifici l’attribuzione degli incarichi a persone dotate di

idonea capacità e competenza. IL PROTOCOLLO

Il termine protocollo ha un significato molto ampio che può intendere sia l’ufficio che gestisce

la documentazione sia il registro che ha il compito di acquisire tutti gli elementi necessari per

la procedura.

In entrata - L’Ufficio di Protocollo ha il compito di acquisire il materiale documentario che vinee

gestito dal soggetto produttore e di registrarlo in un apposito strumento. Questo ufficio

rappresenta il centro dell’amministrazione della memoria di ogni soggetto produttore, effettua le

prime operazioni del ritiro all’apertura della posta.

Il primo procedimento è l’apertura della posta e successivamente avviene la registrazione

nel registro di protocollo dei dati relativi alla documentazione in entrata. Questa registrazione

deve fornire dati certi con successiva apposizione di timbro. Concluse tali attività, l’Ufficio di

Protocollo distribuisce il materiale ai singoli Uffici. Alla conclusione di ogni periodo protocollare,

l’anno solare in genere, l’Ufficio di Protocollo deve recuperare nei singoli Uffici gestori le

pratiche concluse, riunirle e procedere al trasferimento nell’Archivio di Deposito.

In uscita - All’Ufficio di Protocollo giunge da parte degli Uffici gestori delle pratiche il materiale da

trasmettere all’esterno. La registrazione è simile a quella dei documenti in entrata. Spetta

all’Ufficio di Protocollo il compito di spedire all’esterno la documentazione.

L’Ufficio di Protocollo è un grado di fornire molte delle risposte alle domande che

giornalmente presso gli Uffici statali e non statali sono rivolte da semplici cittadini e da

tutti coloro che hanno il diritto di ricevere informazioni. Il cittadino infatti può rivolgersi

all’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico per interloquire con l’Ufficio di Protocollo.

Il Registro di Protocollo deve essere uno ed uno solo per ogni soggetto, poiché ogni entità

produttrice può avere una sola memoria. Si deve permettere di individuare un documento

attraverso i seguenti elementi:

− Il numero progressivo;

− Il momento esatto dell’ingresso di tale documento nella memoria del soggetto produttore,

perciò è importante stabilire un preciso ordine di ingresso.

− Il nome, il cognome e l’ubicazione del “mittente”;

− Il contenuto del documento descritto in forma sintetica.

Ogni documento che entra nella memoria di un soggetto deve avere sul registro di

protocollo un proprio numero progressivo e deve avere una propria indicazione relativa

al momento dell’ingresso, deve possedere il nominativo del mittente o del destinatario e

deve avere l’illustrazione sintetica del contenuto.

Il protocollo è:

− Atto pubblico e chi lo compila è un “pubblico ufficiale”;

− Atto pubblico di “fede” per evenienze pratiche o amministrative;

− Atto pubblico di “fede privilegiata” con la sua validità assoluta.

− Il Titolario di classificazione svolge più funzioni:

− Quella di poter individuare ogni documento nell’archivio;

− Quella di determinare la destinazione del documento ad una precisa unità operativa;

− Quella di poter riorganizzare l’archivio già nella fase di deposito.

− Il Titolario di classificazione volge la funzione diretta a creare il collegamento tra i vari

elementi della memoria, uno strumento fondamentale per il vincolo archivistico.

L’ARCHIVIO DI DEPOSITO

Nell’archivio di deposito confluisce naturalmente il materiale archivistico che ha esaurito

la sua funzione corrente.

Dopo la fase formativa dell’archivio corrente, la documentazione viene trasferita nel locale di

deposito in una condizione di transito. In una nuova ubicazione viene conservato per un

periodo, di quaranta anni. Trascorsi i quaranta anni la documentazione potrà essere trasferita

nella sezione separata o in un archivio storico di concentrazione.

Costituzione e organizzazione

Quando la pratica si chiude il materiale giace nel deposito, l’archivio di deposito dovrebbe

essere costituito con una procedura che preveda una riorganizzazione che rispecchi la modalità

di formazione. Il Titolario dovrà essere l’elemento guida per una corretta ricostituzione della

consistenza archivistica.

Il materiale collocato, proveniente dalla fase corrente, deve rimanere per un periodo di

quarant’anni prima di transitare nell’archivio storico del soggetto produttore.

I locali dovrebbero avere i segue