Revisione aziendale - Appunti

Cap i organizzazione e attività del servizio di revisione interna

Definizione di economia aziendale

Non esiste una definizione univoca di revisione: revisione aziendale, contabile, gestionale, etc. Con il termine di revisione contabile si fa riferimento ad un “processo costituito, da un insieme coordinato di verifiche, sondaggi, riscontri ed analisi, rivolto a raccogliere elementi informativi, necessari e sufficienti per poter esprimere un giudizio sull’attendibilità del bilancio d’esercizio destinato a pubblicazione”.

Controllo interno

La sua funzione è quella di assicurare un buon svolgimento delle attività dell’azienda per quanto riguarda la sua economicità.

Obiettivi revisione interna

• Accertamento del bilancio e dei rapporti finanziari emessi
• Valutazione dell’efficienza della funzione amministrativa della componente
• Prevenzione frodi e rilevazione irregolarità
• Riduzione dei costi gestionali

I programmi di revisione

Sono il mezzo normalmente adottato per l’istruzione dei revisori circa il lavoro da seguire ed il successivo controllo di come lo stesso è stato eseguito. I rapporti per la direzione devono essere caratterizzati da:

• Esattezza
• Sinteticità
• Chiarezza
• Tempestività

Cap ii la revisione contabile

Cassa

Per salvaguardare l’azienda da frodi esiste un efficace sistema di controllo interno che è esaminato per:

1. Cassa incassi
2. Cassa pagamenti
3. Persone incaricate delle registrazioni

Le entrate possono avvenire per posta sotto forma di assegni per pagamenti, in contanti presso le casse societarie o in altre forme. Quelli per posta dovrebbero essere elencati su di una distinta predisposta in triplice copia indicante il nome di chi ha fatto l’investimento, gli estremi e l’importo. 1^a copia → al cassiere, 2^a copia → alla contabilità generale, 3^a copia → all’ufficio addetto.

Può essere tenuta nella forma di:

• Piccola cassa variabile il cui importo non è predeterminato, ma soggetto a variare a seconda della necessità;
• Fondo fisso reintegrabile il cui importo, invece, è predeterminato e sufficiente a coprire i pagamenti di un certo periodo di tempo per poi essere reintegrato per lo stesso importo delle uscite.

Il cassiere, prima del reintegro, dovrebbe sottoporre i giustificativi dei pagamenti ad una persona autorizzata che li vistarà, per evitare che gli vengano sottoposti due volte. Questo metodo è più valido dal punto di vista del controllo interno.

Le persone che eseguono le registrazioni nel libro cassa dovrebbero essere indipendenti da quelle che eseguono le registrazioni sulle schede clienti, fornitori e di contabilità generale. Così come diversi dovrebbero essere anche coloro che controllano il versamento integrale dei fondi con la ricevuta rilasciata dalla banca a versamento avvenuto, e coloro che sono autorizzati a vistare ed emettere assegni per il reintegro dei fondi cassa.

Procedure di controllo

Gli scopi che ci si propongono con la verifica dei fondi di cassa sono:

• Verifica dell’entità e della composizione delle voci che costituiscono i fondi;
• Quadratura con i dati contabili;
• Verifica delle operazioni effettuate nel periodo scelto come campione.

La verifica dell’entità e della composizione delle voci che costituiscono i fondi si riferisce al conteggio del contante e di ogni altro valore. Tale conteggio deve essere fatto alla presenza del responsabile dei valori controllati, lasciando allo stesso la responsabilità di aprire la cassaforte. Questa cautela impedisce che il cassiere possa incolpare il revisore di un possibile ammanco. Durante il controllo del fondo il revisore compilerà un foglio di lavoro che mostri la composizione del fondo, la firma del revisore e del cassiere.

La quadratura tra il conteggio fisico e i dati contabili è semplice quando i fondi di cassa sono tenuti nella forma del fondo fisso reintegrabile. Nel caso in cui non sia adottato il sistema del fondo fisso si dovrà confrontare il risultato del conteggio fisico con il libro cassa e da questo risalire all’importo registrato a scheda.

