Riassunto esame Archivistica Generale , prof. Zaccaria R., libro consigliato Archivistica Generale, Romiti

Archivistica generale

La disciplina archivistica - introduzione

L'archivistica si occupa della memoria scritta di soggetti pubblici e privati e il materiale archivistico è la memoria delle azioni e dei comportamenti dei soggetti. In passato i materiali impiegati sono stati molteplici, ma attualmente il supporto cartaceo si avvia a cedere il posto a quello informatico. Ogni archivio nasce quando un soggetto decide di conservare le testimonianze delle proprie operazioni. L'archivistica generale ha dei principi teorici, aspetti giuridici e elementi gestionali. L'archivistica speciale invece si occupa dell'origine, dello sviluppo e della gestione dell'archivio facendo distinzioni tra archivi pubblici, archivi ecclesiastici ed archivi privati, archivi pubblici statali e archivi pubblici non statali, tra quelli privati personali e quelli di famiglie. L'archivistica tecnica si concentra maggiormente sui mezzi di corredo (elenchi, guide e inventari) e strumenti per la ricerca. La gestione degli archivi si occupa delle diverse modalità di accesso, ai fini della ricerca e della fruizione del materiale documentario.

Organizzazione degli archivi

Un archivio ha tre fasi:

• Archivio corrente: dalla nascita alla struttura, la sua competenza è dell'Ufficio Protocollo.
• Archivio di deposito: conservazione transitoria e attività di tutela, analisi, selezione e scarto.
• Archivio storico o sezione separata: criteri di riordinamento.

Gli archivi nella storia

In antichità venivano utilizzate tavolette d'argilla già dal terzo millennio a.C.; importante fu la scoperta archeologica di Ebla riguardo le tecniche organizzative antiche. In età classica vennero utilizzati supporti più agili e leggeri, come la pergamena, ma meno duraturi nel tempo. Nel medioevo, con lo sviluppo degli ordini religiosi e della Chiesa venne incrementata la conservazione di una documentazione archivistica, fino all'età dei Comuni dove venne introdotta la carta. Nasce così la professione dell'archivista. Ad oggi, grazie alle tecnologie informatiche e telematiche, alcune metodologie e tecniche vengono revisionate, sempre di più verso una stretta collaborazione tra mondo informatico e archivistico.

L'archivio e l'archivistica

Nell'uso comune l'archivio ha un'immagine negativa, come polveroso o come agglomerato di carte. In realtà l'archivio non è solo una documentazione conservata ma ha modalità formative, scelte conservative, motivazioni e finalità. L'archivistica fonda la propria natura sopra generali e particolari principi teorici.

Nel linguaggio archivistico l'archivio è un "complesso documentario", quindi un complesso di scritture realizzato dal singolo soggetto produttore a seguito della sua spontanea e naturale attività rivolta verso la società esterna. L'archivio si distingue per la necessaria presenza di uno specifico vincolo naturale. Infatti il vincolo archivistico deve essere "naturale" e non "volontario". Ciò significa che durante la formazione dell'archivio i documenti (o altri oggetti) che lo compongono sono stati raccolti come frutto di un'attività involontaria, non selezionata dal soggetto produttore. L'esempio classico è quello di un carteggio di un ufficio, dove compaiono sia lettere in entrata che in uscita, che non dipendono solo dal soggetto produttore, ma anche da uno o più soggetti esterni. Il vincolo viene a mancare quando su questi documenti viene fatta una scelta di tipo volontario, ad esempio tenendo solo i carteggi riguardo a un determinato argomento: invece di archivio si parla allora di "raccolta" di carte. Il vincolo "volontario", che è opposto a quello "naturale", è tipico di altri beni culturali, quali le biblioteche, le raccolte dei musei, le collezioni, dove i beni sono stati riuniti in base a precise scelte volontarie, mai casuali.

