Riassunto esame Psicologia delle organizzazioni, prof. Maeran, libro consigliato Sviluppo organizzativo, Petitta

Sviluppo riassunti di psicologia delle organizzazioni

Capitolo 1: Sviluppo della disciplina

Cosa ha prodotto il cambiamento evolutivo della disciplina nel panorama recente:

• Incertezza evolutiva (difficoltà di adattamento delle organizzazioni)
  • Instabilità della domanda
  • Globalizzazione dei mercati
  • Aspettative più elevate dei consumatori (occidentali)
  • Incidenza dei costi della manodopera
• Aumento della qualità totale e della motivazione delle persone
  • Un approccio direttivo non è più efficace
• Sviluppo sostenibile come opportunità-minaccia
  • Esempio: automobili a benzina

Capitolo 2: Conoscere e organizzare

Accezioni del termine organizzazione: relazione/disposizione fra le parti, all'interno dell'insieme che le comprende:

• Stato di fatto: comprende (organizzazione delle lezioni)
• Sequenza di decisioni e azioni (corso di azioni): fluire di eventi nel tempo di una molteplicità di persone (organizzazione di un evento)
• Processo in cui si evidenziano regolarità, stabilità, periodicità (es. persone, edifici, norme), caratterizzate da intenzionalità (capacità di scegliere e decidere); (aziende, amministrazioni, come organizzazioni)

La distinzione fra “corso di decisioni” e “processo” dipende dal livello di analisi. Gli attori sono sempre in relazione con qualcuno e qualcosa, e da ciò possono generarsi entità più complesse (gruppi, team, squadre, etc.). Essi sono razionali nelle intenzioni e nei modi in cui giustificano le loro scelte, ma il loro perseguimento della razionalità non assicura un'azione né coerente né intelligente.

Razionalità limitata e struttura

È il modello di comportamento organizzativo che rimane stabile, mentre i comportamenti materiali sono sempre diversi. Si può considerare il processo come un fluire ordinato di eventi, in cui il cambiamento avviene lentamente: ciò dipende, però, dall'orizzonte temporale esaminato: una struttura organizzativa stabile esiste solo se c’è razionalità limitata (elementi che non vengono messi in discussione ogni volta) e se è riferita al modello di comportamenti, non ai singoli comportamenti.

Elementi di stabilità del modello organizzativo:

• Routine: racchiudono problemi già risolti, semplificano l'analisi, velocizzano l'esecuzione, riducono le esigenze di coordinamento.
• Gerarchia: controllo, ma anche traduzione di strategia in obiettivi operativi.
• Scomposizione dei compiti: routine standardizzate e/o per ruoli.

Alcuni aspetti condivisi fra le persone rendono gli individui cognitivamente capaci di agire in maniera organizzata:

• Contesto e tempo: gli individui non hanno esperienza diretta del fluire del tempo, ma lo segmentano in modi diversi, che formano il contesto organizzativo. L'interpretazione dei contesti è soggettiva, anche se in genere condivisa da molte persone. Si utilizzano dei “segna-contesto”, informazioni il cui scopo è classificare i contesti (es: etichettare gli incontri, dichiarare la posizione delle persone, identificare gli spazi in funzione dell'uso, utilizzo di cerimonie e rituali).
• Emozioni e collusione: i contesti ricapitolano nel presente la somiglianza di eventi pregressi → le emozioni vissute in esperienze passate condizionano il presente: schemi e script (copioni) mentali orientano le risposte alle varie situazioni della vita, governano l'interazione e generano apprendimento.

L'interazione umana è ampiamente influenzata dalla simbolizzazione affettiva (il modo in cui giudichiamo e interpretiamo gli eventi è influenzato dalle emozioni che tali eventi sollecitano):

• Le interazioni sono solitamente vissute all'interno di uno schema, in cui i dati di realtà sono legati a stati d'animo affettivamente primitivi.
• La collusione è la condivisione emozionale delle stesse simbolizzazioni affettive, in un contesto partecipato e vissuto in comune, che fonda e organizza la costruzione delle relazioni sociali.
• Se non si è consapevoli dell'influenza delle emozioni condivise, tendono a determinare direttamente il comportamento.