La verifica delle operazioni effettuate nel periodo scelto come campione deve essere effettuata sia sui pagamenti sia sugli incassi. A seconda delle dimensioni dell’azienda e del sistema del controllo interno, il campione può estendersi da pochi giorni a più mesi. I pagamenti saranno rappresentati da mandati di cassa a fronte dei quali vi saranno una serie di giustificativi che dovranno essere esaminati con la massima attenzione (genuinità del documento, firme sul documento, compatibilità con l’attività dell’impresa, corretta registrazione del documento in contabilità, etc.).

Per gli incassi deve controllare tutti i versamenti fatti al cassiere ricostruendo le operazioni per tutto il periodo. Il controllo della cassa è più efficace se effettuato a sorpresa, potendo così fotografare la situazione dei valori in un momento qualsiasi della gestione, rappresentativo della normale tenuta di questo importante settore azienda.

Banche

La grande varietà delle operazioni che vengono effettuate attraverso i conti bancari rende lo studio e l’applicazione di un sistema di controllo interno particolarmente difficile (entrate: depositi in contanti o assegni, incassi di effetti, di cedole, ottenimento di finanziamenti a breve, medio e lungo termine, interessi su conti c/c, etc; uscite: assegni pagati, interessi passivi su c/c, effetti richiamati, insoluti o protestati, pagamenti utenze, etc.). La persona incaricata di tenere la situazione dei conti bancari dovrebbe preparare giornalmente un prospetto indicante per ciascuna banca i saldi all’inizio della giornata, il totale dei depositi e dei prelevamenti e il nuovo saldo.

Procedure di controllo

Per i conti con le banche gli scopi che il revisore si prefigge sono:

1. Riconciliazione ad una certa data dei saldi risultanti dalle schede contabili con quelli comunicati dalle banche;
2. Verifica delle operazioni effettuate nel periodo scelto come campione;
3. Eventuale esame a sorpresa.

Riconciliazione ad una certa data dei saldi risultanti dalle schede contabili con quelli comunicati dalle banche. Si invia una lettera ad ogni banca e si chiede la conferma del saldo e dell’estratto conto che sono necessari per la conciliazione con le schede di mastro. Un’accurata procedura di conciliazione e una ragionata analisi di tutte le partite di differenza dovrebbero mettere in evidenza qualsiasi irregolarità.

Verifica delle operazioni effettuate nel periodo-campione. La scelta del campione dipende dal sistema di controllo interno esistente. È consigliabile che il campione ricopra un arco di tempo in cui si disponga di due riconciliazioni bancarie (ogni mese o anche più corto, due settimane).

Eventuale esame a sorpresa. Deve essere fatto senza alcun preavviso e ad una data in cui le riconciliazioni del mese precedente siano state già eseguite. Se al momento del controllo a sorpresa non sono state preparate dovranno essere fatte sotto il controllo del revisore.

Titoli di proprietà

Si intendono titoli (azioni o obbligazioni) che possono essere facilmente realizzabili. Un efficace sistema di controllo interno prevede che la persona incaricata della custodia, quella incaricata delle registrazioni contabili e il cassiere siano indipendenti.

Procedure di controllo

1. Conteggio fisico dei titoli in portafoglio e conferma scritta per quelli depositati presso terzi;
2. Quadratura con i dati contabili ed analisi dei movimenti intervenuti nel periodo sotto controllo.

Conteggio fisico dei titoli in portafoglio e conferma scritta per quelli depositati presso terzi dovrebbe essere effettuato contemporaneamente all’ispezione degli altri valori negoziabili. Tale conteggio deve essere fatto alla presenza del responsabile o responsabili della custodia degli stessi.

Cambiali attive

Per quanto riguarda cambiali attive, un efficace sistema di controllo interno dovrebbe prevedere che persone che ne hanno la custodia, quella incaricata delle registrazioni contabili ed il cassiere siano indipendenti tra di loro.

Procedure di controllo

• Conteggio fisico degli effetti in portafoglio;
• Scelta degli effetti per i quali si vuole ottenere la conferma direttamente dall’obbligato principale;
• Quadratura con i dati contabili.

Clienti e vendite

Anche nei conti clienti e vendite dovrebbe sussistere una divisione di compiti tra chi registra nei conti clienti, chi prepara le fatture, chi le spedisce, chi spedisce la merce e il cassiere. Buona procedura di controllo interno: spedizione periodica degli estratti conto a tutti i clienti chiedendo di confermare l’esattezza del saldo o dettagliare i motivi dell’eventuale disaccordo.