Un archivio può essere riprodotto per:

• Duplicazione: con il trasferimento del materiale sopra altro supporto per maggiori possibilità di fruizione;
• Sostituzione: con distruzione del documento originale con una significativa acquisizione di spazi;
• Microfilm: un supporto analogico su pellicola che serve a conservare un documento per poi trasmetterlo, leggerlo o stamparlo;
• Tecnologie informatiche e ottiche: di natura virtuale ma con incertezza nei termini di durata.

L'archivio può essere:

• Informatico: quando i documenti sono nati direttamente su supporto elettronico.
• Informatizzato: creato su supporto cartaceo e poi trasferito.

L'archivio non può essere visto solo come luogo dove il materiale viene conservato, ma vi sono varie tipologie:

• Archivi aggregati, spesso archivi morti in quanto il soggetto produttore non è più attivo;
• Archivi di concentrazione: i quali conservano e tutelano complessi documentari realizzati da altri soggetti produttori.

Il trasferimento può avvenire per:

• Versamento
• Deposito
• Donazione
• Alienazione

Tra i Beni Culturali sono previsti tanto "gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico" quanto "gli archivi e i singoli documenti privati con interesse storico particolarmente importante".

L'archivio e la sua evoluzione

Ogni archivio si colloca su due coordinate: una verticalità temporale, che va dalla data della sua origine a quella della sua chiusura (cioè la cessazione dell'attività del soggetto produttore) e orizzontalità territoriale ed istituzionale, cioè su un determinato territorio, in un preciso contesto sociale ed istituzionale.

Affinché un archivio nasca, si formi e si conservi sono necessari questi elementi:

• Esistenza di un soggetto produttore: per nascere ha bisogno di un soggetto, tutti i soggetti possono essere produttori di archivi;
• Attività del soggetto produttore;
• Particolare tipologia dell'attività del soggetto produttore;
• Conservazione della memoria e qualità del supporto;
• Volontà di conservazione della memoria;
• Memoria legata ad un particolare vincolo.

Tipologie dei soggetti produttori:

• Soggetti pubblici:
  • Soggetti pubblici "statali": amministrazioni centrali dello stato e statali periferiche;
  • Soggetti pubblici "non statali": di natura regionale, provinciale e locale;
• Soggetti privati:
  • Soggetti privati singoli: singole persone fisiche o persone singole giuridiche (rappresentate da un solo soggetto);
  • Soggetti privati complessi: nuclei familiari, somma sociale di soggetti singoli;
  • Soggetti privati complessi: associazionismo, non di lucro, che non siano segrete;
  • Soggetti complessi dell'impresa: per finalità di lucro (archivi non molto consistenti);

L'attività del soggetto produttore

L'archivio cessa di essere prodotto qualora il soggetto assuma una posizione di inerzia totale, che può essere transitoria o definitiva. Nella prima l'archivio continua ad essere vivo, nella seconda rimarrà permanentemente immobile, quindi definito archivio morto.

L'archivio non si forma mai per esclusiva volontà di un solo soggetto produttore ma di più volontà, ovvero di quelle dei soggetti che di volta in volta partecipano a quella determinata attività, deve esserci un rapporto di attività tra soggetto e mondo esterno. (Es. un poeta che conserva i suoi scritti in un cassetto non ha un archivio perché non esce dalla sfera del soggetto produttore.) La non volontarietà si trova alla base del concetto di formazione di ogni archivio.

I soggetti produttori sono liberi di conservare o meno le memorie prodotte a seguito della loro attività. Il concetto di libertà è però modellato sulle caratteristiche del soggetto produttore, specialmente quando vi sono disposizioni normative e/o regole comportamentali. Il soggetto privato fisico semplice ha una libertà molto estesa, mentre il soggetto privato complesso inizia a limitarsi con la presenza di soci che hanno il diritto di conoscere le varie fasi dell'attività. Anche con i soggetti di impresa vi sono obblighi specifici previsti dalle disposizioni legislative. Discorso diverso con i soggetti pubblici che la libertà è sbilanciata.