Gli attori tendono a interpretare in un certo modo i rapporti interpersonali (es. gerarchia) e a comportarsi di conseguenza, attraverso l'interpretazione soggettiva e libera dei fatti istituzionali:

• Fatti istituzionali: oggetti dotati di status e funzione, con un significato riconosciuto collettivamente (linguaggio, denaro, matrimonio, proprietà). Nei f.i., il “sembrare” precede “l’essere”: un foglio di carta può compiere la funzione di banconota, solo se prima è stato collettivamente riconosciuto come dotato di un certo status (valore monetario, in questo caso).
• In particolari circostanze, è possibile che un'azione presente crei una ragione per un'azione futura, indipendentemente dai desideri del soggetto (promesse, impegni): ciò crea le aspettative, ci permette di organizzare il nostro comportamento, e di coordinarci con gli altri sé. Dobbiamo, quindi, creare una classe di motivatori esterni che forniscano una ragione per l'azione.
• I f.i. non determinano né ordinano le azioni, ma definiscono il significato, orientando e rendendo prevedibili i comportamenti; sono categorie di attributi che descrivono parzialmente un possibile contesto. I contesti sono i singoli eventi reali interpretati dai soggetti, i frame cognitivi di esperienza.

Intelaiatura istituzionale = insieme dei fatti istituzionali che insistono su uno stesso processo. Nelle organizzazioni, la specificità dell'intelaiatura istituzionale (insieme di simboli e significati, selettivamente mobilitato dai singoli attori, che orienta e coordina le condotte materiali dando forma al corso d'azione) plasma i singoli processi. Ogni organizzazione possiede una propria intelaiatura istituzionale, formata da carte, documenti, artefatti, storia, ricordi, etc.

Capitolo 3: Comunicare e organizzare

L'organizzazione è una rete di comunicazione, un intreccio di rapporti tra persone che si passano informazioni e si scambiano messaggi, contornato da permanenza, continuità e stabilità che caratterizzano le organizzazioni!

Il risultato del corso di decisioni e azioni è anche generato dalle “intenzioni” dei singoli attori, dalle molteplici interpretazioni in prima persona di quanto accade all'interno dell'organizzazione, comprendendo relazioni causali (usare la pressa per schiacciare qualcosa) o relazioni costitutive (votare usando il braccio). Comunicare comporta sempre una relazione costitutiva (il parlare non causa, ma costituisce, lo spiegare qualcosa).

Comunicazione = scambio di significati fra attori coinvolti nel processo.

Caratteristiche:

• Partecipanti: la comunicazione può avvenire in prima persona (singolo-singolo), in terza persona (ente-ente) oppure in un circuito misto (singolo-ente).
• Grado di reciprocità della relazione comunicativa: unidirezionale o bidirezionale.
• Finalità: la comunicazione può influenzare il corso di azioni in maniera diretta oppure modificare e generare significati che appartengono all'intelaiatura istituzionale, che orientano l'agire dei singoli attori.
• Strumenti utilizzati: possono essere diretti (comunicazione “in presenza”, strumenti basati sul rapporto interpersonale) o indiretti (la comunicazione avviene attraverso mezzi e tecnologie che permettono di moltiplicare i contatti di un messaggio e lo rendono possibile in luoghi e tempi lontani dalla sua produzione).

La comunicazione comporta sempre un contesto, un complesso di conoscenze e di significati latenti che emittente e ricevente hanno in comune, al di là di canali e codici comunicativi. I fatti istituzionali sussistono indipendentemente dal fatto che siano noti o meno agli attori. La comunicazione tra attori avviene perché gli stessi attori condividono una comune cornice di significati, che un particolare evento comunicativo può costruire o modificare. Nell'organizzare gli eventi comportamentali all'interno dell'organizzazione, la comunicazione gioca un ruolo fondamentale, anche se l'organizzazione non può basarsi solo su di essa. Le posizioni dei partecipanti all'evento comunicativo preesistono all'evento stesso, e non vengono da esso modificate. Il contesto della comunicazione è condizione dell'evento comunicativo, ma non sufficiente alla sua alimentazione. Senza comunicazione non vi sarebbe organizzazione, però, anche senza organizzazione non ci sarebbe comunicazione.