Procedure di controllo

La richiesta di conferma di saldo dei conti clienti è una delle più importanti procedure rivolte alla verifica dell’esistenza del credito. Gli obiettivi che il controllo dei conti clienti si prefigge sono:

• Verifica del saldo contabile alla data di ispezione.
• Esame delle operazioni avvenute nel periodo soggetto all’ispezione.

Il controllo del saldo dei clienti non porta alcun elemento determinante circa l’incasso finale. Quindi è necessario esaminare, per controllare il realizzo dei crediti, lo stato dei conti più rappresentativi. Fondo svalutazione crediti: lo strumento dell’aging. Aging dell’esigibilità dei clienti per data di scadenza. Più a lungo un credito è rimasto scoperto, tanto minori sono le probabilità che vada a buon fine. Così si può avere una visione abbastanza esatta della esigibilità dei crediti esaminandoli nella loro distribuzione temporale. Si possono dividere i crediti per mese:

• Fra crediti da scadere e crediti scaduti;
• Col criterio FIFO (i primi addebitati sono stati i primi incassati) o suddividerli sulla base della data reale delle fatture scoperte.

Il passo successivo è la stima del relativo fondo svalutazione. In ultima analisi il revisore interno discuterà con il funzionario responsabile dei fidi ai clienti sulla natura dei ritardi dei crediti scaduti. Basandosi sulle informazioni raccolte e sui risultati della discussione con il suddetto funzionario preparerà una stima delle possibili perdite su crediti che costituirà la base per far adeguare il fondo nel caso di discordanza.

Al fine di poter permettere al revisore di seguire il flusso dei documenti cui una spedizione di merci dà luogo ed accertare le eventuali alternative ed i miglioramenti da apportare, un utile strumento di lavoro potrà essere della flow-chart. Il revisore interno per poter controllare le varie fasi può scegliere un certo numero di ordini di clienti e seguirli in tutto il loro sviluppo fino all’archiviazione delle fatture. Ha così modo di rendersi conto se il personale dell’impresa effettua tutti i controlli necessari e se i controlli di sequenza numerica delle fatture sono effettivi.

L'inventario

È spesso la voce più consistente delle attività correnti. Il revisore interno deve appurare che i sistemi di rilevazione e valutazione in essere nell’impresa siano applicati correttamente.

Controllo sul ricevimento e la spedizione delle merci

Tutti i materiali e le merci ricevute dovrebbero essere accentrati in un unico ufficio ricevimento i cui compiti dovrebbero essere quelli di:

• Identificare le caratteristiche delle merci e compararle con quelle descritte nell’ordine d’acquisto;
• Preparare la bolla d’entrata;
• Trasferire dopo l’effettuazione dei controlli il materiale al magazzino;
• Restituire la merce al fornitore qualora presentasse delle diversità con quanto elencato nell’ordine e non superasse gli esami merceologici.

Le copie degli ordini e le bolle di entrata dovrebbero essere prenumerati. Le bolle di entrata dovrebbero indicare il nome del fornitore, la data di ricevimento, la descrizione e la quantità della merce ed essere firmate dalle persone che hanno ricevuto la merce.

Controllo sui prelievi e sui versamenti

Il controllo dovrebbe estendersi anche ai movimenti interni delle merci (prelievi dai magazzini per la produzione, movimenti tra reparti ed il versamento a magazzino dei prodotti finiti). Tutti questi movimenti dovrebbero essere effettuati solo dopo la compilazione della relativa bolla di prelievo o di versamento firmata da chi effettuata il movimento.

Controllo sulle registrazioni di magazzino

Le schede di contabilità magazzino saranno tenute solo a quantità o a quantità e valore a seconda delle necessità dell’azienda. Nel caso in cui siano tenute anche a valore il sistema di controllo interno dovrebbe prevedere la quadratura periodica con i dati di contabilità generale. La tenuta di un efficiente contabilità di magazzino dovrebbe permettere di effettuare frequenti e periodici controlli fisici su base ciclica in sostituzione di un unico inventario.

