Project Managament

Project management

Nel corso della presentazione faremo esempi relativi all’analisi di clima (engagement survey), un progetto a cui si fa riferimento in diversi contesti aziendali. L’analisi di clima è un progetto il cui obiettivo è quello di comprendere il livello di motivazione, benessere e di attaccamento delle persone alla propria azienda. È un progetto utile rispetto al project management. Può essere visto come un progetto sviluppato internamente dall’impresa attraverso il settore delle Risorse Umane o della Comunicazione interna, ma anche come un progetto sviluppato nell’ambito della consulenza e poi venduto alle aziende come prodotto. Questa analisi si compone usualmente di un questionario di domande chiuse che insistono su diversi concetti (sul rapporto con il capo, colleghi e azienda). Viene fatta al fine di comprendere la motivazione dei dipendenti e per organizzare attività formative e di sviluppo organizzativo dell’azienda.

Definizione di progetto e project management

La definizione del progetto comprende la specificazione di alcune caratteristiche, le quali impattano sullo svolgimento del progetto stesso. Quest’ultimo è un’attività temporanea non ripetitiva, finalizzata al raggiungimento di un obiettivo ben definito in un certo periodo di tempo, svolta utilizzando uno sforzo congiunto di team, anche definito pool di risorse (un team).

Le seguenti caratteristiche rendono il progetto complesso a livello organizzativo:

• Non ripetitività, ovvero il grado di innovazione, consente all’impresa che lo sviluppa di avere accesso all’apprendimento organizzativo (ovvero ingaggiarsi in attività che hanno un certo grado di innovatività e consentono all’impresa di sperimentare) e di andare in replica solo su poche parti del progetto. Se da un lato permette di creare nuove prassi (è molto motivante), dall’altro consente di sfruttare poco il know-how già presente in azienda.
• Temporaneo, questo risulta essere molto importante anche sotto l’aspetto organizzativo del progetto, il quale viene infatti collocato in unità temporanea all’interno dell’organigramma aziendale che è l’unità del project management e ha un leader temporaneo che è il leader del progetto. Al progetto vengono poi assegnate delle risorse che dovrebbero ricoprire in termini di quantità e qualità delle persone tutte quelle tecnicalities che servono al progetto. Ad esempio, per un progetto di analisi di clima, partecipano rappresentanti delle funzioni sistemi informativi, marketing, risorse umane, rappresentanti sindacali, ecc. Stiamo parlando di qualcosa di nuovo per l’impresa, il quale anche se temporaneo deve avere dedicate tutte le risorse (interne e/o esterne) dedicate per il corretto svolgimento.

Il project management

Domanda: Cosa include il project management?

Il fatto che il progetto inizi e finisca ha poi le sue conseguenze sulla definizione di quali output poi il progetto diventa portatore.

• Planning: pianificare le attività nel tempo (Planning + Scheduling)
• Scheduling
• Managing il progetto richiede una serie di abilità (skills) che noi definiamo manageriali:
• Coordinating people management, in base alla diversità delle persone che si gestiscono per un tempo limitato
• Leading
• Communicating responsabilità anche verso i suoi superiori (top management) per la governance del progetto e la sua sponsorizzazione iniziale e l’aggiornamento sui risultati sui quali verranno basate le azioni dell’azienda
• Controlling

Project management significa utilizzare tutta questa conoscenza, skills e tools per poter incontrare gli obiettivi formalmente inclusi nel piano di progetto. Solitamente tale progetto viene suddiviso in alcune fasi:

• Fase iniziale
• Fase di pianificazione
• Fase di esecuzione
• Fase di controllo e di chiusura

Viene suddiviso in queste fasi perché solitamente la gestione del progetto è molto ricorsiva: nella fase di inizio del progetto si pongono alcune basi che poi verranno riprese e riscritte. L’obiettivo di progetto è importante definirlo all’inizio come una bozza, ma quando si inizia l’esecuzione tale obiettivo viene riscritto. Quindi le diverse fasi non sono solo sequenziali ma si parlano l’una con l’altra in maniera reciproca.

È importante considerare il tema del controllo e della chiusura del progetto che il Project Management Institute inserisce nel project management. Un errore materiale molto comune è considerare che il project management si conclude con l’esecuzione e con la consegna degli output. Questo non è concludere. Il progetto viene monitorato attraverso degli indicatori sia durante lo svolgimento che durante la conclusione. Il controllo va fatto lungo tutto il periodo e il team di progetto è considerato accountable rispetto a questi indicatori.