7 circuiti di comunicazione nell’organizzazione, che derivano dall'incrocio delle diverse tipologie di partecipanti e del loro ruolo come emittenti o destinatari della comunicazione:

• Circuito A: comunicazione interpersonale, bidirezionale, tecnologie one-to-one.
• Circuito B: canali da uno a molti (convegni), comunicazione bidirezionale e tecnologie recenti (e-mail, blog).
• Circuito C: comunicazione di raccordo (da enti interni a singole persone) in entrata o in uscita (prenotazioni allo sportello, richiesta di informazioni, primo approccio ad un'azienda); momento di forte scambio informativo.
  • La comunicazione di raccordo in ingresso può avere una funzione:
    • Di contenimento (orienta il nuovo arrivato, indica nuovi percorsi da seguire, favorisce l'adesione alle procedure, alle regole; può essere d'aiuto anticipare le aspettative della domanda e percepire i bisogni informativi dell'utenza, avendo una comune “cultura di servizio” organizzativa).
    • Di accoglienza (l'utente deve essere riconosciuto e confermato nelle sue esigenze e attese).
    • Contrattuale (stipulazione di un patto esplicito, chiaro, equo e trasparente).
  • L'ambiente dovrebbe essere in grado di trasmettere la cultura organizzativa, evitare intoppi burocratici e sarebbe meglio se fosse in grado di archiviare i dati dell’utente, per riutilizzarli in situazioni future simili.
  • La comunicazione di raccordo in uscita può avere una funzione:
    • Di fidelizzazione del cliente: funzione conoscitiva (acquisizione di preferenze, usi, costumi e gusti dell'utente/cliente) e di stimolazione dell'interesse.
• Circuito D: comunicazione interna (da enti interni a enti interni) - Evoluzione cronologica della comunicazione interna: l'ordinamento dei livelli riflette anche una progressiva maggiore sensibilità dell'azienda verso il proprio ambiente circostante (attenuazione delle barriere tra interno ed esterno e integrazione tra comunicazione interna ed esterna).
  • Sistemi di governo (omologare, controllare, giustificare l'autorità).
    • Sistema base (organizzazione patriarcale, family-based):
      • Obiettivi di appartenenza, coesione e identità;
      • Bassa formazione, per l'utilizzo di questa comunicazione;
      • Media: stampa, family day, auguri;
      • Comunicazione indifferenziata, diretta a tutta la popolazione;
      • È necessaria la fedeltà per garantire stabilità.
    • Sistema della motivazione gerarchica:
      • Obiettivi di cogestione del potere e appartenenza alla coalizione dominante;
      • Medio/elevata formazione, per l'utilizzo della comunicazione;
      • Media: stampa, meeting, rassegna stampa, newsletter;
      • Comunicazione segmentata per posizioni gerarchiche;
      • Promessa: compartecipazione al potere.
  • Sistemi di gestione delle risorse tecnologiche (coordinamento, sviluppo professionale, cambiamento, intelligenza, creatività delle prestazioni).
    • Sistema della motivazione professionale: impatto tecnologico e necessità di valorizzare le competenze:
      • Obiettivi di gratificazione interna/esterna delle competenze;
      • Elevata formazione specialistica, per l'utilizzo della comunicazione;
      • Media: posta elettronica, stampa, meeting/convention, dossier, lettere dedicate e formazione;
      • Comunicazione segmentata in base a variabili professionali e organizzative, che promuove, rafforza e premia i significati connessi alle prestazioni e alle capacità;
      • Tendenza al successo, alla valorizzazione professionale e all'apertura al mercato.
    • Sistema per la circolazione dell’innovazione: accordi fra organizzazioni, velocità di risposta ai cambiamenti:
      • Obiettivi di trasformazione della cultura tecnologica/organizzativa;
      • Elevata formazione specialistica, con fonti interne ed esterne, per l'utilizzo della comunicazione;
      • Media: dossier, stampa specializzata, incontri con esterni, formazione, convegni esterni, reti telematiche;
      • Comunicazione segmentata in base alla variabile professionale, sempre per processi.
  • Ci sono due elementi di distanza dell’attore dal processo, dalla possibilità di incidere su simboli e significati dell’intelaiatura organizzativa:
    • Perifericità (rispetto alla permanenza nel tempo).
    • Marginalità (possibilità di incidere sui significati organizzativi).
• Circuito E: comunicazione interorganizzativa (business-to-business), bidirezionale, che si serve di un'ampia gamma di media.
• Circuito F: comunicazione esterna, finalizzata a promuovere sul mercato i prodotti dell'organizzazione (da enti interni ad utenti esterni). Si assottigliano ancor di più i confini tra interno ed esterno dell'organizzazione.
  • Evoluzione cronologica:
    • Diffusione dei beni di massa: la pubblicità viene usata per far conoscere i prodotti (broadcasting), con un messaggio univoco a un pubblico indifferenziato (informazioni unidirezionali), e non si tiene conto delle competenze specifiche necessarie alla realizzazione di un'efficace comunicazione esterna.
    • Crisi dei mercati e bisogno di conoscere le richieste del pubblico → ricerca dell’opinione del pubblico → pianificazione dei messaggi, dei modi e dei canali di diffusione.