Controllo sulle giacenze attraverso gli inventari fisici

Un buon sistema di controllo interno dovrebbe prevedere l’effettuazione di un inventario fisico almeno una volta l’anno. Può essere effettuato in un’unica volta fermando la produzione e procedendo ad una inventariazione completa oppure su base ciclica. Esso dovrebbe essere condotto da persone indipendenti da chi ha custodia delle merci o è incaricato delle registrazione delle schede di magazzino.

Procedure di controllo

1. Controllo fisico;
2. Controllo dei dati risultanti dall’inventario fisico con le schede di magazzino;
3. Controllo della valorizzazione delle voci di inventario, e quadratura con i dati contabili;
4. Controllo del cut-off;
5. Verifica delle operazioni effettuate nel periodo-campione.

Il controllo fisico tende ad accertare l’esistenza fisica delle merci e la correttezza delle operazioni connesse alla rilevazione. La rilevazione delle quantità fisiche non può essere fatta solo dal revisore interno e deve essere fatta su cartellini ordinati dei quali il revisore deve tener conto. Al termine dell’inventario, il revisore si deve accertare se il conteggio originale corrisponda al proprio, nel caso ci fossero differenze, queste dovrebbero essere comunicate al personale addetto per le necessarie correzioni.

Il confronto tra l’inventario fisico e le schede è effettuato dal personale della società e controllato soltanto a campione dal revisore. Quest’ultimo deve accertare che i cartellini usati per il conteggio fisico sono stati controllati con le schede di magazzino ed inclusi nei riepiloghi finali. Tutte le differenze riscontrate tra l’inventario fisico ed i dati contabili devono essere elencate e revisore ne deve fare menzione nel rapporto finale. Il revisore deve poi comparare le quantità in inventario con quelle dei precedenti inventari per determinare eventuali rimanenze in eccedenza.

Scopo della valutazione contabile di inventario è quello di determinare l’esistenza di un’attività alla data dell’esame per la quale si sono sostenuti dei costi, mentre il corrispondente ricavo si avrà nei futuri esercizi. La valutazione deve essere fatta “al minore tra il costo e il prezzo di mercato”. Il costo può essere determinato con i metodi FIFO, LIFO e costo medio; l’obiettivo principale nella scelta di un metodo rispetto agli altri sarebbe la maggiore correlatività con i periodici ricavi.

Il mercato significa costo corrente di sostituzione (per acquisto o riproduzione) tenendo conto dei seguenti limiti:

• Che il prezzo di mercato non deve eccedere il valore netto realizzabile;
• Che il prezzo di mercato non deve essere inferiore al valore netto realizzabile.

Il cut-off. Con quest’espressione si fa riferimento a tutte quelle operazione e procedimenti necessari a far coincidere la competenza per periodo di una situazione contabile e di una situazione fisica per poterle comparare. Con riguardo all’inventario, il cut-off deve essere tale per cui l’inventario contabile e fisico siano sulla stessa base e che entrambi comprendano solo quelle voci effettivamente di proprietà dell’impresa al giorno dell’inventario.

Per l’equivalenza inventario contabile-fisico avremo:

• Inventario contabile che include: materiale ricevuto prima dell’inventario fisico ma non ancora contabilizzato; prodotti fatturati ma non ancora consegnati alla data di inventario.
• Inventario fisico che include: materiale fatturato dal fornitore prima dell’inventario fisico; materiale per i quali è stato trasferito il titolo di proprietà; prodotti spediti a clienti prima dell’inventario ma non ancora fatturati; materiale di proprietà presso terzi.

Anche per l’inventario il revisore dovrà controllare la validità del sistema di controllo interno controllando per un certo periodo di tempo tutte le operazioni in esso verificatesi. Così operando sulle schede di magazzino controllerà che tutti i movimenti avvenuti nel periodo siano documentati da bolle di entrate, di prelievo, di versamento e di uscita, e pertanto delle bolle risalirà alle registrazioni delle schede stesse. Controllerà poi la somma aritmetica delle schede annotando se esistono cancellature, spazi in bianco, correzioni, che nel caso saranno riportate sul rapporto finale.

Immobilizzazioni e fondi ammortamento

Gli investimenti fissi rappresentano un valore rilevante sul totale delle voci dell’attivo. Il sistema di controllo interno sulle immobilizzazioni dovrebbe prevedere una procedura ben definita.