  Viene proposta al pubblico un'esperienza del prodotto, e non il prodotto in sé, accanto a simboli che permettano al pubblico di riconoscere l'organizzazione stessa. Attraverso l'attività comunicativa, quindi, l'organizzazione costruisce la propria identità, promuovendo la propria immagine e, successivamente, i propri prodotti. Facendo ciò, l'organizzazione mira a creare un rapporto di fiducia con i propri stakeholders. La comunicazione esterna assume, quindi, una valenza strategica (circuito seduttivo: si cerca di indurre i destinatari della comunicazione a mettere in atto un certo comportamento, curando il contatto attraverso modalità di particolare efficacia e impatto e presentando contemporaneamente il prodotto, facendone emergere la bellezza, o la rilevanza, o l'utilità, etc. Nel fare ciò, l'emittente si espone molto, proponendo la propria immagine come dotata di valore e sintonica con quella dei propri interlocutori).

• Circuito G: comunicazione di accesso (dal pubblico verso enti interni). La partecipazione diventa una richiesta esplicita dell'organizzazione ai propri interlocutori esterni, con la finalità di raccogliere informazioni sulla relazione o sui prodotti proposti. È l'organizzazione che si mette in ascolto del pubblico, e ciò contribuisce alla stabilità della relazione e dello stato di cose, o al suo cambiamento. È necessario che l'organizzazione garantisca le condizioni tecniche e organizzative, affinché si verifichi un'efficace comunicazione di accesso, prima, e poi si riesca ad utilizzare correttamente i dati raccolti, con il fine di migliorare il funzionamento organizzativo.
  • Due forme fondamentali:
    • Uffici di relazioni con il pubblico: il singolo utente si rivolge all'organizzazione per esprimere un giudizio, un reclamo, un problema o una richiesta.
    • Indagini campionarie: vengono raccolte le opinioni degli utenti.

Capitolo 4: L'organizzazione come cultura

Concetto di “cultura organizzativa”:

• Anni '70: organizzazioni viste come organismi, sistemi progettati per il raggiungimento di determinati obiettivi e capaci di adattarsi ai cambiamenti dell'ambiente esterno.
• Anni '80: comparsa dell'approccio culturale, che propone le organizzazioni come forme espressive, ossia insiemi di significati condivisi e socialmente costruiti, all'interno dei quali alcuni sistemi di simboli condizionano i comportamenti, i pensieri, le emozioni, le azioni dei soggetti e, più in generale, la vita organizzativa.
• Crisi delle aziende occidentali vs mercato giapponese, che ha usato prevalentemente la cultura organizzativa, per espandersi a livello globale.
• Tendenza a concepire lavoro e successo personale in termini di valorizzazione delle componenti estetiche ed emotive, bisogno di valorizzare la propria soggettività → espansione della prospettiva culturale.

Interpretando i gruppi come culture (come fa l'antropologia), si possono interpretare anche le organizzazioni come culture: oltre ad essere, infatti, uno strumento concepito per raggiungere degli obiettivi, l'organizzazione è anche una realtà naturale e adattiva, prodotto delle esigenze e dei bisogni degli individui, nonché delle pressioni sociali, che diventa istituzione quando si impregna di valori. L'organizzazione sembra assumere un carattere e una propria identità attraverso il consolidamento di esperienze collettive di successo. Il carattere di un'impresa è un prodotto storico, è integrato, è funzionale al soddisfacimento dei bisogni organizzativi ed è dinamico (può generare conflitti, bisogni, problemi, etc.). Quest'idea di carattere è assimilabile a quella di “cultura organizzativa”.